A-181/2004 Úrskurður frá 2. júlí 2004

ÚRSKURÐUR

Hinn 2. júlí 2004 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í málinu nr. A-181/2004:

Kæruefni

Með bréfi, dagsettu 4. maí sl., kærði [ …] hrl. f.h. [ A] hf. synjun fjármálaráðuneytisins, dagsetta 3. apríl sl., um að veita kæranda aðgang að upplýsingum um heildargreiðslur ríkisins til [ B] hf. í tengslum við verksamning og hugbúnaðarkaup á grundvelli útboðs Ríkiskaupa nr. 12576.

Með bréfi, dagsettu 17. maí sl., var kæran kynnt fjármálaráðuneytinu og því veittur frestur til að gera við hana athugasemdir og koma að frekari rökstuðningi fyrir hinni kærðu ákvörðun til kl. 16.00 hinn 26. maí sl. Jafnframt var þess óskað að í umsögninni kæmi fram á hvern hátt umbeðnar upplýsingar væru varðveittar hjá ráðuneytinu. Umsögn ráðuneytisins, dagsett 27. maí sl., barst hinn 1. júní sl.

Í fjarveru Eiríks Tómassonar tók Steinunn Guðbjartsdóttir varamaður sæti hans við meðferð og úrskurð í kærumáli þessu.

Málsatvik

Samkvæmt gögnum málsins eru atvik þess í stuttu máli þau að kærandi tók þátt í útboði Ríkiskaupa nr. 12576 sem bar heitið „Ný fjárhagskerfi fyrir ríkissjóð og stofnanir hans". Samkvæmt því sem fram kemur í kærunni var hér um að ræða eitt umfangsmesta útboð sinnar tegundar sem fram hefur farið hér á landi. Í samræmi við útboðsskilmála voru tvö tilboð valin til frekari greiningar og var annað þeirra frá kæranda en hitt frá [ B] hf. Ríkið ákvað að ganga til samninga við [ B] hf. á grundvelli tilboðs þess.

Kærandi hefur áður farið fram á að fá aðgang að tilboði [ B] hf. í framangreindu útboði; að samningnum sem gerður var við fyrirtækið á grundvelli þess, að upplýsingum um fjölda notendaleyfa sem ákvörðuð hafa verið á grundvelli samningsins og að upplýsingum um hvað greitt hefur verið fyrir aukaverk og hugbúnaðarkaup í tengslum við samninginn.

Synjun um aðgang að tilboðinu var staðfest með úrskurði úrskurðarnefndar um upplýsingamál uppkveðnum 31. ágúst 2001 í málinu nr. A-126/2001. Samkvæmt úrskurði frá 25. október 2001 í málinu nr. A-133/2001 var á hinn bóginn lagt fyrir Ríkiskaup að veita kæranda aðgang að samningnum að undanskyldri umfjöllun um verð á keyptum notendaleyfum í 3. gr. samningsins. Þá var fjármálaráðuneytinu í úrskurði frá 20. febrúar 2004 í málinu nr. 168/2004 gert að veita aðgang að upplýsingum um fjölda notendaleyfa og hvað greitt hafi verið fyrir aukaverk og hugbúnaðarkaup í tengslum við samninginn.

Eftir að kærandi hafði fengið aðgang að þessum upplýsingum fór hann fram á með bréfi til fjármálaráðuneytsins, dagsettu 11. mars sl., að fá aðgang að upplýsingum um heildargreiðslur ríkisins til [ B] hf. í tengslum við verksamning og hugbúnaðarkaup á grundvelli tilvitnaðs útboðs.

Fjármálaráðuneytið synjaði beiðni kæranda með bréfi, dagsettu 3. apríl sl., með vísan til þess að umbeðnar upplýsingar lægju ekki fyrir. Þær væri ekki hægt að prenta á einfaldan hátt úr bókhaldskerfi ríkisins, heldur yrði af nánar tilgreindum ástæðum að vinna úr því sérstakt yfirlit. Þá vísaði ráðuneytið jafnframt til þess að jafnvel þótt þessi vandkvæði væru ekki fyrir hendi kæmu mikilvægir fjárhags- og viðskiptahagsmunir viðsemjanda þess í veg fyrir að hægt yrði að veita aðgang að umbeðnum upplýsingum.

Í kærunni er bent á að á fjármálaráðuneytið hafi á grundvelli samningsins við [ B] hf. keypt og sett upp kerfi sem sé í hópi fullkomnustu bókhalds- og upplýsingakerfa sem völ sé á og að ótrúverðugt sé að ráðuneytið geti ekki á einfaldan hátt notað þetta kerfi til að fá upplýsingar um hvað það hafi kostað. Þá telur kærandi að lagaskylda hvíli á ráðuneytinu til að halda utan um umbeðnar upplýsingar á einfaldan og aðgengilegan hátt og vísar í því skyni til 5. gr. reglugerðar um Stjórnarráð Íslands, nr. 3/2004, og 13.-15. gr. laga nr. 88/1997, um fjárreiður ríkisins, auk 3.-5. kafla s.l. Þá bendir kærandi á að upplýsingar sem fram hafi komið á Alþingi bendi til að uppsetning og viðhald tölvukerfanna, sem umrætt útboð tók til, hafi reynst mun dýrari en samningurinn við [ B] hf. kvað á um og að fyrirtækið hafi fengið verulegar greiðslur umfram það sem ætla mætti á grundvelli hans. Kærandi telur sig eiga rétt á upplýsingum um raunverulegan heildarkostnað verksins og að aðgangur að þeim geti ekki skaðað viðskiptahagsmuni [ B] hf.

Í umsögn fjármálaráðuneytisins til úrskurðarnefndar kemur fram að ekki hafi verið byrjað að bóka kostnað vegna nýja bókhaldskerfisins fyrr en um síðustu áramót. Áður til fallinn kostnaður hafi því verið færður í eldra bókhaldskerfi ríkisins. Til að svara beiðni kæranda yrði því að vinna sérstakt yfirlit úr báðum bókhaldskerfunum. Í því skyni myndi ekki nægja að prenta svar við einfaldri fyrirspurn úr kerfunum. Til að þær yrðu áreiðanlegar og réttar myndi m.a. þurfa að fara í hvert ár (2001-2004) og flytja í sérstaka skrá allar hreyfingar sem tilheyra viðkomandi viðfangsefnum, samræma viðfangsefna- og tegundanúmer fyrir öll árin, bæta við færslurnar heiti viðfanga og heiti tegunda, yfirfara færslur án kennitalna til að sannreyna uppruna þeirra, fjarlægja færslur sem ekki stafa frá [ B] hf. og byggja upp veltitöflu fyrir frekari vinnslu upplýsinganna. Telur ráðuneytið að vinnsla af þessu tagi sé umfram það sem af upplýsingalögunum leiðir.

Þá telur ráðuneytið að umbeðnar upplýsingar varði mikilvæga fjárhags- og viðskiptahagsmuni [ B] hf. sem takmarka bæri aðgang að á grundvelli 5. gr. upplýsingalaga, lægju þær fyrir á því formi sem lögin taka til. Er um það vísað til sérstakrar greinargerðar, sem ráðuneytið aflaði frá [ B] hf., dagsettri 6. apríl sl., og lét fylgja umsögn sinni.

Aðilar máls þessa hafa fært frekari rök fyrir kærunni annars vegar og hinni kærðu ákvörðun hins vegar. Með vísun til 31. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 verður ekki gerð frekari grein fyrir þessum röksemdum í úrskurði þessum, en úrskurðarnefnd hefur haft þær til hliðsjónar við úrlausn málsins.

Niðurstaða

1.

Í 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga segir orðrétt: „Stjórnvöldum er skylt, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að gögnum sem varða tiltekið mál með þeim takmörkunum sem greinir í 4. - 6. gr." Ennfremur segir í 1. mgr. 10. gr. laganna: „Sá sem fer fram á aðgang að gögnum skal tilgreina þau gögn sem hann óskar að kynna sér. Þá getur hann óskað eftir að fá að kynna sér upplýsingar um tiltekið mál án þess að tilgreina einstök gögn sem málið varða."

Í athugasemdum, sem fylgdu frumvarpi til upplýsingalaga, er síðarnefnda ákvæðið skýrt með eftirgreindum hætti: „Beiðni um aðgang að gögnum er annaðhvort hægt að binda við tiltekin skjöl eða önnur gögn, sem aðili óskar eftir að fá að kynna sér, eða gögn tiltekins máls. Þegar óskað er eftir að fá aðgang að gögnum tiltekins máls á hlutaðeigandi rétt á að fá aðgang að öllum þeim gögnum sem talin eru upp í 2. mgr. 3. gr., enda standi ákvæði 4.- 6. gr. því ekki í vegi. – Í beiðni verður að tilgreina gögnin eða málið með það glöggum hætti að stjórnvöldum sé fært að hafa uppi á gögnunum eða málinu. – Það leiðir af 1. mgr. að ekki er hægt að biðja um gögn í öllum málum af ákveðinni tegund eða frá tilteknu tímabili. Í frumvarpinu er gengið út frá sömu tilhögun og fram kemur í norsku og dönsku upplýsingalögunum um þetta efni, þ.e. að tilgreina verður þau gögn eða það mál sem beiðni beinist að."

2.

Í máli því sem hér er til úrlausnar óskar kærandi eftir aðgang að upplýsingum um heildargreiðslur ríkisins til [ B] hf. í tengslum við verksamning og hugbúnaðarkaup á grundvelli útboðs Ríkiskaupa nr. 12576.

Synjun fjármálaráðuneytisins á beiðni kæranda er á því byggð að umbeðnar upplýsingar liggi ekki fyrir og því verði að vinna þær sérstaklega úr bókhaldskerfi ríkisins. Í kærunni var, eins og rakið hefur verið hér að framan, dregið í efa að kerfið, sem væri í hópi fullkomnustu bókhalds- og upplýsingakerfa, gæti ekki veitt umbeðnar upplýsingar á einfaldan hátt og jafnframt vísað til lagaskyldu ráðuneytisins til að halda utan um umbeðnar upplýsingar á einfaldan og aðgengilegan hátt.

Í umsögn fjármálaráðuneytisins til úrskurðarnefndar koma fram nánari skýringar á því af hverju umbeðnar upplýsingar liggja ekki fyrir í hinu nýja bókhaldskerfi og útskýrt hvaða vinna fælist í því að útbúa sérstakt yfirlit um umbeðnar upplýsingar. Bendir ráðuneytið á að vinnsla af þessu tagi sé umfram það sem af upplýsingalögunum leiðir.

Úrskurðarnefnd hefur í fyrri úrskurðum skýrt 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga svo, að hún taki einvörðungu til gagna, sem fyrir liggja, þegar um þau er beðið, en leggi ekki á stjórnvöld skyldu til að útbúa ný gögn, sem ekki eru fyrirliggjandi, þegar eftir þeim er leitað. Fjármálaráðuneytið hefur upplýst nefndina um að umbeðnar upplýsingar liggi ekki fyrir á því formi sem eftir er leitað.

Með skírskotun til þess, sem að framan greinir, ber að staðfesta synjun fjármálaráðuneytisins um að veita kæranda aðgang að umbeðnum gögnum.

Úrskurðarorð:

Staðfest er sú ákvörðun fjármálaráðuneytisins að synja kæranda, [ A] hf. um að veita honum aðgang að gögnum um heildargreiðslur ríkisins til [ B] hf. í tengslum við verksamning og hugbúnaðarkaup á grundvelli útboðs Ríkiskaupa nr. 12576.

Valtýr Sigurðsson, formaður

Elín Hirst

Steinunn Guðbjartsdóttir