38/1998 Úrskurður frá 4. febrúar 1998 í málinu nr. A-38/1998
Hinn 4. febrúar 1998 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í málinu nr. A-38/1998:
Kæruefni
Með bréfi, dagsettu 16. janúar sl., fór úrskurðarnefnd þess á leit við kæranda að hann upplýsti hvenær og með hverjum hætti honum hefði borist hin kærða synjun Vegagerðarinnar. Í svarbréfi kæranda, dagsettu 22. janúar sl., staðfesti hann að synjunin hefði borist sér í almennum pósti 26. nóvember sl.
Með bréfi, dagsettu 20. janúar sl., var kæran kynnt Vegagerðinni og stofnuninni gefinn kostur á að gera athugasemdir við hana og koma að frekari rökstuðningi fyrir hinni kærðu ákvörðun til kl. 16 hinn 27. janúar sl. Jafnframt var þess óskað að nefndinni yrðu látin í té sem trúnaðarmál gögn þau, er kæran lyti að, innan sama frests. Með bréfi, dagsettu 28. janúar sl., voru tilmæli þessi ítrekuð og frestur til að láta í té afrit af gögnum málsins framlengdur til kl. 12 á hádegi hinn 30. janúar sl. Þann dag barst umsögn Vegagerðarinnar, dagsett sama dag, ásamt greinargerð um útboð snjómoksturs á Holtavörðuheiði 1997.
Málsatvik
Vegagerðin svaraði beiðni kæranda með bréfi, dagsettu 24. nóvember sl. Þar kemur fram að umbeðnar upplýsingar sé að finna í vinnuskjölum sem undanþegnar séu upplýsingarétti skv. 3. tölul. 4. gr. upplýsingalaga. Þrátt fyrir það hafi stofnunin ákveðið að veita kæranda upplýsingar um stigagjöf við mat á tilboði hans sjálfs, auk þess sem honum voru veittar frekari upplýsingar um stigakerfi það, sem stuðst var við.
Í umsögn Vegagerðarinnar, dagsettri 30. janúar sl., kemur m.a. fram að upplýsingar um stigagjöf kæranda og [B] og rökstuðning fyrir henni sé að finna í greinargerð sem fylgdi umsögninni. Greinargerð þessi teljist vinnuskjal í skilningi 3. tölul. 4. gr. upplýsingalaga og hafi verið synjað um aðgang að henni á þeim grundvelli. Í greinargerðinni komi ekki fram upplýsingar um staðreyndir og málsatvik, sem nauðsynlegt sé að veita almenningi aðgang að, heldur sé einvörðungu fjallað um tilboðin tvö og þau borin saman. Í því sambandi er vakin athygli á því að ekki sé útilokað að almennur aðgangur að umfjöllun um tilboð og bjóðendur geti skaðað viðskiptahagsmuni þeirra. Því sé varhugavert að veita aðgang að gögnum, sem slíka umfjöllun hafi að geyma, sbr. síðari málsl. 5. gr. upplýsingalaga. Þá hefur Vegagerðin staðfest, að gefnu tilefni, að umdæmisstjóri stofnunarinnar í Borgarnesi hafi ritað umrædda greinargerð sem dagsett er 2. nóvember sl.
Aðilar máls þessa hafa fært frekari rök fyrir kærunni annars vegar og hinni kærðu ákvörðun hins vegar. Með vísun til 31. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 verður ekki gerð grein fyrir þessum röksemdum í úrskurði þessum, en úrskurðarnefnd hefur haft þær til hliðsjónar við úrlausn málsins.
Niðurstaða
1.
Í 1. tölul. 28. gr. stjórnsýslulaga segir að vísa skuli kæru frá, sem borist hefur að liðnum kærufresti, nema afsakanlegt verði talið að hún hafi ekki borist fyrr. Ekki verður séð að Vegagerðin hafi veitt kæranda leiðbeiningar um kærufrest skv. 1. mgr. 16. gr. upplýsingalaga sem henni var þó skylt að gera skv. 2. tölul. 20. gr. stjórnsýslulaga. Af þessum sökum telur úrskurðarnefnd ekki rétt að vísa kærunni frá þótt hún hafi borist of seint. Byggist sú niðurstaða jafnframt á því að skammur tími leið frá því að kærufrestur rann út þar til mál þetta var kært.
2.
Samkvæmt framansögðu er í 1. mgr. 9. gr. upplýsingalaga mælt svo fyrir að skylt sé að veita aðila máls aðgang að gögnum ef þau hafa að geyma upplýsingar er snerta hann sjálfan. Í 2. og 3. mgr. þeirrar greinar er að finna undantekningar frá þessari meginreglu, þ. á m. segir í 1. tölul. 2. mgr. að ákvæði 1. mgr. gildi ekki "um þau gögn sem talin eru í 4. gr." laganna. Þá segir ennfremur orðrétt í 3. mgr.: "Heimilt er að takmarka aðgang aðila að gögnum ef þau hafa jafnframt að geyma upplýsingar um einkamálefni annarra, enda vegi þeir hagsmunir, sem mæla með því að upplýsingunum sé haldið leyndum, þyngra en hagsmunir þess sem fer fram á aðgang að gögnunum."
3.
Upplýst er að Vegagerðin hefur veitt kæranda aðgang að þeim gögnum, sem varða beiðni hans og eru í vörslum stofnunarinnar, ef frá er talin greinargerð um útboð snjómoksturs á Holtavörðuheiði 1997 sem umdæmisstjóri stofnunarinnar í Borgarnesi hefur ritað. Fallist er á það álit Vegagerðarinnar að hér sé um að ræða vinnuskjal sem stjórnvald hefur ritað til eigin afnota í skilningi 3. tölul. 4. gr. upplýsingalaga.
Eftir stendur hins vegar að skera úr því hvort umrædd greinargerð hafi að geyma upplýsingar, sem ekki verður aflað annars staðar frá, sbr. ákvæðið í niðurlagi 3. tölul. 4. gr. Í athugasemdum, sem fylgdu frumvarpi til upplýsingalaga, segir svo um þetta ákvæði: "Með síðastnefndu orðalagi er einkum átt við upplýsingar um staðreyndir máls sem af einhverjum ástæðum er ekki að finna annars staðar en kunna að hafa vegið þungt við ákvörðunartöku. Rökin að baki þessari reglu eru einkum þau að slíkar upplýsingar geti verið ómissandi til skýringar á ákvörðun og af þeim orsökum sé ekki rétt að undanþiggja þær aðgangi almennings enda þótt þær sé aðeins að finna í vinnuskjölum."
Úrskurðarnefnd hefur kynnt sér efni greinargerðarinnar. Í fyrri hluta hennar er gerð grein fyrir tilboðum kæranda og [B], sem voru tvö lægstu tilboðin í útboðsverkið, þau metin og þeim gefin stig eftir sérstöku stigakerfi sem gefið var upp í útboðsgögnum. Í þessum hluta greinargerðarinnar er að finna upplýsingar, sem ekki verður séð að komi fram í öðrum gögnum málsins, þ. á m. um bifreiðir og bílstjóra á vegum tilboðsgjafa og reynslu þeirra. Í síðari hluta hennar er að finna samanburð á tilboðunum tveimur, en aftur á móti ekki aðrar upplýsingar um staðreyndir en fram koma í fyrri hlutanum.
Með skírskotun til 1. mgr. 9. gr. og 3. tölul. 4. gr. upplýsingalaga er það álit úrskurðarnefndar að veita beri kæranda aðgang að fyrri hluta greinargerðarinnar, en ekki þeim síðari, sbr. 7. gr. laganna. Í fyrri hlutanum er ekki að finna neinar þær upplýsingar um einkamálefni [B] eða annarra aðila að ástæða sé til að halda þeim leyndum fyrir kæranda á grundvelli 3. mgr. 9. gr. upplýsingalaga. Ljósrit af greinargerðinni fylgir því eintaki af úrskurði þessum, sem sent verður Vegagerðinni, þar sem nefndin hefur merkt við þann hluta sem hún telur stofnuninni ekki skylt að láta kæranda í té.
Úrskurðarorð:
Eiríkur Tómasson, formaður
Elín Hirst
Valtýr Sigurðsson