Fréttabréf stjórnenda ríkisstofnana 20. maí 2015

Umtalsverður munur á fjarveru vegna veikinda milli opinbers og almenns vinnumarkaðar

Þróunarverkefninu Virkur vinnustaður lauk í árslok 2014 og voru niðurstöðurnar kynntar á málþingi þann 5. maí sl. Niðurstöðurnar eru athyglisverðar fyrir margar sakir, þó einna helst fyrir þann mun sem er á fjarveru starfsmanna á opinberum og almennum vinnumarkaði.

Samkvæmt þeim tölum sem safnað var í verkefninu þá var hlutfall fjarveru hærra á opinberum vinnustöðum í samanburði við einkarekna vinnustaði öll þrjú árin sem verkefnið stóð yfir, eða 19,7 á móti 9,9. Starfsmenn á opinberum vinnustöðum eru einnig fleiri daga frá að meðaltali vegna veikinda barna en þeir sem vinna á einkareknum vinnustöðum eða 2,1 á móti 1. Þetta á einnig við um tíðni veikinda en árið 2014 voru starfsmenn á opinberum vinnustöðum rúmlega fimm sinnum veikir yfir árið í samanburði við rúmlega þrisvar sinnum á einkareknu vinnustöðunum. Er þessi munur sláandi og gríðarlega mikilvægt að komast að ástæðum hans.

Forstöðumönnum og öðrum stjórnendum er uppálagt að nýta þau verkfæri sem þeim standa til boða við viðverustjórnun sinna starfsmanna. Viðverustjórnunarkerfið Vinnustund, sem er hluti af mannauðskerfi Oracle, nýtist vel við viðverustjórnun og er notendum að kostnaðarlausu. Um helmingur stofnana ríkisins nýta sér Vinnustund en þar af eru einungis 30% sem nýta kerfið til fulls. Svo Vinnustund geti raunverulega nýst sem stjórntæki, m.a. við mat á rekstrarkostnaði stofnunar vegna starfsmanna, verða allir forstöðumenn að taka höndum saman og nota kerfið. Fjársýsla ríkisins heldur utan um mannauðskerfi Oracle og sér Ásgeir M. Kristinsson um að aðstoða notendur.

Það er mikilvægt að ríkið sem vinnustaður hafi gott yfirlit yfir viðveru sinna starfsmanna. Þar sem núverandi fyrirkomulag skráningar býður ekki upp á miðlæga vinnslu tölfræðinnar treystir KMR á að forstöðumenn nýti Vinnustund svo réttar tölur um viðveru starfsmanna liggi fyrir. Slík tölfræði er til að mynda grundvallaratriði þegar kemur að kjarasamningsgerð, varðandi þætti eins og endurskoðun á veikindaréttindakafla kjarasamninga.

Niðurstöður þróunarverkefnisins Virkur vinnustaður sýna einnig að öflug viðverustjórnun getur dregið verulega úr útgjöldum stofnunar. Sem dæmi um það hagræði sem hægt er að ná fram með virkri viðverustjórnun má nefna að eitt þátttökufyrirtæki sparaði 2,5 milljónir króna á ársgrundvelli með fækkun skammtímafjarveru hjá starfsmönnum. Það er því til mikils að vinna.

Á heimasíðu VIRK( http://www.virk.is/moya/page/fjarvistastjornun/) má nálgast ítarefni um niðurstöður þróunarverkefnisins og þau verkfæri sem hægt er að nýta viðverustjórnun. Sjá einnig hér: http://www.virk.is/static/files/_2015/Arsfundur_2015/virk_arsrit_2015_net.pdf

Skyldur og möguleg skaðabótaábyrgð forstöðumanna

Að gefnu tilefni vekur KMR athygli á því að starfs- og ábyrgðarskyldur þeirra sem ekki njóta verkfallsréttar eða sinna störfum sem undanþegin eru verkfallsrétti samkvæmt auglýsingu í Stjórnartíðindum haldast óbreyttar þrátt fyrir að aðrir starfsmenn stofnunar séu eftir atvikum í verkfalli. Er því til að mynda forstöðumönnum og stjórnendum almennt heimilt að ganga í störf undirmanna sinna sem sinna störfum sem falla undir þeirra ábyrgðarsvið, þrátt fyrir verkfall undirmanna. Að gefnu tilefni vekur KMR athygli á því að brot á starfs- og ábyrgðarskyldum gæti í einhverjum tilvikum hugsanlega leitt til skaðabótaskyldu ríkisins. Sú staða gæti til að mynda komið upp ef forstöðumaður neitar að afgreiða mál sem réttilega heyra undir hans ábyrgðarsvið samkvæmt lögum vegna þess að undirmaður hans, sem er í verkfalli, sinnir þeirri afgreiðslu almennt samkvæmt verklagsreglu innanhúss.

Undanþágulistar

Ár hvert birtir fjármála- og efnahagsráðuneytið auglýsingu í Stjórnartíðindum þar sem fram koma þau störf sem undanþegin eru verkfallsheimild skv. 19. gr. laga nr. 94/1987 um kjarasamninga opinberra starfsmanna. Hefur sá háttur verið hafður á að KMR óskar í nóvembermánuði eftir upplýsingum frá stofnunum um hvaða störf er talið nauðsynlegt að séu á undanþágulista. Þær beiðnir stofnana eru svo bornar undir viðeigandi stéttarfélög en ráðuneytinu er skylt að viðhafa samráð við stéttarfélögin áður en auglýsingin er birt.

Fjölmargar athugasemdir frá stofnunum og stéttarfélögum bárust KMR við vinnslu síðustu auglýsingar og nokkrar stefnur bárust KMR vegna undanþágulista sem auglýstur var þann 16. janúar sl. í Stjórnartíðindum. Af niðurstöðu Félagsdóms í málum nr. 7/2915 og 9/2015 má ráða að rökstuðningi fyrir veru starfa á undanþágulista er ábótavant.

Í ljósi þeirra athugasemda sem koma fram í niðurstöðum Félagsdóms mun KMR taka upp og breytt verklag við undirbúning listans næsta haust. Mikilvægt er fyrir forstöðumenn að vera vakandi fyrir þeim upplýsingum sem KMR sendir frá sér varðandi listann og svara innan þeirra tímamarka sem upp eru gefin.

Verkferill undanþágubeiðni

Stofnun sem stendur frammi fyrir því að starfsemi hennar er stöðvuð að hluta til vegna verkfalla starfsmanna getur, eftir atvikum, beint beiðnum um heimild til að vinna ákveðin störf til sérstakrar undanþágunefndar. Undanþágunefndin er skipuð til samræmis við ákvæði 21. gr. laga nr. 94/1986. Nefndin er skipuð tveimur nefndarmönnum, öðrum tilnefndum af ríki og hinn af hálfu þess stéttarfélags sem er í verkfalli. Stofnanir skulu beina undanþágubeiðnum sínum til fulltrúa ríkisins hverju sinni og skal hann vísa málinu tafarlaust til úrlausnar nefndarinnar. Þegar nefndin hefur komist að niðurstöðu er stofnuninni og Fjársýslu ríkisins tilkynnt um niðurstöðu. Niðurstaða undanþágunefndar er bindandi fyrir aðila og er hún endanleg.

Vinnustofur Starfsmenntar

Vinnustofur fyrir stofnanir og fyrirtæki sem hyggjast innleiða jafnlaunastaðalinn, á vegum Starfsmenntar, hafa farið vel af stað. Rúmlega tuttugu manns frá stofnunum og einkafyrirtækjum skráðu sig til leiks á vinnustofurnar í maí. Vegna góðrar þátttöku er búið að skipuleggja fjórar samskonar vinnustofur í september og er hægt að skrá sig á vef Starfsmenntar. Námskrá og nánari upplýsingar um kostnað og greiðslufyrirkomulag má nálgast á vef Starfsmenntar.

Námskeið í starfsmannarétti

Dagana 26. og 27. maí nk. mun Kjara- og mannauðssýslan, í samstarfi við Starfsmennt, halda námskeið fyrir forstöðumenn, stjórnendur og mannauðsstjóra hjá hinu opinbera í starfsmannarétti.

Námskeiðin fjalla um starfsmannarétt, eins og hann snýr að starfsmönnum ríkisins og ríkinu sem vinnuveitanda. Hvetur KMR forstöðumenn og aðra stjórnendur sem koma að starfsmannamálum að skrá sig til þátttöku. Jafnframt hvetur KMR þátttakendur til að kynna sér réttindi sín í starfsmenntunarsjóðum sem eftir atvikum veita styrki vegna námskeiðanna.

Skráning á námskeiðið fer fram á vef Starfsmenntar, http://www.smennt.is/nam-hja-starfsmennt/nam-starfsgreina/forstodumenn-og-mannaudsstjorar/#sthash.fWdtLqur.dpuf.

Ráðgjafarþjónusta KMR

Kjara- og mannauðssýsla ríkisins hefur m.a. það hlutverk að veita ráðuneytum og stofnunum ráðgjöf tengda starfsmannamálum. Á tímabilinu 01.02.2015 til 30.04.2015 hafa rúmlega eitt hundrað fyrirspurnir um starfsmannamál borist KMR í gegnum ráðgjafapóstinn, [email protected].

Algengustu fyrirspurnirnar varða laun og starfskjör starfsmanna, hvernig standa eigi að ráðningu í starf, breytingum á störfum og verksviði starfsfólks, veikindarétt og sí- og endurmenntun starfsmanna.

Kjara- og mannauðssýslan hvetur forstöðumenn stofnana og aðra starfsmenn sem hafa umsjón með starfsmannamálum að leita sér ráðgjafar með úrlausn vafamála með því að senda fyrirspurnir á tölvupóstfangið, [email protected].

Stofnun ársins 2015

Niðurstöður úr könnuninni Stofnun ársins voru kynntar við hátíðlega athöfn þann 7. maí sl. Í könnuninni eru mældir þættir á borð við ánægju og stolt, starfsanda, trúverðugleika stjórnenda, launakjör, sjálfstæði í starfi, vinnuskilyrði, sveigjanleika vinnu og ímynd stofnunar.

Að þessu sinni bar embætti ríkisskattstjóra sigur úr býtum í flokki stórra stofnana, Menntaskólinn á Tröllaskaga í flokknum meðalstórar stofnanir og Héraðsdómur Suðurlands í flokknum litlar stofnanir.

KMR hvetur forstöðumenn og aðra stjórnendur til að kynna sér niðurstöðu sinnar stofnunar og bendir á að þátttökustofnunum gefst kostur á að kaupa skýrslu frá Gallup með gögnum fyrir sína stofnun. Í þeirri skýrslu er gerð ítarleg greining á niðurstöðum könnunarinnar og meðaltalseinkunnir stofnunar bornar saman við meðaltalseinkunn allra stofnana. Einnig eru skoðaðar breytingar frá fyrri mælingu. Þeim sem hafa áhuga á að nýta sér þessa þjónustu er bent á að hafa samband við Tómas Bjarnason hjá Gallup í síma 540 1000 eða [email protected]

Mikilvægt er að forstöðumenn og aðrir stjórnendur leggi sig fram um að fara yfir niðurstöðu sinnar stofnunar og taka til greina þær ábendingar sem þar koma fram.

KMR og FJR hafa ákveðið að vinna sameiginlega að því að nýta niðurstöðurnar með markvissari hætti. Meira um það síðar.

Hér má sjá niðurstöður könnunarinnar: http://www.sfr.is/kannanir-sfr/stofnun-arsins/stofnun-arsins-2015/.

Nýr vefur um opinber útboð

Nýr vefur um útboð á vegum hins opinbera hefur verið opnaður en markmið hans er að auðvelda aðgengi að upplýsingum um fyrirhuguð innkaup á vegum opinberra aðila með því að birta á einum stað auglýsingar um opinber útboð, www.utbodsvefur.is. Sjá nánar hér: http://www.fjarmalaraduneyti.is/frettir/nr/19455

Árangursstjórnunarsamningur við embætti Tollstjóra

Fjármála- og efnahagsráðherra og tollstjóri undirrituðu í dag nýjan árangursstjórnunarsamning sem gildir til ársins 2020 og leysir af hólmi samning frá árinu 2001. Með samningnum er lagður grunnur að áætlanagerð og árangursmati á sviði tolla- og innheimtumála á grundvelli stefnuskjalsins Tollstjóri 2020. http://www.fjarmalaraduneyti.is/frettir/nr/19434

Þróun launa starfsmanna sem heyra undir kjararáð

Laun starfsmanna sem kjararáð ákveður hafa hækkað hlutfallslega minna en laun á almennum vinnumarkaði og laun ríkisstarfsmanna sem ekki heyra undir kjararáð. Þannig hafa laun þeirra síðastnefndu hækkað um um það bil 66% frá miðju ári 2006 til loka árs 2014 en laun embættismanna undir kjararáði um tæp 50%. Sjá nánar á vef ráðuneytisins: http://www.fjarmalaraduneyti.is/frettir/nr/19401

Ríki og sveitarfélög efla samstarf í kjaramálum

Samstarf hins opinbera í kjaramálum eflist til muna með stofnun kjaramálaráðs, en samkomulag um koma því á laggirnar var undirritað þann 15. apríl sl. á samráðsfundi ríkis og sveitarfélaga, sjá nánar hér: http://www.fjarmalaraduneyti.is/frettir/nr/19270