677/2017. Úrskurður frá 26. apríl 2017
Úrskurður
Hinn 26. apríl 2017 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 677/2017 í máli ÚNU 16070005.
Kæra og málsatvik
Með erindi þann 22. júlí 2016 kærði A meðferð utanríkisráðuneytis á beiðni sinni um aðgang að gögnum um samþykki Íslands á nýjum aðildarríkjum að Norður-Atlantshafsbandalaginu.
Samkvæmt tölvupóstsamskiptum sem fylgdu kærunni fékk kærandi upplýsingar sem tengdust beiðninni þann 5. janúar 2016, en í kjölfarið óskaði hann eftir því að fá afrit af orðsendingum íslenskra stjórnvalda til bandarískra, þar sem staðfestar eru fullgildingar á viðbótarsamningum við Norður-Atlantshafssamninginn. Í svari utanríkisráðuneytisins, dags. 22. febrúar 2016, kom fram að ekki hafi tekist að safna skjölunum saman. Kærandi ítrekaði beiðni sína þann 22. febrúar, 30. mars og 24. maí 2016 en kærði meðferð hennar til úrskurðarnefndarinnar þann 22. júlí 2016 eins og áður segir.
Málsmeðferð
Kæran var kynnt utanríkisráðuneytinu með bréfi, dags. 25. júlí 2016. Þar kom fram að hafi beiðni kæranda ekki verið afgreidd væri því beint til ráðuneytisins að taka ákvörðun um afgreiðslu hennar eins fljótt og við verði komið og eigi síðar en þann 9. ágúst 2016. Þann 2. ágúst 2016 barst úrskurðarnefndinni afrit af tölvupósti ráðuneytisins til kæranda, dags. 29. júlí 2016, og fylgdu staðfestingar til bandarískra stjórnvalda í tilefni af aðild ýmissa ríkja að Norður-Atlantshafssamningnum frá árunum 1952-2009. Einnig kom fram að enn vantaði einhver skjöl en ástæða tafarinnar væri sú að beiðnin næði til skjala sem eru meira en hálfrar aldar gömul. Það myndi taka að minnsta kosti einn mánuð að finna þau.
Þann 16. ágúst 2016 hafði starfsmaður utanríkisráðuneytisins samband við úrskurðarnefnd um upplýsingamál í síma. Af hálfu ráðuneytisins kom fram að leit að umbeðnum gögnum stæði enn yfir, hún krefðist mikillar vinnu og óvíst væri um árangur. Starfsmaður úrskurðarnefndarinnar tilkynnti ráðuneytinu að málið yrði ekki fellt niður hjá nefndinni fyrr en kæranda hafi verið svarað og honum ýmist afhent umbeðin gögn eða synjað um þau.
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál óskaði eftir upplýsingum um stöðu málsins hjá ráðuneytinu þann 8. mars 2017. Í svari ráðuneytisins sama dag kom fram að gögnin hefðu enn ekki fundist. Kærandi hafi fengið öll gögn sem fundust af því sem hann óskaði aðgangs að. Kæranda var tilkynnt um þetta með bréfi, dags. 10. mars 2017. Þar sem gögnin fyndust ekki yrði málið fellt niður hjá úrskurðarnefndinni, nema beiðni bærist frá kæranda um að málsmeðferðinni yrði haldið áfram. Þann 24. mars 2017 kom fram af hálfu kæranda að utanríkisráðuneytinu bæri skylda til að varðveita umbeðin gögn. Kærandi gerði því þá kröfu að ráðuneytið leiti allra ráða til að finna þau. Þá hafi ekkert komið fram um að ráðuneytið hafi leitað eftir gögnum hjá öðrum stofnunum. Kærandi mæltist til þess að það yrði gert og að gerð verði grein fyrir niðurstöðum þeirra fyrirspurna.
Niðurstaða
Í máli þessu háttar svo til að þau gögn, sem kærandi beiðist aðgangs að, hafa ekki fundist í vörslum utanríkisráðuneytisins. Af gögnum málsins verður ráðið að ráðuneytið hafi falið yfirskjalaverði að leita gagnanna. Leitin hafi borið nokkurn árangur og kærandi fengið aðgang að hluta þeirra þann 29. júlí 2016. Hluti gagnanna hafi hins vegar ekki fundist þrátt fyrir endurtekna leit. Af hálfu ráðuneytisins hefur komið fram að ástæða þess sé aldur gagnanna, en hluti þeirra hafi verið í vörslum þess í meira en hálfa öld. Ráðuneytið hefur hins vegar ekki synjað beiðni kæranda með vísan til 1. tl. 4. mgr. 15. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012, þar sem fram kemur að beiðni um aðgang að gögnum megi hafna í undantekningartilfellum ef meðferð hennar tæki svo mikinn tíma eða krefðist svo mikillar vinnu að ekki telst af þeim sökum fært að verða við henni.
Að mati úrskurðarnefndar um upplýsingamál eru ekki efni til að vefengja þá fullyrðingu utanríkisráðuneytisins að hluti umbeðinna gagna finnist ekki í vörslum þess. Eins og hér háttar til verður að leggja til grundvallar að sá hluti umbeðinna gagna sem ekki finnst sé ekki fyrirliggjandi hjá ráðuneytinu í skilningi 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Úrskurðarvald úrskurðarnefndarinnar er afmarkað við að fjalla um réttmæti synjunar á beiðni um aðgang að fyrirliggjandi gögnum samkvæmt lögunum og synjunar á beiðni um að afhenda gögn á tiltæku formi. Vísast um þetta til 20. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Þegar svo háttar til að umbeðin gögn eru ekki til staðar, og afhending þeirra kemur af þeim sökum ekki til greina, telst ekki vera um synjun stjórnvalds í skilningi 20. gr. laganna að ræða og ber úrskurðarnefndinni að vísa kæru þar að lútandi frá.
Það athugast að samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn, sbr. núgildandi lög nr. 77/2014, áður lög nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands, er gert ráð fyrir því að skilaskyld skjöl séu afhent opinberu skjalasafni þegar þau hafa náð þrjátíu ára aldri. Frá þeim tímapunkti fer um aðgang að þeim samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn, sbr. 4. mgr. 4. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Aldur þeirra skjala sem finnast ekki í vörslum utanríkisráðuneytisins liggur ekki fyrir með vissu. Allt að einu leiðir sama niðurstaða um frávísun kærunnar af ákvæði 1. mgr. 46. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.
Í tilefni af þeirri kröfu kæranda, að utanríkisráðuneytinu verði gert að leita eftir umbeðnum gögnum hjá öðrum stofnunum, tekur úrskurðarnefndin fram að samkvæmt 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 nær réttur almennings til aðgangs að gögnum hjá stjórnvöldum til fyrirliggjandi gagna. Þá gerir 1. mgr. 16. gr. laganna ráð fyrir því að beiðni um gögn sé beint til þess sem hefur gögnin í vörslu sinni, þegar um er að ræða mál þar sem ekki verður tekin stjórnvaldsákvörðun. Af þessum ákvæðum upplýsingalaga verður að draga þá ályktun að þau feli ekki í sér skyldu stjórnvalda til að leita gagna í vörslum annarra aðila sem falla undir gildissvið laganna. Hins vegar er þeim skylt til að framsenda beiðni um gögn ef ætla má að þau séu í vörslum annars aðila, með vísan til 2. mgr. 7. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Úrskurðarnefndin hefur samkvæmt framangreindu ekki valdheimildir til að fallast á kröfu kæranda um að ráðuneytinu verði gert að leita eftir umbeðnum gögnum hjá öðrum stofnunum og verður henni því vísað frá nefndinni.
Úrskurðarorð:
Kæru A, dags. 22. júlí 2016, er vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.
Hafsteinn Þór Hauksson
formaður
Sigurveig Jónsdóttir Friðgeir Björnsson