1050/2021. Úrskurður frá 29. nóvember 2021.
Úrskurður
Hinn 29. nóvember 2021 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1050/2021 í máli ÚNU 21100003.Kæra og málsatvik
Með erindi, dags. 4. október 2021, kærði A synjun Herjólfs ohf. á beiðni hans um aðgang að gögnum.Þann 15. september 2021 óskaði kærandi eftir sex mánaða uppgjöri félagsins. Í svari Herjólfs, dags. 29. september 2021, segir að félagið haldi aðalfund einu sinni á ári og eftir hann sé hægt að nálgast fjárhagsupplýsingar ársins á undan. Á milli aðalfunda sé stuðst við drög að uppgjörum sem séu aðeins notuð sem vinnuskjöl til að átta sig á stöðu félagsins. Ársreikningar séu aðgengilegir á heimasíðu félagsins.
Í kæru segir að krafa kæranda sé að Herjólfur verði úrskurðaður til að afhenda sex mánaða uppgjör félagsins. Milliuppgjör sé annað og meira en drög sem nota megi sem vinnuskjal. Þau segi til um stöðu félagsins á þeim tíma. Það geti ekki verið eigendum félagsins óviðkomandi. Þá er þess getið að heimasíða félagsins sé uppfærð seint og illa og glöggt komi fram í svarinu að milliuppgjör sé þar ekki að finna.
Málsmeðferð
Kæran var kynnt Herjólfi með bréfi, dags. 21. október, og félaginu veittur kostur á að koma á framfæri umsögn vegna hennar og afritum af gögnum sem kæran lýtur að.Í umsögn Herjólfs, dags. 1. nóvember, segir að gögnin sem um ræði séu reikningsjöfnuður, þ.e. nákvæmt yfirlit yfir tekjur og útgjöld tiltekins tímabils sem framkallað sé úr bókhaldskerfi félagsins. Sambærileg yfirlit séu kölluð fram fyrir stjórnarfundi í þeim tilgangi að vinna út frá þeim ákvarðanir sem tengist rekstrinum. Ekki sé um að ræða eiginleg árshlutauppgjör heldur undirbúningsgögn. Gögnin séu frá félaginu sjálfu og séu ekki afhent út fyrir félagið. Gögnin séu því ekkert annað en vinnuskjöl. Þau muni svo verða nýtt til þess að vinna endanlegt uppgjör og ársreikning félagsins, sem verði birtur þegar hann liggi fyrir. Þessu til rökstuðnings bendir Herjólfur á 5. tölul. 6. gr. og 8. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Þá bendir Herjólfur á að kærandi hafi áður kært sambærilega afgreiðslu félagsins í máli ÚNU 19110010. Í því máli staðfesti úrskurðarnefnd um upplýsingamál synjun Herjólfs.
Niðurstaða
Í málinu er deilt um rétt kæranda til aðgangs að uppgjöri Herjólfs en beiðni kæranda var synjað á þeim grundvelli að um vinnugögn væri að ræða.Samkvæmt 5. tölul. 6. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 eru vinnugögn undanþegin upplýsingarétti. Hugtakið vinnugagn er skilgreint í 1. mgr. 8. gr. upplýsingalaga en samkvæmt málsgreininni eru vinnugögn þau gögn sem stjórnvöld eða lögaðilar hafa ritað eða útbúið til eigin nota við undirbúning ákvörðunar eða annarra lykta máls. Í 2. málslið málsgreinarinnar er tekið fram að gögn teljist ekki lengur til vinnugagna hafi þau verið afhent öðrum, nema afhending hafi verið til eftirlitsaðila á grundvelli lagaskyldu.
Í athugasemdunum við 8. gr. í frumvarpi til upplýsingalaga segir um 1. mgr. ákvæðisins að stjórnvöldum sé falið að taka ýmsar matskenndar ákvarðanir og móta tillögur um áætlanir eða aðrar aðgerðir. Eins geti verið að stjórnvöld þurfi að undirbúa ýmsar aðrar ákvarðanir, svo sem um samninga við einkaaðila. Oft geymi lög ekki að öllu leyti þau skilyrði sem þurfi að fullnægja svo slíkar ákvarðanir verði teknar, eða þau sjónarmið eða markmið sem að skuli stefnt. Þegar stjórnvöld standi frammi fyrir slíkum verkefnum verði þau iðulega að vega og meta ólík sjónarmið og velja svo á hvaða grundvelli úr máli skuli leyst. Af því leiði að það taki einatt einhvern tíma að móta afstöðu til fyrirliggjandi mála og á því tímabili kunni ólík sjónarmið að hafa mismunandi vægi og breytast, t.d. ef fram komi nýjar upplýsingar. Í athugasemdunum er tekið fram að gögn sem til verði í slíku ferli þurfi ekki að endurspegla réttilega að hvaða niðurstöðu sé stefnt. Því sé eðlilegt að stjórnvöldum sé heimilt að hafna aðgangi að þeim þótt stjórnvöldum sé einnig á grundvelli reglunnar um aukinn aðgang að gögnum heimilt að afhenda slík gögn, standi reglur um þagnarskyldu því ekki í vegi. Enn fremur er tekið fram að þessi afmörkun á upplýsingaréttinum sé í samræmi við ákvæði stjórnsýslulaga.
Í athugasemdum við 8. gr. kemur enn fremur fram að til þess að skjal teljist vinnugagn þurfi þremur skilyrðum að vera fullnægt. Gagn þarf að vera undirbúningsgagn í reynd, það skal útbúið eða ritað af starfsmönnum stjórnvaldsins sjálfs og það má ekki hafa verið afhent öðrum. Tekið er fram að í öðru skilyrðinu felist það m.a. að gögn sem útbúin eru af utanaðkomandi sérfræðingum, svo sem verktökum, fyrir stjórnvald teljist ekki til vinnugagna. Í þriðja skilyrðinu, þ.e. að gagn hafi ekki verið afhent öðrum, felst það m.a. að hafi skjal verið afhent einkaaðila eða stjórnvaldi t.d. með tölvupósti eða öðrum hætti, telst það almennt ekki lengur til vinnugagna.
Úrskurðarnefndin hefur kynnt sér umbeðin gögn en um er að ræða reikningsjöfnuð, þ.e. nákvæmt yfirlit yfir tekjur og útgjöld, tímabilsins 1. janúar 2021 - 30. júní 2021. Skjalið sem úrskurðarnefndin fékk afhent ber yfirskriftina „Vinnusaldólisti“ er bersýnilega framkallað úr bókhaldskerfi félagsins. Það inniheldur ófullgerðar bókhaldsupplýsingar og ljóst er að þær munu verða nýttar til þess að vinna endanlegt uppgjör og ársreikninga félagsins, sem verða birtir. Þá bera gögnin með sér að stafa frá félaginu sjálfu og hafa ekki verið afhent út fyrir félagið. Samkvæmt skýringum Herjólfs var yfirlitið nýtt til undirbúnings við ákvarðanir sem tengjast rekstri Herjólfs og hefur úrskurðarnefndin ekki forsendur til þess að rengja þær fullyrðingar félagsins. Í gögnunum koma ekki fram endanlegar ákvarðanir um afgreiðslu mála, upplýsingar sem er skylt að skrá eða annað slíkt, sbr. 3. mgr. 8. gr. Að mati úrskurðarnefndar um upplýsingamál er því um vinnugögn að ræða, sbr. 8. gr. upplýsingalaga, sem heimilt er að undanþiggja upplýsingarétti á grundvelli 5. tölul. 6. gr. laganna og verður synjun Herjólfs ohf. staðfest.
Úrskurðarorð:
Ákvörðun Herjólfs ohf., dags. 29. september 2021, um að synja beiðni kæranda um aðgang að skjali með reikningsjöfnuði félagsins frá 1. janúar 2021 til 30. júní 2021 er staðfest.Hafsteinn Þór Hauksson
formaður
Kjartan Bjarni Björgvinsson Sigríður Árnadóttir