Skýrsla framkvæmdastjórnar ICEPRO fyrir árið 2015

Ársskýrsla lögð fram á aðalfundi ICEPRO 25. febrúar 2016

Skýrsla framkvæmdastjórnar ICEPRO fyrir árið 2015

Árið einkenndist af miklu annríki hjá ICEPRO, bæði vegna flutninga, fundarhalda og heimsókna erlendra gesta. Samræming rafrænna reikninga tók á um annan tug funda með hátt í hundrað setum fundarmanna.

Flutningar

Árið hófst með flutningi ICEPRO í Hús atvinnulífsins að Borgartúni 35 í Reykjavík. ICEPRO hefur átt aðsetur hjá Viðskiptaráði í Húsi verslunarinnar um árabil, en félögin fluttu á 5. hæð í Borgartúnið um áramótin. Þar er starfsemi ICEPRO vel fyrir komið í nágrenni við hinar ýmsu atvinnugreinar.

UT messan

ICEPRO tók þátt í UT messunni í Hörpu 6-7. febrúar með 1,1 fm. bás á 2. hæð. Sýning skyggnumynda sýndi fram á fjárhagslegan ávinning rafrænna viðskipta og jafna en stöðuga aukningu á Íslandi sem og í Evrópu allri. Fæstir gera sér grein fyrir þeirri náttúruvernd, sem fylgir notkun rafrænna viðskipta. Minnkandi pappírsnotkun fylgir minnkandi sóun á vatni og orku ásamt minni eyðingu skóga og minnkandi losun úrgangsefna.

Þjónustusamningur var endurnýjaður við ANR með breyttum viðauka. Í honum er kveðið á um skyldur ICEPRO og ráðuneytistins gagnvart hvort öðru. Í viðauka eru verkefni ICEPRO tíunduð einkum þessi:

·         Aðgerðir sem stuðla að innleiðingu rafrænna viðskipta og styrkja samstarf við atvinnulífið.

·         Kynningar á hagkvæmni og mælingar á árangri

·         OpenPEPPOL og samræmd skráning

·         Erlent samstarf þ.e. við NES hópinn, CEN/BII, EMSF

·         Upplýsingaveita, þ.e. á www.icepro.is og www.ut.is ásamt fréttabréfi

Heimsókn erlendra gesta

Vinnuhópur Staðlasamtaka Evrópu í rafrænum viðskiptum (CEN/BII3) hélt vorfund sinn í Reykjavík, i boði ICEPRO. Þann 11. maí hittist arkitektahópurinn, sem heldur utan um stefnumál vinnunnar. Um 40 manna hópur þingaði svo næstu tvo dagana í húsakynnum Samtaka atvinnulífsins í Borgartúni.

Vel var staðið að undibúningi og bókun fundarherbergja af hálfu SA og voru viðbrögð þeirra og tillitssemi til fyrirmyndar, en erfitt er að hýsa slíkan fjölda dag eftir dag. Var samstarfsaðilum ICEPRO þakkað gott samstarf og samkomulag í húsinu.

Venjan er sú að vinnuhópurinn hittist allur og snæði saman í lok fyrri dags allsherjarfundar, þ.e. 12. maí í þetta sinn. ICEPRO fór þess á leit við nokkur fyrirtæki um að bjóða fólkinu í mat á Nauthól í Reykjavík. Vel var orðið við þessari beiðni og fóru gestirnir héðan saddir og ánægðir með viðtökur Íslendinga.

Samræmingarfundir

Fjöldi funda var haldinn um samræmingu vegna bókunar rafrænna reikninga.

Margs er að taka tillit til og þörf á að fá stóra notendur til liðs við hópinn.

Nota þarf vörpunartöflur þar sem EDI og XML nota mismunandi kóta.

Reykjavíkurborg hefur gengið ótrúlega vel, um 60% útgefinna reikninga eru nú rafræn.

Niðurstaða um sameiginlega ákvörðun var fengin af vinnuhópi sem stofnaður var um sjálfvirka bókun. Að ákvörðuninni stóðu fyrirtæki, sveitarfélög og stofnanir. Niðurstaðan var send meðlimum ICEPRO til umsagnar.

Nokkrar athugasemdir bárust og þær ræddar á sameiginlegum fundi um miðjan október. Sumum þótti fýsilegt að fá skammtímalausn, sem þýddi litlar sem engar breytingar nú, en langtimalausnin var rædd ítarlega og varð ofan á að lokum. Samkomulag náðist við Fjársýslu ríkisins um að Midran fyrirtækið yrði fengið til að kóta lausn um samræmda notkun TS-136 með UBL (Universal Business Language) að leiðarljósi.

Verkinu var hraðað og niðurstaðan var birt í desemberbyrjun, ásamt yfirgripsmiklu dæmi um rafrænan reikning. Enn komu fram athugasemdir, sem tekið var tillit til, m.a. um aðgerðir bæði í haus og á einstökum línum reiknings. Lokaniðurstaðan varð til í desemberlok og hún sannreynd af hugbúnaðarhúsum og skeytamiðlurum. Starfinu lauk og niðurstöðurnar voru gefnar út í janúarbyrjun.

Tryggingarfélög

Haft var samband við fulltrúa tryggingarfélaga hjá ICEPRO og fyrsti fundur með þeim var haldinn í fyrstu viku eftir páska. Tryggingarfélögin hafa ekki gefið út reikninga samhliða tryggingaskírteinum, en hafa ákveðið að gera breytingu þar á með útgáfu rafrænna reikninga sem byggja á tækniforskrift TS-136, og snerist verkefnið um að samræma sig hvernig þau senda upplýsingar. Rætt hefur verið um að í fasa tvö verða teknir fyrir reikningar frá tjónaviðgerðarmönnum.

Í októberlok voru kynnt drög að skjali sem nefndist "viðmið fyrir rafræna reikninga tryggingarfélaga", þar sem fjallað er um samræmd heiti eiginda og vöruflokkunarnúmera yfir tryggingar, í samræmi við það sem gerist í Evrópu. Lokadrög voru send tryggingarfélögunum til samþykktar og síðan félögum ICEPRO til yfirlestrar og umsagnar. Útgáfu er að vænta á fyrstu mánuðum 2016.

Bankar

Þjónustugjöld banka eru skuldfærð án útgáfu reikninga. Mikil handavinna felst í slíkum bókunum hjá greiðendum, því oft á tíðum er einungis hægt að styðjast við reikningsyfirlit við bókun þessa kostnaðar. Það myndi því verða til mikilla bóta fyrir viðskiptavini bankanna ef til yrðu samræmdir rafrænir reikningar fyrir þjónustugjöldum.

Viðræður hafa átt sér stað við bankana og hafa þeir lýst yfir áhuga á því að taka þátt í þessari vinnu. Stefnt er að því að vinna með bönkunum hefjist í ársbyrjun 2016 og verði hún framkvæmd á sama hátt og vinnan með tryggingafélögunum, fundað verði með hverjum banka fyrir sig og afurðin verði útgáfa á viðmiðum ICEPRO fyrir starfsgreinina.

Samræming annarra atvinnugreina

Haft var samband við framkvæmdastjóra Samtaka ferðaþjónustunnar og Samtaka fyrirtækja í sjávarútvegi til að ræða við þau um leiðir til að vekja áhuga fyrirtækja innan þessara greina á rafrænum samskiptum og samræmingu og finna áhugaverð verkefni. Engin formleg verkefni voru sett af stað á síðasta ári, en unnið verður áfram að þessum málum á árinu 2016.

Lyfjafyrirtæki voru nefnd sem áhugaverðir aðilar til samræmingar og er markmiðið að unnið verði með þeim á þessum vettvangi á nýbyrjuðu ári. Ljóst er að  mikil tækifæri eru til aukningar á rafrænum viðskiptum og hagræðingu vegna samræmingar.

Fundur með skeytamiðlurum

Á fundi með skeytamiðlurunum var fjallað um áform um að fasa út NES reikninga samkvæmt tækniforskrift TS-135, vegna þeirra óþæginda sem henni fylgir, sérstaklega varðandi óstaðlaðar kreditnótur. Einnig þarf að samræma sannreyningu fyrir reikninga samkvæmt tækniforskrift TS-136. ICEPRO óskaði eftir samstarfi við skeytamiðlarana í tengslum við þessi mál og verður látið á það reyna á nýju ári.

Þá var rætt um samræmingu á sannreyningu CEN/BII reikninga og hvernig mætti samræma hana. Aðilar eru sammála um að beita skuli samræmdri sannreyningu á reikninginn og fara ítarlega eftir stöðlum. Sammæli náðist um að stefnt skuli að því að ekki síðar en 1.janúar 2017 muni vera í gildi ein “skematróna” á Íslandi þar sem farið verði eftir ítrustu kröfum staðalsins. 

ICEPRO myndi gefa út slíka “skematrónu” sem ætti heima í "Landsumgjörð um samvirkni" og halda saman upplýsingum um vandamál sem upp koma. Þær upplýsingar verða aðgengilegar hugbúnaðarhúsum, sem geta brugðist við þeim í uppfærsluáætlunum sínum.

Landsumgjörð - samningur

Búið er að undirrita saming við Fjármálaráðuneytið um að ICEPRO taki að sér  uppbyggingu ”Landsumgjarðar um samvirkni” á Íslandi.  Ráðuneytið óskar eftir að verkefnið verði tengt raunverulegum verkefnum um skilvirkari og bætta þjónustu hins opinbera við einstaklinga og fyrirtæki og skráningu á þeim viðmiðum og/eða stöðlum sem slík verkefni munu byggja á. Við upphaf verkefnisins verður unnið út frá þeim grunni sem byggðist upp hjá undirbúningshópi Landsumgjarðar, auk þess sem mið verður tekið þeirri vinnu sem á sér stað á þessu sviði hjá Evrópusambandinu og einstöku þjóðum innan þess.

ERLEND MÁLEFNI

NES samstarfshópur Norðurlanda

NES hópurinn heldur mánaðarlega símafundi en hittist minnst árlega. Meðlimirnir eru allir þátttakendur í vinnuhópum Staðlasamtaka Evrópu (CEN) eða Evrópska viðskiptanetsins (PEPPOL) og nýta tækifærið til að ræða málefni NES á þeim fundum. Síðast hittist NES hópurinn á stofnfundi verkefnisnefndar um rafræn innkaup (CEN/PC/440) í júní 2015.

NES hópurinn hefur víðtæk áhrif á starfsemi PEPPOL og nokkurra CEN vinnuhópa og vinnunefnda, sem fjalla um rafræna reikninga og rafræn innkaup. Þannig er formaður CEN/BII og CEN/440 norskur, ritari CEN/BII íslenskur, samskiptasérfræðingur CEN/BII sænskur, samskiptasérfræðingur PEPPOL danskur, og nokkrir fulltrúar NES hópsins eru þátttakendur í "European Multistakeholder Forum" (EMSF) um rafræna reikninga og rafræn innkaup.

Á fundunum er einkum fjallað um starfshópa CEN, framgang PEPPOL og tengingu við "Connecting Europe Facility" (CEF), "Multistakeholder forum" fyrir rafræna reikninga og rafræn innkaup, svo og vandamál sérhvers lands.

Danir og Svíar eru þátttakendur í „Multistakeholder Forums“ bæði fyrir rafræna reikninga og rafræn innkaup. Norðmenn eru leiðandi í OpenPEPPOL innleiðingunni og samningum við ESB um tengingu við CEF. Finnar eru framarlega í mælingum á hagræðingu rafrænna viðskipta. Íslendingar njóta góðs af tengslum þessara landa því þau gera okkur kleift að fylgjast betur með því sem gerist í Evrópu.

EDIFACT skyldubundið?

Upplýsingar bárust frá NES hópnum um að "European Multistakeholder Forum for e-Invoices" (EMSFEI) vilji að EDIFACT staðlar verði skyldubundnir ásamt "Cross Industry Invoice" (CII) og "Financial Invoice" (ISO-20022). EMSFEI hyggst senda tillögu þess efnis til CEN/PC/434, vinnunefndar Staðlasamtaka Evrópu um rafrænan reikning, sem byggir á BII vinnunni.

Þessu andmæltu NES löndin á þeirri forsendu að BII, CII og ISO byggist öll á XML og UBL, en EDIFACT ekki. Af þessu muni leiða aukinn kostnaður fyrir opinberar stofnanir og sveitarfélög.

Skiptar skoðanir eru á þessu innan stjórnar ICEPRO. EDIFACT er alþjóðlegur staðall sem styður við fjölþjóðaviðskipti um allan heim. EDIFACT staðlar voru innleiddir snemma á Íslandi og byggja nú á gömlum útgáfum, sem ekki hafa verið uppfærðar.

EDI kerfin ganga hnökralaust í dag og sumir notendur mótmæla þeim kostnaði sem innleiðing XML hefur í för með sér.

Aðrir telja tímabært að fasa EDI skeytamiðlun út og einbeita sér að nýrri tækni sem byggir á XML og er ódýrari og aðgengilegri fyrir lítil fyrirtæki. En ljóst er að EDI og XML kerfi munu vinna hlið við hlið um ókomin ár.

Framhald rafrænna innkaupa í Evrópu 

Verkefnisnefnd Staðlasamtaka Evrópu um rafræn innkaup (CEN/PC/440) tók til starfa í júní 2015. Nefndin vinnur náið með CEN/PC/434 um rafrænan reikning. Fulltrúi ICEPRO tók þátt í stofnfundinum fyrir hönd FUT, Fagstaðlaráðs í upplýsingatækni. Fundurinn var haldinn í Kaupmannahöfn hjá Dansk Standard. Á fundinum kom meðal annars fram að:

·         Verkið byggir á vinnu CEN/BII3, sem Íslendingar hafa tekið þátt í, en tekur mið af tilskipun ESB og fleiri þáttum

·         Rafræn pöntun verður gefin út sem staðall (EN), önnur rafræn skjöl, t.d. kreditnóta og vörulisti verða gefin út sem tækniforskriftir (TS)

·         Rafræn reikningur er áfram unninn af systurnefndinni CEN/PC/434 og verður gefinn út sem staðall (EN)

Mikilvægt er að Íslendingar taki þátt í þessu verkefni til að tryggja samræmi við Evrópulönd.

Evrópska viðskiptanetið PEPPOL

PEPPOL festir sig i sessi og notkun þess heldur áfram að aukast um alla Evrópu. Unnið er ötullega að því að betrumbæta gæði þjónustunnar og að opna PEPPOL gagnvart hefðbundnum skeytagerðum, auk PEPPOL-BIS skeyta. (BIS=Business Interoperability Specifications).

OpenPEPPOL og ESB hafa gert með sér samning um hýsingu miðlægrar þjónustu fyrir "eDelivery" (gagnaskipti opinberra stjórnsýslustofnana), DSI (Digital Service Infrasructure). Framkvæmdastjórnin vill fjölga DSI-um til að auka miðlæga þjónustu Telecom áætlunar CEF (Connecting Europe Facility). Samningurinn styrkir OpenPEPPOL sem miðlægan flutningsaðila rafrænna gagna innan Evrópu.

PEPPOL er að hefja samstarf við EESPA (European E-Invoicing Service Providers Association) í því augnamiði að auka áhuga þjónustuveitenda á PEPPOL. Hafnar eru viðræður við GS1 í Bretlandi vegna frumverkefnis við NHS (National Health Service). Sven Rostgaard Rasmussen frá Digitaliseringsstyrelsen er netsérfræðingur OpenPEPPOL. Sven hefur tvisvar komið til Íslands og hvetur Íslendinga til að gerast aðilar að OpenPEPPOL samtökunum.

Lokaorð

Það er hlutverk ICEPRO að tryggja einfalt og samræmt verklag í rafrænum viðskiptum. Það gildir bæði fyrir viðskipti innanlands og milli landa. Í innanlandsviðskiptum er áríðandi að allir styðjist við sama verklag. Haldnir hafa verið fjöldi funda til að tryggja samræmið, en enn er mikið starf óunnið. Brýnt er að einbeita sér að rafrænum viðskiptum fyrirtækja og ekki síst þeirra sem styðjast við EDIFACT staðlana.

Millilandaviðskipti tryggjum við best með því að fylgjast vel með því sem gerist í nágrannalöndunum og tileinka okkur svipuð vinnubrögð. Þess vegna er ICEPRO virkur þátttakandi í framhaldsvinnu rafrænna viðskipta erlendis. Þar er Ísland í samfloti ásamt Norðurlöndunum, sem eru komin einna lengst í rafrænum innkaupum í Evrópu.