Hinn 28. janúar 2025 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1243/2025 í máli ÚNU 24060013.
 

Kæra, málsatvik og málsmeðferð

Hinn 11. júní 2024 barst úrskurðarnefnd um upplýsingamál kæra frá Vinnuverndarnámskeiðum ehf. þess efnis að Vinnueftirlitið hefði ekki afgreitt beiðni kæranda um aðgang að gögnum innan 30 virkra daga, sbr. 3. mgr. 17. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012.
 
Með erindi, dags. 29. apríl 2024, lagði kærandi fram svohljóðandi beiðni til Vinnueftirlitsins:
 

Vinnuverndarnámskeið ehf. óskar eftir eftirfarandi gögnum frá Vinnueftirlitinu.
 

1. Hversu margir tímar (kennslutímar eða klukkustundir) hafa verið seldir í vinnu­véla­herma Vinnueftirlitsins? Óskað er eftir gögnum um árin 2018, 2019, 2020, 2021, 2022, 2023 og það sem af er árinu 2024.
2. Hversu mörg vinnuvélapróf hafa verið haldin í vinnuvélahermum Vinnu­eftir­lits­ins árin 2018, 2019, 2020, 2021, 2022, 2023 og það sem af er árinu 2024. Óskað er eftir því að prófin verði greind niður á réttindaflokka A til P.
3. Ef vinnuvélahermar Vinnueftirlitsins hafa verið seldir er óskað eftir afriti af kaup­samning­um.
4. Ef vinnuvélahermar Vinnueftirlitsins hafa verið gefnir er óskað eftir afriti af gjafa­gjörning­unum.

 
Kæran var kynnt Vinnueftirlitinu með erindi, dags. 27. júní 2024. Með erindi, dags. 3. júlí 2024, upplýsti Vinnueftirlitið úrskurðarnefndina um að erindinu hefði verið svarað 3. júní 2024. Í svari til kæranda var að finna yfirlit yfir kennslutíma sem hefðu verið seldir í hermana frá árinu 2019 fram til apríl 2024. Þá kom fram að ekki hefðu verið tekin saman gögn um fjölda verklegra prófa í hermunum. Vinnuvélahermarnir væru í eigu stofnunarinnar og hefðu hvorki verið seldir né gefn­ir þriðja aðila.
 
Með erindi, dags. 6. ágúst 2024, óskaði úrskurðarnefndin eftir afstöðu kæranda til afgreiðslu Vinnu­eftirlitsins á beiðninni. Erindinu fylgdi afrit af afgreiðslu Vinnueftirlitsins. Tveimur dögum síðar upplýsti kærandi nefndina um að erindi Vinnu­eftirlitsins hefði aldrei borist. Hins vegar yrði ráðið af erindinu að spurningu 2 í erindi kæranda til Vinnueftirlitsins hefði ekki verið svarað. Verkleg próf væru alltaf skráð á einhverja vinnuvél í skráningarflokkum A til P. Það ætti því að vera til skráning um hve mörg próf hefðu farið fram í hermunum síðustu ár.
 
Með erindi, dags. 30. ágúst 2024, vakti úrskurðarnefndin athygli Vinnueftirlitsins á fullyrðingu kæranda að erindi stofnunarinnar hefði ekki borist. Með erindi, dags. 5. september 2024, upplýsti Vinnueftirlitið að komið hefði í ljós kerfisvilla þegar tölvupóstar væru sendir úr málaskrá stofnun­arinnar á Gmail-netföng, sem ylli því að þeir færu ekki út úr kerfinu. Búið væri að leysa úr vandanum og erindi Vinnueftirlitsins til kæranda frá 3. júní 2024 yrði endursent.
 
Að því er varðaði fyrirspurn um gögn vegna verklegra prófa á vinnuvélaherma lægju ekki fyrir gögn hjá stofnuninni þar sem væri að finna yfirlit yfir þau tilvik þar sem verkleg próf hefðu verið tekin á vinnuvélaherma. Það þyrfti að fara inn í hvert mál vegna verklegra prófa í þessum tilteknum vélaflokkum og sjá hvort skráð hefði verið að próf hefði verið tekið í hermi. Með vísun til 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga þætti stofnuninni það ekki þjóna markmiðum laganna að útbúa slík gögn en um væri að ræða nokkur hundruð mál sem þyrfti handvirkt að fara inn í.
 
Athugasemdum Vinnueftirlitsins var komið á framfæri við kæranda með erindi, dags. 10. septem­ber 2024, og honum gefinn kostur á að bregðast við þeim. Viðbrögð kæranda við athugasemdunum bárust ekki.
 

Niðurstaða

Mál þetta varðar beiðni um aðgang að gögnum um fjölda vinnuvélaprófa í vinnuvélahermum Vinnu­eftirlitsins á nokkurra ára tímabili. Vinnueftirlitið kveður að ekki liggi fyrir gagn með þeim upp­lýsingum sem beiðnin varðar og að það myndi útheimta þó nokkra vinnu að útbúa gagnið.
 
Í 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012, er mælt fyrir um að upplýsingaréttur almennings nái til fyrirliggjandi gagna sem varða tiltekið mál og tiltekinna fyrirliggjandi gagna. Samkvæmt 3. málsl. 1. mgr. er ekki skylt að útbúa ný skjöl eða önnur gögn í ríkari mæli en leiðir af 3. mgr. 5. gr. laganna þar sem mælt er fyrir um að ef ákvæði 6.–10. gr. laganna eigi aðeins við um hluta gagns skuli veita aðgang að öðrum hlutum þess. Í athugasemdum við 5. gr. í greinargerð með frum­varpi því sem varð að gildandi upplýsingalögum, nr. 140/2012, segir að skilyrði þess að gagn sé undirorpið upplýsingarétti sé að það liggi fyrir hjá þeim sem fær beiðni um aðgang til afgreiðslu. Þá segir enn fremur að réttur til aðgangs að gögnum nái þannig aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggja á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang er sett fram og í þeirri mynd sem þau eru á þeim tíma.
 
Úrskurðarnefndin hefur ekki forsendur til að draga í efa fullyrðingu Vinnueftirlitsins að gagn með þeim upplýsingum sem kærandi óskaði eftir liggi ekki fyrir í vörslu stofnunarinnar. Þá telur nefnd­in að með hliðsjón af því hvernig beiðni kæranda var orðuð hafi hún ekki falið í sér ósk um að­gang að öllum þeim gögnum sem innihalda umbeðnar upplýsing­ar til að hann gæti sjálfur tekið saman yfir­lit yfir þær. Úrskurðarnefndin leggur þann skilning í upplýsingar frá Vinnueftirlitinu að ekki sé hægt að kalla fram yfirlit yfir umbeðnar upplýsingar með einföldum aðgerðum í málaskrárkerfi stofn­unarinnar, heldur þyrfti að fara inn í nokkur hundruð mál um verkleg próf í tilgreindum véla­flokk­um til að sjá hvort próf hefði verið tekið í hermi. Að framangreindu virtu og með vísan til 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga telur úrskurðarnefndin að Vinnueftirlitinu sé ekki skylt að verða við beiðni kæranda.
 
Samkvæmt framangreindu verður lagt til grundvallar að umbeðin gögn séu ekki fyrir­liggj­andi hjá Vinnueftirlitinu í skilningi upplýsingalaga. Samkvæmt 1. mgr. 20. gr. upplýs­inga­laga er heimilt að bera synjun beiðni um aðgang að gögnum samkvæmt lögunum undir úrskurðarnefnd um upp­lýs­inga­mál. Hið sama gildir um synjun beiðni um að afhenda gögn á því formi sem óskað er. Því ligg­ur ekki fyrir synjun beiðni um afhendingu gagna í skilningi 1. mgr. 20. gr. upplýs­inga­laga og verður því staðfest afgreiðsla Vinnueftirlitsins á beiðni kæranda.
 

Úrskurðarorð

Staðfest er afgreiðsla Vinnueftirlitsins, dags. 3. júní 2024, á beiðni kæranda, Vinnuverndarnám­skeiða ehf., dags. 29. apríl 2024, um aðgang að gögnum um fjölda vinnuvélaprófa í vinnuvéla­hermum stofnunarinnar.
 
 
 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Símon Sigvaldason
Sigríður Árnadóttir