Hinn 3. desember 2024 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1228/2024 í máli ÚNU 23080018.
 

Kæra og málsatvik

Hinn 22. ágúst 2023 barst úrskurðarnefnd um upplýsingamál kæra frá […]. Samkvæmt kærunni beindu […] gagnabeiðni til formanns […]ráðs […] 13. júlí 2023. Beiðni þeirra væri enn ósvarað.
 
Beiðni kærenda til formanns ráðsins var svohljóðandi:
 

Við óskum eftir öllum gögnum sem þú hefur verið með aðgang að um þau mál sem við leit­uðum til þín með sem formanns […]ráðs.
 
[…]

Málsmeðferð

Kæran var kynnt […] með erindi, dags. 4. október 2023. Umsögn […]skrifstofu […] barst úrskurðarnefndinni 3. nóvember 2023. Í umsögninni kemur fram að formaður […]ráðs hafi ekki undir höndum önnur gögn sem heyra undir beiðnina en þau sem kærendur sendu honum og fylgdu með kærunni til úrskurð­ar­nefndarinnar.
 
Þá kemur fram að formaður ráðsins hafi vísað kærendum til formanns […]ráðs, sem m.a. hafi eftirlitshlutverk vegna starfsemi skrifstofu […]sviðs. Jafnframt hafi for­maðurinn bent kærendum á að málið væri utan verksviðs […]ráðs. Þá hafi á fundi […]ráðs 26. janúar 2023 farið fram kynning […]sviðs á verkferlum […]. Í þeirri kynn­ingu hafi ekki verið fjallað um einstök mál.
 
Umsögn […] var kynnt kærendum með erindi, dags. 6. nóvember 2023, og þeim gefinn kostur á að koma á fram­færi frekari at­huga­semd­um. Í athugasemdum kæranda, dags. 11. de­sem­ber 2023, kemur fram að formaður […]ráðs hafi tjáð kærendum að bæði hann og formaður […]ráðs hafi gengið á eftir upplýsingum frá […] og spurst fyrir um framgang og rannsókn þess máls sem kærendur hefðu vakið athygli þeirra á. Formaður […]ráðs hafi hins vegar tjáð kærendum að hann hefði ekki sent neinar fyrirspurnir vegna málsins. Kærendur telji ljóst að allar munnlegar fyrir­spurn­ir eða upplýsingar sem hann fær með öðrum hætti eigi að skrá samkvæmt upplýsinga- og stjórn­sýslulögum.
 
[…]
 
Óþarft er að rekja frekar það sem fram kemur í gögnum málsins, sbr. 31. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993. Úrskurðarnefndin hefur haft hliðsjón af öllum gögnum málsins við úrlausn þess.
 

Niðurstaða

Kærendur beindu erindi sínu um aðgang að gögnum sérstaklega til formanns […]ráðs. Af því tilefni ber að taka fram að einstakar fastanefndir sveitarfélaga, eins og […]ráð […] telst vera, eru hluti viðkomandi sveitar­félags en ekki sérstök stjórnvöld, enda fer stjórnsýsla sveitarfélaga að jafnaði fram á einu stjórn­sýslu­stigi samkvæmt 1. mgr. 8. gr. sveitarstjórnarlaga, nr. 138/2011. Einstakir fulltrúar í slíkum nefnd­um, hvort sem þeir eru formenn nefndanna eða ekki, eru með sama hætti hluti viðkomandi nefndar en fara ekki með sjálfstæðar heimildir til að afgreiða mál, þ.m.t. ekki með sjálfstæða heimild til að af­greiða mál á grundvelli upplýsingalaga. Hið kærða stjórnvald í málinu, sbr. 1. mgr. 2. gr. upp­lýs­ingalaga, nr. 140/2012, er […].
 
Af beiðni kærenda um gögn til formanns […]ráðs […] og kæru þeirra til úrskurðarnefndarinnar leiðir að kærendur hafa afmarkað beiðni sína við aðgang að gögnum sem formaður umrædds ráðs hefur haft aðgang að […]. Í þessari afmörkun felst að undir beiðni kær­enda falla annars vegar möguleg gögn sem tengj­ast erindi þeirra til formanns ráðsins og hann hefur sent, aflað eða fengið afhent innan […] í tengslum við mál kærenda beint og hins vegar sem hann hefur fengið afhent sem full­trúi í […]ráði í tengsl­um við erindi kærenda til hans eða vegna vinnu sem fram hefur farið við þá verkferla sem kærendur vísa til. Í hinu síðastgreinda felst að undir beiðnina geta meðal annars fallið gögn sem lögð hafa verið fyrir […]ráð og nefndarmenn, þar á meðal formaður ráðsins, hafa haft aðgang að.
 
Í upphaflegu erindi kærenda til formanns […]ráðs 31. október 2022 kom fram að kærendur teldu mikilvægt að ráðið kæmi að gerð nýrra verkferla sem […]­svið ynni að. Í umsögn […]skrifstofu til úrskurðarnefndarinnar kom fram að á fundi […]ráðs 26. janúar 2023 hefði farið fram almenn kynn­ing á verkferlum […]. Þá kemur fram í fund­argerð ráðsins af fundi 9. febrúar 2023 á vef […] að verkferlarnir hafi verið til umræðu.
 
Af umsögn […]skrifstofu til úrskurðarnefndarinnar verður ráðið að beiðni kærenda hafi aðeins verið afmörkuð við gögn sem formaður […]­ráðs hefði undir höndum. Hins vegar er ljóst samkvæmt framangreindu að beiðni kærenda var víðtækari en svo þar sem hún náði einnig til gagna sem formaðurinn hefði haft aðgang að vegna þeirra mála sem kær­endur leituðu til hans með, þ.m.t. um vinnu við verkferla, og lægju e.t.v. fyrir annars staðar hjá […] en beinlínis í vörslu for­mannsins. Úrskurðarnefndin telur því að afgreiðslu […] hafi verið ábótavant að þessu leyti þar sem beiðnin hafi verið afmörkuð of þröngt og þar með hafi ekki verið tekin afstaða til réttar kærenda til aðgangs að mögulegum öðrum fyrir­liggjandi gögn­um sem heyrðu undir beiðn­ina, svo sem gögnum sem lögð voru fyrir fundi […]ráðs þegar verkferlar […] voru til umfjöllunar. Þykir því rétt að vísa beiðni kærenda aftur til […] til nýrrar meðferðar og af­greiðslu, þar sem afmörkun beiðni kærenda taki mið af fram­an­greind­um sjónarmiðum og lagt verði mat á rétt kærenda til aðgangs að viðkomandi gögnum frá tíma­bilinu 31. október 2022, þegar kærendur höfðu fyrst samband við for­mann […]­ráðs, til 13. júlí 2023 þegar gagnabeiðni þeirra var lögð fram, á grund­velli upp­lýs­inga­laga.
 

Úrskurðarorð

Beiðni kærenda, […], dags. 13. júlí 2023, er vísað til […] til nýrrar meðferðar og afgreiðslu.
 
 
 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Símon Sigvaldason
Sigríður Árnadóttir