Hinn 28. janúar 2025 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1239/2025 í máli ÚNU 23100019.
 

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 24. október 2023, kærði félagið Vinnuverndarnámskeið ehf. ákvörðun Vinnu­eftirlitsins að synja kæranda um aðgang að gögnum. Með erindi, dags. 15. ágúst 2023, lagði kær­andi fram beiðni um að fá afhentan lista yfir öryggistrúnaðarmenn og öryggis­verði sem hefðu verið tilkynntir til Vinnueftirlitsins árið 2022 og það sem af væri árinu 2023.
 
Með erindi, dags. 12. september 2023, var kæranda afhentur listi yfir þá aðila sem hefðu verið til­kynntir sem öryggistrúnaðarmenn og öryggisverðir árin 2022 og 2023. Skjalið innihélt nöfn aðilanna en ekki upplýsingar um netföng þeirra eða fyrirtæki. Kærandi brást við erindinu samdæg­urs og lagði fram svohljóðandi beiðni:
 

Við óskum […] eftir lista með nöfnum og netföngum tilkynntra öryggistrúnaðarmanna og öryggis­varða. Við óskum einnig eftir upplýsingum um hvaða fyrirtæki og stofnanir eru að tilkynna Vinnu­eftirlitinu um öryggistrúnaðarmenn og öryggisverði síðustu 2 ár.

 
Vinnueftirlitið brást við erindinu 16. október 2023. Þar kom fram að í upplýsingalögum væri ekki að finna stoð fyrir aðgangi almennings að lista yfir nöfn og netföng öryggistrúnaðarmanna og öryggisvarða. Jafnframt ætti vinnsla slíkra gagna sér ekki stoð í lögum um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum. Var beiðni kæranda því synjað.
 
Í kæru kemur fram að kærandi viti til þess að Vinnueftirlitið hafi notað netföng þessa fólks í mark­aðssetningu. Þegar sé búið að afhenda kæranda lista yfir nöfn fólksins. Beðið hefði verið um net­föng til að geta sent viðkomandi upplýsingar um námskeið á vegum kæranda. Vinnueftirlitið væri með ráðandi stöðu á markaði námskeiða um vinnuverndarmál og hindraði aðgengi kæranda að upp­lýsingum sem stofnunin hefði notað í sínu markaðsstarfi.
 

Málsmeðferð

Kæran var kynnt Vinnueftirlitinu með erindi, dags. 27. október 2023, og stofnuninni gefinn kostur á að koma á fram­færi umsögn um kæruna. Þá var þess óskað að stofnunin afhenti úrskurðarnefnd um upp­lýs­inga­mál þau gögn sem kær­an varðar.
 
Umsögn Vinnueftirlitsins barst úrskurðarnefndinni 7. nóvember 2023. Í umsögn­inni kemur fram að í skjóli stjórnsýslulegs eftirlits Vinnueftirlitsins samkvæmt lögum um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum, nr. 46/1980, séu til vissar upplýsingar innan stofnunarinnar um öryggis­verði og öryggistrúnaðarmenn hjá ýmsum fyrirtækjum. Tilgangurinn sé að ganga úr skugga um að fyrirtæki hafi uppfyllt lögmæltar skyldur sínar um skipun öryggisvarða og öryggistrúnaðarmanna, og til að geta nýtt upplýsingarnar við framkvæmd einstakra eftirlitsheimsókna. Vinnueftirlitið nýti upplýsingarnar ekki í markaðslegum tilgangi líkt og kærandi haldi fram.
 
Umbeðnar upplýsingar séu ekki fyrirliggjandi í skilningi upplýsingalaga, þ.e. Vinnueftirlitið hafi ekki undir höndum gagn sem innihaldi upplýsingarnar. Eigi það við bæði um lista með nöfnum og netföngum tilkynntra öryggistrúnaðarmanna og öryggisvarða sem og upplýsingar um hvaða fyrir­tæki og stofnanir séu að tilkynna Vinnueftirlitinu um öryggistrúnaðarmenn og öryggisverði síðustu tvö ár. Vinnueftirlitið þyrfti þar af leiðandi að útbúa slík gögn með því að vinna þau úr gagnagrunn­um og eftir atvikum málaskrám. Á stofnuninni hvíli ekki sú skylda samkvæmt upplýsingalögum. Þá kynnu netföng þeirra einstaklinga sem í hlut ættu í einhverjum tilvikum að falla undir 1. málsl. 9. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012.
 
Umsögn Vinnueftirlitsins var kynnt kæranda með erindi, dags. 10. nóvember 2023, og honum gefinn kostur á að koma á fram­færi frekari at­huga­semd­um. Þær bárust 20. nóvember 2023.
 
Með erindi, dags. 27. nóvember 2024, beindi úrskurðarnefnd um upplýsingamál fyrirspurn til Vinnueftirlitsins vegna málsins. Svar stofnunarinnar barst nefndinni 11. desember 2024. Í því kom fram að stofnuninni bærust tilkynningar um öryggistrúnaðarmenn og öryggisverði með þeim hætti að atvinnurekandi fyllti út eyðublað á vef stofnunarinnar, þar sem kæmi fram nafn öryggistrúnað­armanns eða öryggisvarðar, netfang og vinnustaður. Eyðublaðið væri sent í gegnum þjónustugátt stofnunarinnar og færi þaðan sjálfkrafa inn í GoPro, málaskrá stofnunarinnar, þar sem sérstakt mál stofnaðist. Ábyrgur starfsmaður tæki þá við málinu og skráði hjá viðkomandi fyrirtæki í Verjanda, sem væri vinnslukerfi stofnunarinnar.
 
Frá árinu 2020 hefði verið óheimilt innan Vinnueftirlitsins að nýta þessar upplýsingar til annars en að hafa samband við öryggistrúnaðarmenn og öryggisverði í tilefni vettvangsathugana og staf­rænna samskipta, enda stæðu heimildir stofnunarinnar til vinnslu þessara persónuupplýsinga ekki til annars. Áður hefðu upplýsingarnar verið notaðar til að senda markpósta til þessara aðila um nám­skeið stofnunarinnar og var hægt að gefa skipun innan Verjanda, sem gerð hefði verið óvirk og ekki stæði til að endurvekja. Það tæki mjög langan tíma að taka saman handvirkt öll nöfnin, hvort sem er í gegnum GoPro eða Verjanda, enda væru fyrirtækin fjölmörg.
 
Óþarft er að rekja frekar það sem fram kemur í gögnum málsins, sbr. 31. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993. Úrskurðarnefndin hefur haft hliðsjón af öllum gögnum málsins við úrlausn þess.
 

Niðurstaða

Mál þetta varðar beiðni kæranda til Vinnueftirlitsins um lista yfir nöfn og netföng öryggistrúnaðar­manna og öryggisvarða auk upplýsinga um hvaða fyrir­tæki og stofnanir hefðu tilkynnt Vinnueftir­lit­inu um öryggistrúnaðarmenn og öryggisverði síðustu tvö ár áður en beiðnin var lögð fram. Vinnu­eftirlitið kveður að hjá stofn­uninni liggi ekki fyrir gagn sem inniheldur þær upplýsingar sem kærandi óskaði eftir og að stofn­uninni sé ekki skylt að útbúa slíkt gagn.
 
Í 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012, er mælt fyrir um að upplýsingaréttur almennings nái til fyrirliggjandi gagna sem varða tiltekið mál og tiltekinna fyrirliggjandi gagna. Samkvæmt 3. málsl. 1. mgr. er ekki skylt að útbúa ný skjöl eða önnur gögn í ríkari mæli en leiðir af 3. mgr. 5. gr. laganna þar sem mælt er fyrir um að ef ákvæði 6.–10. gr. laganna eigi aðeins við um hluta gagns skuli veita aðgang að öðrum hlutum þess. Í athugasemdum við 5. gr. í greinargerð með frum­varpi því sem varð að upplýsingalögum, nr. 140/2012, segir að skilyrði þess að gagn sé undir­orpið upplýsingarétti sé að það liggi fyrir hjá þeim sem fær beiðni um aðgang til afgreiðslu. Þá segir enn fremur að réttur til aðgangs að gögnum nái þannig aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggja á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang er sett fram og í þeirri mynd sem þau eru á þeim tíma.
 
Úrskurðarnefndin hefur ekki forsendur til að draga í efa fullyrðingu Vinnueftirlitsins að gagn með lista yfir nöfn og netföng öryggistrúnaðar­manna og öryggisvarða auk upplýsinga um hvaða fyrir­tæki og stofnanir hefðu tilkynnt Vinnueftirlitinu um öryggistrúnaðarmenn og öryggisverði síðustu tvö ár liggi ekki fyrir hjá stofn­uninni, heldur þyrfti að útbúa það sérstaklega svo unnt væri að af­greiða gagnabeiðni kæranda. Jafn­vel þótt Vinnueftirlitinu væri fært að kalla fram slíkan lista með tiltölulega einföldum aðgerð­um þyrfti stofnunin engu að síður að fara yfir rúmlega 1.200 netföng og leggja mat á hvort þau teldust til einkamálefna viðkomandi einstaklinga sem sann­gjarnt væri og eðlilegt að færu leynt samkvæmt 1. málsl. 9. gr. upplýsingalaga, sbr. til hlið­sjón­ar úrskurð nefndarinnar nr. 1096/2022 frá 5. október 2022. Úrskurðarnefndin telur að það sé verk sem Vinnu­eftirlitinu sé óskylt að inna af hendi, sbr. 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga.
 
Verður samkvæmt framangreindu lagt til grundvallar að umbeðið gagn sé ekki fyrir­liggj­andi hjá Vinnu­eftirlitinu í skilningi upplýsingalaga. Samkvæmt 1. mgr. 20. gr. upplýs­inga­laga er heimilt að bera synjun beiðni um aðgang að gögnum samkvæmt lögunum undir úrskurðarnefnd um upp­lýs­inga­mál. Hið sama gildir um synjun beiðni um að afhenda gögn á því formi sem óskað er. Því ligg­ur ekki fyrir synjun beiðni um afhendingu gagna í skilningi 1. mgr. 20. gr. upplýs­inga­laga og verður því staðfest hin kærða ákvörðun Vinnueftirlitsins.
 

Úrskurðarorð

Staðfest er afgreiðsla Vinnueftirlitsins, dags. 16. október 2023, á beiðni kæranda, Vinnuverndar­námskeiða ehf., um aðgang að upplýsingum sem varða öryggistrúnaðarmenn og ör­yggisverði.
 
 
 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Símon Sigvaldason
Sigríður Árnadóttir