833/2019. Úrskurður frá 28. október 2019
Úrskurður
Hinn 28. október 2019 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 833/2019 í máli ÚNU 18090013.Kæra og málsatvik
Með erindi, dags. 14. september 2018, kærði A ákvörðun Reykjavíkurborgar um að synja beiðni kæranda um aðgang að gögnum. Kærandi óskaði eftir því með bréfi, dags. 11. júní 2018, að Reykjavíkurborg veitti upplýsingar varðandi framkvæmdir í grennd við heimili kæranda og gögn varðandi samskipti kæranda og Reykjavíkurborgar. Beiðninni var svarað með bréfi, dags. 15. ágúst 2018, og eru þar sett fram stutt svör við fyrirspurnum kæranda. Í bréfinu kemur fram að öll fyrirliggjandi gögn hafi verið afhent kæranda og að önnur gögn sem kærandi óski eftir séu ekki fyrirliggjandi.Kærandi óskar eftir því að úrskurðarnefnd um upplýsingamál krefji Reykjavíkurborg um svör við tilteknum spurningum og afrit af gögnum. Kærandi telur svör Reykjavíkurborgar vera villandi og til þess gerð að kasta rýrð á starfsemi borgarinnar. Óskað er eftir því að úrskurðarnefndin beiti sér fyrir því að Reykjavíkurborg svari bæði efnislega og geri bragarbót á vinnubrögðum sínum.
Kæran er sett fram í tólf töluliðum. Í tíu þeirra er óskað eftir því að úrskurðarnefndin krefji Reykjavíkurborg um svör við tilteknum spurningum eða beiti sér í tilteknum málum. Í tveimur töluliðum er að finna beiðni um aðgang að gögnum. Í 6. tölul. er farið fram á að Reykjavíkurborg sendi yfirlit yfir allar skráningar við fyrirspurnum kæranda og hvernig þeim hafi verið svarað. Auk þess er farið fram á að sjá beiðnir um fundi við borgarstjóra og Ólöfu Örvarsdóttur og hvernig unnið hafi verið úr þeim beiðnum. Fram kemur að Reykjavíkurborg hafi aldrei svarað þessum beiðnum. Þá má ráða af 10. tölul. að beiðst sé aðgangs að gögnum varðandi skuggavarp, hæð manar, og teikningar í tengslum framkvæmd við tiltekna götu í Reykjavík.
Málsmeðferð
Kæran var kynnt Reykjavíkurborg með bréfi, dags. 18. september 2018, og veittur kostur á að koma á framfæri og afritum af gögnum sem kæran lýtur að.Í umsögn Reykjavíkurborgar, dags. 2. nóvember 2018, segir að kæranda hafi verið svarað með bréfi, dags. 15. ágúst 2018, þar sem fram komi að þau gögn sem kærandi óskaði eftir hefðu ýmist verið afhent kæranda eða að ekki væru til gögn um atriði sem spurt hafi verið um. Með kæru til úrskurðarnefndarinnar óski kærandi eftir svörum eða nánari útlistunum á tilteknum atriðum en að ekki verði séð að kærandi óski eftir gögnum nema í tveimur tilfellum. Þær beiðnir hafi ekki borist Reykjavíkurborg fyrr en með kærunni. Í öðrum liðum kærunnar virðist kærandi óska eftir að úrskurðarnefnd um upplýsingamál knýi á um svör frá Reykjavíkurborg við spurningum kæranda. Reykjavíkurborg telji sig þegar hafa svarað öllum spurningum kæranda með fullnægjandi hætti. Það heyri auk þess ekki undir valdsvið úrskurðarnefndar um upplýsingamál að knýja stjórnvald til svara við spurningum.
Tekið er fram í umsögninni að í 6. tölulið kærunnar óski kærandi eftir því að Reykjavíkurborg sendi kæranda yfirlit yfir allar skráningar um fyrirspurnir kæranda og hvernig þeim hafi verið svarað. Ekki sé unnt að verða við beiðninni með vísan til 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 þar sem yfirlitið liggi ekki fyrir hjá Reykjavíkurborg. Einnig fari kærandi fram á að sjá beiðnir sínar um fundi við borgarstjóra og sviðsstjóra umhverfis- og skipulagssviðs Reykjavíkurborgar og hvernig hafi verið úr þeim beiðnum en þau gögn hafi kærandi fengið afhent. Hvað varði tölulið nr. 10 í beiðni kæranda, sem fjalli um beiðni kæranda um aðgang að teikningum um skuggavarp, þá séu þær ekki fyrirliggjandi og geti Reykjavíkurborg því ekki orðið við beiðni um afhendingu gagnsins, sbr. 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga. Farið er fram á að málinu verði vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál, sbr. 1. mgr. 20. gr. upplýsingalaga. Umsögninni fylgdi afrit af svarbréfi Reykjavíkurborgar til kæranda, dags. 1. nóvember 2018, við beiðni kæranda um aðgang að gögnum, dags. 14. september 2018, þar sem beiðninni er svarað efnislega á sama veg og skýrt er frá í umsögninni. Vakin er athygli á kæruleið til úrskurðarnefndar um upplýsingamál. Þá fylgdu einnig afrit gagna sem afhent voru 1. nóvember 2018.
Umsögn Reykjavíkurborgar var kynnt kæranda með bréfi, dags. 2. nóvember 2018, og veittur kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum í ljósi hennar. Í athugasemdum kæranda, dags. 19. desember 2018, er m.a. ítrekuð krafa um að úrskurðarnefnd um upplýsingamál krefji Reykjavíkurborg um efnisleg svör og að sveitarfélagið veiti aðgang að öllum umbeðnum gögnum.
Óþarft er að rekja frekar það sem fram kemur í gögnum málsins með vísan til 31. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Úrskurðarnefndin hefur haft hliðsjón af öllum gögnum málsins við úrlausn þess.
Niðurstaða
Mál þetta lýtur að kæru vegna afgreiðslu Reykjavíkurborgar á beiðni um upplýsingar. Kærandi fer fram á að úrskurðarnefnd um upplýsingamál veiti atbeina sinn til þess að krefja Reykjavíkurborg um svör við nánar tilgreindum spurningum auk þess sem óskað er eftir aðgangi að gögnum varðandi stjórnsýslu Reykjavíkurborgar í tengslum við tiltekna framkvæmd.Samkvæmt 1. mgr. 20. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 er heimilt að kæra til úrskurðarnefndar um upplýsingamál synjun stjórnvalds um að veita aðgang að gögnum. Sama gildir um synjun stjórnvalds á beiðni um að afhenda gögn á því formi sem óskað er. Vísast um þetta til 20. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Það fellur því utan valdsviðs úrskurðarnefndarinnar að krefja stjórnvöld um efnisleg svör við spurningum. Í því sambandi er bent á að umboðsmaður Alþingis fer samkvæmt lögum nr. 85/1997 með það hlutverk að hafa eftirlit með stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga en í því felst m.a. eftirlit með því hvernig stjórnvöld standa að svörun erinda.
Réttur til aðgangs að gögnum tekur til fyrirliggjandi gagna, sbr. 1. mgr. 5. gr. og 1. mgr. 14. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Í athugasemdum við fyrrnefnda ákvæðið í frumvarpi til upplýsingalaga er m.a. tekið fram að orðin „fyrirliggjandi gögn“ beri m.a. að skilja sem svo að réttur til aðgangs að gögnum hjá stjórnvöldum nái aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggja á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang er sett fram og í þeirri mynd sem þau eru á þeim tíma. Úrskurðarnefnd um upplýsingamál tekur fram að þegar aðilum, sem falla undir gildissvið upplýsingalaga, berst beiðni um aðgang að upplýsingum beri þeim að afmarka beiðnina við gögn í vörslum sínum, sbr. 15. gr. laganna, og taka afstöðu til réttar beiðanda til aðgangs að gögnunum með rökstuddri ákvörðun. Þessi skylda nær bæði til þess að meta rétt beiðanda til aðgangs að hluta, sbr. 3. mgr. 5. gr. upplýsingalaga, og að framkvæma mat á ólíkum hagsmunum sem vega þarf saman við beitingu á undantekningarákvæðum laganna. Þegar svo háttar til að beiðnin nær samkvæmt efni sínu til upplýsinga sem nauðsynlegt sé að vinna upp úr fyrirliggjandi gögnum er því ekki sjálfgefið að unnt sé að synja beiðninni á grundvelli 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. heldur ber stjórnvaldi að kanna hvort beiðandi óski aðgangs að gögnunum þar sem umbeðnar upplýsingar eru að finna svo hann geti tekið afstöðu til þess hvort hann vilji fá þau afhent, sbr. 7. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og 3. mgr. 15. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012, sbr. t.d. úrskurði úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. 738/2018 og 804/2019.
Í umsögn Reykjavíkurborgar, dags. 2. nóvember 2018, kemur fram að kærandi hafi fengið öll fyrirliggjandi gögn sem óskað hafi verið eftir með beiðni, dags. 11. júní 2018. Í kæru sé aðeins beiðst gagna í tveimur töluliðum af tólf en um sé að ræða beiðnir sem ekki hafi komið fram áður. Í umsögninni og í bréfi til kæranda, dags. 1. nóvember 2018, er tekin afstaða til þessara beiðna og liggur því fyrir ákvörðun stjórnvalds um aðgang að gögnum sem úrskurðarnefndinni er fært að endurskoða. Hvað varðar beiðni kæranda um yfirlit yfir allar skráningar við fyrirspurnunum er því svarað að slíkt yfirlit sé ekki fyrirliggjandi. Þá hafi Reykjavíkurborg afhent kæranda gögn þann 1. nóvember 2018 sem lúti að beiðnum kæranda um fundi við borgarstjóra og sviðsstjóra umhverfis- og skipulagssviðs Reykjavíkurborgar og hvernig unnið hafi verið úr þeim beiðnum. Hvað varðar beiðni kæranda um teikningar í tengslum við tiltekna framkvæmd kemur fram að ekki liggi fyrir teikningar varðandi skuggavarp.
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur ekki forsendur til að rengja þá fullyrðingu Reykjavíkurborgar að aðgangur hafi verið veittur að öllum fyrirliggjandi gögnum sem felld verði undir beiðni kæranda og að önnur umbeðin gögn séu ekki fyrirliggjandi. Þegar umbeðin gögn eru ekki fyrirliggjandi liggur ekki fyrir synjun stjórnvalds um að veita aðgang að gögnum samkvæmt upplýsingalögum sem kæranleg er til úrskurðarnefndar um upplýsingamál. Því verður ekki hjá því komist að vísa frá kæru vegna afgreiðslu Reykjavíkurborgar á beiðni um aðgang að gögnum, dags. 11. júní 2018, og beiðni um aðgang að gögnum um skuggavarp sem sett var fram í kæru, dags. 14. september 2018.
Reykjavíkurborg svaraði beiðni kæranda um aðgang að yfirliti um skráningar á fyrirspurnum kæranda og hvernig þeim hafi verið svarað á þá vegu að það sé ekki fyrirliggjandi. Fyrir liggur að upplýsingalög leggja ekki skyldu á þá aðila sem falla undir lögin til þess að útbúa ný gögn, sbr. grundvelli 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. laganna. Því er Reykjavíkurborg ekki skylt samkvæmt upplýsingalögum að útbúa yfirlit yfir allar skráningar á fyrirspurnum kæranda og hvernig þeim hafi verið svarað. Eins og fram hefur komið gat Reykjavíkurborg hins vegar ekki látið við það sitja að synja beiðni kæranda með vísan til 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga heldur bar sveitarfélaginu að leiðbeina kæranda um afmörkun beiðninnar og í kjölfarið taka afstöðu til þess hvort því sé skylt að veita kæranda aðgang að fyrirspurnunum og svörum við þeim svo kærandi geti sjálf útbúið það yfirlit sem óskað var eftir. Þar sem slíkt mat á beiðni kæranda hefur ekki farið fram hefur beiðnin ekki hlotið þá meðferð sem upplýsingalög nr. 140/2012 gera kröfu um. Vegna þessa annmarka verður ekki hjá því komist að fella ákvörðun Reykjavíkurborgar úr gildi að því er varðar aðgang að skráningum á fyrirspurnum kæranda og vísa henni aftur til Reykjavíkurborgar til nýrrar og lögmætrar meðferðar.
Í athugasemdum kæranda við umsögn Reykjavíkurborgar, dags. 19. desember 2018, er óskað eftir því að Reykjarvíkurborg afhendi fundargerðir, tölvupósta og dagskrá funda sem haldnir voru vegna tiltekins máls. Er hér um að ræða nýja gagnabeiðni sem kærandi þarf að beina til sveitarfélagsins.
Úrskurðarorð:
Beiðni A um aðgang að upplýsingum um fyrirspurnir kæranda til borgarinnar og hvernig þeim hafi verið svarað er vísað til Reykjavíkurborgar til nýrrar meðferðar og afgreiðslu.Kæru er að öðru leyti vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.
Hafsteinn Þór Hauksson
formaður
Sigurveig Jónsdóttir Friðgeir Björnsson