948/2020. Úrskurður frá 23. nóvember 2020
Úrskurður
Hinn 23. nóvember 2020 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 948/2020 í máli ÚNU 20100001.Kæra, málsatvik og málsmeðferð
Með erindi, dags. 1. október 2020, óskaði A eftir endurupptöku máls ÚNU 18050022 sem lauk þann 5. apríl 2019 með úrskurði nr. 779/2019. Í málinu vísaði úrskurðarnefnd um upplýsingamál frá kæru vegna afgreiðslu Vegagerðarinnar á beiðni kæranda um aðgang að glærum sem starfsmaður Vegagerðarinnar sýndi á erlendri ráðstefnu á þeim grundvelli að umbeðin gögn teldust ekki stafa frá Vegagerðinni. Í beiðni kæranda um endurupptöku málsins kemur fram að hann hafi kvartað yfir úrskurðinum til umboðsmanns Alþingis en vegna anna hjá embættinu hafi dregist að hann skilaði áliti sínu í tilefni af kvörtuninni. Þótt kærandi sé nokkuð viss um að umboðsmaður muni vísa málinu til úrskurðarnefndar um upplýsingamál til nýrrar meðferðar, þá sé honum farin að lengjast biðin. Því sendi hann til úrskurðarnefndarinnar afrit af bréfi sem umboðsmaður sendi forstjóra Vegagerðarinnar ásamt svarinu sem forstöðumaður lögfræðideildar Vegagerðarinnar sendi til umboðsmanns, en kæranda finnst svar Vegagerðarinnar til umboðsmanns ríma illa við úrskurðarorð úrskurðarnefndar um upplýsingamál. Í ljósi svars Vegagerðarinnar til umboðsmanns Alþingis, dags. 22. nóvember 2019, og þess misræmis sem sé milli þess og úrskurðarorða í úrskurði úrskurðarnefndar um upplýsingamál sé óskað eftir því að úrskurðarnefndin taki málið til nýrrar umfjöllunar og meðferðar.Í tilefni af kvörtun kæranda ritaði umboðsmaður Alþingis úrskurðarnefndinni bréf, dags. 9. nóvember 2019, þar sem hann óskaði eftir upplýsingum um hvort nefndin hefði tekið afstöðu til endurupptökubeiðni kæranda og ef svo væri hvort niðurstaða lægi fyrir eða hvenær hennar væri að vænta. Var úrskurðarnefndin jafnframt upplýst um að Vegagerðin hefði sett verklagsreglur um skil á ráðstefnugögnum sem varða Vegagerðina, bæði vegna ráðstefna sem Vegagerðin heldur og erinda starfsfólks Vegagerðarinnar á ráðstefnum annarra.
Með tölvupósti til Vegagerðarinnar, dags. 13. nóvember 2020, óskaði úrskurðarnefnd um upplýsingamál eftir upplýsingum um hvort afstaða Vegagerðarinnar væri óbreytt um að starfsmaðurinn hefði ekki komið fram á ráðstefnunni sem starfsmaður Vegagerðarinnar heldur hefði hann flutt erindi sitt á ráðstefnunni á eigin vegum. Samdægurs svaraði Vegagerðin því að stofnunin liti svo á að starfsmanninum hefði ekki verið falið að koma fram fyrir hönd Vegagerðarinnar þegar hann sótti umrædda ráðstefnu og flutti þar fyrirlestur. Það hefði því verið hans ákvörðun hvort hann afhenti þriðja aðila kynningarglærur sem hann útbjó og sýndi á ráðstefnunni og voru að hans sögn ekki ætlaðar til dreifingar.
Niðurstaða
Í máli þessu óskar kærandi eftir því að úrskurðarnefnd um upplýsingamál endurupptaki mál ÚNU 18050022 sem lauk þann 5. apríl 2019 með úrskurði nr. 779/2019.Kærandi byggir beiðni sína um endurupptöku málsins á því að svör Vegagerðarinnar til umboðsmanns Alþingis vegna máls er varðar úrskurð úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. 779/2019 séu ekki í samræmi niðurstöðu nefndarinnar um að vísa kærunni frá.
Fyrirmæli um endurupptöku stjórnsýslumála koma fram í 24. gr. stjórnsýslulaga. Í 1. mgr. þess ákvæðis segir svo:
„Eftir að stjórnvald hefur tekið ákvörðun og hún verið tilkynnt á aðili máls rétt á því að mál sé tekið til meðferðar á ný ef:
1. ákvörðun hefur byggst á ófullnægjandi eða röngum upplýsingum um málsatvik, eða
2. íþyngjandi ákvörðun um boð eða bann hefur byggst á atvikum sem breyst hafa verulega frá því að ákvörðun var tekin.“
Í 2. mgr. 24. gr. stjórnsýslulaga segir eftirfarandi:
„Eftir að þrír mánuðir eru liðnir frá því að aðila var tilkynnt um ákvörðun skv. 1. tölul. 1. mgr., eða aðila var eða mátti vera kunnugt um breytingu á atvikum þeim sem ákvörðun skv. 2. tölul. 1. mgr. var byggð á, verður beiðni um endurupptöku máls þó ekki tekin til greina, nema að fengnu samþykki frá öðrum aðilum málsins. Mál verður þó ekki tekið upp að nýju ef ár er liðið frá fyrrgreindum tímamörkum nema veigamiklar ástæður mæli með því.“
Úrskurður úrskurðarnefndar um upplýsingamál var sem fyrr segir kveðinn upp þann 5. apríl 2019. Þegar kærandi óskaði eftir endurupptöku málsins þann 1. október 2020, hafði því liðið meira en ár frá því úrskurðurinn var upp kveðinn. Verður því að taka til skoðunar hvort veigamiklar ástæður mæli með því að málið verðið tekið upp aftur.
Í úrskurði úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. 779/2019 komst nefndin að þeirri niðurstöðu að glærur sem starfsmaður Vegagerðarinnar hafði sýnt í tengslum við erindi sem hann hélt á erlendri ráðstefnu tilheyrðu ekki starfsemi Vegagerðarinnar og var því kærunni vísað frá nefndinni. Niðurstaðan var byggð á þeim forsendum að umbeðin gögn teldust ekki stafa frá Vegagerðinni enda hefðu þau ekki orðið til í tengslum við starfsemi stofnunarinnar, sbr. 1. mgr. 2. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Niðurstaðan var fyrst og fremst byggð á þeirri afstöðu Vegagerðarinnar sem fram kom í umsögn stofnunarinnar, dags. 26. júní 2018, að erindi starfsmannsins á ráðstefnunni hefði ekki verið haldið á vegum Vegagerðarinnar heldur hefði starfsmaðurinn haldið erindið að eigin frumkvæði og á eigin vegum. Umbeðin gögn stöfuðu því frá starfsmanninum sjálfum og tilheyrðu honum persónulega. Einnig var litið til þess að gögnin voru ekki vistuð í málskrá Vegagerðarinnar.
Úrskurðarnefndin hefur undir höndum svar Vegagerðarinnar til umboðsmanns Alþingis, dags. 22. nóvember 2019, vegna fyrirspurnar umboðsmanns í tengslum við athugun hans á heimildum starfsmanna til að nota heiti og merki stofnunar við flutning erinda á ráðstefnum. Í svari Vegagerðarinnar segir m.a. að engin gögn liggi fyrir um að starfsmanninum hafi verið heimilað að kynna sig með tilteknum hætti, f.h. Vegagerðarinnar, eða til þess að merkja glærur með nafni og merki stofnunarinnar. Ekki hafi verið gefin fyrirmæli til starfsmanna um það að hvaða marki þeim sé heimilt að nýta sér merki og nafn Vegagerðarinnar á glærur eða annað efni sem þeir útbúa þegar þeir halda fyrirlestra á ráðstefnum sem þeir sækja á kostnað Vegagerðarinnar. Ekki sé hægt að fullyrða að starfsmaðurinn hafi mátt ætla annað en að heimilt væri að nota myndefni með merki stofnunarinnar á ráðstefnunni. Vegna fyrirspurnar umboðsmanns um hvort Vegagerðin telji það samrýmast eftirliti hennar með og ábyrgð á því hvernig starfsmenn stofnunarinnar setja fram efni undir merkjum stofnunarinnar að hún geri ekki kröfu til þess að fá afhent eintak af slíku efni til varðveislu í skjalasafni stofnunarinnar, s.s. varðandi möguleika stofnunarinnar á að bregðast við ef álitaefni kunna að rísa síðar um framsetningu og efni þess sem starfsmaður hefur sett fram með þessum hætti, segist Vegagerðin fallast á það að kveða þurfi á um það með ótvíræðum hætti að gögn sem starfsmenn setja fram undir merkjum Vegagerðarinnar skuli í öllum tilvikum vistuð í skjalasafni stofnunarinnar og verði settar verklagsreglur þar um.
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur undir höndum afrit af verklagsreglum sem settar voru varðandi ráðstefnugögn í handbók um skjalavistunarkerfi Vegagerðarinnar frá maí 2020. Þar segir að vista beri ráðstefnugögn er varða Vegagerðina, bæði vegna ráðstefna sem Vegagerðin stendur fyrir og vegna erinda starfsfólks Vegagerðarinnar á ráðstefnum annarra. Sem dæmi um skjöl sem ekki þurfi að vista í málaskrá eru m.a. tekin ráðstefnugögn sem ekki tengjast starfsemi Vegagerðarinnar með beinum hætti, nánar tiltekið gögn frá ráðstefnum sem starfsfólk Vegagerðarinnar hefur sótt sér til fræðslu en hefur ekki flutt erindi á eða staðið fyrir, fyrir hönd Vegagerðarinnar.
Þann 13. nóvember 2020 óskaði úrskurðarnefnd um upplýsingamál eftir upplýsingum frá Vegagerðinni um hvort staðhæfing stofnunarinnar, um að starfsmaðurinn hafi flutt erindið þar sem glærurnar voru sýndar á eigin vegum á ráðstefnunni, væri óbreytt og sagði stofnunin svo vera. Starfsmanninum hafi ekki verið falið að koma fram fyrir hönd Vegagerðarinnar þegar hann sótti umrædda ráðstefnu og flutti þar fyrirlestur.
Í 1. mgr. 2. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 segir að lögin taki til allrar starfsemi stjórnvalda. Verður því að gera þá kröfu til þess að gagn í vörslum stjórnvalda sé í einhverjum tengslum við þá starfsemi sem fer fram á vegum stjórnvaldsins. Flytji starfsmenn Vegagerðarinnar erindi á vegum stofnunarinnar og fyrir hönd hennar verður því að telja þau gögn sem starfsmaður útbýr í þeim tilgangi tilheyra starfsemi hennar og falla þau því undir upplýsingalög. Annað gildir um gögn sem starfsmaður útbýr í tengslum við erindi sem hann heldur á eigin vegum, óháð því hvort starfsmaðurinn hafi merkt gögnin stjórnvaldinu þar sem hann starfar. Ekki er unnt að líta svo á að gögn stafi frá stjórnvaldi þegar af þeirri ástæðu að starfsmaður merki gögnin stjórnvaldinu heldur þurfa gögnin að hafa orðið til í tengslum við starfsemi stjórnvalds, svo sem þegar starfsmaður heldur erindi á vegum stjórnvaldsins og fyrir hönd þess. Vegagerðin staðhæfir að starfsmaðurinn hafi ekki sýnt glærurnar á vegum stofnunarinnar heldur á eigin vegum og í tengslum við sí- og endurmenntun hans. Úrskurðarnefnd um upplýsingamál tekur fram að með þessari niðurstöðu sé ekki tekin afstaða til heimildar starfsmanna til að nota nafn og myndmerki vinnuveitanda við flutning fyrirlestra á eigin vegum enda fellur það utan valdssviðs úrskurðarnefndarinnar, sbr. 1. mgr. 20. gr. upplýsingalaga.
Að mati úrskurðarnefndar um upplýsingamál hefur ekkert komið fram í málinu sem breytir þeim forsendum sem niðurstaða nefndarinnar í úrskurði nr. 779/2019 byggist á. Fær því nefndin ekki séð að veigamikil rök standi til þess að taka mál kæranda upp aftur. Samkvæmt þessu er beiðni kæranda um endurupptöku máls ÚNU 18050022, sem lauk þann 5. apríl 2019 með úrskurði nr. 779/2019, hafnað.
Úrskurðarorð
Beiðni A, dags. 1. október 2020, um endurupptöku máls ÚNU 18050022, sem lauk þann 5. apríl 2019 með úrskurði nr. 779/2019, er hafnað.Hafsteinn Þór Hauksson
formaður
Símon Sigvaldason
Sigríður Árnadóttir