1120/2022. Úrskurður frá 19. desember 2022

Hinn 19. desember 2022 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1120/2022 í máli ÚNU 22110020.

Kæra, málsatvik og málsmeðferð

Með erindi, dags. 23. nóvember 2022, kærði A afgreiðslu Kópavogsbæjar á beiðni hans um gögn. Fram kemur í kærunni að kærandi hafi unnið að því að fá samþykkta breytingu á deiliskipu­lagi vegna fyrirhugaðrar viðbyggingar við fasteign sína. Hinn 19. ágúst 2022 óskaði kærandi eftir að­gangi m.a. að eftirfarandi gögnum vegna málsins:

1. Upptökum af öllum símtölum kæranda við starfsmenn skipulagsdeildar Kópavogsbæjar frá 21. ok­tó­ber 2021 til 19. ágúst 2022.
2. Upptökum af símtölum B, fyrrverandi bæjarfulltrúa í Kópavogi, við skipulagsdeild frá 20. apríl til 19. ágúst 2022.
3. Lista yfir fundi og símtöl, fundargerðum og minnispunktum vegna samskipta B við skipulagsdeild frá 20. apríl til 19. ágúst 2022.

Í svari Kópavogsbæjar, dags. 1. september 2022, kom fram að símtöl væru að jafnaði ekki hljóðrituð nema hjá velferðarsviði bæjarins að hluta til. Þá héldu starfsmenn almennt ekki yfirlit yfir símtöl. Starfs­maður skipulagsdeildar kvæðist hafa átt símtöl við B og tölvupóstssamskipti en enginn fundur hefði átt sér stað. Kærandi svaraði erindinu samdægurs og ítrekaði beiðni um lista yfir símtöl B til skipulagsdeildar vegna máls kæranda, tímasetningu og -lengd auk viðmælanda.

Í erindi Kópavogsbæjar til kæranda, dags. 21. september 2022, kom fram að samkvæmt upplýsingum frá upplýsingatæknideild bæjarins væri nú búið að kalla fram hrágögn úr símtalalista hjá bænum, en það þurfi að forrita til að geta lesið eitthvað út úr upplýsingunum, þar sem um sé að ræða endalausa textastrengi úr símkerfinu.

Hinn 28. október 2022 var kærandi upplýstur um það að ekki væri hægt að verða við beiðni kæranda um yfirlit yfir símtöl nema með nokkrum tilkostnaði. Upplýsingaskylda stjórnvalda næði til fyrirliggj­andi gagna. Yfirlit um símtöl frá ákveðnu símanúmeri til starfsmanna skipulagsdeildar lægi ekki fyrir nema í formi sem ekki væri læsilegt nema leitað væri til forritara.

Í kæru kemur fram að fullyrðing Kópavogsbæjar um að símtöl séu ekki hljóðrituð skjóti skökku við þar sem bæjarstjóri hafi lagt til við kæranda að samskipti færu fram í gegnum tölvupóst eða hljóðrituð símtöl. Þá sé kærandi ósammála Kópavogsbæ að beiðni hans um lista yfir símtöl feli í sér að búa þurfi til ný gögn, þar sem aðeins sé óskað eftir gögnum sem séu þegar til. Loks bendir kærandi úrskurðar­nefndinni á að skjölun og vistun gagna hjá bænum sé ábótavant.

Kæran var kynnt Kópavogsbæ með erindi, dags. 24. nóvember 2022, og bænum veittur kostur á að koma á fram­færi umsögn um kæruna. Jafnframt var þess óskað að Kópavogsbær léti úrskurðarnefnd um upp­lýs­inga­mál í té afrit af þeim gögnum sem kæran lýtur að.

Umsögn Kópavogsbæjar barst úrskurðarnefndinni hinn 8. desember 2022. Í henni kemur fram að símtöl starfsmanna umhverfissviðs séu ekki hljóðrituð. Þá hafi verið látið kanna hvort hægt væri að nálgast yfirlit yfir símtöl til og frá símanúmerum starfsmanna. Svo hafi ekki reynst vera og því hafi ekki verið annað hægt en að synja beiðni kæranda. Þá telur Kópavogsbær að eftirlit með skráningu og vistun gagna heyri ekki undir úrskurðarnefnd um upplýsingamál.

Umsögn Kópavogsbæjar var kynnt kæranda með bréfi, dags. 8. desember 2022, og honum veittur kostur á að koma á fram­færi frekari athugasemdum. Kærandi brást við erindinu sama dag og kvaðst ekki hafa frekari athugasemdir.

Niðurstaða

Í máli þessu gerir kærandi athugasemdir við að símtöl þau sem hann hefur óskað aðgangs að séu ekki til í formi upptöku. Þá er deilt um synjun Kópavogsbæjar á beiðni hans um lista yfir símtöl milli til­tekins einstaklings og skipulagsdeildar bæjarins. Loks lýtur kæran að aðfinnslum kæranda við skjölun og vistun gagna hjá bænum.

Réttur til aðgangs að gögnum samkvæmt upplýsingalögum nær aðeins til fyrirliggjandi gagna, sbr. orða­lag ákvæða 1. mgr. 14. gr. og 1. mgr. 5. gr. laganna. Í athugasemdum við 5. gr. í frumvarpi til gild­andi upplýsingalaga er tekið fram að orðin „fyrirliggjandi gögn“ beri m.a. að skilja sem svo að réttur til aðgangs að gögnum hjá stjórnvöldum nái aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggi á þeim tíma­punkti þegar beiðni um aðgang sé sett fram og í þeirri mynd sem þau séu á þeim tíma. Þeim sem falla undir lögin sé því ekki skylt á grundvelli laganna að útbúa ný skjöl eða önnur gögn, sbr. 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. Ef takmarkanir 6.–10. gr. laganna á upplýsingarétti eigi aðeins við um hluta gagns skuli þó veita aðgang að öðrum hlutum þess, sbr. 3. mgr. 5. gr. sömu laga.

Kópavogsbær hefur fullyrt að símtöl starfsmanna umhverfissviðs séu ekki hljóðrituð og því séu ekki til upptökur af símtölunum sem unnt sé að afhenda. Úrskurðarnefndin hefur ekki forsendur til þess að rengja þá staðhæfingu Kópavogsbæjar. Af ákvæðum upplýsingalaga leiðir að úrskurðarvald úr­skurð­arnefndar um upplýsingamál er afmarkað við að fjalla um réttmæti synjunar á beiðni um aðgang að fyrirliggjandi gögnum samkvæmt lögunum og synjunar á beiðni um að afhenda fyrirliggjandi gögn á tiltæku formi. Þegar svo háttar til að gögn eru ekki fyrirliggjandi er ekki um að ræða synjun á aðgangi að gögnum sem kæranleg er til nefndarinnar á grundvelli 1. mgr. 20. gr. laganna og ber að vísa slíkri kæru frá úrskurðarnefndinni.

Varðandi beiðni kæranda um lista yfir símtöl milli tiltekins einstaklings og skipulagsdeildar bæjarins hefur komið fram af hálfu Kópavogsbæjar að til að unnt sé að afhenda slíkan lista á því formi sem kær­andi hefur óskað eftir þurfi að leggjast í vinnu til viðbótar við þá sem þegar hafi verið unnin, eftir atvik­um með aðkomu forritara með tilheyrandi kostnaði. Ljóst er samkvæmt þessu að sá listi sem ósk­að hefur verið eftir er ekki fyrirliggjandi heldur þarf að búa hann sérstaklega til svo hægt sé að verða við beiðni kæranda. Það er mat úrskurðarnefndarinnar að vinnan sem það útheimtir sé að um­fangi verulega umfram þá aðgerð að veita kæranda aðgang að fyrirliggjandi gögnum í skilningi upp­lýs­inga­laga og að Kópavogsbæ sé ekki skylt samkvæmt upplýsingalögum að búa listann til. Úr­skurð­ar­nefnd­in tekur þó fram að sveitarfélaginu er heimilt að gera það, sbr. 1. mgr. 11. gr. upp­lýs­inga­­laga, enda standi aðrar lagareglur ekki í vegi fyrir því, þar á meðal ákvæði laga um þagnarskyldu og persónu­vernd.

Í tilefni af athugasemdum kæranda við að skráningu Kópavogsbæjar á gögnum hafi verið ábótavant bend­ir úrskurðarnefndin á að samkvæmt 1. mgr. 27. gr. upplýsingalaga ber stjórnvöldum, við meðferð mála þar sem taka á ákvörðun um rétt eða skyldu manna, að skrá upplýsingar um málsatvik sem veittar eru munnlega eða viðkomandi fær vitneskju um með öðrum hætti ef þær hafa þýðingu fyrir úrlausn mála og sé ekki að finna í öðrum gögnum þess. Samkvæmt 2. málsl. 1. mgr. 27. gr. á það sama við um helstu ákvarðanir um meðferð máls og helstu forsendur ákvarðana, enda komi þær ekki fram í öðrum gögn­um máls. Í 2. mgr. 27. gr. segir að stjórnvöld skuli gæta þess að haldið sé til haga mikilvægum upp­lýsingum, m.a. um samskipti við almenning og önnur stjórnvöld, svo sem með skráningu fund­ar­gerða eða minnisblaða. Í skýringum við 2. mgr. 27. gr. í frumvarpi til upplýsingalaga kemur fram að ákvæðið feli aðeins í sér áréttingu á ólögfestri skyldu stjórnvalda til að tryggja eðlilega meðferð opin­berra hagsmuna. Rétt er að taka fram að það kemur í hlut annarra aðila en úrskurðarnefndarinnar að hafa eftirlit með því hvernig sveitarfélög sinna skyldum sínum um skráningu og vistun gagna. Vísast í þessu sambandi einkum ráðuneytis sveitastjórnarmála og umboðsmanns Alþingis.

Að öllu framangreindu virtu er óhjákvæmilegt að vísa kæru þessari frá úrskurðarnefnd um upp­lýs­inga­mál.

Úrskurðarorð

Kæru A, dags. 23. nóvember 2022, er vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.

Hafsteinn Þór Hauksson, formaður
Kjartan Bjarni Björgvinsson
Sigríður Árnadóttir