Hinn 13. júní 2024 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1204/2024 í máli ÚNU 23120012.
 

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 13. desember 2023, kærði […] synjun Vestmannaeyjaferjunnar Herj­ólfs ohf. (hér eftir einnig Herjólfur) á beiðni hans um aðgang að upplýsingum.
 
Með erindi til Herjólfs, dags. 28. september 2023, óskaði kærandi eftir upplýsingum um hvort Herj­ólfur hefði gefið út mörg skrifleg leyfi til undirmanna á Herjólfi til að stunda önnur launuð eða ólaunuð störf. Með erindi til úrskurðarnefndar um upplýsingamál, dags. 30. október 2023, kærði kær­andi tafir á afgreiðslu Herjólfs á beiðni hans. Herjólfur synjaði beiðninni með bréfi 5. de­sember 2023.
 
Í kæru kemur fram að í kjarasamningi undirmanna á Herjólfi sé kveðið á um að þeir þurfi skriflegt leyfi til að stunda aðra launaða vinnu á meðan ráðningu stendur. Kærandi kveðst með beiðni sinni hafa leit­ast eftir því að fá uppgefna tölu um hversu margir undirmenn hafi fengið slík leyfi en ekki óskað eftir nöfnum þeirra. Kærandi tekur fram að ef það megi finna persónugreinanlegar upplýsingar í upp­gef­inni heildartölu megi afmá þær.
 

Málsmeðferð

Kæran var kynnt Herjólfi með erindi, dags. 3. janúar 2024, og félaginu veittur kostur á að koma á fram­færi umsögn um kæruna. Jafnframt var þess óskað að Herjólfur léti úrskurðarnefnd um upp­lýs­inga­mál í té afrit af þeim gögnum sem kæran lyti að.
 
Umsögn Herjólfs barst úrskurðarnefndinni 15. janúar 2024. Í umsögninni er rakið að samkvæmt 4. tölul. 6. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012, taki réttur almennings til aðgangs að gögnum ekki til gagna sem tengist málefnum starfsmanna. Í 7. gr. laganna komi fram að réttur almennings til aðgangs að gögn­um um málefni starfsmanna, sem starfi hjá aðilum sem upplýsingalög taki til, nái ekki til gagna í mál­um sem varði umsóknir um starf, framgang í starfi eða starfssambandið að öðru leyti. Úr­skurð­ar­nefnd um upplýsingamál hafi ítrekað tekið afstöðu með því að upplýsingar um starfssamband aðila eigi ekki erindi við almenning og því hafi Herjólfur ítrekað hafnað öllum fyrirspurnum um starfssamband sitt við starfsfólk. Þá rekur Herjólfur, í tilefni af beiðni nefndarinnar um afrit af þeim gögnum sem kær­an lúti að, að gögnin liggi ekki fyrir hjá félaginu, þ.e. þau hafi ekki verið tekin saman.
 
Umsögn Herjólfs var kynnt kæranda með bréfi, dags. 19. janúar 2024, og honum veittur kostur á að koma á fram­færi frekari athugasemdum. Frekari athugasemdir bárust ekki frá kæranda.
 
Óþarft er að rekja frekar það sem fram kemur í gögnum málsins með vísan til 31. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993. Úrskurðarnefndin hefur haft hliðsjón af öllum gögnum málsins við meðferð þess.
 

Niðurstaða

Í máli þessu er deilt um synjun Vestmannaeyjaferjunnar Herjólfs ohf. á beiðni kæranda um aðgang að upplýsingum um hvort fél­agið hafi gefið út mörg skrifleg leyfi til starfsmanna þess til að stunda aðra launaða eða ólaunaða vinnu á meðan ráðningu þeirra hafi staðið. Herjólfur segir slíkar upplýsingar ekki vera fyrirliggj­andi, auk þess sem þær séu undanþegnar upplýsingarétti samkvæmt 7. gr. upplýsingalaga.
 
Réttur til aðgangs að gögnum samkvæmt upplýsingalögum nær aðeins til fyrirliggjandi gagna, sbr. 1. mgr. 5. gr. laganna. Í athugasemdum um 5. gr. með frumvarpi því sem varð að upp­lýsingalögum, nr. 140/2012, er tekið fram að orðin „fyrirliggjandi gögn“ beri m.a. að skilja sem svo að réttur til að­gangs að gögnum hjá stjórnvöldum nái aðeins til þeirra gagna sem til séu og fyrir liggi á þeim tíma­punkti þegar beiðni um aðgang sé sett fram og í þeirri mynd sem þau séu á þeim tíma. Þeim sem falla undir lög­in sé því ekki skylt á grundvelli laganna að útbúa ný skjöl eða önnur gögn, sbr. 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. lag­anna.
 
Samkvæmt 20. gr. upplýsingalaga er heimilt að kæra til úrskurðarnefndar um upplýsingamál synjun beiðni um að veita aðgang að gögnum samkvæmt upplýsingalögum. Hið sama gildir um synjun beiðni um að afhenda gögn á því formi sem óskað er.
 
Eins og atvikum þessa máls er háttað hefur úrskurðarnefnd um upplýsingamál ekki forsendur til að rengja þá staðhæfingu Herjólfs að samanteknar upplýsingar um fyrrgreindar leyfisveitingar séu ekki fyrir­liggjandi, þar á meðal að ekki liggi fyrir í gögnum félagsins samanteknar upplýsingar um heild­ar­tölu þeirra starfsmanna þess sem fengið hafa leyfi til þess að stunda aðra launaða eða ólaunaða vinnu á meðan á ráðningu þeirra hafi staðið.
 
Nefndin bendir á að þegar beiðni nær samkvæmt efni sínu til upplýsinga sem hægt væri að vinna upp úr fyrirliggjandi gögnum þá kann aðila sem heyrir undir gildissvið upplýsingalaga að vera rétt að af­henda gögn þannig að beiðandi geti eftir atvikum tekið upplýsingarnar saman sjálfur, sbr. 7. gr. stjórn­sýslu­laga, nr. 37/1993, og 3. mgr. 15. gr. upplýsingalaga, sbr. t.d. úrskurð úrskurðar­nefnd­ar um upp­lýs­inga­mál nr. 1124/2023. Í því kærumáli sem hér er til úrlausnar hefur kærandi á hinn bóg­inn afmarkað beiðni sína með þeim hætti að aðeins sé leitast eftir að fá uppgefna tölu um hversu marg­ir starfsmenn hafi fengið umrædd leyfi. Eins og áður hefur verið rakið hefur úrskurðarnefnd um upp­lýsingamál ekki for­sendur til að rengja þá staðhæf­ingu Herjólfs að ekki liggi fyrir gögn með saman­tekn­ar upplýsingar um slíkar leyfis­veit­ingar.
 
Að þessu og öðru framangreindu gættu liggur ekki fyrir synjun á afhendingu gagna í skilningi 1. mgr. 20. gr. upplýsingalaga. Verður ákvörðun Herjólfs því staðfest.
 

Úrskurðarorð

Ákvörðun Vestmannaeyjaferjunnar Herjólfs ohf., dags. 5. desember 2023, er staðfest.
 
 
 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Hafsteinn Þór Hauksson
Sigríður Árnadóttir