809/2019. Úrskurður frá 3. júlí 2019
Úrskurður
Hinn 3. júlí 2019 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 809/2019 í máli ÚNU 19010011.Kæra og málsatvik
Með erindi, dags. 8. janúar 2019, kærði Frigus II ehf. synjun Lindarhvols ehf. á beiðni um aðgang að upplýsingum um stjórnarfundi Lindarhvols.Með bréfi, dags. 11. október 2018, óskaði kærandi eftir upplýsingum um dagsetningar allra funda stjórnar Lindarhvols frá stofnun félagsins þann 27. apríl 2016 til loka árs 2016. Í bréfinu kom fram að ef slíkur listi væri ekki fyrir hendi eða ekki þætti efni til að útbúa hann væri óskað eftir aðgangi að öllum fundargerðum stjórnar Lindarhvols fyrir sama tímabil.
Beiðni kæranda svaraði Lindarhvoll með bréfi, dags. 14. desember 2018, þar sem fjallað var um áskilnað 1. mgr. 15. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 um afmörkun beiðna um upplýsingar. Þar segði að sá sem færi fram á aðgang að gögnum skyldi tilgreina þau eða efni þess máls sem þau tilheyrðu með nægjanlega skýrum hætti til að hægt væri, án verulegrar fyrirhafnar, að afmarka beiðni við tiltekin gögn eða tiltekið mál. Af þeim áskilnaði hefði m.a. verið dregin sú ályktun að lögin fælu ekki í sér rétt til að óska eftir aðgangi að öllum gögnum í öllum málum eða öllum gögnum af ákveðinni tegund eða frá tilteknu tímabili. Þá leiddi af sama áskilnaði að lögin veittu ekki rétt til að krefjast aðgangs að upplýsingum sem einvörðungu væri að finna í skrám eða gagnagrunnum stjórnvalda en ekki í fyrirliggjandi gögnum í tilgreindum málum. Hins vegar kom fram í bréfinu að stjórnarfundir Lindarhvols á tilgreindu tímabili hefðu alls verið 15 talsins.
Í kæru er vísað til tilgreiningarreglu 10. gr. eldri upplýsingalaga, eins og henni var breytt með 2. gr. laga nr. 161/2006, þar sem beiðanda bar að tilgreina það mál sem hann óskaði eftir að kynna sér gögn úr. Með upplýsingalögum nr. 140/2012 hafi tilgreiningarreglan verið rýmkuð og skv. 1. mgr. 15. gr. núgildandi upplýsingalaga skuli sá sem fari fram á aðgang að gögnum tilgreina þau eða efni þess máls sem þau tilheyra, með nægjanlega skýrum hætti til að hægt sé að afmarka beiðni við tiltekin gögn eða tiltekið mál án verulegrar fyrirhafnar. Gildandi upplýsingalög geri því ekki kröfu um að gögn tilheyri tilteknu máli. Fram kemur að kærandi telji gagnabeiðnina vera setta fram með nægilega nákvæmum hætti til þess að Lindarhvoll geti fundið þau gögn sem kærandi óskar eftir en samkvæmt svari Lindarhvols hafi beiðnin þegar verið afmörkuð þar sem upplýst sé um í svarbréfi félagsins að haldnir hafi verið samtals 15 fundir í stjórn félagsins frá stofnun þess og til loka árs 2016. Ekkert sé því til fyrirstöðu að Lindarhvoll taki efnislega afstöðu til þess hvort kærandi eigi rétt til aðgangs að fundargerðunum. Kærandi telur ljóst að beiðni sín hafi verið afgreidd á grundvelli rangrar lagatúlkunar og að Lindarhvoll ætti að hafa frumkvæði að því að afgreiða beiðnina á ný, sbr. 25. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Þá tekur kærandi fram, að telji Lindarhvoll ekki ástæðu til þess, fari kærandi fram á að úrskurðarnefndin taki kærumálið til úrskurðar eins fljótt og auðið sé, en kærandi fer fram á að ákvörðun Lindarhvols verði felld úr gildi og að lagt verði fyrir félagið að taka málið til nýrrar og lögmætrar meðferðar.
Málsmeðferð
Með bréfi, dags. 16. janúar 2019, var Lindarhvoli kynnt kæran og veittur kostur á að koma á framfæri umsögn um hana. Jafnframt var þess óskað að úrskurðarnefnd um upplýsingamál yrði látið í té afrit af þeim gögnum sem hún lýtur að. Frestur til þessa var veittur til 31. janúar 2019 en var að beiðni Lindarhvols framlengdur til 14. febrúar.Í umsögn Lindarhvols, dags. 12. febrúar 2019, er eingöngu vísað til þess sem kom fram í upphaflegu svarbréfi félagsins við upplýsingabeiðni kæranda, dags. 14. desember 2018. Umsögn Lindarhvols var kynnt kæranda með bréfi, dags. 13. febrúar 2019, og veittur kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum í ljósi hennar. Engar athugasemdir bárust.
Niðurstaða
Í málinu er deilt um afgreiðslu Lindarhvols ehf. á beiðni kæranda um upplýsingar um stjórnarfundi Lindarhvols á tímabilinu 27. apríl 2016 til loka árs 2016. Kærandi óskaði eftir upplýsingum um dagsetningar umræddra funda en til vara, ef slíkur listi væri ekki fyrir hendi eða ekki þætti efni til að útbúa hann, óskaði kærandi eftir aðgangi að öllum fundargerðum stjórnar Lindarhvols fyrir sama tímabil.Synjun Lindarhvols er byggð á því að beiðni kæranda hafi ekki verið afmörkuð með fullnægjandi hætti, sbr. 1. mgr. 15. gr. upplýsingalaga. Þá er vísað til þess að af áskilnaði umræddrar greinar hafi meðal annars verið dregin sú ályktun að lögin feli ekki í sér rétt til að óska eftir aðgangi að öllum gögnum í öllum málum eða öllum gögnum af ákveðinni tegund eða frá tilteknu tímabili. Í bréfi Lindarhvols kemur þó fram að umræddir stjórnarfundir hafi verið 15 talsins.
Samkvæmt 1. mgr. 15. gr. upplýsingalaga skal sá sem fer fram á aðgang að gögnum tilgreina þau, eða efni þess máls sem þau tilheyra, með nægjanlega skýrum hætti til að hægt sé að afmarka beiðni við tiltekin gögn eða tiltekið mál án verulegrar fyrirhafnar. Samkvæmt 10. gr. eldri upplýsingalaga nr. 50/1996 varð sá sem fór fram á aðgang að gögnum að tilgreina þau gögn máls sem hann óskaði eftir að kynna sér eða óska eftir að fá að kynna sér öll gögn um tiltekið mál, án þess að tilgreina einstök gögn þess. Með setningu laga nr. 140/2012 var dregið úr vægi umræddrar tilgreiningarreglu, en sá sem óskar aðgangs að gögnum þarf eftir sem áður að tilgreina hvað það er sem hann óskar eftir að fá að kynna sér nógu skýrt til að unnt sé að verða við óskinni, sbr. t.d. úrskurð úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. A-531/2014 og úrskurð nr. 636/2016 frá 12. ágúst 2016.
Í athugasemdum með frumvarpi því sem varð að upplýsingalögum nr. 140/2012 segir: „Tilgreining gagna getur m.a. átt sér stað með því að tilgreina dagsetningu eða aðrar nægilegar upplýsingar um eðli gagnanna. Sé um fleiri en eitt mál að ræða sem fellur undir viðkomandi málefni er gert ráð fyrir að stjórnvald sendi beiðanda eftir atvikum lista yfir þau mál og biðji hann að tilgreina nánar það mál eða þau mál sem hann óskar eftir aðgangi að.“ Jafnframt kemur þar fram að tilgangurinn með umræddri breytingu á tilgreiningarreglunni hafi verið að auka upplýsingarétt almennings og auðvelda borgurum að leggja fram beiðnir um upplýsingar.
Líkt og kemur fram í umsögn Lindarhvols fela upplýsingalög almennt ekki í sér rétt til að óska eftir aðgangi að öllum gögnum í öllum málum eða öllum gögnum af ákveðinni tegund eða frá tilteknu tímabili. Hins vegar er ljóst að kærandi óskaði eftir upplýsingum um dagsetningar tiltekinna funda sem áttu sér stað á afmörkuðu tímabili, frá 27. apríl 2016 til loka árs 2016, og að til vara, ef slíkur listi væri ekki fyrir hendi eða ekki þætti efni til að útbúa hann, var óskað eftir fundargerðum umræddra funda, sem Lindarhvoll hefur upplýst að voru alls 15 á tímabilinu.
Samkvæmt framangreindu liggur fyrir að beiðni kæranda snýr að því að fá upplýsingar um dagsetningar 15 stjórnarfunda Lindarhvols. Liggi þær upplýsingar ekki fyrir samanteknar óskar kærandi eftir aðgangi að fundargerðum sömu funda. Að mati úrskurðarnefndar um upplýsingamál lýtur beiðni kæranda að tilgreindum upplýsingum með nægilega skýrum hætti til þess að hægt sé, án verulegrar fyrirhafnar, að afmarka hana við tiltekin gögn. Þannig eru skilyrði 1. mgr. 15. gr. uppl. uppfyllt og verður ekki hjá því komist að vísa málinu aftur til Lindarhvols til nýrrar efnislegrar afgreiðslu. Í því felst að félagið þarf að taka afstöðu til þess á grundvelli takmörkunarákvæða upplýsingalaga hvort því sé heimilt eða skylt að afhenda upplýsingar um tímasetningu fundanna eða að öðrum kosti veita aðgang að umræddum fundargerðum.
Það athugast að í 3. mgr. 15. gr. upplýsingalaga kemur fram heimild til frávísunar á beiðni ef ómögulegt er talið á grundvelli fyrirliggjandi upplýsinga að afmarka hana við tiltekin gögn eða tiltekið mál, enda séu málsaðila veittar leiðbeiningar og honum gefið færi á að afmarka beiðni sína betur. Með ákvæðinu er m.a. áréttuð sú leiðbeiningarskylda sem mælt er fyrir um í 7. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993. Í svarbréfi Lindarhvols við upplýsingabeiðni kæranda komu ekki fram leiðbeiningar um það með hvaða hætti kærandi gæti afmarkað beiðni sína með nánari hætti svo unnt væri að afgreiða hana. Úrskurðarnefnd telur þannig að Lindarhvoll hafi ekki sinnt leiðbeiningarskyldu sinni með fullnægjandi hætti.
Úrskurðarorð:
Beiðni Frigus II ehf. um upplýsingar er vísað til Lindarhvols ehf. til nýrrar meðferðar og afgreiðslu.Hafsteinn Þór Hauksson
formaður
Sigurveig Jónsdóttir Friðgeir Björnsson