Stefna, forvarnar- og viðbragðsáætlun Stjórnarráðsins vegna EKKO (einelti, kynbundin áreitni, kynferðisleg áreitni, ofbeldi)

1. Inngangur og markmið

Markmið stefnu, forvarnar- og viðbragðsáætlunar Stjórnarráðsins vegna eineltis, kynbundinnar áreitni, kynferðislegrar áreitni og ofbeldi (hér eftir nefnt EKKO) er að tryggja að úrræði séu til staðar og stuðla að forvörnum og verkferlum í samræmi við ákvæði laga nr. 46/1980 um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum og reglugerð nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn EKKO á vinnustöðum.

2. Stefna

Í ráðuneytum Stjórnarráðs Íslands á að vera starfsumhverfi og menning þar sem starfsfólk er öruggt og líður vel. Mikilvægt er að stuðla að andlegri jafnt sem líkamlegri heilsu á vinnustað. Slíkt er gert með markvissu forvarnarstarfi, skýrum verkferlum og stuðningi. Einelti, kynferðisleg áreitni, kynbundin áreitni og ofbeldi verður undir engum kringumstæðum umborið og eru allar ábendingar um slíkt teknar alvarlega. Í EKKO tilvikum skal fylgja eftirfarandi forvarnar- og viðbragðsáætlun.

2.1 Forvarnir

Í forvarnarstarfi er lögð áhersla á að skapa aðstæður/menningu sem eykur vellíðan starfsfólks og tryggir öryggi þeirra. Eftirfarandi atriði eru höfð til hliðsjónar í forvarnarstarfi:

• Greina og meta áhættuþætti í vinnuumhverfinu og hafa skriflega áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað sem byggir á áhættumati í samræmi við vinnuverndarlög nr. 46/1980. Starfsfólki skal vera kunnugt um þá áætlun.
• Rýna niðurstöður vinnustaðagreininga sem mæla líðan á vinnustað og upplifun starfsfólks eða atvik er varða EKKO málaflokkinn.
• Endurskoða skilvirkni aðferða með reglulegu millibili og að loknu EKKO máli ef slíkt kemur upp.
• Þjálfa stjórnendur í EKKO verkferlum og móttöku kvartana af þeim toga sem falla undir EKKO. Stjórnendur þurfa að geta sýnt hluttekningu og virka hlustun og geta veitt þann stuðning sem nauðsynlegur er í atvikum sem þessum. Einnig er mikilvægt að stjórnendur þekki þau úrræði sem standa starfsfólki til boða til að mynda viðtal við fagaðila eða annan viðeigandi stuðning. Stjórnendur þurfa auk þess að sækja endurmenntun bæði í eðli EKKO mála (til að þekkja skilgreiningar og birtingamyndir) sem og meðhöndlun EKKO mála (um viðbrögð, tilkynningar, inngrip o.þ.h.) í starfi sínu sem stjórnendur.
• Fræða starfsfólk um einkenni, afleiðingar og verkferla EKKO á tveggja ára fresti eða eftir þörfum ef EKKO mál kemur upp á vinnustað.
• Verkferlar EKKO séu sýnilegir og aðgengilegir starfsfólki á miðlum vinnustaðar (innri vef) og gerð grein fyrir þeim í starfsmannahandbókum eða innri vefjum ráðuneyta.

3. Viðbragðsáætlun 

Ábyrgð og hlutverk

Starfsfólk í hverju ráðuneyti ber sameiginlega ábyrgð á því að stuðla að öruggu starfsumhverfi heilt yfir vinnustaðinn. Ef starfsmaður hefur orðið fyrir, orðið vitni að, eða hefur rökstuddan grun um að tilvik tengt EKKO hafi átt sér stað, skal hann upplýsa sinn næsta yfirmann eða mannauðsstjóra (eða annan ábyrgðaraðila málaflokksins innan ráðuneytisins).  Ráðuneytin upplýsa á sínum innri vefjum ef gerður hefur verið  samstarfssamningur við fagaðila, sem er starfsfólki ráðuneytis til aðstoðar og ráðgjafar í EKKO málum, eða felur fagaðila að taka mál í ferli þegar um samskiptavanda eða formlega tilkynningu er að ræða. Fagaðili er sá sem hefur sérhæft sig í meðferð mála sem tilheyra þessum málaflokki (sálfræðistofa, ráðgjafarstofa o.s.frv.) Starfsfólk er hvatt til að láta vita af atvikum sem þau telja að gætu varðað EKKO, en slíkt eykur öryggi vinnuumhverfis.

Hlutverk stjórnenda og mannauðsstjóra (eða annars ábyrgðaraðila) er að bregðast við slíkum málum án tafar, meta í samráði við tilkynnanda í hvaða ferli mál þurfa að fara og tryggja að unnið sé eftir samþykktri viðbragðsáætlun. Á það sérstaklega við um samskipti milli starfsfólks, en einnig samskipti við aðra einstaklinga sem ekki starfa hjá ráðuneytinu en starfsfólk hefur samskipti við vegna starfstengdra mála.
Hlutverk mannauðsstjóra og annarra stjórnenda er að veita ráðgjöf og sinna viðeigandi úrvinnslu eftir því sem við á hverju sinni. Ráðuneyti getur kallað til eða leitað eftir aðstoð utanaðkomandi sérfræðinga/fagaðila í öllum tilvikum. Slík aðkoma getur verið í formi handleiðslu, ráðgjafar eða með beinni aðkomu og er það metið í hverju tilfelli fyrir sig.

Hvert mál er einstakt og mikilvægt að þau skoðist sem slík. Áherslur við úrvinnslu mála geta verið ólíkar eftir eðli og aðstæðum hverju sinni en í meginatriðum er ferlið með svipuðu sniði.
 
Tilkynning og málsmeðferð EKKO mála og samskiptavanda

3.1 Viðrun máls

Tilgangur viðrunar er að einstaklingur hafi öruggar aðstæður til að ræða upplifun sína óháð því hvort stofnað verður til formlegrar kvörtunar eður ei. 

Viðrun er ætluð til þess að einstaklingur fái upplýsingar  um hvað felist í formlegi málsmeðferð, upplýsingar um skilgreiningar, ferli kvörtunar og hvaða aðilar koma að slíkri vinnu og fleira sbr. verklag í kafla 3.2.. Eftir viðrun er hægt að taka upplýsta ákvörðun um það hvort viðkomandi vilji halda áfram með málið og þá með þeim stuðningi sem viðkomandi kýs eða þarf á að halda. Sé einungis um viðrun að ræða eða sé óskað eftir inngripi án þess að leggja fram formlega EKKO kvörtun er viðkomandi boðin aðstoð skv. innra verklagi ráðuneytis um samskiptaörðugleika eða viðkvæm mál.

Ráðuneytin hafa margskonar leiðir til að aðstoða starfsfólk við að greiða úr samskiptavanda eða koma með íhlutun í erfið mál sem ekki fara í formlegt ferli skv. verklagi um formlegar kvartanir EKKO mála. Sjá verklag á miðlum einstaka ráðuneyta (innri vef).

3.2. Formleg málsmeðferð

Megintilgangur formlegrar málsmeðferðar er að viðhafa rannsókn á því hvort tilkynning falli undir skilgreiningar b.-e. liðar 3. gr. reglugerðar nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum.  

Þessi leið er valin ef starfsmaður leggur fram formlega kvörtun um einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni eða ofbeldi. Slík tilkynning getur borist skriflega eða með viðtali við mannauðstjóra/stjórnanda. Viðkomandi er þá tilkynnt að formlegt ferli sé hafið. Í formlegri meðferð máls fer fram könnun á málsatvikum og niðurstaða er fengin um það hvort einelti, áreitni eða ofbeldi hafi átt sér stað. Í framhaldinu er gerð áætlun um næstu skref.

Í formlegri málsmeðferð er eftirfarandi verklag haft til hliðsjónar:

1. Tilkynning berst mannauðsstjóra/stjórnanda (eða öðrum ábyrgðaraðila málaflokks).
2. Hlutlaus athugun og úrvinnsla hefst. Stjórnendur/mannauðsstjóri bera ábyrgð á því að hlutlaus athugun og úrvinnsla eigi sér stað og geta nýtt sér þjónustu fagaðila. Jafnframt skal mannauðstjóri/stjórnandi taka til athugunar hvort ástæða sé til breytinga innan vinnustaðar til að tryggja vinnuaðstæður á meðan á meðferð máls stendur.
3. Upplýsingaöflun í formlegri málsmeðferð. Rætt er við málsaðila, bæði þann sem kvartar og þann sem kvörtun beinist að, og gögnum safnað. Ef þörf krefur er rætt við tiltekna samstarfsmenn og fá málsaðilar tækifæri til að tilnefna slíka aðila sem geta varpað frekara ljósi á málavexti. Allar upplýsingar um málsmeðferðina eru trúnaðarmál og verða gögn varðveitt þar sem önnur viðkvæm persónugreinarleg mannauðsgögn eru vistuð. Úrvinnsluaðili getur óskað eftir upplýsingum um t.d. fjarvistir á ákveðnu tímabili, upplýsingar um önnur atvik, starfsmannaveltu, vinnustaðagreiningar o.fl. Rafrænar upplýsingar eru varðveittar í samræmi við gildandi lög um varðveislu persónuupplýsinga.
4. Úrvinnsla gagna og niðurstaða. Skilað er áliti um það hvort málsatvik uppfylli viðmið skilgreiningar b.- e. liðar 3. gr. reglugerðar nr. 1009/2015 eða hvort um annars konar vanda sé að ræða, t.d. samskiptavanda. Lagðar eru fram tillögur að úrbótum fyrir málsaðila, sem og annað starfsfólk á vinnustaðnum.
5. Niðurstöður eru kynntar verkbeiðanda og málsaðilum, hvor í sínu lagi, á skilafundi. Málsaðilum skal gefinn kostur á að leggja fram athugasemdir.
6. Eftirmálar. Málsaðilum er veitt eftirfylgni í formi samtala og ef þörf er á er málsaðilum boðið upp á frekari úrvinnsluleiðir, s.s. sálfræðimeðferð eða annars konar stuðning/ráðgjöf.

4. Skilgreiningar

Stefna og viðbragðsáætlun þessi byggir á eftirfarandi skilgreiningum:

i. Reglugerð nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum:

Einelti

Einelti er síendurtekin hegðun sem almennt er til þess fallin að valda vanlíðan hjá þeim sem fyrir henni verður, svo sem að gera lítið úr, móðga, særa eða ógna viðkomandi eða að valda honum ótta. Skoðanaágreiningur eða ágreiningur vegna ólíkra hagsmuna fellur ekki hér undir.

Kynbundin áreitni

Hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður, er í óþökk viðkomandi og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi fyrir viðkomandi.

Kynferðisleg áreitni

Hvers kyns kynferðisleg hegðun sem er í óþökk þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg.

Ofbeldi

Hvers kyns hegðun sem leiðir til, eða gæti leitt til, líkamlegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir henni verður, einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis.

ii. Lög um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna, nr. 150/2020

Kynbundin áreitni

Hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi fyrir viðkomandi.

Kynferðisleg áreitni

Hvers kyns kynferðisleg hegðun sem hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu þess sem fyrir henni verður, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg.

Kynbundið ofbeldi

Ofbeldi á grundvelli kyns sem leiðir til eða gæti leitt til líkamlegs, kynferðislegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir því verður, einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis, bæði í einkalífi og á opinberum vettvangi.

iii. Lög um jafna meðferð á vinnumarkaði, nr. 86/2018

Áreitni

Hegðun sem er í óþökk þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna.

Á vefsíðu Vinnueftirlitsins má finna dæmi um birtingarmyndir eineltis, áreitni og ofbeldis. 

Samþykkt af ráðuneytisstjórum 16.6.2022