Hinn 13. júní 2024 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1203/2024 í máli ÚNU 23120005.
 

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 1. desember 2023, kærði […] ákvörðun Vestmannaeyjaferjunnar Herj­ólfs ohf. (hér eftir einnig Herjólfur) að synja beiðni hans um aðgang að upplýsingum.
 
Með erindi til Herjólfs, dags. 2. október 2023, óskaði kærandi eftir upplýsingum um hvað Herjólfur hefði greitt í sálfræðikostnað vegna þjónustu við starfsmenn félagsins á fyrstu níu mánuðum ársins 2023. Með erindi til úrskurðarnefndar um upplýsingamál, dags. 3. nóvember 2023, kærði kærandi tafir á afgreiðslu Herjólfs á beiðni sinni. Herjólfur synjaði beiðninni með bréfi 9. nóvember 2023.
 
Í kæru kemur meðal annars fram að óskað sé eftir ópersónulegri og órekjanlegri heildartölu úr bókhaldi Herj­ólfs um sálfræðikostnað félagsins á árinu 2023 vegna starfsmanna þess.
 

Málsmeðferð

Kæran var kynnt Herjólfi með erindi, dags. 14. desember 2023, og félaginu veittur kostur á að koma á fram­færi umsögn um kæruna. Jafnframt var þess óskað að Herjólfur léti úrskurðarnefnd um upp­lýs­inga­mál í té afrit af þeim gögnum sem kæran lyti að.
 
Umsögn Herjólfs barst úrskurðarnefndinni 22. desember 2023. Í umsögninni er rakið að samkvæmt 4. tölul. 6. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012, taki réttur almennings til aðgangs að gögnum ekki til gagna sem tengist málefnum starfsmanna. Í 7. gr. laganna komi fram að réttur almennings til aðgangs að gögn­um um málefni starfsmanna, sem starfi hjá aðilum sem upplýsingalög taki til, nái ekki til gagna í mál­um sem varði umsóknir um starf, framgang í starfi eða starfssambandið að öðru leyti. Úrskurðar­nefnd um upplýsingamál hafi ítrekað tekið afstöðu með því að upplýsingar um starfssamband aðila eigi ekki erindi við almenning og því hafi Herjólfur ítrekað hafnað öllum fyrirspurnum um starfssamband sitt við starfs­fólk. Þá rekur Herjólfur, í tilefni af beiðni úrskurðarnefndar um upplýsingamál um afrit af þeim gögn­um sem kæran lúti að, að gagn með umbeðnum upplýsingum liggi ekki fyrir hjá félaginu.
 
Umsögn Herjólfs var kynnt kæranda með bréfi, dags. 3. janúar 2024, og honum veittur kostur á að koma á fram­færi frekari athugasemdum sem hann og gerði 12. sama mánaðar. Í athugasemdum sínum árétt­ar kærandi að hann sé ekki að óska eftir persónulegum upplýsingum um einstaka starfsmenn held­ur upplýsingum um heildarkostnaðartölu úr bókhaldi félagsins.
 
Óþarft er að rekja frekar það sem fram kemur í gögnum málsins með vísan til 31. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993. Úrskurðarnefndin hefur haft hliðsjón af öllum gögnum málsins við meðferð þess.
 

Niðurstaða

Í máli þessu er deilt um ákvörðun Vestmannaeyjaferjunnar Herjólfs ohf. að synja beiðni kæranda um aðgang að upp­lýsingum um hver hafi verið kostnaður félagsins vegna sálfræðiþjónustu fyrir starfsmenn þess á fyrstu níu mánuðum ársins 2023. Herjólfur segir slíkar upplýsingar ekki vera fyrirliggjandi, auk þess sem þær séu undanþegnar upplýsingarétti samkvæmt 7. gr. upplýsingalaga. Í kæru til nefndarinnar tiltók kærandi að hann krefðist upplýsinga um kostnað Herjólfs vegna sál­fræðiþjónustu fyrir starfsmenn þess á árinu 2023 en í beiðni hans var hins vegar aðeins miðað við fyrstu níu mánuði ársins. Úrskurður þessi varðar aðeins þá beiðni sem kær­andi setti fram við Herjólf og tekin var afstaða til í hinni kærðu ákvörðun.
 
Réttur til aðgangs að gögnum samkvæmt upplýsingalögum nær aðeins til fyrirliggjandi gagna, sbr. 1. mgr. 5. gr. laganna. Í athugasemdum um 5. gr. með frumvarpi því sem varð að upp­lýsingalögum, nr. 140/2012, er tekið fram að orðin „fyrirliggjandi gögn“ beri m.a. að skilja sem svo að réttur til að­gangs að gögnum hjá stjórnvöldum nái aðeins til þeirra gagna sem til séu og fyrir liggi á þeim tíma­punkti þegar beiðni um aðgang sé sett fram og í þeirri mynd sem þau séu á þeim tíma. Þeim sem falla undir lögin sé því ekki skylt á grundvelli laganna að útbúa ný skjöl eða önnur gögn, sbr. 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. lag­anna.
 
Samkvæmt 20. gr. upplýsingalaga er heimilt að kæra til úrskurðar­nefnd­ar um upplýsingamál synjun beiðni um að veita aðgang að gögnum samkvæmt upplýsingalögum. Hið sama gildir um synjun beiðni um að afhenda gögn á því formi sem óskað er.
 
Eins og atvikum þessa máls er háttað hefur úrskurðarnefnd um upplýsingamál ekki forsendur til að rengja þá staðhæfingu Herjólfs að ekki liggi fyrir samanteknar upplýsingar um hver hafi verið kostnaður félags­ins vegna sálfræðiþjónustu fyrir starfsmenn þess á fyrstu níu mánuðum ársins 2023.
 
Nefndin bendir á að þegar beiðni nær samkvæmt efni sínu til upplýsinga sem hægt væri að vinna upp úr fyrirliggjandi gögnum þá kann aðila sem heyrir undir gildissvið upplýsingalaga að vera rétt að af­henda gögn þannig að beiðandi geti eftir atvikum tekið upplýsingarnar saman sjálfur, sbr. 7. gr. stjórn­sýslu­laga, nr. 37/1993, og 3. mgr. 15. gr. upplýsingalaga, sbr. t.d. úrskurð úrskurðar­nefnd­ar um upp­lýs­inga­mál nr. 1124/2023.
 
Í því kærumáli sem hér er til úrlausnar hefur kærandi á hinn bóg­inn afmarkað beiðni sína með þeim hætti að óskað sé eftir einni ópersónulegri og órekjanlegri heildartölu úr bókhaldi Herjólfs og áréttaði kær­andi í athugasemdum sínum 12. janúar 2024 að ekki væri óskað eftir persónulegum upplýsingum um ein­staka starfsmenn heldur upplýsingum um heildarkostnaðartölu úr bókhaldi Herjólfs. Eins og áður hefur verið rakið hefur úrskurðarnefnd um upplýsingamál ekki forsendur til að rengja þá staðhæf­ingu Herj­ólfs að ekki liggi fyrir samanteknar upplýsingar um kostnað félagsins vegna sálfræðiþjónustu fyrir starfs­menn þess á fyrstu níu mánuðum ársins 2023.
 
Að þessu og öðru framangreindu gættu liggur ekki fyrir synjun á afhendingu gagna í skilningi 1. mgr. 20. gr. upplýsingalaga. Verður ákvörðun Herjólfs því staðfest.
 

Úrskurðarorð

Ákvörðun Vestmannaeyjaferjunnar Herjólfs, dags. 9. nóvember 2023, er staðfest.
 
 
 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Hafsteinn Þór Hauksson
Sigríður Árnadóttir