1080/2022. Úrskurður frá 1. júní 2022

Hinn 1. júní 2022 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1080/2022 í málum ÚNU 21120004 og 22020004.

Kæra, málsatvik og málsmeðferð

Með erindi, dags. 8. desember 2021, kærði A afgreiðslutöf Sveitarfélagsins Ölfuss á tveimur beiðnum hans, dags. 1. nóvember sama ár, um öll gögn sem vörðuðu námu Íþróttafélags Reykjavíkur annars vegar í Hamragili og hins vegar í Sleggjubeinsdal. Voru beiðnirnar byggðar á 14. gr. upplýsingalaga, þar sem kærandi er stjórnarmaður í íþróttafélaginu.

Kæran var kynnt sveitarfélaginu með erindi, dags. 9. desember 2021. Í erindi úrskurðarnefndarinnar var því beint til sveitarfélagsins að taka ákvörðun um afgreiðslu beiðninnar eins fljótt og verða mætti og ekki síðar en 23. desember sama ár. Erindið var ítrekað 5. janúar 2022 og óskað eftir upplýsingum um það hvort beiðnir kæranda hefðu nú verið afgreiddar. Í svari sveitarfélagsins, dags. 10. janúar 2022, kom fram að búið væri að afgreiða stóran hluta þeirra. Úrskurðarnefndin hafði af því tilefni samband við kæranda og óskaði eftir upplýsingum um það hvort kærandi teldi afhendingu sveitarfélagsins fullnægjandi. Í svari kæranda, dags. 19. janúar 2022, kom fram að svör sveitarfélagsins væru alls ekki í lagi að hans mati.

Hinn 9. febrúar 2022 barst úrskurðarnefndinni önnur kæra frá kæranda vegna afgreiðslutafar sveitarfélagsins á beiðni kæranda, dags. 9. nóvember 2021, um öll gögn sem vörðuðu Kolviðarhól, lóðir 2 og 8, sem væri í landi Íþróttafélags Reykjavíkur í Hamragili. Kæran var kynnt sveitarfélaginu með erindi, dags. 11. febrúar 2022, og því beint til sveitarfélagsins að taka ákvörðun um afgreiðslu beiðninnar eins fljótt og verða mætti og ekki síðar en 18. febrúar sama ár.

Úrskurðarnefndinni barst afrit af samskiptum kæranda við sveitarfélagið hinn 25. febrúar 2022. Fulltrúi sveitarfélagsins óskaði þar eftir upplýsingum um hvaða gögn kæranda fyndist hann vanta. Í svari kæranda kom fram að kærandi teldi að þau gögn sem sveitarfélagið hefði afhent væru alls ekki fullnægjandi og svöruðu ekki beiðnum hans. Þá var það gagnrýnt að sveitarfélagið hefði beint kæranda til Héraðsskjalasafns Árnesinga varðandi aðgang að tilteknum gögnum.

Úrskurðarnefndin átti í samskiptum við fulltrúa sveitarfélagsins hinn 7. apríl 2022. Kom þá fram að sveitarfélagið hefði afhent kæranda öll þau gögn sem fyrir lægju og heyrðu undir gagnabeiðnir hans. Hluti gagnanna væri hins vegar farinn yfir á héraðsskjalasafn og af þeim sökum ekki unnt að afhenda þau kæranda. Honum hefði hins vegar verið leiðbeint um að leita þangað. Hinn 26. apríl 2022 bárust úrskurðarnefndinni afrit af þeim gögnum sem kæranda höfðu verið afhent, auk afrits af samskiptum við kæranda þar að lútandi.

Úrskurðarnefndin gaf kæranda kost á því að koma á framfæri frekari athugasemdum í ljósi skýringa sveitarfélagsins hinn 26. apríl 2022. Frekari athugasemdir kæranda bárust ekki.

Niðurstaða

Í málinu liggur fyrir að Sveitarfélagið Ölfus hefur afgreitt þær gagnabeiðnir sem kærandi beindi að sveitarfélaginu og lágu til grundvallar kærum hans til úrskurðarnefndarinnar. Samkvæmt upplýsingum til úrskurðarnefndarinnar liggja ekki fyrir frekari gögn hjá sveitarfélaginu sem það telur að falli undir beiðnir kæranda. Kærandi telur hins vegar að hvorki hafi verið afhent gögn sem falli undir beiðnir sínar né svör sem talist geti fullnægjandi. Þá er gagnrýnt að ekki hafi borist gögn frá Ölfusi heldur kæranda leiðbeint um að leita til héraðsskjalasafns varðandi aðgang að tilteknum gögnum.

Héraðsskjalasafn Árnesinga starfar á grundvelli laga um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014. Umdæmi safnsins er Árnessýsla og þar á meðal Sveitarfélagið Ölfus. Sveitarfélagið er afhendingarskyldur aðili samkvæmt lögunum, sbr. 4. tölul. 1. mgr. 14. gr. þeirra. Fyrir liggur að hluti af þeim gögnum sem sveitarfélagið leit svo á að heyrði undir gagnabeiðnir kæranda hefur verið afhentur héraðsskjalasafninu í samræmi við skyldur sveitarfélagsins. Í 3. mgr. 16. gr. upplýsingalaga kemur fram að þegar gögn sem upplýsingalög taka til hafa verið afhent opinberu skjalasafni sé hlutaðeigandi safn bært til að taka ákvörðun um aðgang að þeim og hvort veitt skuli ljósrit eða afrit af þeim á grundvelli upplýsingalaga eða laga nr. 77/2014 eftir aldri gagna. Með vísan til þess telur úrskurðarnefndin að það sé ekki hlutverk sveitarfélagsins að hlutast til um að kæranda verði afhent gögn sem það hefur afhent héraðsskjalasafni á grundvelli laga. Þá liggur fyrir að kæranda var leiðbeint um þetta auk þess sem fulltrúi sveitarfélagsins hafði samband við héraðsskjalavörð í því skyni að aðstoða kæranda við að afmarka beiðnir sínar.

Samkvæmt 20. gr. upplýsingalaga er heimilt að kæra til úrskurðarnefndar um upplýsingamál synjun stjórnvalds um að veita aðgang að slíkum gögnum. Sama gildir um synjun stjórnvalds á beiðni um að afhenda gögn á því formi sem óskað er. Af þessu leiðir að úrskurðarvald úrskurðarnefndar um upplýsingamál er afmarkað við að fjalla um réttmæti synjunar á beiðni um aðgang að fyrirliggjandi gögnum samkvæmt lögunum og synjunar á beiðni um að afhenda gögn á tiltæku formi. Þegar svo háttar til að stjórnvald hefur afhent kæranda þau gögn sem hann óskar eftir telst ekki vera um að ræða synjun stjórnvalds í skilningi 20. gr. og ber úrskurðarnefndinni að vísa kæru þar að lútandi frá.

Að því er varðar fullyrðingar kæranda að hvorki hafi verið afhent gögn sem falli undir beiðnir hans né svör sem talist geti fullnægjandi er rétt að taka fram að það kemur í hlut annarra aðila en úrskurðarnefndarinnar að hafa eftirlit með því hvort stjórnvöld sinna skyldum sínum um skráningu og vistun gagna með fullnægjandi hætti, þar á meðal hvort efni gagna kunni að einhverju leyti að vera rangt eða hvort gögn séu ekki fyrirliggjandi vegna þess að þau hafa ekki verið skráð í málaskrá stjórnvalds. Vísast í þessu sambandi einkum til æðri stjórnvalda, þ.e. í þessu tilfelli innviðaráðuneytisins, Þjóðskjalasafns Íslands, umboðsmanns Alþingis og dómstóla.

Í 1. mgr. 27. gr. upplýsingalaga segir að við meðferð mála þar sem taka eigi ákvörðun um rétt eða skyldu manna beri stjórnvöldum að skrá upplýsingar um málsatvik sem veittar eru munnlega eða viðkomandi fær vitneskju um með öðrum hætti ef þær hafa þýðingu fyrir úrlausn mála og séu ekki að finna í öðrum gögnum þess. Samkvæmt 2. málsl. 1. mgr. 27. gr. á það sama við um helstu ákvarðanir um meðferð máls og helstu forsendur ákvarðana, enda komi þær ekki fram í öðrum gögnum máls. Í 2. mgr. 27. gr. segir að stjórnvöld skuli gæta þess að haldið sé til haga mikilvægum upplýsingum, m.a. samskipti við almenning og önnur stjórnvöld, svo sem með skráningu fundargerða eða minnisblaða. Í skýringum við 2. mgr. 27. gr. í frumvarpi því sem varð að upplýsingalögum, nr. 140/2012, kemur fram að ákvæðið feli aðeins í sér áréttingu á ólögfestri skyldu stjórnvalda til að tryggja eðlilega meðferð opinberra hagsmuna.

Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur ekki forsendur til að rengja þá fullyrðingu Sveitarfélagsins Ölfuss að kæranda hafi verið veittur aðgangur að öllum gögnum sem varða þau mál sem hann tilgreindi í beiðni sinni. Þegar svo háttar hins vegar til að umbeðin gögn eða upplýsingar eru ekki til staðar og afhending þeirra kemur af þeim sökum ekki til greina, telst ekki vera um synjun stjórnvalds að ræða í skilningi 1. mgr. 20. gr. upplýsingalaga. Ekki verður annað ráðið af gögnum málsins en að Sveitarfélagið Ölfus hafi þegar veitt kæranda aðgang að þeim gögnum sem það telur að falli undir beiðnina og séu fyrirliggjandi í vörslum sveitarfélagsins. Með hliðsjón af framangreindu verður ekki hjá því komist að vísa kærunni frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.

Úrskurðarorð

Kærum A, dags. 8. desember 2021 og 9. febrúar 2022, er vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.

Hafsteinn Þór Hauksson, formaður
Kjartan Bjarni Björgvinsson
Sigríður Árnadóttir