Fréttabréf stjórnenda ríkisstofnana 5. október 2006
3. tbl. 8. árg.
Útgefið 5. október 2006
Útgefandi: Fjármálaráðuneytið
Ábyrgðarmaður: Baldur Guðlaugsson, ráðuneytisstjóri
Vefur: www.fjarmalaraduneyti.is
Tölvupóstfang: [email protected]
Fréttabréfið er einnig fáanlegt á PDF-formi sem er afar hentugt til útprentunar og sem unnt er að lesa með forritinu Adobe Acrobat Reader.
Könnun á starfsumhverfi ríkisstarfsmanna
Starfsumhverfi ríkisstarfsmanna kortlagt
Í undirbúningi er könnun á starfsumhverfi ríkisstarfsmanna. Í könnuninni, sem er samstarfsverkefni fjármálaráðuneytisins, Stofnunar stjórnsýslufræða og stjórnmála við Háskóla Íslands og ParX viðskiptaráðgjafar IBM, verður kannað viðhorf starfsmanna ríkisins til eigin starfsumhverfis, auk þess sem forstöðumenn verða spurðir sérstaklega um starfsmannamál stofnana sinna. Áætlað er að þátttakendur verði um 11.000 starfsmenn úr öllum ráðuneytum og um 150 stofnunum, en skilyrði er að starfsmenn stofnunar séu a.m.k. 20 og að starfshlutfall viðkomandi sé 50% eða meira.
Sambærileg könnun var gerð árið 1998 og niðurstöðurnar gefnar út í riti fjármálaráðuneytisins um starfsumhverfi ríkisstarfsmanna við aldarhvörf. Könnunin gefur því færi á ítarlegum samanburði á því hvernig starfsumhverfið og stjórnun stofnana hefur breyst á tímabilinu. Þá verður hægt að meta áhrif nýjunga svo sem nýs launakerfis, árangursstjórnunar o.fl. Könnunin gefur jafnframt mikilvægar upplýsingar um stöðu starfsmannamála hjá stofnunum ríkisins sem nýtast bæði ráðuneytum og stofnunum við mótun áherslna í starfsmannamálum og við áframhaldandi þróun stjórnunaraðferða.
Tækifæri fyrir stofnanir – lærum af þeim sem standa sig vel
Stofnanir munu eiga þess kost að vinna ítarlega úr upplýsingum sem könnunin veitir. Þegar niðurstöðurnar liggja fyrir fá allar þátttökustofnanir stutta samantekt úr könnuninni um sem varðar þeirra stofnun og geta borið sig saman við sambærilegan stofnanahóp og niðurstöðurnar í heild. Til viðbótar gefst gott tækifæri fyrir stofnanir að fá heildstæða vinnustaðargreiningu með lítilli fyrirhöfn.
Með því að framkvæma könnunina með þessum hætti, þ.e. með einni viðamikilli könnun í stað einnar könnunar fyrir hverja stofnun, næst umtalsvert fjárhagslegt hagræði og tímasparnaður. Jafnframt skapast dýrmætt tækifæri til að bera saman skipulag og framkvæmd starfsmannamála í sambærilegu en um leið fjölbreyttu umhverfi. Þá verður litið til þess sem vel er gert sem verður vonandi til miðlunar þekkingar og reynslu.
Stuðningur stjórnenda er lykilatriði
Undirbúningur könnunarinnar stendur nú sem hæst. Hún verður lögð fyrir rafrænt í byrjun nóvember nk. og áætlað er að niðurstöður liggi fyrir fyrri hluta árs 2007. Stuðningur stjórnenda ríkisstofnana og þeirra sem hafa með starfsmannamál að gera er lykilatriði. Aðeins með góðum stuðningi þeirra mun vel takast til og könnunin skila þeim árangri sem lagt er upp með.
Á næstu dögum hefja skipuleggjendur könnunarinnar söfnun netfanga þeirra starfsmanna sem uppfylla þátttökuskilyrðin. Þess er vænst að skjótt og vel verði brugðist við kallinu þegar þar að kemur. Einnig er mjög mikilvægt að forstöðumenn hvetji starfsmenn sína og gefi þeim svigrúm til að svara könnuninni sem fyrst eftir að hún berst þeim.
Nánari upplýsingar um könnunina veita Hrund Sveinsdóttir ([email protected]) og Sverrir Jónsson ([email protected]) á starfsmannaskrifstofu fjármálaráðuneytisins. Ásamt þeim skipa verkefnisstjórn Margrét Björnsdóttir, Ómar H. Kristmundsson og Lilja Þorgeirsdóttir hjá Stofnun stjórnsýslufræða og stjórnmála, og Arndís Ósk Jónsdóttir hjá ParX viðskiptaráðgjöf IBM.
_______________
Margir hafa lokið gerð stofnanasamninga
Við síðustu athugun á því hve margir hafa lokið gerð/endurskoðun stofnanasamninga kom í ljós að tæplega 80% starfsmanna ríkisins sem fá greidd laun samkvæmt kjarasamningum stéttarfélaga innan Bandalags starfsmanna ríkis og bæja, Bandalags háskólamanna og Kennarasambands Íslands fá greidd laun samkvæmt nýrri launatöflu sem tók gildi 1. maí sl.
Samkvæmt þessari athugum virðist staðan nokkuð góð en betur má ef duga skal og ljóst er að nokkrar stofnanir standa verr að vígi en aðrar. Þótt svo stór hluti starfsmanna ríkisins fái þegar greidd laun samkvæmt nýju launatöflunum eiga nokkuð margar stofnanir enn eftir að ljúka gerð stofnanasamninga. Stærri stofnanir hafa flestar lokið gerð stofnanasamninga en þær minni eru margar hverjar eftir.
Við skorum á allar stofnanir að bretta upp ermar og ljúka gerð stofnanasamninga fyrir starfsmenn sína fyrir 1. nóvember nk. eða í allra síðasta lagi fyrir 1. desember, en þá verða liðnir sjö mánuðir frá því að starfsmenn áttu að fá greidd laun samkvæmt nýrri launatöflu.
_______________
Frábær árangur við flokkun starfa?, Ístarf - 95
Svo sem greint var frá í síðasta Fréttabréfi stjórnenda stofnana hefur náðst töluverður árangur við flokkun starfa en í tengslum við innleiðingu á Oracle var stofnunum uppálagt að taka upp svokölluð lýsandi starfsheiti yfir öll störf.
Fjármálaráðuneytið vinnur nú m.a. við könnun á launamun karla og kvenna en samningsaðilar urðu sammála um það við síðustu kjarasamningsgerð að leita þurfi skýringa á því hvað valdi launamun, sé um hann að ræða. Við þessa könnun hefur komið ljós að gæði starfaflokkunarinnar eru alls ekki fullnægjandi.
Til þess að flokkunin sé rétt er áríðandi að stofnanir gæti þess að uppfæra flokkunina við allar breytingar. Sem dæmi má nefna starfsmann sem ræðst í annað starf innan sömu stofnunar. Hann fær þá nýtt starfsheiti og hugsanlega nýtt starfaflokkunarnúmer. Sama gildir um alla nýja starfsmenn, skrá þarf starfsheiti og starfaflokkunarnúmer þeirra.
Fjármálaráðuneytið hvetur stofnanir til að sjá til þess að hafa starfaflokkunina rétta og vandlega uppfærða. Hún er m.a. nauðsynleg við athugun á launaþróun og launamun.
Við uppfærslu á flokkuninni mælist fjármálaráðuneytið til þess að haft sé samband við Hagstofu Íslands sem hefur virkt eftirlit með starfaflokkuninni bæði hjá opinberum stofnunum og á almenna vinnumarkaðinum. Þetta er mjög mikilvægt til þess að tryggja að flokkunin sé sem réttust. Tengiliðir Hagstofunnar eru Hrafnhildur Arnkelsdóttir og Ellen Dröfn Björnsdóttir.
Upplýsingar um Íslenska starfaflokkun er hægt að nálgast á vefsíðu Hagstofu Íslands undir Útgáfur – Flokkunarkerfi. Þar segir að Íslensk starfaflokkun sé flokkunarstaðall sem byggður er á starfaflokkunarkerfi Alþjóðavinnumálastofnunarinnar, ISCO-88. Staðallinn flokkar störf m.a. eftir verkefnum, hæfni, sérhæfingu og ábyrgð. Starfið er því grunneiningin í flokkunarkerfinu þar sem störf með áþekk viðfangsefni og skyldur mynda starfsgrein, þrátt fyrir að starfsheitin séu ólík. Athugið að störf eru flokkuð m.t.t. innihalds, þ.e. starfslýsinga, en ekki starfsheita. Flokkunin snýst ekki um starfsmennina sjálfa og störf tveggja starfsmanna með misjafna menntun og eiginleika geta því flokkast í sama starfaflokk ef þau eru sambærileg.
Þess ber að geta að til athugunar er að kerfinu verði læst eftir 1. janúar n.k. hjá Fjársýslu ríkisins þannig að ekki sé hægt að skrá nýjan starfsmann nema skráð sé starfsheiti/starfaflokkunarnúmer.
_______________
Kastljósið á kallinn í brúnni
Fyrirhugaðir fundir fjármálaráðuneytisins með forstöðumönnum ríkisstofnana
Í nóvembermánuði n.k. stefnir fjármálaráðuneytið að því í samráði við viðkomandi ráðuneyti að halda fundi með forstöðumönnum ríkisstofnana. Á fundunum verður rætt um hlutverk stjórnenda, hvaða eiginleikum þeir þurfa að búa yfir og hvaða kröfur ríkið gerir til þeirra, auk þess sem þeim verða kynnt verkefni sem fjármálaráðuneytið vinnur að og snerta þá beint sem stjórnendur. Markmið með fundunum er að efla þá og styrkja í stjórnendahlutverkinu.
Hvað varðar skipulag fundanna verður um að ræða einsdags fundi utan Reykjavíkursvæðisins, þar sem boðaðir verða forstöðumenn ásamt næstráðendum þeirra og lykilmönnum úr viðkomandi ráðuneyti. Fundirnir verða tvískiptir þannig að fyrst verður fjallað um stjórnandann og hlutverk hans og síðan farið í yfir viðfangsefni fjármálaráðuneytisins sem tengjast þeim sem stjórnendum.
Fundirnir verða nánar auglýstir síðar en við biðjum ykkur að hafa þetta í huga þegar þið skipuleggjið vinnu ykkar í nóvember.
_______________
Ráðstefna opinberra vinnuveitenda á Norðurlöndum
Ráðstefna þeirra sem fara með málefni ríkisstarfsmanna á Norðurlöndum var haldin í Stykkishólmi dagana 30. ágúst til 1. september sl. Ráðstefnur sem þessi eru haldnar annað hvert ár og skiptast löndin á um að halda ráðstefnuna. Hana sækja fulltrúar opinberra vinnuveitenda frá Danmörku, Finnlandi, Íslandi, Noregi og Svíþjóð auk fulltrúa frá norrænu ráðherranefndinni.
Aðalmálefni ráðstefnunnar að þessu sinni var: Hvernig og hvers vegna er vinnuveitendahlutverkið skipulagt með þeim hætti sem það er í dag í hverju einstöku landi?
Á ráðstefnunni kom fram að nokkuð mismunandi er hvernig fyrirkomulagið er í löndunum. Svíþjóð hefur nokkra sérstöðu þar sem sænska ríkið er með sérstakt vinnuveitendasamband ríkisstofnana sem starfar ekki í beinum tengslum við ráðuneytin heldur er stjórnað af forstöðumönnum stofnana.
Þá vakti það mikla athygli að á Íslandi semur hvert einstakt stéttarfélag um kjör sín en alls staðar annars staðar á Norðurlöndum sjá heildarsamstök stéttarfélaganna um samningagerðina fyrir hönd stéttarfélaganna. Sá fjöldi kjarasamninga sem Samninganefnd ríkisins f.h. fjármálaráðherra undirritar vakti talsverða undrun.
Athygli vakti líka ákvæði í dönskum kjarasamningum en hjá dönskum ríkisstarfsmönnum er tekið tillit til launaþróunar á almennum markaði og eru launataxtar ríkisstarfsmanna leiðréttir eftir ákveðnum reglum miðað við það. Síðustu árin hefur launaþróun á almennum markaði í Danmörku verið lægri en umsamdar hækkanir í kjarasamningum hjá ríkinu. Því hafa Danir þurft að leiðrétta samningsbundnar hækkanir hjá ríkisstarfsmönnum í samræmi við almenna launaþróun.
Margt fleira bar á góma og voru miklar og fjörugar umræður á ráðstefnunni
Þátttakendur á ráðstefnunni voru 31 og skiptist hlutfall þátttakenda nokkuð jafnt á milli landanna fimm.
_______________
Ýmislegt fréttnæmt
Nýtt kjararáð
Ný lög um kjararáð tóku gildi 1. júlí sl. Hér er um að ræða nýjan úrskurðaraðila sem ætlað er að ákveða laun og starfskjör alþingismanna, ráðherra, dómara og annarra embættismanna og ríkisstarfsmanna sem svo er háttað um að laun þeirra og starfskjör geta ekki ráðist með samningum á venjulegan hátt vegna eðlis starfa þeirra eða samningsstöðu.
Í ráðinu sitja Jakob Möller hrl., skipaður af Hæstarétti, Guðrún Zoëga verkfræðingur, skipuð af fjármálaráðherra, og Jónas Þór Guðmundsson hdl., Kristinn Hallgrímsson hrl. og Rannveig Sigurðardóttir hagfræðingur, öll kosin af Alþingi. Varamenn eru Kristinn Bjarnason lögmaður, skipaður af Hæstarétti, Auður Finnbogadóttir viðskiptafræðingur, skipuð af fjármálaráðherra, og Eva Dís Pálmadóttir lögmaður, Ásta Ólafsdóttir lögmaður og Svanhildur Kaaber skrifstofustjóri kosnar af Alþingi.
Kjararáð hefur komið saman og kosið Guðrúnu Zoëga sem formann og Jónas Þór Guðmundsson sem varaformann.
Kjararáð hefur sett sér starfsreglur sem er að finna á vefsíðu kjaranefndar.
_______________
Frá Alþingi
Frá því að síðasta fréttabréf kom út í maí í vor hafa nokkur stjórnarfrumvörp sem varða starfsemi og starfsmannamál ríkisstofnana verið samþykkt sem lög frá Alþingi.
Lög um nýjar stofnanir og sameiningu eldri stofnana í nýjar
Lög um Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum, nr. 40/2006.
Lög um Flugmálastjórn Íslands, nr. 100/2006.
Lög um stofnun hlutafélags
Lög um stofnun hlutafélags um flugleiðsöguþjónustu og flugvallarekstur Flugmálastjórnar Íslands, nr. 102/2006.
Lög um stofnun Matvælarannsókna hf., nr. 68/2006.
Ný lög um eldri stofnanir
Lög um Landhelgisgæslu Íslands, nr. 52/2006, tóku gildi 1. júlí sl.
Lög um landmælingar og grunnkortagerð, nr.103/2006, taka gildi 1. janúar 2007.
Lög um vinnumarkaðsaðgerðir, nr. 55/2006, tóku gildi 1. júlí sl.
Lög um Veiðimálastofnun, nr. 59/2006, tóku gildi 1. júlí sl.
Lög sem fela í sér breytt skipulag og tilfærslu á starfsemi milli stofnana
Lög um breyting á lögreglulögum, nr. 90 13. júní 1996, og lögum um framkvæmdarvald ríkisins í héraði, nr. 92 1. júní 1989, nr. 46/2006.
Lög um breytingu á lögum um þjóðskrá og almannaskráningu, nr. 54/1962, með síðari breytingum, nr. 51/2006, og lög um breytingar á ýmsum lögum vegna flutnings á þjóðskrá og almannaskráningu frá Hagstofu Íslands til dómsmálaráðuneytis, nr. 50/2006.
Lög um breyting á tollalögum, nr. 88/2005, og lögum um tekjuskatt, nr. 90/2003, með síðari breytingum, nr. 80/2006.
Önnur lög
Lög um kjararáð, nr. 47/2006.
Frumvörp sem lögð voru fram en fengu ekki afgreiðslu
- um stofnun hlutafélags um Áfengis- og tóbaksverslun ríkisins.
- um Ríkisútvarpið hf.
- um opinberan stuðning við tæknirannsóknir, nýsköpun og atvinnuþróun.
_______________
Frá Félagi forstöðumanna ríkisstofnana
Umbætur í ríkisrekstri - ein síðasta bremsunefndin
Undanfarinn áratug hafa orðið miklar breytingar í starfsumhverfi opinberra stofnana. Nýskipan í ríkisrekstri er þar veigamesti þátturinn með nýrri hugsun sem var forsenda nauðsynlegra breytinga. Margt hefur tekist vel, svo sem breytingar á fyrirkomulagi launaákvarðana starfsmanna ríkisins. Aukið sjálfstæði stofnana hefur einnig veitt þeim betra svigrúm til rekstrar en gerir um leið meiri kröfur til stjórnenda ríkisstofnana.
Breytt form á afskiptum ráðuneyta af stofnunum hefur að mati flestra forstöðumanna stofnana verið jákvætt. Samskipti hafa breyst og afskipti ráðuneyta af rekstri stofnana og faglegum ákvörðunum hafa í flestum tilfellum minnkað. Þó er það e.t.v. misjafnt eftir ráðuneytum og vert að velta fyrir sér hvernig samskipti milli stofnana og ráðuneyta eiga að vera. Hafa verður í huga nauðsynlegt sjálfstæði tiltekinna stofnana, svo sem svokallaðra eftirlitsstofnana. Afskipti ráðuneyta af þeim þarf að vera í lágmarki og í föstum farvegi. Þar mega undir engum kringumstæðum koma til pólitísk sjónarmið sem rýrt geta trúverðugleika þeirra.
Rekstur ríkisstofnana er stöðugt og áleitið viðfangsefni. Auðvitað skipta laun opinberra starfsmanna miklu við afkomu stofnana. Annar kostnaður hefur þó orðið veigameiri á síðustu árum. Þar skipta t.d. miklu störf sérfræðinga utan stofnana og önnur störf verktaka. Úthýsing tiltekinna starfa þýðir t.d. ekki endilega að kostnaður stofnunar lækki. Þvert á móti getur kostnaður í mörgum tilfellum aukist. Ýmis annar kostnaður, svo sem húsnæðiskostnaður og kostnaður við rekstur upplýsingakerfa, er oft og tíðum hár.
Á árum áður störfuðu nokkrar svokallaðar bremsunefndir á vegum ráðuneytanna sem höfðu það verkefni að draga úr ýmsum kostnaði ríkisins. Þar á meðal voru utanfararnefnd og stöðunefnd sem var ætlað að hamla gegn of miklum ferðalögum og fjölgun starfsmanna hins opinbera. Voru þetta leyfar af gamaldags haftabúskap frá árum áður eins og Fjárhagsráði og fleira góðgæti af því tagi. Við þessar gömlu nefndir allar var heilmikil vinna, ekki aðeins nefndarmanna eða starfsmanna nefndanna heldur einnig allra sem til þeirra þurftu að leita. Nefndirnar urðu smám saman sjálfbærar, þ.e. kostnaður við þær vó upp sparnaðinn sem þær áttu að ná fram og ugglaust gott betur. Enginn gat þó metið óbeinan kostnað sem þær lögðu á þjóðfélagið. Á stundum fæddu þessar nefndir af sér smákónga í formi nefndahöfðingja sem gátu orðið allsráðandi í einstökum geirum. Flestir sem hugsa til þessara ára minnast þessara vinnubragða með depurð og sem betur fer eru þau löngu aflögð – eða er ekki svo?
Bílanefnd ríkisins er athyglisverð nefnd sem enn lifir. Verkefni hennar eru ákveðin í reglugerð nr. 580/1991 þar sem m.a. er kveðið á um að hún ákveði fyrir ríkisstofnanir hvort kaupa skuli bifreiðar. Ef stofnanir telja að þörf hafi skapast fyrir bifreiðar þurfa þær að senda bílanefndinni beiðni um slíkt. Bílanefndin ákveður jafnframt hvort heimila skuli kaup á notuðum bifreiðum. Þá hefur bílanefnd það hlutverk að ganga frá ökutækjasamningum við starfsmenn ríkisins. Auk þessa fylgist nefndin með niðurfellingu aðstöðugjalda og virðisaukaskatts vegna björgunartækja. Við bifreiðakaup hefur nefndin mildast með árunum og nú eru beiðnir um kaup á bifreiðum afgreiddar tiltölulega greiðlega. Liðinn er sá tími að fulltrúar stofnana þurftu að ganga á fund nefndarinnar til að ræða sín mál og sæta síðan synjun eða samþykki. Þrátt fyrir þessa starfsbreytingar nefndarinnar er hún enn þess mjög fýsandi að bifreiðar ríkisins hafi engan óþarfa lúxus, svo sem álfelgur eða innréttingar af skárri gerðinni. Fyrir fáum árum ákvað bílanefndin einnig á hvaða tegundum bifreiða skyldi festa kaup en slíkt heyrir nú undir Ríkiskaup í samræmi við útboðsreglur íslenska ríkisins.
Hvað sem öðru líður verður ekki hjá því komist að telja bílanefnd ríkisins bremsunefnd af gamla skólanum eins og þær gerðust bestar eða verstar, eftir því hvernig á það er litið, og hlutverk hennar er að ákveða fyrir stofnanir tiltekin rekstrarútgjöld þeirra. Allir sem rekið hafa bifreiðar inni á stofnunum vita að kostnaður við þann rekstur er langt frá því að vera helsta vandamál ríkisrekstrarins og margs konar önnur verkefni eru vitaskuld mun meira krefjandi. Engu er líkara en að ein af gömlu nefndunum hafi hreinlega dagað uppi. Sérstaklega verður þetta áberandi þegar horft er til innkaupastefnu ríkisins sem samþykkt hefur verið af ríkisstjórn Íslands. Augljóst er að bílanefnd er fyrir löngu búin að vinna sín störf og raunar gott betur. Skrifræðið sem henni fylgir er ekki í samræmi við nútímastjórnarhætti sem leitast hefur verið við að innleiða annars staðar og þarfagreiningu bifreiðakaupa má vel vinna hjá stofnunum eða Ríkiskaupum eftir því sem efni standa til. Þannig má færa verkefni nefndarinnar til stofnananna sjálfra og/eða Ríkiskaupa. Stofnanir sæta síðan almennu eftirliti af hálfu Ríkisendurskoðunar, eins og gildir um önnur rekstrarútgjöld og aðra starfsemi þeirra.
Skúli Eggert Þórðarson
formaður FFR