A-174/2004 Úrskurður frá 24. maí 2004

ÚRSKURÐUR

Hinn 24. maí 2004 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í málinu nr. A-174/2004:

Kæruefni

Með bréfi, dagsettu 29. apríl sl., kærði [ …] , f.h. [ …] , þær ákvarðanir forsætisráðuneytisins, sem tilkynntar voru honum 31. mars sl. og 26. apríl sl., að synja honum um aðgang að nánar tilgreindum upplýsingum um utanfarir forsætisráðherra.

Málsatvik

Samkvæmt kæru eru atvik málsins í stuttu máli þau að með tölvubréfi til forsætisráðuneytisins 9. febrúar sl. fór kærandi fram á að fá upplýsingar um hversu marga daga forsætisráðherra hafi verið erlendis á hverju ári fyrir sig árin 1991 til 2004. Einnig hvar ráðherrann hafi verið og hverra erindagjörða. Erindi þetta var ítrekað með tölvubréfi 25. mars sl.

Forsætisráðuneytið svaraði beiðni kæranda 31. mars sl. Í svari ráðuneytisins kemur fram að ekki séu tiltæk í ráðuneytinu aðgengileg gögn sem svari til beiðni kæranda.

Með öðru tölvubréfi til forsætisráðuneytisins 31. mars sl. fór kærandi fram á að fá upplýsingar um útgjöld af utanferðum forsætisráðherra á árunum 1999 til 2004, t.d. sundurliðuð eftir fargjöldum, gistingu, dagpeningum, dagpeningum maka og risnu. Jafnframt var ítrekuð beiðni um að tekið verði saman hversu marga daga ráðherrann hafi verið erlendis á hverju ári og greint á milli þess hvenær hann hafi verið í einkaerindum og hvenær í vinnuferðum og þá hvert tilefni vinnuferða hafi verið. Þessari beiðni svaraði ráðuneytið á sama hátt og þeirri fyrri 26. apríl sl. á þann veg að í ráðuneytinu séu ekki tiltæk aðgengileg gögn sem svari til beiðni kæranda.

Kærandi hefur í kæru sinni áréttað að hún taki til beggja framangreindra beiðna.

Niðurstaða

1.

Samkvæmt 2. mgr. 2. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996, eins og henni var breytt með 1. gr. laga nr. 83/2000, gilda lögin ekki um aðgang að upplýsingum samkvæmt lögum um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, nema óskað sé eftir aðgangi að skjölum eða öðrum gögnum, sem 2. mgr. 3. gr. upplýsingalaga tekur til, sbr. og 44. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Ákvæði 2. mgr. 3. gr. upplýsingalaga er svohljóðandi: „Réttur til aðgangs að gögnum nær til: – 1. allra skjala sem mál varða, þar með talinna endurrita af bréfum sem stjórnvald hefur sent, enda megi ætla að það hafi borist viðtakanda; – 2. allra annarra gagna sem mál varða, svo sem teikninga, uppdrátta, korta, mynda, örfilma og gagna sem vistuð eru í tölvu; – 3. dagbókarfærslna sem lúta að gögnum málsins og lista yfir málsgögn."

Af þessari afmörkun á gildissviði upplýsingalaga leiðir að þau lög eiga einungis við þegar farið er fram á aðgang að upplýsingum, sem er að finna í afmörkuðum skjölum eða öðrum sambærilegum gögnum, sbr. 1. og 2. tölul. 2. mgr. 3. gr. laganna. Lögin gilda því ekki um aðgang að þeim upplýsingum, sem kærandi hefur óskað eftir aðgangi að, nema þær sé að finna í einu eða fleiri afmörkuðum skjölum eða sambærilegum gögnum.

2.

Sá sem fer fram á aðgang að gögnum samkvæmt upplýsingalögum verður að afmarka beiðni sína með því að tilgreina þau gögn eða það mál, sem hann óskar að kynna sér, sbr. 1. mgr. 10. gr. upplýsingalaga. Úrskurðarnefnd hefur skýrt þetta ákvæði laganna svo að ekki sé unnt í sömu beiðni að fara fram á aðgang að miklum fjölda skjala úr fleiri en einu stjórnsýslumáli, jafnvel þótt skjölin séu nægilega tilgreind.

Líta verður svo á að hver utanferð, sem farin er á vegum hins opinbera, sé eitt mál í skilningi upplýsingalaga. Þar eð fyrri beiðni kæranda tekur til tæplega þrettán ára tímabils og sú síðari til rúmlega fimm ára tímabils er hann samkvæmt því að fara fram á að fá upplýsingar úr miklum fjölda skjala eða annars konar gagna úr mörgum stjórnsýslumálum.

Samkvæmt 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga er stjórnvöldum skylt, með þeim undantekningum sem fram koma í 4. - 6. gr. laganna, að veita almenningi aðgang að skjölum og öðrum gögnum í vörslum sínum. Stjórnvöldum ber hins vegar ekki skylda til þess samkvæmt lögunum að láta í té upplýsingar með öðrum hætti, t.d. með því að útbúa ný gögn, sem ekki eru fyrirliggjandi, þegar óskað er eftir aðgangi að upplýsingum.

Með skírskotun til þess, sem að framan greinir, ber að staðfesta synjun forsætisráðuneytisins um að veita kæranda umbeðnar upplýsingar.

3.

Í 1. mgr. 11. gr. upplýsingalaga segir orðrétt: „Stjórnvald skal taka ákvörðun um hvort það verður við beiðni um aðgang að gögnum svo fljótt sem verða má. Hafi beiðni ekki verið afgreidd innan sjö daga frá móttöku hennar skal skýra aðila frá ástæðum tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta."

Forsætisráðuneytið svaraði fyrri beiðni kæranda fyrst þegar meira en sjö vikur voru liðnar frá því að hún barst. Tæpar fjórar vikur liðu síðan þar til ráðuneytið svaraði síðari beiðni kæranda. Þessi málsmeðferð brýtur í bága við fortakslaus fyrirmæli 1. mgr. 11. gr. upplýsingalaga og er hún því aðfinnsluverð.

Úrskurðarorð:

Staðfestar eru þær ákvarðanir forsætisráðuneytisins að synja kæranda, [ …] , f.h. [ …] , um nánar tilgreindar upplýsingar um utanferðir forsætisráðherra, annars vegar á árunum 1991 – 2004 og hins vegar á árunum 1999 – 2004.

Eiríkur Tómasson, formaður

Elín Hirst

Valtýr Sigurðsson