708/2017. Úrskurður frá 2. nóvember 2017
Úrskurður
Hinn 2. nóvember 2017 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 708/2017 í máli ÚNU 17060006.
Kæra og málsatvik
Með erindi, dags. 23. júní 2017, kærði A afgreiðslu Reykjavíkurborgar á beiðni hennar um gögn sem talin voru upp í bréfi kæranda til borgarinnar þann 22. maí sl. Kærandi segist vera í forsvari fyrir íbúa í Rauðagerði sem hafi sérstaka hagsmuni af aðgangi að gögnum vegna framkvæmda við götuna. Í kærunni leggur kærandi áherslu á að fá upplýsingar um nefnd sem skipuð hafi verið af fyrrum samgöngustjóra Reykjavíkurborgar.
Málsmeðferð
Þann 3. júlí 2017 var kæran send Reykjavíkurborg og borginni veittur kostur á að koma framfæri umsögn um hana. Jafnframt var þess óskað að úrskurðarnefnd um upplýsingamál yrði afhent afrit af þeim gögnum sem hún lýtur að í trúnaði. Í umsögn Reykjavíkurborgar, dags. 10. júlí 2017, kemur fram að borgin hafi þegar afhent kæranda öll gögn sem lögð voru fram og byggt á við samþykkt og útgáfu framkvæmdarleyfis við Rauðagerði. Gögnin hafi bæði verið send rafrænt til kæranda þann 11. maí 2017 og þá hafi gögnin legið frammi í þjónustuveri Reykjavíkurborgar, þann 17. maí 2017. Ennfremur hafi Reykjavíkurborg sent tölvupóst til lögmanns íbúanna við Rauðagerði sama dag með gögnum sem kærandi hafi getað nálgast hjá lögmanninum. Þá segir í umsögninni að önnur gögn sem kærandi hafi óskað eftir séu annað hvort vinnuskjöl sem séu ekki sérstaklega skráð undir málinu og ekki aðgengileg eða séu ekki til. Þá kemur fram í umsögninni að engin formleg nefnd hafi verið skipuð af borginni um lagningu stíga eða um gerð manar við Rauðagerði. Íbúar við Rauðagerði hafi aftur á móti haft frumkvæði að þessum hópi og hafi hann alfarið verið á þeirra vegum. Segir í umsögninni að engar upplýsingar liggi fyrir hjá borginni um hópinn. Þá segir í umsögninni að með ákveðnum kröfum kæranda sé verið að krefja borgina um að búa til ný gögn sem borginni sé ekki skylt að gera samkvæmt ákvæðum upplýsingalaga.
Með umsögn Reykjavíkurborgar fylgdu eftirfarandi gögn, en í umsögninni er tekið fram að gögnin hafi þegar verið afhent kæranda:
[...]
Umsögn Reykjavíkurborgar var kynnt kæranda með bréfi, dags. 19. júlí 2017, og veittur kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum í ljósi hennar. Ekki bárust athugasemdir frá kæranda.
Óþarft þykir að rekja frekar það sem kemur fram í gögnum málsins með vísan til 31. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Úrskurðarnefndin hefur haft hliðsjón af öllum gögnum málsins við úrlausn þess.
Niðurstaða
Mál þetta lýtur að afgreiðslu Reykjavíkurborgar á beiðni kæranda um aðgang að gögnum er varða framkvæmdarleyfi við Rauðagerði. Samkvæmt 20. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 er heimilt að kæra til úrskurðarnefndar um upplýsingamál synjun stjórnvalds um að veita aðgang að gögnum. Í umsögn Reykjavíkurborgar kemur fram að borgin hafi þegar afhent kæranda öll þau gögn sem byggt var á við samþykkt og útgáfu framkvæmdaleyfis við Rauðagerði en önnur gögn sem kærandi biðji um hafi ekki verið sérstaklega skráð undir málinu og séu ekki fyrirliggjandi hjá borginni. Úrskurðarnefnd um upplýsingamál leggur til grundvallar að með framansögðu eigi Reykjavíkurborg við að við vinnslu málsins hjá borginni hafi orðið til vinnugögn sem ekki hafi verið skráð eða haldið til haga og séu því ekki fyrirliggjandi hjá borginni.
Í 1. mgr. 27. gr. upplýsingalaga segir að við meðferð mála þar sem taka eigi ákvörðun um rétt eða skyldu manna beri stjórnvöldum að skrá upplýsingar um málsatvik sem veittar eru munnlega eða viðkomandi fær vitneskju um með öðrum hætti ef þær hafa þýðingu fyrir úrlausn mála og séu ekki að finna í öðrum gögnum þess. Samkvæmt 2. málsl. 1. mgr. 27. gr. á það sama við um helstu ákvarðanir um meðferð máls og helstu forsendur ákvarðana, enda komi þær ekki fram í öðrum gögnum máls. Í 2. mgr. 27. gr. segir að stjórnvöld skuli gæta þess að haldið sé til haga mikilvægum upplýsingum, m.a. samskipti við almenning og önnur stjórnvöld, svo sem með skráningu fundargerða eða minnisblaða. Í skýringum við 2. mgr. 27. gr. í frumvarpi til upplýsingalaga kemur fram að ákvæðið feli aðeins í sér áréttingu á ólögfestri skyldu stjórnvalda til að tryggja eðlilega meðferð opinberra hagsmuna.
Það er óumdeilt að ákvörðun sveitarstjórnar um veitingu framkvæmdaleyfis er stjórnvaldsákvörðun í skilningi 1. mgr. 27. gr. upplýsingalaga og 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Hafi Reykjavíkurborg ekki haldið skráningu um öll gögn málsins í samræmi við skráningarskyldu 27. gr. upplýsingalaga er það ámælisvert. Þegar svo háttar til að umbeðin gögn eða upplýsingar eru ekki til staðar og afhending þeirra kemur af þeim sökum ekki til greina, telst ekki vera um synjun stjórnvalds að ræða í skilningi 1. mgr. 20. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Þá verður ekki annað ráðið af gögnum málsins en að Reykjavíkurborg hafi þegar veitt kæranda aðgang að þeim gögnum sem falla undir beiðnina sem eru fyrirliggjandi hjá sveitarfélaginu. Með hliðsjón af framangreindu verður ekki hjá því komist að vísa kærunni frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.
Úrskurðarorð:
Kæru A, dags. 23. júní 2017, er vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.
Hafsteinn Þór Hauksson
formaður
Sigurveig Jónsdóttir Friðgeir Björnsson