A-496/2013. Úrskurður frá 23. september 2013

Úrskurður

Hinn 23. september 2013 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. A-496/2013 í málinu ÚNU 13020007. 

Kæruefni og málsatvik

Hinn 15. janúar 2013 fór [A] fram á það við Siglingastofnun að fá afrit af nokkrum gögnum. Nánar tiltekið bað hann um:

„Öll útsend "yfirlit með reikningi" (sundurliðun) þar sem […] er skrifaður sem starfsmaður á yfirliti frá tímabilinu 01/01 2012 til 31/12  2012. 

Öll útsend "yfirlit með reikningi" (sundurliðun) þar sem […] er skrifaður sem starfsmaður á yfirliti frá tímabilinu 01/01 2011 til 30/06 2012.

Öll útsend "yfirlit með reikningi" (sundurliðun) þar sem […] er skrifaður sem starfsmaður á yfirliti frá tímabilinu 01/01 2011 til 30/06 2012 

Öll útsend "yfirlit með reikningi" (sundurliðun) þar sem […] er skrifaður sem starfsmaður á yfirliti frá tímabilinu 01/01 2011 til 30/06 2012.“

Hinn 17. janúar 2013 fékk hann svohljóðandi synjun frá Siglingastofnun: „Siglingastofnun telur sér hvorki heimilt né skylt að gefa upp fjárhags- eða viðskiptaupplýsingar um aðra viðskiptavini á breiðum grundvelli.  Í upplýsingalögum gr. 4-6 er fjallað um þær takmarkanir sem gilda í þessu sambandi.“

Með bréfi, dags. 15. febrúar 2013, kærði [A] synjun Siglingastofnunar til úrskurðarnefndar um upplýsingamál. Þar kemur fram að kærandi telji að ákvæði upplýsingalaga um takmarkanir á upplýsingarétti eigi ekki við um þau gögn sem hann hafi óskað eftir.  

Með bréfi, dags. 12. mars 2013, óskaði úrskurðarnefnd um upplýsingamál umsagnar Siglingastofnunar um kæruna. Í svari Siglingastofnunar til nefndarinnar, dags. 19. mars, segir m.a.:

„[…] Í 5. grein upplýsingalaga nr. 140/2012 er fjallað um aðgang almennings að fyrirliggjandi gögnum er varða tiltekið mál. Ekki er ljóst hvaða mál beiðnin varðar og uppfyllir beiðnin því ekki skilyrði 5. gr. upplýsingalaga auk þess að vera andstæð 1. og 3. mgr. 15. gr. sömu laga. Beiðnin er um aðgang að gögnum í ótilteknum fjölda mála og ber því að vísa henni frá. Kærandi tilgreinir fjóra starfsmenn Siglingastofnunar og vill upplýsingar um störf þeirra í 12-18 mánuði. Við lauslega athugun í bókhaldi kemur í ljós að fjöldi viðskiptamanna er beiðnin varðar er eftirfarandi (nafn starfsmanns með upphafsstöfum): […] 70 viðskiptamenn, […] 21 viðskiptamaður, […] 52 viðskiptamenn og […] 148 viðskiptamenn. Viðskiptamenn eru að nokkru hinir sömu, en um verulegan fjölda er að ræða og ljóst er, með vísan til 9. gr. upplýsingalaga, að óheimilt er að veita umbeðinn aðgang að gögnum nema sá samþykki sem í hlut á. Varla er ætlast til að Siglingastofnun leggi í þá vegferð og verður því að hafna beiðninni með vísan til 1. tl. 4. mgr. 15. gr. upplýsingalaga.“

Úskurðarnefnd um upplýsingamál gaf kæranda kost á að tjá sig um svar Siglingastofnunar og í svari hans, dags. 1. maí 2013, segir:
„Beiðni mín um þessi gögn er til komin vegna vinnubragða Siglingarstofnunar í yfirferð á teikningum á bátum og gjaldtöku vegna  þeirrar vinnu. [B] sem ég er eigandi af, leitaði skýringa  hjá Siglingarstofnun á reikningi nr. […] en ekki fengið. Í stuttu máli snýst þessi kæra um að fá aðgang að gögnum sem verða hugsanlega notuð til að rökstyðja kvörtun eða kæru á vinnubrögðum Siglingarstofnunar er varðar vinnu og kostnað við yfirferð á teikningum þeirra sem eru skyldugir að kaupa þjónustu af stofnuninni, en þurfa án rökstuðnings að greiða frá 2-4 sinnum fleiri tíma við yfirferð á teikningum nú en fyrir nokkrum misserum, án þess að reglur hafi breyst eða að gefið hafi verið út nokkuð um auknar kröfur til teikninga. Að hugsanlegri kvörtun eða kæru munu standa fleiri en eitt fyrirtæki sem vegna starfsemi sinnar eru skyldugir að kaupa þjónustu Siglingastofnunar og þessi gögn eru nauðsýnleg til að færa rök fyrir kvörtuninni. Haft hefur verið samband við allar plastbátasmiðjur á landinu nema tvær og var sterkur samhljómur um óánægju með vinnubrögð stofnunarinnar. Verði þessari kæru vísað frá eða synjað verður lögð fram ný beiðni um afrit af reikningi og yfirlit með reikningi vegna vinnu við teikningayfirferð tiltekinna báta sömu gerðar með sambærilegar teikningar yfir tiltekin tímabil.“

Hinn 10. maí 2013 ákvað úrskurðarnefnd að óska eftir umræddum gögnum frá Siglingastofnun svo af mætti ráða hvort þau hefðu að geyma slíkar upplýsingar að þau féllu undir þau ákvæði upplýsingalaga nr. 140/2012, sem takmarka upplýsingarétt almennings. Svar barst með bréfi, dags. 31. maí 2013. Í því segir m.a.: 

„Hjálögð eru afrit af yfirlitum sem send voru með reikningum til 12 viðskiptavina Siglingastofnunar. Er þar um að ræða þrjú yfirlit yfir vinnu hvers af fjórum tilgreindum starfsmönnum Siglingastofnunar og ættu þessi yfirlit að gefa góða mynd af því sem kærandi spyr um. Eigi að skilja bréf yðar svo að nauðsynlegt sé að senda nefndinni í trúnaði „öll“ yfirlit vegna vinnu fjögurra tiltekinna starfsmanna á 12 til 18 mánaða tímabili, þá vill Siglingastofnun vinsamlegast fara fram á að gefinn sé mjög rúmur tími til þess að verða við þeirri ósk. Eftir rúman mánuð verður Siglingastofnun lögð niður og starfsemi hennar flutt í nýja stofnun, Samgöngustofu. Vegna þessarra breytinga er mikið álag á starfsmönnum og sérstaklega þeim sem vinna í bókhaldi. Af þeim sökum er óhægt um vik að leggja vinnu í að tína til fjölda reikninga og yfirlita úr bókhaldinu.“

Niðurstaða

Mál þetta lýtur að því hvort Siglingastofnun hafi verið heimilt að synja kæranda um aðgang að yfirlitum með reikningum (sundurliðunum) vegna vinnu tilgreindra starfmanna, í samræmi við beiðni hans til stofnunarinnar, dags. 15. janúar 2013.

Markmið upplýsingalaga nr. 140/2012 er að tryggja gegnsæi í stjórnsýslu og við meðferð opinberra hagsmuna, m.a. í þeim tilgangi að styrkja aðhald með stjórnvöldum, og segir í 5. gr. að skylt sé, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að fyrirliggjandi gögnum sem varða tiltekið mál. 

Synjun Siglingastofnunar hefur í fyrsta lagi verið studd þeirri röksemd að ekki sé ljóst hvaða mál beiðnin varði og því uppfylli hún ekki skilyrði 5. gr. upplýsingalaga, auk þess að vera andstæð 1. og 3. mgr. 15. gr. sömu laga. Af því tilefni er tekið fram að skýra ber skilyrði 5. gr. – um tiltekið mál – með hliðsjón af 15. gr. laganna. Þar segir að sá sem fari fram á aðgang að gögnum skuli tilgreina þau, eða efni þess máls sem þau tilheyri, með nægjanlega skýrum hætti til að hægt sé, án verulegrar fyrirhafnar, að afmarka beiðnina við tiltekin gögn eða mál.

Eins og áður segir varða þau gögn sem kærandi óskar eftir aðgangi að lögbundið opinbert eftirlit Siglingastofnunar á grundvelli laga nr. 6/1996, en verkefni hennar eru talin upp í 3. gr. þeirra laga. Úrskurðarnefnd um upplýsingamál telur því að um sé að ræða gögn sem lúta að máli í skilningi upplýsingalaga og að kærandi hafi tilgreint þau með nægjanlega skýrum hætti. Verður því ekki fallist á það með Siglingastofnun að synja beri beiðninni vegna skorts á skýrleika að þessu leyti. Raunar verður ekki annað ráðið af skýringum Siglingastofnunar, þrátt fyrir framangreinda afstöðu stofnunarinnar, en að henni sé ljóst hvaða gögn það eru sem kærandi óskar eftir og að henni sé fært að hafa uppi á þeim.

Synjun Siglingastofnunar hefur í öðru lagi verið studd með vísan til 9. gr. upplýsingalaga. Samkvæmt henni er óheimilt að veita umbeðinn aðgang nema sá samþykki sem eigi í hlut. Af því tilefni er tekið fram að í athugasemdum með 9. gr. í því frumvarpi sem varð að lögum nr. 140/2012 segir að hverju sinni verði að meta hvort um sé að ræða upplýsingar sem samkvæmt almennum sjónarmiðum séu svo viðkvæmar að þær eigi ekkert erindi við allan þorra manna. Það eigi við um viðkvæmar persónuupplýsingar samkvæmt lögum nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga og eftir atvikum upplýsingar um fjármál einstaklinga og upplýsingar sem lúti beinlínis að öryggi þeirra.

Þau gögn sem Siglingastofnun hefur sent nefndinni eru útprentuð yfirlit yfir hreyfingar. Á þeim koma m.a. fram heiti verks/verkkaupa, sem almennt er númer og nafn eða auðkenni báts, verknúmer, nafn starfsmanns, eininga- og söluverð og hvort athugasemd hafi verið gerð. Athugun úrskurðarnefndar á þessum gögnum hefur hvorki leitt í ljós að þau beri með sér viðkvæmar persónuupplýsingar í skilningi laga nr. 77/2000 né upplýsingar um einkamálefni sem sanngjarnt sé og eðlilegt að fari leynt. Þá verður ekki séð að þar geti verið slíkar upplýsingar um mikilvæga fjárhags- eða viðskiptahagsmuni fyrirtækja og annarra lögaðila að aðgangur að þeim geti verið til þess fallinn að valda þeim tjóni.

Synjun Siglingastofnunar hefur í þriðja lagi verið studd með vísan til álags á hana vegna verkefnaflutnings til Samgöngustofu. Vegna þeirra breytinga sé sérstaklega mikið álag á starfsmönnum sem vinni í bókhaldi og óhægt um vik að leggja vinnu í að týna til reikninga og yfirlit. Af tilefni þessa er bent á að sá upplýsingaréttur sem almenningi er tryggður með lögum nr. 140/2012 verður ekki takmarkaður með vísan til álags á starfsmenn ábyrgðaraðila. Hins vegar er leiðbeint um að samkvæmt 2. mgr. 18. gr. þeirra má, ef skjöl eru mörg eða ef sá sem afhendir þau hefur ekki aðstöðu til að ljósrita skjöl, fela öðrum að sjá um ljósritunina. Aðili skal þá greiða þann kostnað sem hlýst af ljósritun skjalanna. 

Á grundvelli framangreinds ber að fallast á kröfu kæranda um aðgang að yfirlitum með reikningum (sundurliðunum) vegna vinnu tilgreindra starfmanna, í samræmi við beiðni hans, dags. 15. janúar 2013.

Þar sem Samgöngustofa hefur nú komið í stað Siglingastofnunar Íslands, sbr. lög nr. 120/2012 og 59/1013, og þau stjórnsýslu- og eftirlitsverkefni sem áður heyrðu undir Siglingastofnun hafa færst til Samgöngustofu, verður úrskurðarorði beint að Samgöngustofu sem núverandi ábyrgðaraðila umræddra gagna. 

Úrskurðarorð

Samgöngustofu ber að veita kæranda aðgang að eftirtöldum yfirlitum með reikningum (sundurliðunum) vegna vinnu tilgreindra starfsmanna, í samræmi við beiðni hans til stofnunarinnar, dags. 15. janúar 2013.

1. Yfirlit með reikningi (sundurliðun) þar sem […] er skrifaður sem starfsmaður á yfirliti frá tímabilinu 01/01 2012 til 31/12 2012. 

2. Yfirlit með reikningi (sundurliðun) þar sem […] er skrifaður sem starfsmaður á yfirliti frá tímabilinu 01/01 2011 til 30/06 2012.

3. Yfirlit með reikningi (sundurliðun) þar sem […] er skrifaður sem starfsmaður á yfirliti frá tímabilinu 01/01 2011 til 30/06 2012 

4. Yfirlit með reikningi (sundurliðun) þar sem […] er skrifaður sem starfsmaður á yfirliti frá tímabilinu 01/01 2011 til 30/06 2012.

Hafsteinn Þór Hauksson, formaður  

Sigurveig Jónsdóttir                                                                                      

Friðgeir Björnsson