Hinn 30. október 2024 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1221/2024 í máli ÚNU 23100011.
 

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 17. október 2023, kærðu […] ákvörðun […] að synja þeim um aðgang að gögnum.
 
Með erindi til formanns […]ráðs […], dags. 6. júlí 2023, óskuðu kær­endur eftir aðgangi að öllum gögnum um þau mál sem formaðurinn hefði tekið að sér […] og snertu […]. Þar sem beiðni kærenda var ekki svarað vísuðu kærendur málinu til úrskurðarnefndar um upplýsingamál 22. ágúst 2023. Í kjölfar áskorunar frá nefndinni var beiðnin afgreidd. Í svari formanns […]ráðs, dags. 17. október 2023, kom fram að hann hefði einungis undir höndum gögn sem kærendur hefðu sent honum og samskipti hans við kærendur. Ef þess væri óskað að fá þau samskipti framsend gætu kærendur sent formanninum tölvupóst þar um.
 
Í svari kærenda til formanns […]ráðs, dags. 17. október 2023, sem úrskurðarnefndin fékk afrit af, er rakið að í kjölfar þess að kærendur hafi leitað til formannsins […] hafi hann tekið að sér að skoða mál kærenda og ætlað að spyrjast fyrir um málið […]. Kærendur telja að ekki sé unnt að kynna sér mál án þess að til verði gögn, og sé það gert munnlega sé ljóst að skrá skuli það niður.
 

Málsmeðferð

Kæran var kynnt […] með erindum úrskurðarnefndarinnar, dags. 19. og 23. október 2023. Þar var […] veittur frestur til að skila umsögn um kæruna og koma á framfæri frekari rökstuðningi fyrir ákvörðuninni.. Þá var þess óskað að úrskurðarnefnd um upp­lýs­inga­mál yrðu afhent þau gögn sem kær­an laut að..
 
Umsögn […] barst úrskurðarnefndinni 2. nóvember 2023. Í umsögn­inni kemur fram að formaður […]ráðs hafi brugðist við erindum kærenda […] með því að spyrjast munnlega fyrir um málið og án þess að afla skriflegra upplýsinga […]. Formaðurinn hafi fengið þær upp­lýsingar að málið væri í farvegi og von væri á svörum til kærenda […]. Í […] hafi formaðurinn boðið kærendum að hitta sig til að fara yfir málið, en kær­endur hafi ekki þegið það boð. Með vísan til framangreinds liggi aðeins fyrir gögn frá kærendum sjálfum auk samskipta formannsins við kærendur, sem kærendur geti fengið aðgang að. Að mati […] hafi kærendum því ekki verið synjað um aðgang að gögnum.
 
Umsögn […] var kynnt kærendum með erindi, dags. 6. nóvember 2023, og þeim gefinn kostur á að koma á fram­færi frekari at­huga­semd­um. Í athugasemdum kærenda, dags. 11. de­sem­ber 2023, kemur fram að þeir telji aðfinnsluvert að ekkert hafi verið skráð um munnlegar fyrirspurnir formanns […]ráðs. Þá hafi kærendur hug á að fá samskipti við þá sjálfa afhent.
 

Niðurstaða

Af upphaflegu erindi kærenda til formanns […]ráðs […] um aðgang að gögnum, þann 6. júlí 2023, og svo kæru þeirra til úrskurðarnefndarinnar, leiðir að kærendur hafa afmarkað beiðni sína við aðgang að gögnum í vörslu formanns ráðsins sem varða mál sem kærendur beindu til formannsins […].
 
Þar sem kærendur beindu erindi sínu um aðgang að gögnum sérstaklega til formanns […]ráðs skal tekið fram að einstakar fastanefndir sveitarfélaga, eins og […]ráð […] telst vera, eru hluti viðkomandi sveitarfélags en ekki sérstök stjórnvöld, enda fer stjórnsýsla sveitarfélaga að jafnaði fram á einu stjórnsýslustigi samkvæmt 1. mgr. 8. gr. sveit­ar­stjórnarlaga, nr. 138/2011. Einstakir fulltrúar í slíkum nefndum, hvort sem þeir eru formenn nefnd­anna eða ekki, eru með sama hætti hluti viðkomandi nefndar en fara ekki með sjálfstæðar heim­­ildir til að afgreiða mál, þ.m.t. ekki með sjálfstæða heimild til að afgreiða mál á grundvelli upp­­lýsingalaga. Hið kærða stjórnvald í málinu, sbr. 1. mgr. 2. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012, er […].
 
Í hinni kærðu ákvörðun og umsögn […] til úrskurðarnefndar um upp­lýs­ingamál kemur fram að fyrir liggi gögn sem stafa frá kærendum sjálfum auk samskipta for­manns­ins við kærendur. Annarra upplýsinga um mál kærenda hafi formaðurinn aflað munnlega.
 
Samkvæmt 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga nær réttur almennings til aðgangs að fyrir­liggj­andi gögn­um sem varða tiltekið mál og tilteknum fyrirliggjandi gögnum. Réttur til aðgangs að gögnum sem hafa að geyma upplýsingar um mann sjálfan samkvæmt 1. mgr. 14. gr. upplýsinga­laga nær sömu­leiðis til fyrirliggjandi gagna. Í athugasemdum við 5. gr. í greinargerð með frum­varpi til upplýs­ingalaga, nr. 140/2012, er tekið fram að orðin „fyrir­liggj­andi gögn“ beri m.a. að skilja sem svo að réttur til aðgangs að gögnum hjá stjórnvöldum nái aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggja á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang er sett fram og í þeirri mynd sem þau eru á þeim tíma.
 
Í 1. mgr. 20. gr. upp­lýs­ingalaga er kveðið á um að heimilt sé að bera synjun beiðni um aðgang að gögnum sam­kvæmt lögunum undir úr­skurðarnefnd um upplýsingamál, auk synjunar beiðni um að afhenda gögn á því formi sem óskað er. Samkvæmt […] liggja ekki fyrir frekari gögn í vörslu formanns […]ráðs sem heyra undir beiðni kærenda en þau sem stafa frá kær­endum sjálfum auk samskipta formannsins við kærendur. Úr­skurð­arnefndin hefur ekki for­send­ur til að draga þá stað­hæf­ingu í efa. Samkvæmt því liggur ekki fyrir synjun […] á að­gangi að gögnum.
 
Þá telur úrskurðarnefndin að hin kærða ákvörðun hafi ekki falið í sér synjun á beiðni um aðgang að gögn­um sem stafa frá kærendum sjálfum og samskiptum þeirra við formann […]ráðs, enda verður ráðið af ákvörðuninni að kærendur geti fengið þau gögn afhent hafi þeir hug á því.
 
Að framangreindu virtu telur úrskurðarnefndin að í máli þessu hafi kærendum ekki verið synj­að um aðgang að gögnum í skilningi 20. gr. upplýsingalaga. Verður því staðfest ákvörðun […] frá 17. október 2023.
 

Úrskurðarorð

Ákvörðun […], dags. 17. október 2023, í tilefni af beiðni kærenda, dags. 6. júlí 2023, um aðgang að gögnum er staðfest.
 
 
 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Hafsteinn Þór Hauksson
Sigríður Árnadóttir