A-108/2000 Úrskurður frá 30. nóvember 2000
ÚRSKURÐUR
Hinn 30. nóvember 2000 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í málinu nr. A-108/2000:
Kæruefni
Með bréfi, dagsettu 31. október sl., kærði […], til heimilis að […], meðferð byggingarfulltrúa Dalabyggðar og Reykhólahrepps á beiðni hans, dagsettri 31. ágúst sl., um aðgang að upplýsingum um tiltekin hús í Flatey á Breiðafirði, svo og á ítrekun hennar, dagsettri 13. október sl.
Með bréfi, dagsettu 3. nóvember sl., var kæran kynnt byggingarfulltrúanum og athygli hans vakin á 11. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 um málshraða. Var því beint til hans að afgreiða beiðni kæranda eins fljótt og við yrði komið og birta ákvörðun sína kæranda og nefndinni fyrir kl. 16.00 hinn 16. nóvember sl. Yrði kæranda synjað um aðgang að þeim gögnum, sem kæra hans laut að, var þess jafnframt óskað að nefndinni yrðu látin afrit þeirra í té sem trúnaðarmál innan sama frests. Í því tilviki var honum auk þess gefinn kostur á að koma að athugasemdum við kæruna og frekari rökstuðningi fyrir ákvörðun sinni innan sömu tímamarka.
Með bréfi, dagsettu 3. nóvember sl., kom kærandi á framfæri við úrskurðarnefnd svari sveitarstjóra Reykhólahrepps, dagsettu 25. október sl., við erindum hans frá 31. ágúst og 13. október sl. Með bréfi úrskurðarnefndar til sveitarstjóra Reykhólahrepps, dagsettu 7. nóvember sl., var honum jafnframt gefinn kostur á að lýsa viðhorfi sínu til athugasemda í þessu erindi kæranda. Umsögn sveitarstjóra Reykhólahrepps, dagsett 9. nóvember sl., í tilefni af fyrra bréfi úrskurðarnefndar barst nefndinni hinn 14. nóvember sl.
Málsatvik
Samkvæmt gögnum málsins eru atvik þess þau að með bréfi til byggingarfulltrúa Dalabyggðar, sem jafnframt er starfsmaður Reykhólahrepps, dagsettu 31. ágúst sl., fór kærandi fram á að fá ýmsar upplýsingar um nánar tilgreind hús í Flatey á Breiðafirði. Fyrir-spurn kæranda var svohljóðandi:
"A) Varðar húsið Sjávarslóð sem reist var austan við Læknishús.
1. Hver fékk þessari lóð úthlutaðri og hvenær (dags.mán.ár)?
2. Hver úthlutaði lóðinni? Hver á landið sem húsið stendur á?
3. Er lóðin útmæld? Hvernig? Hvað er lóðin stór í fermetrum?
4. Hver vann deiliskipulag lóðarinnar? Hvenær (dags.mán.ár) var deiliskipulagið samþykkt í bygginganefnd?
5. Hvenær (dags.mán.ár) var teikning hússins samþykkt í bygginganefnd?
6. Hvenær (dags.mán.ár) var húsið sett á lóðina? Hvenær tekið út af byggingafulltrúa?
7. Eru á landinu og/eða húsinu einhverjar kvaðir? Hverjar?
B) Varðar hús sem sett hafa verið á land suður af Læknishúsi.
1. Hver á þessi hús? Hver á landið sem þau standa á?
2. Hver gaf leyfi fyrir þessum húsum þarna? Hvenær (dags.mán.ár)?
3. Til hvaða nota eru þessi hús? Eru þetta orlofshús til útleigu?
4. Hvenær (dags.mán.ár) samþykkti bygginganefnd leyfi fyrir þessum húsum?
5. Hvenær voru húsin tekin út af byggingarfulltrúa?
6. Eru á landinu og/eða húsunum einhverjar kvaðir? Hverjar?
C) Varðar húsið Byggðarenda.
1. Hvenær (dags.mán.ár) voru lagðar inn til bygginganefndar teikningar af þeim umfangsmiklu breytingum sem farið hafa fram á húsinu undanfarin ár og standa enn yfir?
2. Hvenær samþykkti (dags.mán.ár) bygginganefnd þessar breytingar?
3. Eru þær breytingar sem gerðar hafa verið í samræmi við samþykktir bygginganefndar?
4. Eru í samþykkt bygginganefndar ákvæði um hvenær framkvæmdunum skuli lokið? Ef svo er þá hvenær?
D) Varðar húsið Sólbakka.
1. Liggja fyrir teikningar samþykktar af bygginganefnd um breytingar á húsinu?
2. Hvenær (dags.mán.ár) samþykkti bygginganefnd leyfi til breytinga skv. þeim teikningum.
3. Ef ekki liggja fyrir samþ. teikningar – Hvenær (dags.mán.ár) samþykkti bygginganefnd breytingarnar? Hvernig var að þeirri ákvörðun staðið? Hvað lá til grundvallar samþykkt bygginganefndar?
4. Eru þær breytingar sem þegar hafa verið gerðar á húsinu í samræmi við samþykktir bygginganefndar?"
Með bréfi til byggingarfulltrúa Dalabyggðar, dagsettu 13. október sl., ítrekaði kærandi fyrirspurn sína og fór fram á að fá ljósrit af eftirtöldum gögnum sem fyrirspurnin beindist að: 1) Teikningum staðfestum af byggingarnefnd svo og óstaðfestum, ef um það væri að ræða, 2) úr gerðabókum byggingarnefndar, 3) af öllum bréfum umsækj-enda og byggingarnefndar og 4) öðrum gögnum. Spurningum, sem ekki væri hægt að svara með því að afhenda ljósrit af málsgögnum, fór kærandi fram á að svarað væri skrif-lega.
Sveitarstjóri Reykhólahrepps svaraði erindi kæranda með bréfi, dagsettu 25. október sl. Þar kom fram að dregist hefði að svara erindi hans sökum veikindaleyfis og síðar uppsagnar byggingarfulltrúa hreppsins. Síðan sagði: "Þar sem það er mjög tímafrek vinna ef svara ætti bréfi þínu og finna allar þær upplýsingar í fundargerðabókum og skjölum, sem beðið er um, sé ég mér ekki fært að leggja fram þá vinnu að svo stöddu. Auk þess mun eitthvað af þeim skjölum vera komið í geymslu annars staðar. Fjárhagsstaða Reykhólahrepps er með þeim hætti að skrifstofan er undirmönnuð og tæplega hægt að komast yfir öll þau verkefni sem vinna verður hér. – Hins vegar er þér að sjálfsögðu velkomið að fá aðgang á opnunartíma skrifstofunnar, að þeim gögnum sem finna má hér á skrifstofunni, með því fororði að það trufli ekki vinnu starfsmanna hér við önnur verkefni." Af bréfi kæranda til úrskurðarnefndar, dagsettu 3. nóvember sl., má ráða að hann telji þessa afgreiðslu af hálfu hreppsskrifstofunnar ekki full-nægjandi.
Í umsögn sveitarstjóra Reykhólahrepps til úrskurðarnefndar, dagsettri 9. nóvember sl., var ítrekað að kæranda væri velkomið að fá aðgang að öllum þeim gögnum sem væri að finna á hreppsskrifstofunni og tengdust spurningum hans. Vegna veikinda og upp-sagnar byggingarfulltrúa og þess að á skrifstofunni væru ekki starfskraftar til að sinna svo viðamiklu verkefni, sem í beiðni hans fælist, væri hins vegar ekki unnt að verða við beiðninni með öðrum hætti, nema það tækist að fá til þess fólk og að greitt yrði fyrir vinnu þess.
Upplýst hefur verið að gögn, sem varða fasteignir og mannvirki í Flatey og voru í vörslum Flateyjarhrepps meðan hann var sjálfstætt sveitarfélag, eru nú í vörslum Þjóð-skjalasafns. Hreppurinn var sameinaður Reykhólahreppi, ásamt öðrum hreppum í Austur-Barðastrandarsýslu, á árinu 1987.
Aðilar máls þessa hafa fært frekari rök fyrir kærunni annars vegar og hinni kærðu ákvörðun hins vegar. Með vísun til 31. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 verður ekki gerð frekari grein fyrir þessum röksemdum í úrskurði þessum, en úrskurðarnefnd hefur haft þær til hliðsjónar við úrlausn málsins.
Niðurstaða
Eins og fram kemur í lýsingu málsatvika hér að framan, eru gögn, sem hafa að geyma upplýsingar um fasteignir og mannvirki í Flatey og afskipti sveitarfélaga af þeim, ýmist í vörslum Þjóðskjalasafns eða Reykhólahrepps. Þótt beiðni kæranda hafi upphaflega verið beint til byggingarfulltrúa Dalabyggðar verður að líta svo á, með vísun til málsatvika, að hún beinist að Reykhólahreppi. Jafnframt verður að skýra beiðnina svo að hún taki aðeins til gagna, sem eru í vörslum hreppsins, sbr. 3. mgr. 10. gr. upp-lýsinga-laga.
Samkvæmt 3. gr. upplýsingalaga er stjórnvöldum skylt, með þeim undantekningum sem fram koma í 4. - 6. gr. laganna, að veita almenningi aðgang að skjölum og öðrum gögnum í vörslum sínum. Stjórnvöldum ber hins vegar ekki skylda til þess samkvæmt lögunum að láta í té upplýsingar með öðrum hætti, t.d. með því að safna þeim saman eða útbúa ný gögn, sem ekki eru fyrirliggjandi, þegar óskað er eftir aðgangi að upp-lýsingum.
Í 1. mgr. 10. gr. upplýsingalaga segir orðrétt: "Sá sem fer fram á aðgang að gögnum skal tilgreina þau gögn sem hann óskar að kynna sér. Þá getur hann óskað eftir að fá að kynna sér upplýsingar um tiltekið mál án þess að tilgreina einstök gögn sem málið varða." Í máli því, sem hér er til úrlausnar, hefur kærandi farið fram á aðgang að gögnum, sem varða tiltekin hús í Flatey, án þess að tilgreina nákvæmlega hvaða gögn það eru, sbr. ítrekun á beiðni hans frá 13. október sl. Þá beinist beiðnin ekki að gögnum úr einu stjórnsýslumáli, eins og gert er ráð fyrir í síðari málslið 1. mgr. 10. gr., heldur að gögnum úr mörgum stjórnsýslumálum, því að líta verður svo á að upplýsingar í vörslum sveitarfélags um eina fasteign eða eitt hús séu að lágmarki upplýsingar um eitt tiltekið mál í skilningi þessa ákvæðis. Þess konar upplýsingar geta reyndar talist upplýsingar um fleiri mál, t.d. ef sveitarfélag hefur haft afskipti af eign í fleiri en eitt skipti. Tekið skal fram, til upplýsingar fyrir málsaðila, að úrskurðarnefnd hefur skýrt 1. mgr. 10. gr. svo að ekki sé unnt í sömu beiðni að fara fram á aðgang að miklum fjölda skjala úr fleiri en einu stjórnsýslumáli, jafnvel þótt skjölin séu nægilega tilgreind.
Samkvæmt framansögðu er beiðni kæranda um aðgang að gögnum ekki þannig úr garði gerð sem mælt er fyrir um í 1. mgr. 10. gr. upplýsingalaga. Þegar af þeirri ástæðu er Reykhólahreppi ekki skylt að verða við beiðninni. Með þessum úrskurði er hins vegar ekki tekin afstaða til þess hvort hreppnum sé skylt að láta kæranda í té ljósrit af gögnum á grundvelli 12. gr. upplýsinga-laga.
Úrskurðarorð:
Reykhólahreppi er ekki skylt að veita kæranda, […], aðgang að gögnum um tiltekin hús í Flatey á Breiðafirði, eins og beiðni hans er úr garði gerð.
Eiríkur Tómasson, formaður
Elín Hirst
Valtýr Sigurðsson