Fréttabréf stjórnenda ríkisstofnana 13. október 2009

2. tbl. 11. árg.
Útgefið 13. október 2009
Útgefandi: Fjármálaráðuneytið
Ábyrgðarmaður: Ráðuneytisstjóri
Vefur: www.fjarmalaraduneyti.is
Tölvupóstfang: [email protected]

Fréttabréfið er einnig fáanlegt á PDF-formi sem er afar hentugt til útprentunar og sem unnt er að lesa með forritinu Adobe Acrobat Reader.

• Fréttabréf stjórnenda ríkisstofnana 13. október 2009 (PDF 104 KB)

Mannauðsstjórnun á tímum aðhaldsaðgerða

Sparnaðarátak ríkisstjórnarinnar hefur óhjákvæmilega í för með sér að forstöðumenn þurfa að endurmeta verkefni og útgjöld stofnana sinna til að reksturinn verði innan ramma fjárlaga. Hlutskipti þeirra er að standa fyrir niðurfellingum á verkefnum og breytingum á vinnufyrirkomulagi eða verkefnum starfsfólks, launalækkunum og jafnvel uppsögnum starfsmanna. Forstöðumenn þurfa að leiða breytingar á stofnunum sínum og í því ferli er mikilvægast að starfsmennirnir skilji þær forsendur sem unnið er útfrá og vinni að framgangi breytinganna, en ekki gegn þeim. Það felur í sér að eiga þarf gott samstarf við starfsmenn og leiða þannig stofnunina og starfsmenn hennar með farsælum hætti í gegnum breytingarnar.

Miðlun upplýsinga

Skipulögð upplýsingagjöf stjórnenda til starfsmanna um það sem í vændum er skiptir sköpum um það hvernig til tekst. Upplýsingar og framtíðarsýn dregur úr kvíða og óöryggi. Mikilvægt er að starfsmenn upplifi ekki þörfina fyrir breytingar sem gagnrýni á eigin frammistöðu.

Breytingar á kjörum starfsmanna

Standi stofnun frammi fyrir því að þurfa að gera breytingar á kjörum starfsmanna er nauðsynlegt að kynna breytingarnar fyrir starfsmönnum. Þá verður að gæta þess að breytingar á kjörum fari hvorki á svig við ákvæði starfsmannalaga eða kjara- og stofnanasamninga. Þær leiðir sem mögulegt er að fara við slíkar aðstæður geta til dæmis verið:

• Breytingar á vinnufyrirkomulagi starfsmanna.
• Breytingar á störfum og verksviði.
• Breyting annarra starfskjara.
• Fækkun starfsfólks.

Gagnkvæmt traust

Gagnkvæmt traust í ráðningarsambandi, almennt nefnt „sálfræðilegi samningurinn“ í mannauðsfræðunum, er heiti yfir það óskráða traust sem ríkir á milli aðila. Hann byggir á væntingum starfsmanns til starfsins og vinnustaðarins og væntingum vinnuveitanda til starfsmannsins. Sýnt þykir að brot á sálfræðilega samningnum ýtir undir mótun neikvæðra viðhorfa starfsmanns til yfirmanns og vinnustaðar.

Almennt hafa ríkisstarfsmenn þær væntingar að starfsöryggi sé tryggt hjá ríkinu en hætt er við að á þeim tímum sem við nú upplifum geti þær væntingar brugðist. Við þær aðstæður sem nú ríkja verður að vinna að því af fremsta megni að takmarka það tjón sem ímynd ríkisins sem vinnuveitandi getur orðið fyrir. Það er því enn mikilvægara en áður að forstöðumenn reyni að viðhalda því trausti sem starfsmenn hafa gengið út frá m.a. með því að halda starfsmönnum upplýstum um þær breytingar sem stofnunin þarf að gera á hverjum tíma.

Af ofansögðu er ljóst mikilvægi þess að forstöðumenn leggi sig fram við að beita vönduðum stjórnunarháttum og leggja sitt af mörkum til að viðhalda jákvæðri stofnanamenningu sem grundvallast á virðingu og opnum samskiptum. Það að sýna starfsfólki stuðning og sanngirni og veita reglulega upplýsingar um það sem er í vændum, dregur úr óvissu og ótta og stuðlar að stöðugleika innan stofnunar.

Að lokum - aðferðir mannauðsstjórnunar eru ekki munaður heldur nauðsyn

Stjórnendur ættu ávallt að hafa það hugfast að ríkisstofnanir byggja tilvist sína á mannauði. Miklar framfarir hafa orðið í mannauðsmálum ríkisins undanfarin ár og ljóst er að núverandi staða ríkissjóðs mun reyna á starfsemi ríkisstofnana, stjórnendur þeirra og starfsmenn. Því er mikilvægt að viðhalda því góða starfi sem unnið hefur verið á sviði mannauðsstjórnunnar.

Breytt fréttabréf

Stefnt er að því að senda út fréttir frá skrifstofunni oftar en verið hefur. Efnið fer eftir því hvað er efst á baugi hverju sinni. Fyrst verður fjallað um mannauðsstjórnun á tímum aðhaldsaðgerða og annað tengt efnahagsástandinu og verður frekari umfjöllun un það efni á næstunni.

_______________

Fréttir af mannauðskerfum ríkisins

Í síðasta fréttabréfi var fjallað um ráðningarkerfi fyrir ríkisstofnanir. Ráðningarkerfið er eitt af þeim verkefnum sem starfshópur um innleiðingu mannauðshluta Oracle (Orra) hefur unnið að síðustu mánuðina.

Ráðningarkerfið hefur nú verið sett upp hjá öllum ríkisstofnunum

Ráðningarkerfið er hugbúnaðarkerfi þar sem stofnunum ríkisins er gert kleift að auglýsa störf á netinu, umsækjendum að sækja um störf á netinu og stofnun að taka rafrænt á móti umsóknum um starf. Í kerfinu er einnig hægt að senda stöðluð bréf til umsækjanda eftir stöðu umsóknar hverju sinni.

Meginþættir ráðningarkerfisins eru:

• Skráning og auglýsing lausra starfa
• Umsóknir um laus störf
• Yfirlit umsókna
• Úrvinnsla umsókna
• Skrifleg/rafræn samskipti við umsækjendur og skjölun þeirra
• Gerð ráðningarsamnings og fylgiskjala
• Flutningur á upplýsingum úr ráðningarkerfinu í mannauðskerfi Oracle

Grunnkennsla á kerfið tekur einungis um eina klukkustund. Þeir sem hafa áhuga á að nýta sér þennan kerfishluta eru vinsamlegast beðnir að hafa samband við Ólaf Jón sérfræðing hjá Fjársýslunni í síma 545 7693. Á vef Fjársýslunnar er einnig notendahandbók til stuðnings fyrir notendur.

_______________

Samræming og efling á skráningu upplýsinga í launakerfi ríkisins

Í mars síðastliðnum var skrifað undir samstarfssamning Kjararannsóknarnefndar opinberra starfsmanna (KOS) og Hagstofu Íslands. Þar með eru kjararannsóknir á almennum og opinberum vinnumarkaði sameinaðar hjá Hagstofunni. Samningurinn nær til samstarfs um gerð vinnumarkaðsrannsókna um kjör og atvinnutekjur á opinberum vinnumarkaði með sambærilegum hætti og gildir um launarannsóknir á almennum vinnumarkaði. Markmiðið er að tryggja samanburðarhæfar upplýsingar um laun og launakostnað á íslenskum vinnumarkaði, sem meðal annars geta nýst við launaákvarðanir.

Í framhaldi af undirritun samstarfssamningsins hafa starfsmannaskrifstofa fjármálaráðuneytisins og Hagstofa Íslands verið í samstarfi til að samræma skráningu upplýsinga í launakerfi ríkisins svo að launagögn frá ríkinu nýtist með fullnægjandi hætti í rannsóknum Hagstofunnar. Til að ljúka þeirri vinnu mun starfsfólk Hagstofunnar heimsækja launafulltrúa ríkisstofnana á næstu mánuðum og fara með þeim yfir skráningu upplýsinga í launakerfið, sérstaklega skráningu starfa samkvæmt starfaflokkun Hagstofunnar ÍSTARF.

Stofnunum ríkisins mun á næstunni berast bréf þar sem nánari upplýsingar koma fram og heimsóknir skipulagðar.
Það er von okkar á starfsmannaskrifstofunni að forstöðumenn taki sérstaklega vel á móti starfsfólki Hagstofunnar einkum vegna þess að því betri sem skráning upplýsinga er því meiri möguleikar eru á miðlun upplýsinga til forstöðumanna. Vakni einhverjar spurningar eða ábendingar er velkomið að hafa samband við starfsfólk starfsmannaskrifstofunnar, þau Helgu Jóhannesdóttur ([email protected]) og Sverri Jónsson ([email protected]).

_______________

Álit umboðsmanns Alþingis

Ráðning í starf lögfræðings, kröfur til skýrleika í auglýsingu

Í nýlegu áliti fjallar umboðsmaður Alþingis um ráðningu í starf lögfræðings. Með bréfi umboðsmanns til fjármálaráðuneytisins vekur hann sérstaka athygli ráðuneytisins á því að taka verður með skýrum og afdráttarlausum hætti fram í auglýsingum um starf lögfræðinga hvort nægjanlegt sé að umsækjandi hafi aðeins lokið grunnnámi í lögfræði eða að áskilið sé að hlutaðeigandi hafi einnig lokið meistaraprófi á því sviði eða eftir atviku embættisprófi.

Fjármálaráðuneytið vill vekja sérstaka athygli forstöðumanna á þessum þætti í áliti umboðsmanns nr. 5118/2007.

_______________

Nýtt á vef fjármálaráðuneytisins

Eins og lesendum fréttabréfsins er kunnugt þá er starfsmannaskrifstofan með sérstakt vefsvæði á vef fjármálaráðuneytisins sem nefnist ríkisstarfsmenn. Stefnt er að því að uppfæra vefinn með reglubundnum hætti og jafnframt bæta inn á hann nýjum upplýsingum og verða forstöðumenn upplýstir um nýtt efni og hvað hefur verið endurnýjað.

Nýtt efni á síðunni að þessu sinni er sem hér segir:

Kjarasamningar

Flestir kjarasamningar ríkisins við viðsemjendur sína runnu út á vormánuðum 2009 en nú hafa kjarasamningar verið endurnýjaðir við tólf félög Bandalags starfsmanna ríkis og bæja (BSRB), Starfsgreinasamband Íslands (SGS), Samiðn f.h. aðildarfélaga, Rafiðnaðarsamband Íslands f.h. aðildarfélaga og Læknafélag Íslands. Samningarnir hafa allir verið samþykktir nema af þremur félögum BSRB sem felldu samninginn.

Kjarasamningarnir eru komnir á vefsíðu fjármálaráðuneytisins.

Úrræði ríkisstofnana á samdráttartímum

Á síðunni úrræði ríkisstofnana á samdráttartímum er að finna glærur og erindi frá tveimur morgunverðarfundum sem haldnir hafa verið vegna úrræða stofnana á samdráttartímum. Þetta efni getur nýst forstöðumönnum við athugun á því hvaða leiðir eru færar þegar breytingar þarf að gera á rekstri stofnunarinnar.

Spurt og svarað, vaktavinna

Fjallað er um uppgjör þeirra vaktavinnnumanna sem hafa valið greiðslu yfirvinnu- eða stórhátíðakaups fyrir vinnu á sérstökum frídögum en fá ekki eða eiga ekki kost á 88 stunda helgidagafríi árlega. Þetta er í daglegu tali kallað bæting.

_______________

Frá félagi forstöðumanna ríkisstofnana

Fræðsla, forysta og traust

Félag forstöðumanna ríkisstofnana (FFR) hóf vetrarstarfið 2009-2010 þann 3. september með vel sóttum fundi á Hilton hótelinu um lækkun ríkisútgjalda hjá opinberum stofnunum. Á fundinn mættu um 350 manns auk þess sem um 130 manns fylgdust með fundinum í beinni útsendingu á netinu. Fundurinn var haldinn í samstarfi við fjármálaráðuneytið og flutti Steingrímur J. Sigfússon fjármálaráðherra ávarp. Einnig var haldinn fjölmennur fundur á Grand Hótel þann 16. september um sameiningu og endurskipulagningu ríkisstofnana. Sá fundur var í samvinnu við Ríkisendurskoðun og Stofnun stjórnsýslufræða við Háskóla Íslands. Báðir fundirnir heppnuðust mjög vel og er ljóst af fundarsókn forstöðumanna að þeir kunna vel að meta framtakið.

Á fundinum þann 3. september voru auk ýmissa mjög fróðlegra erinda kynntar hugmyndir um samráð og samvinnu á milli forstöðumanna stofnana, fjármálaráðuneytis og annarra ráðuneyta til að takast á við það erfiða og flókna verkefni sem framundan er í íslenskri stjórnsýslu við að draga úr kostnaði og forgangsraða verkefnum. Þessi samvinna byggist meðal annars á eftirfarandi samþykkt aðalfundar FFR frá 11. maí sl. :

„Aðalfundur Félags forstöðumanna ríkisstofnana haldinn 11. maí 2009 leggur því til við ríkisstjórnina að stofnaður verði formlegur vettvangur ríkisstjórnarinnar og Félags forstöðumanna ríkisstofnana sem hafi það hlutverk að vera til samráðs og upplýsingamiðlunar milli ráðuneyta og forstöðumanna um þær leiðir, útfærslur og stjórnsýslubreytingar sem breytt efnahagsumhverfi, tekjufall og skuldastaða ríkissjóðs krefst að tekist verði á við. "

Eftir nokkra undirbúningsfundi fulltrúa fjármálaráðuneytis og fulltrúar í stjórn FFR var samþykkt í ríkisstjórn að setja af stað vinnu í Stýrihópi fjármálaráðuneytis og Félags forstöðumanna ríkisstofnana um útfærslu aðhalds- og sparnaðaraðgerða haustið 2009. Fulltrúar Félags forstöðumanna í þessu hópi eru Ásta Valdimarsdóttir forstjóri Einkaleyfastofunnar og Lárus H. Bjarnason rektor Menntaskólans við Hamrahlíð. Fulltrúar fjármálaráðuneytisins eru Þórhallur Arason formaður, Gunnar Björnsson, Ingþór Karl Eiríksson og Eyþór Benediktsson. Gert er ráð fyrir því að helstu verkefni hópsins verði:

• Stefnumörkun varðandi útfærslu þeirra leiða sem mögulegar eru til hagræðingar í rekstri.
• Taka saman og miðla leiðbeiningum um helstu úrræði sem hægt er að grípa til.
• Skipuleggja með hvaða hætti samráð og samvinna milli forstöðumanna stofnana innbyrðis og milli ráðuneyta eigi sér stað.
• Vera bakhjarl sérstaks sparnaðarátaks í ríkisrekstri.
• Vera ráðgefandi varðandi launa- og starfsmannaákvarðanir sem stofnanir og ráðuneyti þurfa að taka.
• Hafa yfirsýn yfir þær aðgerðir sem verið er að vinna ásamt því að upplýsa ráðuneyti og ríkisstjórn um stöðu mála.

Fyrirkomulag vinnunnar verður þannig að auk tilnefndra fulltrúa mun fjármálaráðuneytið leggja stýrihópnum til starfsmenn sem munu að mestu sjá um daglega framkvæmd. Jafnframt er gert ráð fyrir að hvert ráðuneyti komi sér upp aðgerðateymi starfsmanna sem fást við fjárlagagerð og framkvæmd fjárlaga auk fulltrúa forstöðumanna þeirra stofnana sem undir viðkomandi ráðuneyti heyra. Þetta teymi ber ábyrgð á því að fylgja eftir þeim hagræðingaraðgerðum sem nauðsynlegt verður að ráðast í innan hvers ráðuneytis, fylgjast með framgangi þeirra með reglulegum hætti og upplýsa stýrihópinn um stöðuna. Einn af starfsmönnum viðkomandi ráðuneytis í aðgerðateyminu verður svo tengiliður þess við stýrihóp fjármálaráðuneytisins. Auk þess mun hópurinn hafa víðtækt samráð við rekstrarstjóra ráðuneytanna. Vinna stýrihópsins er hafin og er gert ráð fyrir að mestur þungi vinnunnar verði á næstu 2-3 mánuðum þegar stofnanir og ráðuneyti eru að vinna sínar rekstraráætlanir fyrir árið 2010.

Það er von stjórnar FFR að þetta mikilvæga samstarf við ráðuneytin leiði til þess að reynsla og þekking þeirra sem best til þekkja á hverri stofnun verði nýtt til hins ýtrasta. Einnig er mikilvægt að sjálfstæði stjórnenda ríkisstofnana til að fylgja eftir þeim aðgerðum sem þörf er á verði virt. Það er einnig mjög mikilvægt að gæta þess eins og kostur er að sá árangur sem áunnist hefur á síðustu árum við að efla og bæta rekstur ríkisstofnana glatist ekki þó að á móti blási um stundarsakir. Margar stofnanir eru reknar af miklum metnaði þar sem byggt er á þekkingu og mannauði. Þessu má ekki tapa og þess verður að gæta að meta aðstæður í hverju tilfelli. Það er einnig mikilvægt fyrir stjórnendur í opinberum rekstri að hafa ákveðinn sveigjanleika við stjórn fjármála og að á milli þeirra og ríkisvaldsins ríki traust.

Á næstunni munu forstöðumenn þurfa að fylgja eftir ýmsum ákvörðunum stjórnvalda sem munu hafa áhrif á þjónustu við almenning og breyta kjörum starfsfólks til hins verra s.s. vegna lækkunar launa, breytts starfshlutfalls og uppsagna. Vegna þessa mun mæða mikið á forstöðumönnum og er mikilvægt að FFR veiti þann stuðning sem mögulegt er og að einstakir félagsmenn sem hafa reynslu miðli henni til annarra stjórnenda sem á þurfa að halda. Það er einmitt einn tilgangur Félags forstöðumanna ríkisstofnana að efla kynni félagsmanna og stuðla að samstarfi þeirra og það er sennilega aldrei mikilvægara en á næstu misserum í umróti niðurskurðar og breytinga á skipulagi hins opinbera.

Að lokum er FFR félögum og öðrum áhugasömum bent á heimasíðu félagsins www.ffr.is.

Akranesi 28. september 2009

Magnús Guðmundsson
formaður FFR