1110/2022. Úrskurður frá 16. nóvember 2022

Hinn 16. nóvember 2022 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1110/2022 í máli ÚNU 22100011.

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 11. október 2022, kærði A afgreiðslu Reykjavíkurborgar á beiðni hans um gögn. Með erindi til byggingarfulltrúans í Reykjavík, dags. 1. september 2022, óskaði kærandi eftir fyrirliggjandi gögnum sem byggingarfulltrúi hafi litið til þegar sú ákvörðun var tekin að leggja það til við umsækjendur um byggingarleyfi að þeir breyttu framlagðri umsókn sinni um bygg­ingarleyfi að […] vegna óleyfisframkvæmda. Í kjölfarið hafi umsóknin verið samþykkt á afgreiðslufundi byggingarfulltrúa í mars 2022.

Í svari Reykjavíkurborgar, dags. 19. september 2022, kom fram að slík gögn væru ekki til, enda væri það orðum aukið að umsækjendum hefði verið gert að breyta umsókn sinni. Afgreiðslu umsóknarinnar hafi verið frestað á fundi byggingarfulltrúa í byrjun febrúar með vísan til umsagnar skipulagsfulltrúa frá því nokkrum dögum áður. Í kjölfarið hafi umsækjendur tekið ákvörðun um að breyta umsókn sinni. Ekki væri óalgengt að umsóknir tækju breytingum meðan þær væru í vinnslu hjá byggingar­fulltrúa. Svarinu fylgdu allar afgreiðslur vegna málsins auk umsagnar skipulagsfulltrúa.

Í kæru kemur fram að kæranda þyki ótrúverðugt að ekki liggi fyrir samskipti umsækjenda við full­trúa Reykjavíkurborgar í tengslum við breytingu á umsókninni, sem fólst í því að áður gerðri óleyfisfram­kvæmd var breytt í byggingaráform, sbr. 11. gr. laga um mannvirki, nr. 160/2010.

Málsmeðferð

Kæran var kynnt Reykjavíkurborg með erindi, dags. 12. október 2022, og sveitarfélaginu veittur kostur á að koma á fram­færi umsögn um kæruna. Jafnframt var þess óskað að Reykjavíkurborg léti úrskurð­ar­nefnd um upp­lýs­inga­mál í té afrit af þeim gögnum sem kæran lýtur að.

Umsögn Reykjavíkurborgar barst úrskurðarnefndinni hinn 28. október 2022. Í umsögninni eru ítrekuð þau atriði sem fram komu í ákvörðun Reykjavíkurborgar frá 19. september 2022. Umbeðin gögn séu ekki til og liggi ekki fyrir hjá borginni. Af þeim sökum sé heldur ekki unnt að afhenda úrskurðarnefnd­inni afrit af þeim gögnum sem kæran lýtur að.

Umsögn Reykjavíkurborgar var kynnt kæranda með bréfi, dags. 28. október 2022, og honum veittur kostur á að koma á fram­færi frekari athugasemdum. Í athugasemdum kæranda, dags. 3. nóvember 2022, segir kærandi að í umsögninni sé því ósvarað hvernig borgaryfirvöld geti samþykkt breytingu á byggingarleyfisumsókn án samskipta við umsækjanda. Í fundargerðum byggingarfulltrúa séu margar beiðnir um breytingar á framlögðum byggingarleyfisumsóknum og afstaða fundarins til viðkomandi breytingar. Í þessu máli sé hins vegar ekki slíka breytingu að finna í fundargerðum byggingarfulltrúa.

Kærandi telur það hafið yfir vafa að hjá Reykjavíkurborg liggi fyrir breyting umsækjenda á byggingar­leyfisumsókn ásamt beiðni umsækjenda um samþykkt borgaryfirvalda á byggingaráformum, auk skriflegs samþykkis borgaryfirvalda á breyttri byggingarleyfisumsókn umsækjenda og samþykkt bygg­ingaráforma.

Úrskurðarnefndin gaf Reykjavíkurborg kost á að koma á framfæri viðbótarskýringum í tilefni af athuga­­semdum kæranda með erindi, dags. 12. nóvember 2022. Í skýringum Reykjavíkurborgar, dags. 14. nóvember 2022, kemur fram að bókanir, sem kærandi vísar til að sé jafnan að finna í fundargerðum, komi fram þegar verið sé að sækja um leyfi til að breyta áður samþykktu erindi. Þarna sé ekki um að ræða breytingar á umsókn áður en hún sé samþykkt, líkt og fjallað er um í þessu máli.

Í umsögn skipulagsfulltrúa frá því í janúar 2022 hafi komið fram að ekki væri heimilt að vera með bílastæði á lóð. Í samræmi við umsögnina hafi umsækjandi gert breytingar á fyrirliggjandi byggingar­leyfis­umsókn og fallið frá þeim hluta umsóknarinnar sem snúi að bílastæðinu. Engin gögn séu til um samskipti umsækjanda við borgaryfirvöld vegna þessara breytinga.

Niðurstaða

Kærandi í máli þessu telur það vafa undirorpið að ekki liggi fyrir hjá Reykjavíkurborg samskipti fulltrúa borgarinnar við umsækjanda um byggingarleyfi vegna breytingar á umsókn hans, sem fólust í að áður gerðri óleyfisframkvæmd var breytt í byggingaráform. Reykjavíkurborg heldur því fram að breytingin hafi verið gerð einhliða af hálfu umsækjandans og því liggi ekki fyrir nein samskipti sem lúti að henni.

Réttur til aðgangs að gögnum samkvæmt upplýsingalögum nær aðeins til fyrirliggjandi gagna, sbr. 1. mgr. 5. gr. laganna. Í athugasemdum við 5. gr. í frumvarpi því sem varð að gildandi upplýsingalögum er m.a. tekið fram að orðin „fyrirliggjandi gögn“ beri m.a. að skilja sem svo að réttur til aðgangs að gögnum hjá stjórnvöldum nái aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggi á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang sé sett fram og í þeirri mynd sem þau séu á þeim tíma. Þeim sem falla undir lögin sé því ekki skylt á grundvelli laganna að útbúa ný skjöl eða önnur gögn, sbr. 3. málslið 1. mgr. 5. gr. Ef takmarkanir 6.–10. gr. laganna á upplýsingarétti eigi aðeins við um hluta gagns skuli þó veita aðgang að öðrum hlutum þess, sbr. 3. mgr. 5. gr.

Reykjavíkurborg hefur fullyrt að engin gögn sem heyri undir gagnabeiðni kæranda séu fyrirliggjandi. Úrskurðarnefndin hefur ekki forsendur til þess að rengja þær staðhæfingar Reykjavíkurborgar og hefur að auki ekki valdheimildir til að ganga úr skugga um hvort gögnin séu til, þrátt fyrir að kærandi telji slíkt vera hafið yfir vafa.

Af ákvæðum upplýsingalaga leiðir að úrskurðarvald úrskurðarnefndar um upplýsingamál er afmarkað við að fjalla um réttmæti synjunar á beiðni um aðgang að fyrirliggjandi gögnum samkvæmt lögunum og synjunar á beiðni um að afhenda fyrirliggjandi gögn á tiltæku formi. Þegar svo háttar til að gögn eru ekki fyrirliggjandi er ekki um að ræða synjun á aðgangi að gögnum sem kæranleg er til nefndarinnar á grundvelli 1. mgr. 20. gr. laganna. Verður því að vísa kærunni frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.

Úrskurðarnefndin áréttar loks að það kemur í hlut annarra aðila en nefndarinnar að hafa eftirlit með því hvern­ig sveitarfélög sinna skyldum sínum um skráningu og vistun gagna, sbr. 27. gr. upplýsingalaga. Vísast í þessu sambandi eink­um ráðuneytis sveitastjórnarmála og umboðsmanns Alþingis.

Úrskurðarorð

Kæru A, dags. 11. október 2022, er vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsinga­mál.

Hafsteinn Þór Hauksson, formaður
Kjartan Bjarni Björgvinsson
Sigríður Árnadóttir