Hinn 19. desember 2024 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1238/2024 í máli ÚNU 24100016.
 

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 27. október 2024, kærði Ikan ehf. afgreiðslu slökkviliðs Borgarbyggðar á beiðni félagsins um gögn. Með erindi til slökkviliðs Borgarbyggðar, dags. 15. september 2024, lagði kærandi fram svohljóðandi beiðni:
 

[Ó]ska ég […] eftir því að slökkviliðsstjórinn afhendi þegar, afrit af verkferli Borgar­byggð­ar varðandi „aðgang hlutaaðila í húsin úti í Brákarey“ […]
 
Eins er farið fram á að slökkviliðsstjórinn í Borgarbyggð afhendi;

1. Verkferil slökkviliðsstjórans í Borgarbyggð varðandi rof innsigla.
2. Verkferil lögreglu, þegar slökkviliðsstjóri ákveður að rjúfa innsigli.

 
[…]
 
Óskað er eftir að slökkviliðsstjórinn í Borgarbyggð sendi Ikan ehf. afrit af skrá yfir send og móttekin erindi embættisins, frá 1. febrúar 2021 til 15. september 2024. […]

 
Þá var í erindinu óskað upplýsinga um hvers vegna slökkviliðsstjóri hefði þurft að samþykkja verk­feril Borgarbyggðar um aðgang að umræddu húsnæði. Loks óskaði kærandi upplýsinga um á hvaða lagaheimild heimild slökkviliðsstjórans til að ákveða að innsigla húsnæði og rjúfa inn­sigli byggðist.
 
Í svari slökkviliðs Borgarbyggðar, dags. 25. september 2024, kom fram að fyrirkomulag um að­gengi að húsum í Brákarey í eigu Borgarbyggðar væri á vegum sveitarfélagsins. Verkfyrirkomu­lag um aðgengi að húsinu hefði verið borið undir slökkviliðsstjóra á sínum tíma og hann beðinn um að gefa álit sitt á því. Kæranda væri bent á að hafa samband við eiganda hússins um frekari spurn­ing­ar sem vörðuðu aðgengismál.
 
Óskaði lögregla eftir því við slökkviliðsstjóra að hann kæmi að veitingu heimildar um rof á innsigli væri það gert. Slökkviliðsstjóri færi yfir hvert mál fyrir sig og heimilaði eða hafnaði beiðni fyrir sitt leyti. Um verkferla lögreglu um rof á innsigli væri lögreglunnar að svara.
 
Spurningum og alhæfingum um ábyrgð, lög og reglugerðir hefði verið svarað í fyrri samskiptum slökkviliðsstjóra við kæranda, og því væri ekki talin þörf á að svara því aftur.
 
Kærandi hefði fengið afrit af öllum gögnum um málið í Brákarey sem við kæmi slökkviliðinu í Borgarbyggð, utan samskipta við lögfræðing Fornbílafjelags Borgarfjarðar, sem væru meðfylgj­andi erindi slökkviliðsstjóra.
 
Kærandi brást við erindi slökkviliðs Borgarbyggðar 8. október 2024. Í svarinu var beiðni kær­anda ítrekuð auk þess sem kærandi óskaði eftir afriti af öllum þeim svörum sem slökkviliðsstjóri vísaði til í erindi sínu að hefðu verið send kæranda. Í svari slökkviliðs Borgarbyggðar, dags. 25. október 2024, kom fram að búið væri að svara beiðnum kæranda á fullnægjandi hátt sem og að afhenda kæranda öll viðeigandi gögn.
 

Málsmeðferð

Kæran var kynnt slökkviliði Borgarbyggðar með erindi, dags. 4. nóvember 2024, og færi veitt á að koma á fram­færi umsögn um kæruna. Þá var þess óskað að slökkvilið Borgarbyggðar afhenti úrskurð­ar­nefnd um upp­lýs­inga­mál þau gögn sem kær­an varðar. Slökkviliðinu var samkvæmt beiðni þar um veittur viðbótarfrestur til að bregðast við kærunni til 28. nóvember 2024.
 
Umsögn frá slökkviliði Borgarbyggðar barst úrskurðarnefndinni 27. nóvember 2024. Í um­sögn­inni kemur fram að kærandi hafi þegar fengið afhent öll gögn sem varða mál slökkviliðsins vegna lokunar og stöðvunar starfsemi í húsunum að Brákarbraut 25 og 27. Þá hafi öllum erindum kær­anda verið svarað frá árinu 2021. Varðandi beiðni um aðgang að verkferli slökkviliðsstjóra vís­ist til laga um brunavarnir, nr. 75/2000, og reglugerðar um eldvarnir og eldvarnareftirlit, nr. 723/2017. Engar eiginlegar verklagsreglur sé að finna hjá Borgarbyggð heldur hafi verið munn­legt verk­lag á milli Borgarbyggðar og slökkviliðs um að starfsmaður Borgarbyggðar myndi fá allar beiðn­ir þegar kæmi að því að hleypa leigjendum inn í því skyni að forða þaðan munum. Mat slökkvi­liðsstjóra væri að kæranda hefði ekki verið synjað um aðgang að gögnum. Engar dagbók­ar­færslur væru til um málið.
 
Umsögnin var kynnt kæranda með erindi, dags. 3. desember 2024, og honum gefinn kostur á að koma á fram­færi frekari at­huga­semd­um. Þær bárust 12. desember 2024. Óþarft er að rekja frekar það sem fram kemur í gögnum málsins, sbr. 31. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993. Úrskurðarnefndin hefur haft hliðsjón af öllum gögnum málsins við úrlausn þess.
 

Niðurstaða

Í máli þessu hefur kærandi óskað eftir aðgangi að verkferlum, skrá yfir send og móttekin erindi slökkvi­liðs Borgarbyggðar á ákveðnu tímabili og fyrri samskiptum kæranda við slökkvi­liðið. Af­staða slökkviliðs Borgarbyggðar er að kæranda hafi þegar verið afhent öll gögn sem varði mál slökkviliðsins um lokun og stöðvun starfsemi að Brákarbraut 25 og 27 í Borgarbyggð.
 
Réttur almennings til aðgangs að gögnum tekur samkvæmt 5. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012, til fyrirliggjandi gagna sem varða tiltekið mál og tiltekinna fyrirliggjandi gagna. Rétturinn nær til allra gagna sem mál varða og dagbókarfærslna sem lúta að gögnum máls og lista yfir málsgögn, sbr. 2. mgr. 5. gr. laganna.
 
Þegar stjórnvaldi eða öðrum aðila samkvæmt I. kafla upplýsingalaga berst beiðni um aðgang að gögnum, sem undirorpin eru upplýsingarétti samkvæmt lögunum, á stjórnvaldið eða aðilinn á grund­velli beiðninnar að afmarka hana við gögn í sínum vörslum og taka afstöðu til réttar beið­anda til aðgangs að hverju gagni á grundvelli ákvæða laganna. Ef takmarkanir samkvæmt lögunum eiga aðeins við um hluta gagns skal veita aðgang að öðrum hlutum þess, sbr. 3. mgr. 5. gr. laganna.
 
Um ósk kæranda um aðgang að verkferli Borgarbyggðar um aðgang hlutaaðila í húsin úti í Brákar­ey kveður slökkvilið Borgarbyggðar að um sé að ræða munnlegt verklag á milli Borgarbyggðar og slökkvi­liðs. Úrskurðarnefndin leggur þann skilning í þessa fullyrðingu að ekki liggi fyrir eiginlegt gagn hjá slökkviliðinu um umræddan verkferil. Nefndin hefur ekki forsendur til að draga þá full­yrð­ingu í efa. Með vísan til þess að kæruheimild til úrskurðar­nefndarinnar er samkvæmt 1. mgr. 20. gr. upp­lýsingalaga bundin við synjun beiðni um aðgang að gögnum og synjun beiðni um af­hend­ingu gagna á því formi sem óskað er, liggur ekki fyrir ákvörðun sem kæranleg er til úr­skurðar­nefnd­ar­innar. Verður ákvörðun Borgarbyggðar að þessu leyti staðfest.
 
Kærandi óskaði einnig eftir verkferli slökkviliðsstjóra um rof innsigla og verkferli lögreglu þegar slökkviliðsstjóri ákveður að rjúfa innsigli. Um fyrri verkferilinn vísaði slökkvilið Borgar­byggðar til laga um brunavarnir og reglugerðar um eldvarnir og eldvarnareftirlit. Slökkviliðið benti kær­anda á að hafa samband við lögregluna varðandi síðari verkferilinn. Af svörum slökkviliðsins er óljóst hvort framangreindir verkferlar liggi fyrir hjá slökkviliðinu. Úrskurðarnefndin telur því rétt að þessum þætti beiðni kæranda verði vísað til nýrrar meðferðar og afgreiðslu hjá slökkviliði Borg­arbyggðar, þar sem athugað verði hvort verkferlarnir liggi fyrir hjá slökkviliðinu og ef svo er, hvort kær­andi eigi rétt til aðgangs að þeim. Nefndin tekur fram að slökkviliðinu var ekki rétt að beina kær­anda til lögreglunn­ar varðandi beiðni um þann verkferil, heldur bar slökkviliðinu að kanna hvort sá verkferill lægi fyrir hjá slökkviliðinu. Upplýsingalög innihalda ekki kröfu um að beina skuli gagnabeiðni að aðila sem hafi búið til gögn eða hafi að öðru leyti forræði á þeim, heldur er í 2. málsl. 1. mgr. 16. gr. upp­lýs­ingalaga mælt fyrir um að beina skuli gagnabeiðni til þess aðila sem hefur gögn í vörslu sinni.
 
Varðandi beiðni kæranda um aðgang að skrá yfir send og móttekin erindi slökkviliðs Borgar­byggð­ar frá 1. febrúar 2021 til 15. september 2024 tekur úrskurðarnefndin fram að réttur til aðgangs að dag­bókarfærslum og lista yfir málsgögn er samkvæmt 2. mgr. 5. gr. upplýsingalaga bundinn við til­tekin mál. Beiðni kæranda er ekki afmörkuð við tiltekið eða tiltekin mál heldur virðist þvert á móti vera um lista yfir erindi í öllum málum slökkviliðsins á framangreindu tímabili. Verður af­greiðsla Borgarbyggðar að þessu leyti staðfest.
 
Í erindi kæranda til slökkviliðs Borgarbyggðar 8. október 2024 tilgreinir hann að þar „sem slökkvi­liðs­stjóri segir, að búið sé að svara öllu, ósk[i] Ikan ehf hér með eftir afriti af öllum þeim svörum sem slökkviliðsstjórinn vitnar til að búið sé að svara.“ Í þessu felst meðal annars að hann óskar aðgangs að svör­um slökkviliðsins við fyrirspurnum hans um hvers vegna slökkviliðsstjóri hefði þurft að sam­þykkja verkferil Borgarbyggðar um aðgang að húsunum í Brákarey og á hvaða laga­heimild heim­ild slökkviliðsstjórans til að ákveða að innsigla húsnæði og rjúfa innsigli byggð­ist. Slökkvilið Borg­arbyggðar telur að þessu hafi verið svarað og óþarfi sé að svara því aftur. Úr­skurð­arnefndin telur óljóst hvort hjá slökkviliðinu liggi fyrir afrit af svörum slökkviliðsins við framan­greindum fyrir­spurnum. Því er rétt að vísa þessum þætti beiðni kæranda aftur til nýrrar með­ferðar og af­greiðslu hjá Borgarbyggð þar sem kannað verði hvort framangreind gögn liggi fyrir og ef svo er hvort ekki sé rétt að afhenda þau kæranda. Úrskurðarnefndin tekur fram að upp­lýs­inga­lög girða ekki fyrir að óskað sé aftur aðgangs að gögnum sem beiðanda hafa áður verið afhent, enda geta verið ýmsar réttmætar ástæður fyrir því að það sé gert.
 
 

Úrskurðarorð

Beiðnum kæranda, Ikan ehf., frá 15. september og 8. október 2024 um aðgang að eftirfarandi gögn­um er vísað til Borgarbyggð­ar til nýrrar meðferðar og afgreiðslu:
 

1. verkferli slökkviliðsstjórans í Borgarbyggð varðandi rof innsigla,
2. verkferli lögreglu þegar slökkviliðsstjóri ákveður að rjúfa innsigli, og
3. svörum slökkviliðs Borgarbyggðar við fyrirspurnum kæranda um hvers vegna slökkvi­liðs­stjóri hefði þurft að samþykkja verk­feril Borgarbyggðar um aðgang að húsnæði í Brákarey og um það á hvaða lagaheimild heimild slökkviliðsstjórans til að ákveða að innsigla hús­næði og rjúfa inn­sigli byggðist.

 
Að öðru leyti er afgreiðsla Borgarbyggðar, dags. 25. október 2024, á beiðni kæranda, Ikan ehf., staðfest.
 
 
 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Símon Sigvaldason
Sigríður Árnadóttir