970/2021. Úrskurður frá 5. febrúar 2021.
Úrskurður
Hinn 5. febrúar 2021 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 970/2021 í máli ÚNU 20090015.Kæra og málsatvik
Með erindi, dags. 13. september 2020, kærði A afgreiðslu Garðabæjar á beiðnum hans um tilgreindar upplýsingar.Með erindi til Garðabæjar, dags. 24. maí 2020, óskaði kærandi eftir fundi til að ræða gögn er vörðuðu eineltismál og tengdust 1) gögnum í Garðaskóla og Hofsstaðaskóla og hvar gögnin væru geymd/í hvers konar kerfi, 2) aðgengi einstaklinga að gögnum/kerfum, þar á meðal eftir að máli lyki, og 3) öryggisráðstöfunum varðandi geymslu gagna.
Í svari Garðabæjar, dags. 2. júní 2020, kom fram að gögn er vörðuðu nemendur í Garðaskóla væru geymd í upplýsinga- og kennslukerfinu Innu og pappírsgögn væru geymd í nemendamöppum. Samskipti við foreldra sem tengdust málum og féllu undir varðveisluskyldu laga um opinber skjalasöfn væru vistuð í One, sem er skjalakerfi Garðabæjar. Við alla meðferð gagna hjá Garðabæ og undirstofnunum væri farið eftir kröfum laga, þar á meðal lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, nr. 90/2018, og lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014.
Fundarbeiðni kæranda vegna meðferðar skjala, öryggisráðstafana og aðgangs að kerfum var hafnað með vísan til þess að öryggisráðstafanir og aðgangur að gögnum væru ekki persónuupp¬lýsingar og ekki væri heimild í persónuverndarlögum til að veita slíkar upplýsingar. Þá félli beiðnin heldur ekki undir upplýsingalög þar sem ekki væri um að ræða gögn í máli, sbr. 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012.
Með erindi, dags. 8. júní 2020, óskaði kærandi eftir öllum gögnum sem til væru í kerfum Garðabæjar (bæði hjá sveitarfélaginu og Garðaskóla) fram til síðasta vinnudags skólastjóra Garðaskóla og vörðuðu kæranda, eiginkonu hans og dóttur. Var kæranda tjáð með tölvupósti, dags. 11. júní 2020, að gögn sem heyrðu undir gagnabeiðnina heyrðu jafnframt undir aðra beiðni kæranda frá því í maí 2020, þar sem óskað var eftir öllum gögnum sem til væru í kerfum Garðabæjar (bæði hjá sveitarfélaginu og Garðaskóla) fram til síðasta vinnudags deildarstjóra skóladeildar Garðabæjar og vörðuðu kæranda, eiginkonu hans og dóttur. Yrðu gögnin afhent sem hluti af afgreiðslu þeirrar beiðni. Gögnin voru afhent kæranda 23. júní 2020.
Með erindi, dags. 24. júní 2020, tjáði eiginkona kæranda sveitarfélaginu að tiltekin gögn sem þau hefðu upplýsingar um að væru til hefðu ekki verið meðal þeirra gagna sem voru afhent. Þar á meðal væri bréf til fagráðs hjá Menntamálastofnun og handskrifaðir punktar af foreldrafundi frá því í janúar 2020. Aðeins voru afhent gögn er vörðuðu skólastjóra Garðaskóla fram til 8. júní 2020, þegar kærandi setti fram gagnabeiðni sína þar að lútandi. Eiginkona kæranda óskaði því eftir að þeim yrðu afhent gögn sem vörðuðu skólastjórann fram til 30. júní 2020, þegar hann að sögn sveitarfélagsins lét af störfum.
Í erindi Garðabæjar, dags. 6. júlí 2020, kom fram að handskrifaðir punktar af foreldrafundi í janúar 2020 teldust til vinnugagna í skilningi upplýsingalaga, sbr. 5. tölul. 6. gr., sbr. og 8. gr. lag¬anna. Yrðu þeir af þeirri ástæðu ekki afhentir kæranda. Í erindi Garðabæjar, dags. 7. júlí 2020, kom svo fram að ekki lægju fyrir frekari gögn er vörðuðu skólastjóra Garðaskóla frá tíma¬bilinu 8. til 30. júní 2020, og hefðu því öll gögn þar að lútandi verið afhent.
Málsmeðferð
Kæran var kynnt Garðabæ með bréfi, dags. 17. september 2020, og sveitarfélaginu veittur kostur á að koma á framfæri umsögn vegna hennar og afritum af gögnum sem kæran lýtur að.Í umsögn Garðabæjar, dags. 5. október 2020, kemur fram varðandi erindi kæranda þar sem óskað er upplýsinga um geymslu gagna í Garðaskóla og Hofsstaðaskóla o.fl., að sveitarfélagið telji að erindinu hafi verið svarað með fullnægjandi hætti 2. júní 2020.
Hvað varði fullyrðingu eiginkonu kæranda um að ekki hafi verið afhent bréf til fagráðs hjá Mennta¬mála¬stofnun hafi komið í ljós að bréfið auk fylgigagna hafi í reynd verið meðal þeirra gagna sem voru afhent kæranda. Handskrifuð gögn vegna tiltekins foreldrafundar teljist vinnugögn í skiln¬ingi upplýsingalaga og hafi því ekki verið afhent. Hins vegar hafi kæranda verið afhent fundargerð af viðkomandi foreldrafundi.
Umsögn Garðabæjar var kynnt kæranda með bréfi, dags. 6. október 2020, og honum veittur kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum í ljósi hennar. Í athugasemdum kæranda, dags. 17. október 2020, er fundið að því að fulltrúar Garðabæjar hafi ekki viljað funda með kæranda til að ræða mál er varða varðveislu gagna, öryggisráðstafanir við varðveislu viðkvæmra gagna o.fl. Þá telur kærandi vanta rökstuðning fyrir því að viðkomandi upplýsingar falli ekki undir upplýsingalög, líkt og kom fram af hálfu Garðabæjar.
Kærandi telur að honum hafi ekki verið afhent tiltekið sendibréf sem vísað var til í pósti deildarstjóra skólaskrifstofu Garðabæjar til fagráðs hjá Menntamálastofnun. Þá dregur kærandi í efa að öll gögn er varði skólastjóra Garðaskóla og heyri undir gagnabeiðni hans hafi verið afhent. Loks gerir kærandi athugasemd við að handskrifaðir punktar af foreldrafundi hafi ekki verið afhentir með vísan til þess að um vinnugögn væri að ræða, sem undanþegin væru upplýsingarétti.
Með erindi, dags. 13. janúar 2021, óskaði úrskurðarnefndin eftir frekari upplýsingum um fáein atriði. Í fyrsta lagi var óskað eftir upplýsingum um starfslok skólastjóra Garðaskóla. Í svari Garðabæjar, dags. 14. janúar 2021, kom fram að ráðningarsambandi við skólastjórann hafi lokið 31. júlí 2020 en síðasti vinnudagur hans hafi verið 30. júní 2020. Í öðru lagi var óskað eftir staðfestingu á því að gögn er fóru milli Garðabæjar og fagráðs hjá Menntamálastofnun hefðu verið afhent kæranda. Í svari Garðabæjar, dags. 21. janúar 2021, kom fram að ekki hefði verið haldið utan um samskipti og gagnasendingar Garðabæjar og Garðaskóla til fagráðsins í sérstaklega aðgreindu máli þar að lútandi. Hins vegar væri ljóst að kæranda hefðu verið afhent öll gögn fagráðsins frá mennta- og menningarmálaráðuneyti.
Í þriðja lagi var óskað eftir afriti af handskrifuðum punktum af foreldrafundi frá því í janúar 2020, sem kæranda var synjað um aðgang að á þeim grundvelli að um vinnugögn væri að ræða, sbr. 5. tölul. 6. gr. laga nr. 140/2012, sbr. 8. gr. sömu laga. Í svari Garðabæjar, dags. 21. janúar 2021, kom fram að væru slíkir punktar til væri þá að finna í möppu dóttur kæranda eða möppu kæranda og eiginkonu hans í skjalaskápum í Garðaskóla. Núverandi skólastjóri hefði hins vegar farið í gegnum þær möppur og ekki fundið neina punkta af foreldrafundinum.
Niðurstaða
Í málinu er deilt um rétt kæranda til aðgangs að gögnum og upplýsingum hjá Garðabæ. Kæran lýtur í fyrsta lagi að því að fulltrúar Garðabæjar hafi ekki fundað með kæranda til að ræða mál er varða aðgengi einstaklinga að gögnum/kerfum, þ.m.t. eftir að máli lýkur, og öryggisráðstaf-anir varðandi geymslu gagna. Skv. 1. mgr. 5. gr. laga nr. 140/2012 nær réttur almennings til aðgangs að gögnum hjá aðilum sem heyra undir gildissvið upplýsingalaga til fyrirliggjandi gagna sem varða tiltekið mál, með þeim takmörkunum sem greinir í 6.–10. gr. laganna. Í erindi kæranda til Garðabæjar, dags. 24. maí 2020, var óskað eftir fundi til að ræða tiltekin atriði. Að mati úrskurðarnefndar verður ekki litið svo á að í erindinu hafi falist beiðni um aðgang að fyrirliggjandi gögnum í skilningi 1. mgr. 5. gr. laga nr. 140/2012.Úrskurðarnefndin tekur ekki afstöðu til þess hvort sveitarfélaginu hafi borið að funda með kæranda til að ræða þau mál sem tiltekin eru í erindinu. Hins vegar er bent á að ekki er loku fyrir það skotið að hjá Garðabæ liggi fyrir gögn er varði aðgengi að gögnum/kerfum hjá sveitarfélaginu og öryggisráðstafanir varðandi geymslu gagna, sem almenningur og þ.m.t. kærandi eigi þá rétt til aðgangs að í samræmi við 1. mgr. 5. gr. laga nr. 140/2012, með þeim takmörkunum sem greinir í 6.–10. gr. sömu laga.
Kærandi telur í öðru lagi að honum hafi ekki verið afhent sendibréf sem vísað er til í tilteknum tölvupósti deildarstjóra skólaskrifstofu Garðabæjar til fagráðs hjá Menntamálastofnun. Líkt og fram kemur í umsögn Garðabæjar, dags. 5. október 2020, virðist sem misskilnings hafi gætt milli kæranda og Garðabæjar. Þannig hafi starfsmaður hjá Garðabæ talið að kærandi ætti við tölvupóst frá 25. nóvember 2019, þegar kærandi hafi í reynd átt við tölvupóst milli sömu aðila frá 11. mars 2020. Með sendibréfi því sem vísað hafi verið til í tölvupósti frá 11. mars 2020 hafi verið átt við gögn sem send voru frá Garðabæ til fagráðs hjá Menntamála¬stofnun, en þau gögn hafi þegar verið afhent. Úrskurðarnefndin hefur ekki forsendur til að draga í efa þá staðhæfingu sveitarfélagsins að viðkomandi gögn hafi verið afhent kæranda.
Í þriðja lagi dregur kærandi í efa að öll gögn er varði skólastjóra Garðaskóla og heyrðu undir gagnabeiðni hans hafi verið afhent. Beiðni kæranda var þannig orðuð að hann óskaði eftir afritum af öllum gögnum fram til síðasta vinnudags skólastjóra Garðaskóla sem varða sjálfan mig, konu mína og dóttur mína úr kerfum Garðabæjar (bæjarskrifstofu, og Garðaskóla). Sveitarfélagið afmarkaði beiðni kæranda samkvæmt orðanna hljóðan við fyrirliggjandi gögn um kæranda, eiginkonu hans og dóttur í kerfum Garðabæjar fram til 30. júní 2020, þegar skóla¬stjóri Garðaskóla lauk störfum. Samkvæmt upplýsingum frá Garðabæ hafa öll fyrir-liggjandi gögn hjá sveitarfélaginu sem heyra undir gagnabeiðni kæranda verið afhent. Úrskurðarnefndin hefur ekki forsendur til að draga þá staðhæfingu í efa.
Kæranda var í fjórða lagi synjað um aðgang að handskrifuðum punktum af foreldrafundi frá því í janúar 2020. Synjunin var byggð á því að punktarnir væru vinnugögn í skilningi upplýsingalaga, sbr. 5. tölul. 6. gr., sbr. og 8. gr., og þannig undanþegnir aðgangi kæranda. Samkvæmt upplýsingum sem úrskurðarnefndin hefur aflað frá kærða liggja í reynd ekki fyrir punktar af foreldrafundinum í skilningi 1. mgr. 5. gr. laga nr. 140/2012. Úrskurðarnefndin hefur ekki forsendur til að draga þá staðhæfingu í efa og er því ekki um synjun um aðgang að gögnum að ræða.
Að öllu framangreindu virtu liggur fyrir að kæranda hafa ýmist verið afhent öll þau gögn sem heyra undir gagnabeiðni hans og liggja fyrir hjá Garðabæ eða að viðkomandi gögn liggja ekki fyrir í skiln¬ingi 1. mgr. 5. gr. laga nr. 140/2012. Samkvæmt framangreindu er það niðurstaða úrskurðarnefndarinnar að ekki liggi fyrir synjun um aðgang að fyrirliggjandi gögnum. Af 1. mgr. 20. gr. laga nr. 140/2012 leiðir að úrskurðarvald úrskurðarnefndar um upplýsingamál er afmarkað við að fjalla um réttmæti synjunar á beiðni um aðgang að fyrirliggjandi gögnum samkvæmt lögunum og synjunar á beiðni um að afhenda fyrirliggjandi gögn á því formi sem óskað er. Verður því að vísa kærunni frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.
Úrskurðarorð
Kæru A, dags. 13. september 2020, vegna afgreiðslu Garðabæjar á beiðni hans um þar til greind gögn, er vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.Hafsteinn Þór Hauksson
formaður
Símon Sigvaldason Sigríður Árnadóttir