1113/2022. Úrskurður frá 5. desember 2022
Hinn 5. desember 2022 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1113/2022 í máli ÚNU 22090025.
Kæra og málsatvik
Með erindi, dags. 28. september 2022, kærði A, f.h. Miðvíkur ehf., afgreiðslu Ísafjarðarbæjar á beiðni kæranda í kjölfar úrskurðar úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. 1077/2022 frá 1. júní 2022, þar sem beiðninni hafði verið vísað aftur til Ísafjarðarbæjar til nýrrar meðferðar og afgreiðslu.
Í kærunni eru gerðar athugasemdir við þrjú atriði í afgreiðslu Ísafjarðarbæjar. Í fyrsta lagi er fundið að því að engin gögn hafi fundist um fund eigendahóps Sjávarhússins á Látrum með bæjarstjóra í apríl 2015. Óskað sé eftir því að Ísafjarðarbær setji sig í samband við þáverandi bæjarstjóra og óski eftir skriflegu svari frá honum hvað varði efnistök, vilyrði og annað sem komið hafi fram á fundinum. Einnig sé óskað eftir því hverjir hafi sótt fundinn.
Önnur athugasemd lýtur að því sem þáverandi byggingarfulltrúi Ísafjarðarbæjar á að hafa sagt við B árið 2002 eða 2003 um að ekki þyrfti byggingarleyfi fyrir fimm fermetra smáhýsi fyrir fjórhjól. Ekki séu til skrifleg samskipti um þetta og í svari Ísafjarðarbæjar hafi komið fram að ekki þættu forsendur til að bera þetta sérstaklega undir fyrrverandi byggingarfulltrúa. Kærandi óski eftir því að Ísafjarðarbær afli formlegra upplýsinga og svari skriflega hver samskipti byggingarfulltrúans við B voru í raun og veru og hvort B fari rétt með.
Í þriðja lagi er gerð athugasemd við að ekki hafi verið afhent samþykki meðeigenda sumarhúss C fyrir því að byggður yrði beitningaskúr við sumarhúsið.
Málsmeðferð
Kæran var kynnt Ísafjarðarbæ með erindi, dags. 30. september 2022, og sveitarfélaginu veittur kostur á að koma á framfæri umsögn um kæruna. Jafnframt var þess óskað að Ísafjarðarbær léti úrskurðarnefnd um upplýsingamál í té afrit af þeim gögnum sem kæran lýtur að.
Umsögn Ísafjarðarbæjar barst úrskurðarnefndinni hinn 14. október 2022. Í umsögninni kemur fram um fyrstu athugasemd kæranda að ekki hafi fundist gögn um fund eigendahóps Sjávarhússins á Látrum með bæjarstjóra árið 2015. Engin skylda hvíli á bænum að hlutast til um að leita eftir skriflegu svari frá fyrrverandi bæjarstjóra um málið. Hið sama eigi við um aðra athugasemd kæranda. Varðandi þriðju athugasemdina hafi það verið mistök að bréfið hafi ekki skilað sér til kæranda. Honum hafi nú verið afhent bréfið.
Umsögn Ísafjarðarbæjar var kynnt kæranda með bréfi, dags. 17. október 2022, og honum veittur kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum. Í athugasemdum kæranda, dags. 31. október 2022, eru fyrri kröfur ítrekaðar. Þá er óskað eftir afhendingu gagna sem vísað er til í fylgiskjölum sem fylgdu umsögn Ísafjarðarbæjar til úrskurðarnefndarinnar. Með erindi, dags. 23. nóvember 2022, afhenti Ísafjarðarbær kæranda þau gögn. Í einu þeirra skjala sem afhent voru kæranda þann dag var vísað til „meðfylgjandi ljósrits“, án þess að ljósritið væri afhent. Óskaði kærandi eftir afhendingu þess með erindi til bæjarins sama dag. Í svari Ísafjarðarbæjar, dags. 28. nóvember 2022, kom fram að umrætt ljósrit fyndist ekki.
Niðurstaða
Kærandi gerir í máli þessu athugasemdir við hvernig Ísafjarðarbær hafi staðið að afgreiðslu beiðni hans um gögn, sem úrskurðarnefndin vísaði til sveitarfélagsins til nýrrar meðferðar og afgreiðslu með úrskurði nr. 1077/2022. Við meðferð þessa máls afhenti Ísafjarðarbær kæranda eitt bréf sem kæran laut að og hafði fyrir mistök ekki borist kæranda. Þá voru kæranda við meðferð málsins afhent gögn sem vísað var til í fylgiskjölum með umsögn til úrskurðarnefndarinnar. Nefndin fékk afrit af þeim gögnum. Loks kom fram að ljósrit sem vísað væri til í einu skjalinu fyndist ekki. Úrskurðarnefndin hefur ekki forsendur til að draga það í efa og verður þeim hluta kærunnar því vísað frá. Það sem eftir stendur í kærunni lýtur í meginatriðum að því að Ísafjarðarbær eigi að afla tiltekinna gagna um atriði sem kærandi nefnir í kærunni.
Af 1. mgr. 5. gr. upplýsinglaga, nr. 140/2012, leiðir að sé þess óskað er skylt að veita almenningi aðgang að fyrirliggjandi gögnum sem varða tiltekið mál, með þeim takmörkunum sem greinir í 6.–10. gr. Sama gildir þegar óskað er aðgangs að tilteknum fyrirliggjandi gögnum. Ekki er skylt að útbúa ný skjöl eða önnur gögn í ríkari mæli en leiðir af 3. mgr. en málsgreinin tekur til þeirrar skyldu að veita aðgang að öðrum hlutum gagns ef takmarkanir 6.-10. gr. eiga aðeins við um hluta gagns. Í athugasemdum við ákvæði 1. mgr. 5. gr. í frumvarpi til upplýsingalaga nr. 140/2012 er m.a. tekið fram að orðin „fyrirliggjandi gögn“ beri m.a. að skilja sem svo að réttur til aðgangs að gögnum hjá stjórnvöldum nái aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggja á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang er sett fram og í þeirri mynd sem þau eru á þeim tíma.
Samkvæmt Ísafjarðarbæ liggja þau gögn sem kærandi óskar eftir ekki fyrir hjá sveitarfélaginu. Úrskurðarnefndin hefur ekki forsendur til að draga það í efa. Þá er ljóst að sveitarfélaginu ber ekki skylda á grundvelli upplýsingalaga til að afla gagna um það sem fram kemur í kærunni, og úrskurðarnefndin hefur heldur ekki valdheimildir til að leggja fyrir sveitarfélagið að afla þeirra.
Samkvæmt 1. mgr. 20. gr. upplýsingalaga er heimilt að bera synjun beiðni um aðgang að gögnum samkvæmt lögunum undir úrskurðarnefnd um upplýsingamál. Hið sama gildir um synjun stjórnvalds á beiðni um að afhenda gögn á því formi sem óskað er. Þegar svo háttar til að umbeðin gögn eru ekki til staðar og afhending þeirra kemur af þeim sökum ekki til greina, telst ekki vera um synjun stjórnvalds í skilningi 20. gr. að ræða og ber úrskurðarnefndinni að vísa kæru þar að lútandi frá.
Úrskurðarorð
Kæru A, f.h. Miðvíkur ehf., er vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.
Hafsteinn Þór Hauksson, formaður
Kjartan Bjarni Björgvinsson
Sigríður Árnadóttir