Fréttabréf stjórnenda ríkisstofnana 30. desember 2008
5. tbl. 10. árg.
Útgefið 30. desember 2008
Útgefandi: Fjármálaráðuneytið
Ábyrgðarmaður: Baldur Guðlaugsson, ráðuneytisstjóri
Vefur: www.fjarmalaraduneyti.is
Tölvupóstfang: [email protected]
Fréttabréfið er einnig fáanlegt á PDF-formi sem er afar hentugt til útprentunar og sem unnt er að lesa með forritinu Adobe Acrobat Reader.
Endurmat verkefna
Vegna þess mikla vanda sem nú blasir við þjóðarbúinu er aðhald í ríkisfjármálum enn mikilvægara en nokkru sinni. Slíkt aðhald kallar á breytingar á rekstri ríkisins.
Endurskoðun verkefna sem þegar er hafin er óhjákvæmileg og mikilvægt að hún sé sem víðtækust og fari fram með opnum og fordómalausum hætti. Við slíka vinnu reynir mikið á stjórnendur ráðuneyta og ríkisstofnana en frumkvæði þeirra getur skipt sköpum. Eitt af þeim verkfærum sem fjármálaráðuneytið hefur útbúið er gátlisti um mat á verkefnum en gátlistinn er til þess ætlaður að auðvelda stjórnendum endurskoðun verkefna. Gátlistinn byggir á 24 lykilspurningum sem má skipta upp í eftirfarandi flokka:
- Í fyrsta flokki eru spurningar sem tengjast mati á því, hvort sannarlega sé þörf á því að ríkið sinni tilteknu verkefni. Við lifum á tímum mikilla breytinga og því getur það gerst með tímanum að verkefni sem eitt sinn þóttu nauðsynleg séu það ekki lengur. Spurningar í þessum flokki snúa að því, hver sé tilgangur verkefnisins, þörfina fyrir það, hverjir njóti ávinnings og hvort til staðar sé lögbundinn eða samningsbundinn réttur sem kveður á um að verkefninu sé sinnt.
- Í öðrum flokki spurninga er leitast við að meta þörf ríkisins á þátttöku í verkefnum sem sannarlega er talin þörf á að sinnt sé með einhverjum hætti. Þrátt fyrir að verkefni sé metið svo að ástæða sé talin til að sinna því er ekki þar með sagt að ríkið þurfi að koma að úrlausn þess. Með þessu er gerð tilraun til að meta áhrif verkefnisins á önnur verkefni hjá ríkinu, hvernig þróun þess muni verða næstu árin, hvað áhrif það hefur á verkefnið komi ríkið ekki að því, hvort kostnaður sé réttlætanlegur með hliðsjón af ávinningi o.fl.
- Í þriðja flokki er reynt að meta þau verkefni sem talið er að ríkið eigi með einhverjum hætti að koma að úrlausn á. Þrátt fyrir að rök standi til þess að ríkið komi að því að tryggja ákveðna þjónustu er ekki gefið að ríkið þurfi að sinna henni sjálft. Ríkið hefur yfir að ráða fjölbreyttum stjórntækjum sem það getur beitt til þess að hafa áhrif á verkefni og jafnvel greiða fyrir framkvæmd þeirra án þess að koma að úrlausn með beinum hætti. Spurningarnar í þessum flokki leitast við að meta beina aðkomu ríkisins að tilteknu verkefni og hvað mæli gegn því að annarra lausna sé leitað.
- Í fjórða flokki er fjallað um hvernig verkefnum sem talið er að ríkið þurfi að sinna verði best fyrir komið hjá ríkinu. Þar koma til álita þættir eins og hvort sjálfstæðis sé krafist, hvernig tengslum valds og ábyrgðar sé fyrir komið o.fl.
Gátlisti fjármálaráðuneytisins er fyrst og fremst tæki til þess að hjálpa ráðuneytum og stofnunum að vinna faglegt mat á þeim verkefnum sem verið er sinna og meta hvort breytinga sé þörf. Í kjölfarið þarf að fara í nákvæmari vinnu við framkvæmd þeirra breytinga sem ákveðið er að stofna til s.s. með því að hætta verkefnum alfarið eða gera breytingar á fyrirkomulagi þeirra.
_______________
Lok kjarasamninga 2008
Samninganefnd ríkisins hefur lokið samningagerð vegna þeirra kjarasamninga sem voru með gildistíma fram til hausts 2008. Nýlega voru undirritaðir kjarasamningar við Landssamband lögreglumanna, Tollvarðafélag Íslands, Félag skipstjórnarmanna og Félag vélstjóra og málmtæknimanna vegna Hafrannsóknastofnunarinnar og Félagi leikstjóra á Íslandi við Þjóðleikhúsið. Kjarasamningarnir eru birtir á vefsíðu fjármálaráðuneytisins.
Á nýloknu samningatímabili gerði samninganefnd ríkisins 31 kjarasamning við 126 stéttarfélög. Til samanburðar má geta þess að á samningstímabilinu 2004−2008 gerði samninganefnd ríkisins 42 kjarasamninga við 116 stéttarfélög. Á samningstímabilinu 2000−2004 gerði nefndin mun fleiri samninga eða 77 við 136 stéttarfélög.
Hér er um að ræða fækkun samninga á milli samningstímabila. Fækkun samninga er jákvæð þróun sem ræðst af því að stéttarfélög hafa sameinast og önnur hafa samflot um samningsgerðina. Þá hefur stofnunum sem voru með sérstök stofnanastéttarfélög verið breytt í opinber hlutafélög, má þar nefna Ríkisútvarpið.
_______________
Einelti á vinnustað - leiðbeiningar fyrir stjórnendur
Starfsmannaskrifstofa fjármálaráðuneytisins hefur gefið út leiðbeiningarbækling fyrir stjórnendur vegna eineltis á vinnustöðum. Bæklingurinn veitir stjórnendum margvíslegar upplýsingar um einelti. Í honum er m.a. fjallað um skilgreiningu eineltis, hvernig einelti getur komið fram, þætti sem stuðla að einelti, neikvæð áhrif eineltis á rekstur stofnana, hvernig stjórnendum ber að taka á eineltismálum og hvaða þættir eiga heima í eineltisstefnu stofnana.
Forstöðumenn eru hvattir til að halda starfsmannafund og kynna bæklinginn og yfirfara þau gildi sem fram koma í eineltisstefnu stofnunar. Með þessu gengur forstöðumaður á undan með góðu fordæmi og leggur sitt að mörkum til að skapa vinnumenningu þar sem lögð er áhersla á virðingu og góða starfshætti.
_______________
Reynslutími við upphaf ráðningar/ tímabundin ráðning
Ákvæði starfsmannalaga nr. 70/1996 gera ráð fyrir sérstökum reynslutíma við upphaf starfs en þau kveða ekki á um hversu langur sá tími skuli vera. Forstöðumönnum stofnana er því heimilt að ákveða lengd reynslutíma hverju sinni t.d. með því að skrá hann í ráðningarsamning. Öruggast er að taka fram með nákvæmum hætti í samningnum ef lengd reynslutímans á að vera annar en þrír mánuðir. Sé reynslutíminn ekki ákveðinn sérstaklega telst hann vera fyrstu þrír mánuðir í starfi.
Ekki er hægt að leggja að jöfnu tímabundna ráðningu og reynslutíma við upphaf ráðningar.
Þegar starfsmaður er ráðinn tímabundið og lokadagur skráður í ráðningarsamning er rétt að gera starfsmanninum viðvart með nokkurra daga fyrirvara hvort ráðningarsamningurinn verði endurnýjaður. Ef hann er ekki endurnýjaður og starfsmaðurinn heldur áfram störfum sínum við stofnunina telst starfsmaðurinn fastráðinn og uppsagnarfrestur hans vera þrír mánuðir.
_______________
Ýmislegt fréttnæmt
Símavaktin
Sérfræðingar starfsmannaskrifstofunnar skipta með sér svokallaðri símavakt og svara fyrirspurnum stofnana er varða starfsmannamál. Tilgangur símavaktarinnar er fyrst og fremst að leiðbeina stofnunum og aðstoða þær vegna álitaefna um túlkun og framkvæmd kjarasamninga og lagaákvæða.
Á fimm vikna tímabili í október og nóvember sl. fór fram könnun á erindum sem bárust símavaktinni til að kanna hvers efnis fyrirspurnirnar eru og hvaðan þær koma. Algengustu fyrirspurnirnar sem bárust eru birtar á myndinni hér að neðan. Á tímabilinu bárust rétt um hundrað fyrirspurnir eða 20 fyrirspurnir í viku hverri. Langflestir hafa samband símleiðis en um fimmtungur samskipta er í tölvupósti. Áfram verður haldið að skrá þau erindi sem berast símavaktinni, enda gagnast niðurstöðurnar vel við að meta þörf fyrir fræðslu í starfsmannamálum og þegar ákveða skal efni til birtingar á vefnum.
Sérstaklega var kannað hve margir leita úrlausna mála sinna á vef ráðuneytisins áður en haft var samband við símavaktina. Af þeim sem höfðu samband hafði aðeins um þriðjungur fyrst leitað svara á vefnum. Því vekjum við sérstaka athygli á vefnum en þar er að finna mikið efni um starfsmanna- og mannauðsmál hjá ríkinu. Þar eru leiðbeiningar í formi dreifibréfa og tilmæla. Fjallað er um algeng atriði sem koma upp í starfsmannamálum og einnig eru birt svör við algengum spurningum sem berast símavaktinni. Stjórnendur og aðrir þeir sem koma að starfsmannamálum eru hvattir til að kynna sér efnið, enda er vefurinn gagnlegur upplýsingabrunnur sem er í sífelldri endurskoðun. Slóðin er www.fjarmalaraduneyti.is/starfsmenn-rikisins/.
_______________
Starfsmenntaverðlaun til Fræðslusetursins Starfsmenntar
Fræðslusetrið Starfsmennt hlaut starfsmenntaverðlaun Starfsmenntaráðs í flokki skóla og fræðsluaðila vegna verkefnisins Járnsíða sem unnið var í samvinnu við Sýslumannafélag Íslands. Járnsíða samanstendur af rúmlega 30 námsþáttum sem mynda heildarnámskerfi fyrir starfsfólk embættanna við almenn skrifstofu- og afgreiðslustörf og sinnir einnig sérhæfðri þjónustu við sérfræðinga. Verðlaunin voru nýlega veitt við hátíðlega athöfn. Viðurkenningin er sérstaklega gleðileg þar sem Starfsmennt og Járnsíða hafa átt langt og gott samstarf, allt frá árinu 2003, þar sem þróun þjónustu og nýjungar hafa fengið að blómstra.
Fræðslusetrið Starfsmennt var stofnað árið 2001 til að sinna heildstæðri þjónustu á sviði endur- og símenntunarmála fyrir opinberar stofnanir og starfsmenn þeirra. Setrið er því þjónustuaðili fræðslumála fyrir félagsmenn þeirra fjölmörgu aðildafélaga sem að setrinu standa. Það metur þörf fyrir fræðslu hjá einstökum stofnunum og stofnanahópum, kemur á starfstengdum námskeiðum, leggur fram nýjungar á starfsþróunarverkefnum og veitir stofnunum ráðgjöf.
Starfsemi Fræðslusetursins hefur falist að mestu leyti í því að bjóða upp á margvísleg námskeið sem styrkja persónulega hæfni einstaklinga sem og getu þeirra í starfi. Námskeiðin falla einkum undir almenn námskeið, starfstengd námskeið, netnámskeið og Járnsíðu (skóli fyrir starfsmenn sýslumannsembættanna). Jafnframt hefur setrið hrint úr vör stóru starfsþróunarverkefni sem ber heitið Ráðgjafi að láni og er hugsað fyrir stofnanir sem vilja koma á virkri símenntunaráætlun fyrir starfsmenn sína. Hefur þetta reynst mjög vel og fjölmargar stofnanir hafa tekið þátt í verkefninu við góðan orðstír. Frekari upplýsingar eru að finna á vefsíðu setursins.
_______________
Nýir forstöðumenn
Fyrirhugað er að halda fund með nýjum forstöðumönnum hjá ríkinu í byrjun árs 2009, þ.e. þeim forstöðumönnum sem hafa hafið störf frá því að síðasti fundur var haldinn í lok janúar 2008. Fundurinn verður haldinn í vikunni 25. – 31. janúar 2009 en nánari dagsetning verður tilkynnt síðar. Gert er ráð fyrir að fundurinn verði með svipuðu sniði og síðasti fundur en þá var lögð áhersla á breytt starfsumhverfi stjórnandans.
Síðast var haldinn fundur með nýjum forstöðumönnum 22. janúar 2008. Til þess að meta gagnsemi fundarins var forstöðumönnum sendur spurningarlisti í október sl. þar sem spurt var um mat þeirra á kynningunni ásamt einstökum hlutum kynningarinnar. Svarhlutfall var mjög gott og ekki er annað að sjá en að efnið hafi nýst forstöðumönnunum nokkuð vel.
Fram komu ábendingar um ýmislegt sem gagnlegt væri að hafa á kynningu fyrir nýja forstöðumenn. Þar má m.a. nefna árangursstjórnun, kynningu á lögum og stjórnsýslu, gátlista um hvenær skuli skila rekstraráætlun, launamál og meiri stuðning frá fagráðuneytum til nýrra forstöðumanna.
_______________
Samstarfsvettvangur fjármálaráðuneytisins og Félags forstöðumanna ríkisstofnana
Alþingi hefur nú afgreitt fjárlög fyrir árið 2009 sem endurspegla breytingar á efnahagslegri stöðu lands og þjóðar, einstaklinga, atvinnulífsins og hins opinbera. Sá óhjákvæmilegi samdráttur í fjárveitingum til ríkisstofnana sem í fjárlögunum felst mun reyna með breyttum hætti á starfsemi margra ríkisstofnana, stjórnendur þeirra og starfsmenn. Miðað við efnahagsspár má gera ráð fyrir að sá niðurskurður sem ráðist verður í 2009 sé aðeins fyrsta skrefið í frekari niðurskurði og útgjaldaaðhaldi næstu árin þar á eftir.
Vegna fyrirsjáanlegrar þrengri fjárhagslegrar stöðu ríkissjóðs og lækkaðra fjárveitinga ritaði stjórn Félags forstöðumanna ríkisstofnana fjármálaráðuneytinu bréf hinn 17. nóvember sl. þar sem óskað var eftir því að aðilar settu á fót samstarfsvettvang þessara aðila, skipuðum fulltrúum frá hvorum fyrir sig. Hlutverk hópsins yrði að fjalla um stöðu, þróun og umbætur í þeim rekstrarmálefnum ríkisins sem undir fjármálaráðuneytið heyra og varða allar ríkisstofnanir.
Í bréfinu var lagt til að aðilar útfæri sameiginlega hvernig að þessu samráði verði staðið og var sú hugmynd sett fram að hópurinn mundi byrja á því að skilgreina hlutverk sitt nánar og velja í kjölfarið verkefni í samræmi við það og þær þarfir og áherslur sem uppi eru hverju sinni. Í bréfi félagsins segir jafnframt að á þessum tímum sé mikilvægt að ríkisaðilar bregðist við með ábyrgð og reyni eftir bestu getu að sjá þau tækifæri sem ný staða leiðir af sér til að ríkisstarfsemin og einstakar ríkisstofnanir geti áfram sinnt hlutverki sínu með árangursríkum hætti.
Þessari hugmynd hefur verið vel tekið í fjármálaráðuneytinu og áformað er að móta samstarfið og verkefnin eftir áramót. Ljóst má vera að næstu ár verða erfið fyrir ríkisstofnanir ekki síður en aðra starfsemi og minni fjármunir til ráðstöfunar úr ríkissjóði. Mikilvægt er við slíkar aðstæður að vel sé staðið að málum og kraftar sameinaðir til þess að takast á við viðfangsefnin. Félagið stefnir að því að sem flestir forstöðumenn komi að starfi tengdu þessu samstarfi. Ein hugmynd er að setja upp hópa innan félagsins um ýmis hagsmunamál sem einkum munu vinna saman með tölvupósti og á netinu t.d. um fjárlagagerð og framkvæmd fjárlaga, starfsmannamál eða önnur rekstrarmál og að þeir sem ekki taki beinan þátt í starfinu geti komið hugmyndum sínum á framfæri.
Ein af þeim hugmyndum sem komið hafa fram er að í janúar haldi félagið og fjármálaráðuneytið fund þar sem fjármálaráðuneytið kynni ýmis efni svo sem langtímaáætlun í ríkisfjármálum, umbótastarf í ríkisrekstrinum, framkvæmd fjárlaga 2009 auk þess sem fjallað verði um rekstraráætlanir 2009 og leiðir fyrir ríkisstofnanir til að ná fjárhagslegum markmiðum með aðgerðum í starfsmannamálum og öðrum rekstrarmálum.
Haukur Ingibergsson, formaður
Félags forstöðumanna ríkisstofnana