1034/2021. Úrskurður frá 27. ágúst 2021.
Úrskurður
Hinn 27. ágúst 2021 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1034/2021 í máli ÚNU 21020031.Kæra, málsatvik og málsmeðferð
Með erindi, dags. 23. febrúar 2021, kærði A afgreiðslu sýslumannsins í Vestmannaeyjum á beiðni hans um aðgang að gögnum.Með bréfi til sýslumannsins í Vestmannaeyjum, dags. 4. febrúar 2021, óskaði kærandi eftir upplýsingum um það hvernig samráð samkvæmt 7. gr. laga nr. 50/2014, um framkvæmdavald og stjórnsýslu ríkisins í héraði, við Vestmannaeyjabæ fari fram.
Í svari embættisins, dags. 8. febrúar 2021, kom fram að fyrirspurn kæranda væri svarað sem almennri fyrirspurn og ekki vísað til einstaks máls. Samkvæmt 7. gr. laga um framkvæmdavald og stjórnsýslu ríkisins í héraði skyldi sýslumaður hafa forgöngu um reglulegt samráð við sveitarfélög og önnur stjórnvöld ríkisins um fyrirkomulag og samræmingu opinberrar þjónustu í umdæminu eftir því sem við gæti átt. Gert væri ráð fyrir því að starf þetta mótaðist eftir þörfum í hverju umdæmi fyrir sig. Form samráðs færi því eftir eðli máls og umfangi þess, yfirleitt símleiðis, bréfleiðis eða á fundum.
Með bréfi, dags. 11. febrúar 2021, óskaði kærandi eftir bréfum, fundargerðum og samantekt símtala vegna svars embættisins þann 8. febrúar 2021.
Í svari sýslumannsins í Vestmannaeyjum, dags. 15. febrúar 2021, kom fram að beiðni kæranda tæki til allra fundargerða, bréfasamskipta og símtala sýslumannsins í Vestmannaeyjum við Vestmannaeyjabæ á grundvelli 7. gr. laga um framkvæmdavald og stjórnsýslu ríkisins á ótilgreindu tímabili. Þá var vísað til þess að sá sem færi fram á aðgang að gögnum skyldi tilgreina þær eða efni þess máls sem þær tilheyrðu með nægilega skýrum hætti, sbr. 1. mgr. 15. gr. upplýsingalaga. Jafnframt var vísað til þess að samkvæmt 3. mgr. 15. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 væri heimilt að vísa beiðni frá ef ekki væri talið mögulegt að afmarka hana við tiltekin gögn eða tiltekið mál. Kæranda var veitt færi á að afmarka beiðni sína nánar, þar sem ómögulegt væri án verulegrar fyrirhafnar að afmarka beiðnina við tiltekin gögn eða tiltekið mál, eins og hún var framsett.
Með svari til embættisins, dags. 17. febrúar 2021, lýsti kærandi því yfir að ekki væri mögulegt að afmarka beiðnina nánar, til þess þyrfti kærandi dagsetningar fundargerða, bréf og símtala en eftir þeim upplýsingum væri nú óskað. Með svari sýslumannsins í Vestmannaeyjum, dags. 19. febrúar 2021, var kæranda leiðbeint á ný um að afmarka beiðni sína nánar með vísan til 3. mgr. 15. gr. upplýsingalaga.
Í kæru, dags. 23. febrúar 2021, kemur fram að kærandi óski þess að embætti sýslumannsins í Vestmannaeyjum verði gert að afhenda umbeðnar upplýsingar. Kærandi telji augljóst að embætti sýslumanns misnoti heimild upplýsingalaga varðandi fjölda gagna og fyrirhöfn.
Með bréfi, dags. 10. maí 2021, var embætti sýslumanns veitt færi á að koma á framfæri umsögn. Úrskurðarnefndin ítrekaði framangreint erindi, með bréfi, dags. 14. júní 2021. Þar sem engin viðbrögð bárust frá sýslumanni óskaði úrskurðarnefndin símleiðis eftir upplýsingum um hvort embættið hygðist bregðast við umsagnarbeiðninni. Í símtalinu kom fram að embættið teldi ekki þörf á að koma að frekari sjónarmiðum í tilefni af kærunni.
Niðurstaða
Í máli þessu er deilt um afgreiðslu sýslumannsins í Vestmannaeyjum á beiðni kæranda um aðgangs að öllum fundargerðum, bréfasamskiptum og símtölum sýslumannsins við Vestmannaeyjabæ á grundvelli 7. gr. laga nr. 50/2014 um framkvæmdavald og stjórnsýslu ríkisins á ótilgreindu tímabili.Afgreiðsla sýslumannsins í Vestmannaeyjum er reist á því að sökum framsetningar á beiðni kæranda um aðgang að umbeðnum gögnum, sé ómögulegt án verulegrar fyrirhafnar að afmarka beiðnina við tiltekin gögn eða tiltekið mál, sbr. 3. mgr. 15. gr. upplýsingalaga. Þá er vísað til þess að sýslumaður hafi leiðbeint kæranda um að afmarka beiðni sína nánar. Kærandi hafi hins vegar ekki brugðist við þeim leiðbeiningum.
Samkvæmt 1. mgr. 15. gr. upplýsingalaga skal sá sem fer fram á aðgang að gögnum tilgreina þau, eða efni þess máls sem þau tilheyra, með nægjanlega skýrum hætti til að hægt sé að afmarka beiðni við tiltekin gögn eða tiltekið mál án verulegrar fyrirhafnar. Samkvæmt 10. gr. eldri upplýsingalaga nr. 50/1996 varð sá, sem fór fram á aðgang að gögnum, að tilgreina þau gögn máls sem hann óskaði eftir að kynna sér eða óska eftir að fá að kynna sér öll gögn um tiltekið mál, án þess að tilgreina einstök gögn þess.
Með setningu laga nr. 140/2012 var dregið úr vægi umræddrar tilgreiningarreglu, en sá sem óskar aðgangs að gögnum þarf eftir sem áður að tilgreina hvað það er sem hann óskar eftir að fá að kynna sér nógu skýrt til að unnt sé að verða við óskinni, sbr. t.d. úrskurð úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. A-531/2014, úrskurð nr. 636/2016 frá 12. ágúst 2016 og úrskurð nr. 809/2019 frá 3. júlí 2019.
Í athugasemdum með frumvarpi því sem varð að upplýsingalögum nr. 140/2012 segir: „Tilgreining gagna getur m.a. átt sér stað með því að tilgreina dagsetningu eða aðrar nægilegar upplýsingar um eðli gagnanna. Sé um fleiri en eitt mál að ræða sem fellur undir viðkomandi málefni er gert ráð fyrir að stjórnvald sendi beiðanda eftir atvikum lista yfir þau mál og biðji hann að tilgreina nánar það mál eða þau mál sem hann óskar eftir aðgangi að.“ Jafnframt kemur þar fram að tilgangurinn með umræddri breytingu á tilgreiningarreglunni hafi verið að auka upplýsingarétt almennings og auðvelda borgurum að leggja fram beiðnir um upplýsingar.
Úrskurðarnefndin tekur fram að þrátt fyrir að skyldan til að finna þau mál eða þau gögn sem falla efnislega undir það málefni sem tilgreint er í beiðni um aðgang að gögnum hvíli á stjórnvöldum er sú skylda ekki án takmarkana. Til að hægt sé að afgreiða beiðni verður hún að vera sett fram með nægilega nákvæmum hætti til að stjórnvald geti, t.d. með einfaldri orða- eða efnisatriðaleit í málaskrá sinni, fundið það mál sem tengist því málefni sem aðili óskar að fá upplýsingar um. Þá er í 3. mgr. 15. gr. upplýsingalaga að finna heimild til frávísunar á beiðni ef ómögulegt er talið á grundvelli fyrirliggjandi upplýsinga að afmarka hana við tiltekin gögn eða tiltekið mál, enda séu málsaðila veittar leiðbeiningar og honum gefið færi á að afmarka beiðni sína betur. Með ákvæðinu er m.a. áréttuð sú leiðbeiningarskylda sem mælt er fyrir um í 7. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993.
Kærandi setur í máli þessu fram afar víðtæka beiðni um aðgang að öllum fundargerðum, bréfasamskiptum og símtölum sýslumannsins í Vestmannaeyjum við Vestmannaeyjabæ á grundvelli 7. gr. laga um framkvæmdavald og stjórnsýslu ríkisins í héraði á ótilgreindu tímabili. Við meðferð beiðninnar hjá embættinu var kæranda tvívegis í samræmi við 3. mgr. 15. gr. upplýsingalaga veitt færi á að afmarka beiðni sína nánar til að þess að unnt væri að verða við beiðni hans um upplýsingar. Að mati úrskurðarnefndar um upplýsingamál uppfyllir beiðni kæranda um afrit allra fundargerða, bréfasamskipta og símtala sýslumannsins í Vestmannaeyjum við Vestmannaeyjabæ á ótilgreindu tímabili ekki skilyrði 1. mgr. 15. gr. upplýsingalaga um tilgreiningu gagna eða efni máls sem þau tilheyra með nægjanlega skýrum hætti til að embættinu sé mögulegt að afmarka hana við tiltekin gögn eða tiltekin mál án verulegrar fyrirhafnar. Er kærunni því vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.
Úrskurðarorð:
Kæru A, dags. 23. febrúar 2021, er vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.Hafsteinn Þór Hauksson
formaður
Kjartan Bjarni Björgvinsson Sigríður Árnadóttir