22. nóvember 2012

A-459/2012. Úrskurður frá 22. nóvember 2012.

ÚRSKURÐUR

Hinn 22. nóvember 2012 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í máli nr. A-459/2012.

Kæruefni og málsatvik

Með tölvupósti, dags. 12. september 2012, kærði [A], ritstjóri vefmiðilsins [B], synjun Ríkiskaupa, dags. 30. ágúst, á beiðni hans, dags. 16. ágúst, um „upplýsingar um utanlandsferðir allra starfsmanna stofnunarinnar á hennar vegum frá ársbyrjun 2010 til dagsins í dag“.

Nánar tiltekið var óskað eftir eftirfarandi sundurliðun:

- Fjöldi ferða á hvern starfsmann

- Áfangastaður

- Flugfélag sem flogið var með til og frá Íslandi

- Verð farmiða

- Ferðadagar.

Þann 23. ágúst 2012 var kæranda tilkynnt að vegna sumarleyfa hjá stofnuninni yrði beiðni hans svarað í síðasta lagi 30. ágúst. Þann 30. ágúst 2012 hafnaði kærði beiðninni.

Í kærunni segir að kærandi telji synjun Ríkiskaupa ekki reista á lagalegri stoð og fari fram á að úrskurðarnefnd um upplýsingamál beini þeim fyrirmælum til Ríkiskaupa að þau afhendi umbeðnar upplýsingar. Segir að ekki verði séð að bókhaldsupplýsingar séu undanþegnar þegar komi að upplýsingarétti og því sé Ríkiskaupum ekki stætt á því að synja beiðni á grundvelli þess að um bókhaldsupplýsingar sé að ræða.

Vísað er til 3. mgr. 2. gr., 3. mgr. 3. gr. og 4.-7. gr. upplýsingalaga. Segir í kærunni að ekki hafi verið óskað eftir því að sérstaklega séu útbúin ný skjöl eða önnur gögn um utanlandsferðir starfsmanna Ríkiskaupa. Í svari Ríkiskaupa komi fram að umbeðin gögn séu til og tekið fram að þau séu hluti bókhalds.

Í kærunni segir að í öllum stofnunum og ráðuneytum þurfi starfsmenn að fá heimild yfirmanns til utanlandsferðar á vegum stofnunarinnar. Ferðakostnaður sé ekki greiddur nema ferðin sé samþykkt og fyrir liggi m.a. þær upplýsingar sem Tímarím hafi óskað eftir. Því sé með öllu fráleitt að ætla að ekkert skjallegt utanumhald sé um kaup starfsmanna starfandi ríkisstofnunar á flugfarmiðum.

Málsmeðferð

Kæran var send Ríkiskaupum með bréfi, dags. 14. september, til umsagnar.

Með bréfi, dags. 24. september, barst umsögn Logos lögmannsþjónustu f.h. Ríkiskaupa. Í umsögninni kemur fram að kærði telji að vísa verði kærunni frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál en til vara að hafna beri kröfum kæranda.

Í umsögninn segir að beiðni kæranda falli ekki undir 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 þar sem hún varði ekki tiltekið mál heldur ótiltekinn fjölda mála á nærri þriggja ára tímabili. Þá sé jafnframt óskað eftir því að upplýsingarnar verði sundurliðaðar eftir fjölda ferða á hvern starfsmann, flugfélag sem flogið var með, verð farmiða og ferðadaga. Beiðnin feli því í sér beiðni um greinargerð frá kærða þar sem fram komi áðurnefndar upplýsingar. Af hálfu kærða sé byggt á því að á grundvelli upplýsingalaga nr. 50/1996 sé ekki hægt að óska eftir greinargerð frá stjórnvaldi þar sem fram koma tilteknar upplýsingar en samkvæmt 2. ml. 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 sé stjórnvöldum ekki skylt að útbúa ný skjöl eða önnur gögn umfram það sem leiði af 7. gr. Í beiðni kæranda sé óskað eftir tilteknum upplýsingum og sundurliðun þeirra. Ljóst sé að kærði þurfi að leggja í mikla vinnu við að vinna upplýsingarnar enda hafi þær ekki verið teknar saman.

Að lokum er byggt á því að umrædd beiðni og þau gögn sem óskað er eftir falli ekki undir 2. mgr. 3. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996. Þær upplýsingar sem óskað sé eftir aðgangi að megi að hluta finna í bókhaldi kærða (með því að vinna úr bókhaldsgögnum). Undir upplýsingalögin falli ekki réttur til aðgangs að gögnum sem skráð séu með kerfisbundnum hætti í bókhaldi stjórnvalds og það sama eigi enn fremur við séu upplýsingarnar að finna í afmörkuðum hluta bókhalds eða einstökum fylgiskjölum þess. Það eina sem liggi fyrir sé heildar ferða- og dvalarkostnaður kærða erlendis fyrir árin 2010 og 2011 sem komi fram í ársreikningum kærða.

Umsögn Ríkiskaupa var send kæranda til athugasemda með bréfi dags. 24. september. Svar kæranda barst 8. október.

Með vísan til 31. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 þykir ekki ástæða til þess að rekja frekar það sem kemur fram í gögnum málsins um málsatvik og ágreiningsefni aðila en gert hefur verið. Úrskurðarnefndin hefur haft hliðsjón af öllum gögnum málsins við úrlausn þess.

Niðurstaða

Mál þetta varðar aðgang kæranda að upplýsingum um utanlandsferðir allra starfsmanna Ríkiskaupa á vegum stofnunarinnar frá ársbyrjun 2010 til 16. ágúst 2012, nánar sundurliðað eftir fjölda ferða á hvern starfsmann, áfangastað, flugfélagi sem flogið hafi verið með til og frá Íslandi, verði farmiða og ferðadögum.

Í 3. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 er meðal annars kveðið á um að stjórnvöldum sé skylt, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að fyrirliggjandi gögnum „sem varða tiltekið mál“ með þeim takmörkunum sem greinir í 4.-6. gr. laganna. Í 10. gr. upplýsingalaga segir að sá sem fer fram á aðgang að gögnum skuli „tilgreina þau gögn máls sem hann óskar að kynna sér.“ Þá geti hann „óskað eftir að fá að kynna sér öll gögn um tiltekið mál án þess að tilgreina einstök gögn sem málið varða.“

Samkvæmt 2. mgr. 3. gr. upplýsingalaga nær réttur almennings til aðgangs að upplýsingum sem er að finna í afmörkuðum skjölum eða öðrum sambærilegum gögnum, sem tilheyrt geta máli. Í samræmi við þetta og ákvæði 1. mgr. 3. gr., eins og því var breytt með 1. gr. laga nr. 161/2006, um breytingu á upplýsingalögum, tekur upplýsingaréttur almennings einvörðungu til gagna sem fyrir liggja þegar um þau er beðið og tilheyrt geta ákveðnu máli, en leggur ekki á stjórnvöld skyldu til að útbúa ný gögn, sem ekki eru fyrirliggjandi þegar eftir þeim er leitað, sbr. ennfremur úrskurði nefndarinnar í málum A-129/2001, A-181/2004 og A-230/2006.

Stjórnvaldi er þannig ekki skylt að taka saman gögn úr bókhaldi og ekki heldur að afhenda slík gögn nema því aðeins að þau séu orðin hluti af gögnum sem varða sérstakt mál sem stjórnvald hefur tekið til meðferðar og að skilyrðum upplýsingalaga sé fullnægt að öðru leyti.

Í þessu felst að ekki er hægt að biðja um aðgang að öllum málum af ákveðinni tegund eða frá tilteknu tímabili, eins og fram kemur í greinargerð með frumvarpi því sem varð að lögum nr. 161/2007, um breytingu á upplýsingalögum (sjá Alþt. 2006-2007, A-deild, bls. 1708-1709).

Um framangreint vísast einnig til úrskurðar úrskurðarnefndar um upplýsingamál í málinu nr. A-398/2011 og A-426/2012.

Kærandi setur í máli þessu fram víðtæka beiðni um aðgang að upplýsingum hjá kæranda um utanlandsferðir allra starfsmanna Ríkiskaupa á þeirra vegum frá ársbyrjun 2010 til 16. ágúst 2012, nánar sundurliðað eftir fjölda ferða á hvern starfsmann, áfangastað, flugfélagi sem flogið hafi verið með til og frá Íslandi, verði farmiða og ferðadögum. Í beiðni kæranda felst að óskað er eftir upplýsingum í ótilteknum fjölda mála, en ekki fyrirliggjandi gögnum er varði tiltekið eða tiltekin mál eða öll gögn tiltekins máls. Fram hefur komið að umræddar upplýsingar liggja ekki fyrir hjá stofnuninni í því formi sem kærandi hefur óskað eftir og verður henni ekki gert, á grundvelli upplýsingalaga, að útbúa þær eða taka saman, í ríkari mæli en leiðir af 7. gr. upplýsingalaga, sbr. 2. málsl. 1. mgr. 3. gr. laganna, sbr. 1. gr. laga nr. 161/2006. Skýring úrskurðarnefndarinnar á framangreindum ákvæðum laganna er sú að réttur til upplýsinga taki einvörðungu til gagna sem fyrir liggi, þegar um þau sé beðið, en leggi ekki á stjórnvöld skyldu til að útbúa ný gögn sem ekki eru fyrirliggjandi þegar eftir þeim sé leitað.

Samkvæmt 14. gr. upplýsingalaga er heimilt að bera synjun stjórnvalds um að veita aðgang að gögnum samkvæmt lögunum undir úrskurðarnefnd um upplýsingamál. Hið sama gildir um synjun stjórnvalds um að veita ljósrit af skjölum eða afrit af öðrum gögnum.

Með vísan til framangreinds ber að vísa kæru málsins frá úrskurðarnefndinni.

Úrskurðarorð

Vísað er frá kæru [A] á hendur Ríkiskaupum, dags. 12. september 2012.

Trausti Fannar Valsson

formaður

Sigurveig Jónsdóttir Friðgeir Björnsson