748/2018. Úrskurður frá 31. júlí 2018
Úrskurður
Hinn 31. júlí 2018 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 748/2018 í máli ÚNU 17110002.Kæra og málsatvik
Með erindi, dags. 1. nóvember 2017, kærði A synjun Reykjanesbæjar, dags. 22. september 2017, á beiðni um aðgang að yfirliti greiðslna til Víkurfrétta, B og C á árunum 2010-2017. Í synjun Reykjanesbæjar kom fram að sundurliðað yfirlit greiðslna væri ekki fyrirliggjandi hjá sveitarfélaginu.Í kæru kemur fram að þann 7. júlí 2017 hafi kærandi óskað eftir því að fá afhent sundurliðað yfirlit greiðslna til Víkurfrétta, B og C. Beiðninni hafi verið synjað þann 22. september 2017 á þeim grundvelli að slík skjöl lægju ekki fyrir hjá Reykjanesbæ. Samdægurs hafi kærandi sent Reykjanesbæ fyrirspurn um það hvort hægt væri að kalla fram viðskiptamann í bókhaldskerfi bæjarins og prenta út yfirlit. Spurningin hafi verið ítrekuð þann 25. september 2017, 28. september 2017, 29. september 2017 og 5. október 2017. Kærandi hafi loks fengið það svar að ekki væri vitað hvort hægt væri að leita eftir viðskiptamanni í bókhaldskerfi og enn fremur að gögnin væru ekki til. Kærandi segist ekki fallast á þá fullyrðingu Reykjanesbæjar að yfirlit um viðskiptamann sé ekki að finna í bókhaldskerfi bæjarins en í 6. gr. laga nr. 145/1995 segi að í fjárhagsbókhaldi eða sérstöku viðskiptamannabókhaldi, sem tengist fjárhagsbókhaldinu, skuli hafa reikninga yfir viðskipti við hvern viðskiptamann, önnur en þau þar sem hönd selur hendi. Þó sé heimilt að sameina óveruleg viðskipti á einn eða fáa reikninga. Að því gefnu að Reykjanesbær vinni eftir lögum og reglugerðum megi því telja víst að gögnin séu fyrirliggjandi í skilningi 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga. Kærandi sé ekki að biðja um tölulegar samantektir eða að ný skjöl séu útbúin heldur aðeins að fyrirliggjandi gögn séu kölluð fram og flutt út úr kerfinu.
Málsmeðferð
Með bréfi, dags. 7. nóvember 2017, var kæran kynnt Reykjanesbæ og veittur kostur á að koma á framfæri umsögn og afritum af gögnum sem kæran lýtur að. Í umsögn Reykjanesbæjar, dags. 30. nóvember 2017, er vísað til þess að gögnin séu ekki fyrirliggjandi en samkvæmt 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 sé stjórnvöldum óskylt að útbúa ný gögn að beiðni almennings. Þá hafi úrskurðarnefnd um upplýsingamál ítrekað staðfest, m.a. í úrskurði nr. A-181/2004 og A-424/2012, að í því felist að stjórnvaldi sé óskylt að taka saman gögn úr bókhaldi.Umsögn Reykjanesbæjar var kynnt kæranda með bréfi, dags. 5. desember 2017, og veittur kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum í ljósi hennar. Athugasemdir kæranda bárust þann 10. desember 2017. Þar vísar kærandi m.a. til þess að í úrskurðum úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. A-181/2004 og A-424/2012 hafi verið óskað eftir samantektum, jafnvel umfangsmiklum, um ákveðin mál og aðila. Kærandi geri sér grein fyrir því að slík upplýsingagjöf feli í sér sköpun nýrra gagna, en ekki sé verið að fara fram á neitt slíkt. Aðeins sé óskað eftir gögnum sem þegar séu fyrirliggjandi í skilningi laga og hægt sé að kalla fram auðveldlega úr bókhaldskerfi bæjarins með sama hætti og hægt sé að kalla fram ritvinnsluskjöl, tölvupósta og önnur tölvutæk skjöl þegar þeirra sé óskað. Með yfirliti eigi kærandi t.a.m. við lista sem kallaður sé fram úr bókhaldskerfi bæjarins með því að afmarka viðskiptamann og tímabil og biðja um flutning í töflureikni eða útprentun. Einnig geti verið um að ræða lista sem tekinn sé sem skjáskot af útlistun viðskiptamanns í bókhaldsforriti. Kærandi tekur fram að reynist það einfaldari lausn fyrir Reykjanesbæ að kalla fram endurrit hvers reiknings frá tímabilinu sé það kæranda að meinalausu.
Niðurstaða
Mál þetta lýtur að synjun Reykjanesbæjar á beiðni kæranda um yfirlit úr bókhaldskerfi til tiltekinna aðila á afmörkuðu tímabili. Beiðninni var synjað á þeim grundvelli að yfirlitið væri ekki fyrirliggjandi en vísað var til þess að sveitarfélaginu sé ekki skylt að undirbúa nýtt skjal fyrir kæranda.Af 1. mgr. 5. gr. upplýsinglaga nr. 140/2012 leiðir að sé þess óskað er skylt að veita almenningi aðgang að fyrirliggjandi gögnum sem varða tiltekið mál, með þeim takmörkunum sem greinir í 6.–10. gr. Sama gildir þegar óskað er aðgangs að tilteknum fyrirliggjandi gögnum. Ekki er skylt að útbúa ný skjöl eða önnur gögn í ríkari mæli en leiðir af 3. mgr. en málsgreinin tekur til þeirrar skyldu að veita aðgang að öðrum hlutum gagns ef takmarkanir 6.-10. gr. eiga aðeins við um hluta gagns. Í athugasemdum við ákvæði 1. mgr. 5. gr. í frumvarpi til upplýsingalaga nr. 140/2012 er m.a. tekið fram að orðin „fyrirliggjandi gögn“ beri m.a. að skilja sem svo að réttur til aðgangs að gögnum hjá stjórnvöldum nái aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggja á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang er sett fram og í þeirri mynd sem þau eru á þeim tíma.
Í málinu liggur fyrir að skjalið sem kærandi óskar eftir er ekki fyrirliggjandi hjá sveitarfélaginu heldur þarf að búa það sérstaklega til svo unnt sé að afgreiða gagnabeiðni kæranda. Hér ræður ekki úrslitum þótt unnt sé að búa skjalið til með tiltölulega einfaldri aðgerð, t.d. með því að kalla fram slíkt yfirlit úr bókhaldskerfi. Úrskurðarnefndin tekur þó fram að sveitarfélaginu er heimilt að afgreiða gagnabeiðni kæranda með því að búa til skjal með slíku yfirliti, sbr. 1. mgr. 11. gr. upplýsingalaga, enda standi aðrar lagareglur ekki í vegi fyrir því, þar á meðal ákvæði laga um þagnarskyldu og persónuvernd.
Samkvæmt framangreindu verður að leggja til grundvallar að umbeðin gögn séu ekki fyrirliggjandi hjá Reykjanesbæ í skilningi 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga. Samkvæmt 1. mgr. 20. gr. upplýsingalaga er heimilt að bera synjun beiðni um aðgang að gögnum samkvæmt lögunum undir úrskurðarnefnd um upplýsingamál. Hið sama gildir um synjun stjórnvalds á beiðni um að afhenda gögn á því formi sem óskað er. Þegar svo háttar til að umbeðin gögn eru ekki til staðar og afhending þeirra kemur af þeim sökum ekki til greina, telst ekki vera um synjun stjórnvalds í skilningi 20. gr. að ræða og ber úrskurðarnefndinni að vísa kæru þar að lútandi frá.
Í athugasemdum kæranda við umsögn Reykjanesbæjar tekur kærandi fram að ef það reynist einfaldara fyrir Reykjanesbæ að kalla fram endurrit hvers reiknings frá tilteknu tímabili sé það kæranda að meinalausu. Er hér um að ræða nýja gagnabeiðni sem kærandi þarf að beina til sveitarfélagsins.
Úrskurðarorð:
Kæru A, dags. 1. nóvember 2017, er vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.Hafsteinn Þór Hauksson
formaður
Sigurveig Jónsdóttir Friðgeir Björnsson