Fréttabréf stjórnenda ríkisstofnana 6. febrúar 2017

Fréttabréf stjórnenda ríkisstofnana 1. tölublað 19. árgangs er komið út. 

• Fréttabréf stjórnenda ríkisstofnana 1.tbl. 19, árgangur 2017

Kynjabókhald forstöðumanna 2017

Í janúar 2017 voru forstöðumenn 154 og hefur þeim fækkað um tvo á síðastliðnu ári, sem skýrist af því að Hafrannsókna- og Veiðimálastofnun sameinast í eina stofnun og Lögregluskóli ríkisins var lagður niður.  Aðrar breytingar eru þær að hjá forsætisráðuneyti fækkar stofnunum, Þjóðminjasafn Íslands og Minjastofnun Íslands fara undir mennta- og menningarmálaráðuneyti, Hagstofa Íslands undir fjármála- og efnahagsráðuneyti en Seðlabanki Íslands færist undir forsætisráðuneyti frá fjármála- og efnahagsráðuneyti. Hjá atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneyti eru 11 forstöðumenn, áður 12, en Hafrannsóknastofnun- rannsókna- og ráðgjafarstofnun hafs og vatna er ný stofnun sameinuð úr Hafrannsókna- og Veiðimálastofnun. Hjá fjármála- og efnahagsráðuneyti er sami fjöldi milli ára, en Hagstofa Íslands bætist við og Seðlabanki Íslands færist eins og fyrr er sagt. Hjá innanríkisráðuneyti eru 33 forstöðumenn eftir að Lögregluskóli ríkisins er lagður niður, en voru 34 árið 2016. Hjá mennta- og menningarmálaráðuneyti eru 50 forstöðumenn, en voru 48 árið 2016, fjölgar vegna Þjóðminjasafns og Minjastofnunar sem voru hjá forsætisráðuneyti. Kynjahlutföll breytast aðeins, en körlum fækkaði um fjóra og konum fjölgaði um tvær.

Taflan sýnir fjölda forstöðumanna (þ.m.t. ráðuneytisstjóra) eftir ráðuneytum og hlutfall kvenna eftir hverju ráðuneyti fyrir sig.

Konur eru samtals 60 talsins og gerir það 39% af fjölda forstöðumanna, en var 37% árið á undan.

Allar stofnanir ríkisins eru meðtaldar að undanskildum stofnunum utan framkvæmdavaldsins þ.e. Alþingi, stofnanir þess sem og dómstólar. Í samantekt má sjá að árið 2009 voru forstöðumenn 207 talsins en eru í ár 154 samtals. Helstu breytingar tímabilsins eru vegna sameininga heilbrigðisstofnana (ár 2009) og þess að skattstofur sameinast undir ríkisskattstjóra (ár 2009). Á árinu 2014 lýkur sameiningu heilbrigðisstofnana og í ársbyrjun 2015 er sýslumannsembættum fækkað í innanríkisráðuneyti. Fleiri stofnanir sameinast og nýjar eru Minjastofnun (ár 2013), Samgöngustofa (ár 2013), Menntamálastofnun (ár 2015). Ráðuneytisstjórar eru einnig meðtaldir, á árinu 2009 voru ráðuneytisstjórar 12 talsins, í janúar 2011 eru ráðuneytisstjórar 10 talsins og í september 2012 voru þeir 8.

Myndin sýnir þróun frá árinu 2009 þegar fjöldinn er 207 og hlutfall kvenna er 29%. Í ár er fjöldinn kominn í 154 og hlutfallið er 39%.

Meðalaldur forstöðumanna er 56 ár, hækkar frá 55,3 árið 2016; konur eru að meðaltali 53,4 ára, en voru 52,2 árið 2016 og karlar eru 57,8 ára, voru 57,1 ára.

Myndin sýnir fjölda karla og kvenna á hverju fimm ára aldursbili, en enginn forstöðumaður er yngri en 40 ára.

Ný lög um kjararáð

Þann 22. desember sl. samþykkti Alþingi frumvarp til laga um kjararáð sem felur í sér töluverða breytingu frá eldri lögum (sjá lög nr. 47/2006 og lög nr. 130/2016). Eins og segir í athugasemdum við frumvarpið „er stefnt að breyttu fyrirkomulagi launaákvarðana embættismanna, forstöðumanna og annarra þeirra sem falla undir úrskurðarvald kjararáðs sem felst í því að fækka verulega þeim sem kjararáð ákvarðar laun og önnur starfskjör“. Þá er tekið fram að markmiðið sé að fjölga þeim sem taka laun samkvæmt hefðbundnum kjarasamningum og að þeir sem ekki geta samið um laun á venjulegan hátt hafi meiri aðkomu að málum þegar laun þeirra og önnur kjör eru ákvörðuð.

Þessar breytingar á lögunum um kjararáð eiga sér nokkurn aðdraganda og taka meðal annars mið af tillögum starfshóps sem fjallaði um stöðu, starfsskilyrði og kjör forstöðumanna og skilaði skýrslu í ársbyrjun 2012. Þar var mælt með stofnun sjálfstæðrar einingar innan stjórnsýslunnar sem sinni allri framkvæmd og utanumhaldi um fyrirkomulag ráðninga, launaákvarðanir, frammistöðumat, starfsþróun, hreyfanleika og starfslok forstöðumanna.

Félag forstöðumanna ríkisstofnana og kjara- og mannauðssýsla ríkisins stóðu fyrir kynningarfundi þann 1. febrúar sl. um breytta framkvæmd og útfærslu starfskjara forstöðumanna. Aðal fyrirlesari fundarins var Asbjørn Valheim sem sagði frá launafyrirkomulagi æðstu stjórnenda í Noregi enda horfði áður nefndur starfshópur til þess við sína tillögugerð.

Siðareglur

Á grundvelli lagabreytinga árið 2010 þar sem lögfest var umgjörð um siðareglur staðfesti fjármálaráðherra almennar siðareglur fyrir starfsmenn ríkisins þann 22. apríl 2013 en ári fyrr, eða 3. maí 2012, voru siðareglur fyrir starfsfólk Stjórnarráðs Íslands staðfestar. Markmið með siðareglum þessum er að efla fagleg vinnubrögð og auka traust á stjórnsýslunni og það er á ábyrgð hvers starfsmanns að gæta að því fyrir sitt leyti að farið sé eftir reglunum.

Siðareglur eiga að vera lifandi og eðlilegur þáttur í starfssemi stofnana og ráðuneyta. Stjórnendur ríkisstofnana bera ábyrgð á að kynna þær sérstaklega fyrir nýjum starfsmönnum en ekki síður að minna starfsmenn sem starfað hafa lengur á reglurnar. Almennar siðareglur starfsmanna ríkisins má finna á vef fjármála- og efnahagsráðuneytisins og siðareglur fyrir starfsfólk Stjórnarráðsins á vef forsætisráðuneytisins.

Sjö meginskyldur embættismanna

Vakin er athygli á því að forsætisráðuneytið hefur látið þýða handhægt rit sem gefið var út fyrir starfsfólk í dönskum ráðuneytum árið 2015. Þar er fjallað um siðferðileg viðmið í starfi ráðuneytisstarfsmanna, Syv centrale pligter for embedsmænd i centraladministrationen. Ritið hefur á íslensku fengið titilinn Sjö meginskyldur embættismanna í opinberri stjórnsýslu.

Starfsheitið embedsmand hefur ekki lagalega skírskotun í Danmörku eins og embættismaður hér á landi. Ákveðið var notast við orðið embættismaður í þýðingunni og vísa þar með til starfsmanna í stjórnsýslu í víðum skilningi, einkum þeirra sem annast sérfræðilega ráðgjöf og þjónustu við ráðherra.

• Sjö meginskyldur embættismanna í opinberri stjórnsýslu (PDF skjal)

Ritinu fylgja dæmi um vandasamar aðstæður sem embættismenn geta lent í. Þau henta vel til umræðna á námskeiðum eða vinnustofum. Leiðbeinendur geta fengið svörin uppgefin með því að senda póst á: [email protected].

• Dönsk dæmi um meginhlutverkin sjö, vandasamar aðstæður sem embættismenn geta lent í (PDF skjal)

Stofnun ársins

Könnunin „Stofnun ársins“ verður framkvæmd nú í febrúar með svipuðu sniði og verið hefur. Markmið könnunarinnar er m.a. að veita stjórnendum upplýsingar um stöðu sinna stofnana samanborið við aðrar stofnanir og fyrirtæki og þar með tækifæri til að vinna markvisst að umbótum í stjórnun og starfsumhverfi. Kjara- og mannauðssýsla brýnir fyrir forstöðumönnum mikilvægi þess að þeir hvetji alla sína starfsmenn til þátttöku svo marktækar niðurstöður fáist fyrir stofnanir og starfsmenn ríkisins í heild.

Niðurstöður úr „Stofnun ársins“ mæla tiltekna þróun í stjórnun ríkisstofnana og ánægju starfsmanna. Þær eru því forstöðumönnum mikilvægt tæki til að meta hvað hægt er að gera til að viðhalda góðum árangri. Metnaðarfullir forstöðumenn óttast ekki niðurstöður könnunarinnar og falla ekki í þá gryfju að leita að blórabögglum ef niðurstöðurnar valda vonbrigðum heldur líta á þær sem tækifæri til umræðu innan stofnunarinnar, breytinga og umbóta.

Það eru fyrir hendi ýmsir möguleikar fyrir þær stofnanir sem vilja nýta niðurstöðurnar til breytinga og umbóta. Til dæmis geta stofnanir sótt beint styrki og stuðning til margra fræðslusjóða, sem reknir eru sameiginlega af stéttarfélögum og fjármála- og efnahagsráðuneyti, til fjölbreyttra starfsþróunarverkefna sem geta eflt starfsemi stofnunar og aukið ánægju starfsmanna. Fræðslusetrið Starfsmennt veitir til dæmis opinberum stofnunum heildstæða þjónustu á sviði mannauðs- og starfsþróunarmála ásamt því að veita stjórnendum faglegan stuðning í málaflokknum. Starfsþróunarsetur háskólamanna veitir svo aftur á móti sérstaklega styrki til verkefna er tengjast starfsþróun háskólamanna. Kjara- og mannauðssýslan hvetur forstöðumenn til að hafa samband til að fá frekar upplýsingar um þá möguleika sem þeim standa til boða á þessu sviði.

Dómar í starfsmannamálum árið 2016

Dómar uppkveðnir á árinu 2016 er varða starfsmannamál hjá ríkinu eru nú komnir á heimasíðu fjármála- og efnahagsráðuneytisins. Á árinu 2016 voru kveðnir upp 19 dómar sem varða starfsmannamál hjá ríkinu og stofnunum þess, 5 hæstaréttardómar, 12 héraðsdómar og 2 félagsdómar.

Sjá nánar um dóma ársins á vef fjármála- og efnahagsráðuneytisins:

Fræðsluátak um gerð stofnanasamninga

Fræðsluátak um gerð stofnanasamninga er komið á fullt skrið og ættu forstöðumenn að hafa fengið upplýsingar um hvernig haga skuli skráningu samstarfsnefnda. Umsjónarmaður skráninga er Grétar Guðmundsson [email protected] og svarar hann öllum spurningum varðandi fyrirkomulag fræðslunnar.

Þær breytingar hafa orðið í hópi fyrirlesara að Sverrir Hjálmarsson, sérfræðingur í mannauðsstjórnun og ráðgjafi hjá Vexti - ráðgjöf, mun taka fyrri hlutann um heildstæða mannauðsstjórnun og Guðmundur H. Guðmundsson, sérfræðingur á Kjara- og mannauðssýslu, tekur seinni hlutann um stofnanasamninga, fyrirhugaðar breytingar á launatöflum og fleira því tengt. Fléttað verður inn í stuttri kynningu á Excel reiknilíkani, sem var sérstaklega hannað vegna átaksins og á að nýtast samstarfsnefndum til að reikna út kostnað við breytingar á stofnanasamningi.

Á nýjum vef www.stofnanasamningar.is sem er samstarfsverkefni Kjara- og mannauðssýslu ríkisins og stéttarfélaga og er liður í fræðsluátaki um gerð og inntak stofnanasamninga, má finna reiknilíkanið sem nefnt er  hér að ofan. Á vefnum er einnig að finna efni um tilurð og markmið stofnanasamninga sem og efni sem á að nýtast gerð og framkvæmd þeirra.

Upplýsingar um ráðgjöf KMR

Kjara- og mannauðssýslan minnir á heimasíðu sína en þar er að finna mikið af upplýsingum er varða starfsmannamál ríkisins. Kjara- og mannauðssýslan hefur m.a. það hlutverk að veita ráðuneytum og stofnunum ráðgjöf tengda starfsmannamálum. Forstöðumenn stofnana og aðrir starfsmenn sem hafa umsjón með starfsmannamálum eru hvattir að leita sér ráðgjafar með úrlausn vafamála, helst með því að senda fyrirspurnir á tölvupóstfangið, [email protected]. Leitast er við að svara fyrirspurnum, helst samdægurs, ella eins fljótt og kostur er.

Starfatorg og starfsauglýsingar

Að gefnu tilefni vill KMR minna á að lokafrestur til að senda inn auglýsingar sem birtast eiga í yfirliti Starfatorgs í atvinnuauglýsingum dagblaðanna er á hádegi á fimmtudögum en alltaf er hægt að senda auglýsingar inn fyrr.

Jafnramt vill KMR benda á að best er að taka fram í auglýsingu eftir hvaða kjarasamningi greitt er fyrir viðkomandi starf. Það tryggir sameiginlegan skilning umsækjenda og atvinnuveitenda á hvaða forsendum laun í hinu auglýsta starfi verða ákvörðuð.