Hinn 28. febrúar 2025 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1252/2025 í máli ÚNU 24020008.
 

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 14. febrúar 2024, kærði […] synjun […] á beiðni hennar um aðgang að gögnum.
 
Mál þetta á rætur sínar að rekja til kvörtunar kæranda um einelti af hálfu fyrrum yfirmanns hennar. […] óskaði eftir aðstoð sálfræði- og ráðgjafarstofunnar Lífs og sálar við meðferð kvört­unarinnar og lagði félagið fram skýrslu með niðurstöðum sínum, dags. 12. desember 2023.
 
Fyrrum yfirmaður kæranda óskaði eftir aðgangi að gögnum við meðferð eineltiskvörtunarinnar. Í til­efni af beiðninni sendi […] tölvupósta 20. október 2023 til tveggja einstaklinga sem gögn þessa máls varða. Í tölvupóstunum var meðal annars rakið að fram væri komin beiðni um að­gang að gögnum sem yrði meðhöndluð á grundvelli 15.–17. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993. […] bauð einstaklingunum að bregðast við gagnabeiðninni, til að mynda á grundvelli 17. gr. stjórnsýslulaga. Báðir einstaklingarnir svöruðu póstunum og gerðu ekki athugasemdir við að veittur yrði aðgangur að tilteknum gögnum. […] mun síðan hafa afhent fyrrum yfir­manni kæranda umrædd gögn um mánaðamótin október/nóvember 2023 ásamt fleiri gögnum.
 
Með tölvupósti 9. janúar 2024 til […] óskaði kærandi eftir að henni yrðu afhent gögn málsins fyrir tiltekinn dag og vísaði meðal annars til þess að fyrrum yfirmaður hennar hefði feng­ið gögnin afhent að hluta eða að öllu leyti. Með tölvupósti 15. sama mánaðar veitti […] kæranda aðgang að gögnum málsins að undanskildum gögnum sem stöfuðu frá kæranda sjálfri eða sem hún hefði þegar undir höndum og gögnum sem voru aðgengileg á heimasíðu eða innri vef […]. Þá synjaði […] beiðni kæranda um aðgang að fjórum gögn­um með vísan til 3. mgr. 14. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012. Umrædd gögn voru annars vegar frásagnir tveggja starfsmanna sem komu í viðtöl hjá Lífi og sál við meðferð eineltis­kvört­un­ar­innar og hins vegar skriflegar greinargerðir sem tveir starfsmenn sendu sálfræði- og ráð­gjaf­ar­stof­unni við meðferð málsins.
 
Í kæru kemur fram að kærandi krefjist þess að fá aðgang að fyrrgreindum viðtölum og greinar­gerð­um auk skráar yfir framlögð skjöl í málinu. Í álitsgerð Lífs og sálar sé tiltekið að allir við­mæl­end­ur hafi samþykkt skriflega að frásögn þeirra yrði afhent málsaðilum yrði þess óskað. Þá komi fram að tveir núverandi starfsmenn hafi tjáð óánægju sína varðandi málsmeðferðina en hafi þó samþykkt að meðhöndlun málsgagna færi fram með þessum hætti. Kærandi telji því skylt að veita henni aðgang að umræddum gögnum þar sem þau hafi að geyma upplýsingar um hana sjálfa sem máls­aðila. Ef umrædd gögn hafi að geyma upplýsingar um einkamálefni umræddra viðmælanda sé unnt að takmarka aðgang að hluta gagns en veita aðgang að öðrum hlutum þess.
 
Vakin sé athygli á því að kærandi hafi ekki fengið svör við fyrirspurn sinni um hvaða gögn annar máls­aðili hafi fengið afhent. Við vinnslu málsins hafi kærandi ítrekað óskað eftir að fá afrit af öll­um trúnaðargögnum. Beiðnin hafi meðal annars verið sett fram í þeim tilgangi að tryggja and­mæla­rétt hennar en fyrir liggi að […] hafi verið búin að móttaka allar frásagnir við­mæl­anda um mánaðamótin október/nóvember 2023. Loks sé á það bent að hin kærða ákvörðun hafi hvorki verið rökstudd umfram tilvísun til 3. mgr. 14. gr. upplýsingalaga né leiðbeint um kæru­heim­ild.
 

Málsmeðferð

1.

Kæran var kynnt […] með erindi, dags. 23. febrúar 2024, og […] veittur kostur á að koma á fram­færi umsögn um hana. Jafnframt var þess óskað að […] léti úrskurðar­nefnd um upp­lýs­inga­mál í té afrit af þeim gögnum sem kæran lyti að.
 
Umsögn […] barst úrskurðarnefndinni 8. mars 2024 og meðfylgjandi henni voru þau gögn sem […] taldi að kæran lyti að.
 
Í umsögn […] kemur fram að umrædd gögn feli í sér frásagnir starfsmanna vegna at­hugunar Lífs og sálar á kvörtun um einelti. Samkvæmt verklagi fyrirtækisins afli það með hlut­læg­um hætti upplýsinga um málavexti og meti hvort þeir uppfylli viðmið um einelti. Fyrirtækið skili að lokinni athugun skriflegum niðurstöðum í formi ráðgefandi álits. Þá komi fram í verklaginu að aðeins sé vitnað beint í samstarfsfólk sé það talið nauðsynlegt til að varpa ljósi á tiltekin máls­atvik og það sé ávallt gert með samþykki viðkomandi. Frásagnaraðilar hafi gefið samþykki fyrir því að frásagnir þeirra skyldu afhentar aðilum stjórnsýslumáls á grundvelli IV. kafla stjórnsýslu­laga en slík sjónarmið eigi ekki lengur við þar sem stjórnsýslumálinu sé lokið.
 
Kæranda hafi verið veittur fullnægjandi aðgangur að efni skýrslunnar þar sem hún hafi fengið af­henta greinargerð Lífs og sálar í heild sinni. Ekki sé unnt að virða rétt frásagnaraðila með full­nægj­andi hætti með því að láta kæranda í hendur afrit af beinum framburði þeirra, einkum í ljósi þess að um sé að ræða viðkvæmt mál á fámennum vinnustað. Efni frásagna sé slíkt að engum vafa sé undirorpið hvaða einstaklingar beri vitni hverju sinni.
 
Umbeðin gögn innihaldi hvorki ákvörðun né niðurstöðu í athugun á eineltiskvörtun kæranda held­ur lýs­ingu tiltekinna starfsmanna á upplifun þeirra og reynslu á vinnustaðnum. Gögnin hafi að geyma upplýsingar um einkamálefni frásagnaraðila og hafi þeir ríka hagsmuni af því að upplýs­ing­unum sé haldið leyndum. Ekki verði séð hvaða hagsmuni kærandi hafi af því að fá gögnin af­hent. […] telji því einsýnt að heimilt sé að hafna gagnabeiðninni á grundvelli 3. mgr. 14. gr. upp­lýs­ingalaga, sbr. m.a. úrskurði nefndarinnar nr. 705/2017 og 895/2020. Þá kunni miðlun við­kvæmra persónuupplýsinga að brjóta í bága við fyrirmæli laga um persónu­vernd, sbr. úrskurð Per­sónuverndar í máli nr. 2014/1744.
 
Kærandi hafi fengið að koma kvörtun sinni og frásögn á framfæri á meðan málið hafi verið í vinnslu. Kærandi sé ekki aðili að stjórnsýslumáli og verði ekki séð að miðlun til hennar verði talin nauð­synleg vegna frekari lögvarinna hagsmuna hennar af máli sem hún sé í raun ekki aðili að. Loks kemur fram í umsögn […] að umbeðin skjalaskrá sé ekki til að öðru leyti en því sem fram komi í inngangi að skýrslu Lífs og sálar.
 
Umsögn […] var kynnt kæranda með tölvupósti 12. mars 2024 og henni veittur kostur á að koma á fram­færi frekari athugasemdum sem og hún gerði 25. sama mánaðar.
 
Í athugasemdum kæranda er áréttað að hún hafi ítrekað óskað eftir trúnaðargögnum málsins á meðan vinnslu þess stóð. Annar málsaðila hafi fengið aðgang að hluta eða öllum gögnum og þar af leiðandi fengið tækifæri til að koma að athugasemdum. Kærandi hafi ekki verið upplýst um þessa stöðu í málinu og hafi hvorki fengið aðgang að gögnum né upplýsingum á meðan vinnslu máls­ins hafi staðið, að undanskilinni frásögn hins málsaðilans. Miklar brotalamir hafi verið á allri máls­meðferðinni og þyngra en tárum taki að […] beri nú fyrir sig að sjónarmið um sam­þykki frásagnaraðila eigi ekki við þar sem stjórnsýslumálinu sé lokið. Þá sé áréttað að ein­göngu sé óskað eftir aðgangi að umræddum gögnum þar sem þau hafi að geyma upplýsingar um kær­anda sem málsaðila og unnt sé að afmá upplýsingar í umbeðnum gögnum sem varði einka­mál­efni annarra en kæranda.
 

2.

Með bréfum, dags. 4. september 2024, óskaði úrskurðarnefnd eftir afstöðu fjögurra einstaklinga til af­hendingar umbeðinna gagna til kæranda. Svör bárust frá umræddum einstaklingum 6., 9. og 11. sama mánaðar og lögðust þeir allir gegn því að kæranda yrðu afhent umbeðin gögn.
 
Með erindi 6. desember 2024 óskaði úrskurðarnefnd um upplýsingamál eftir að […] af­henti nefndinni afrit af skýrslu Lífs og sálar í heild sinni og afrit af samþykki frásagnaraðila sem vitnað var til í umsögn […] og skýrslunni. Þá óskaði nefndin eftir upplýsingum um hvort fyrr­um yfirmaður kæranda hefði fengið afhent þau gögn sem deilt væri um aðgang að í málinu, í heild eða að hluta, og þá hvaða gögn.
 
[…] svaraði erindi nefndarinnar 10. janúar 2025 og með svarinu fylgdi umbeðin skýrsla. Í svarinu kom meðal annars fram að frásagnaraðilar hefðu á tímabilinu 20. október 2023 til 2. nóvember sama ár samþykkt að frásagnir þeirra yrðu afhentar málsaðilum á grundvelli IV. kafla stjórnsýslulaga. Fyrrum yfirmaður kæranda hefði fengið afhent afrit af þeim átta frásögn­um sem frásagnaraðilar hefðu veitt samþykki fyrir við meðferð stjórnsýslumálsins. Kærandi hefði feng­ið aðgang að sex af þessum frásögnum 15. janúar 2024 en tveimur frásögnum hefði verið hald­ið eftir vegna athugasemda viðkomandi frásagnaraðila. Mismunandi sjónarmið hefðu átt við um afhendingu gagnanna en fyrri beiðnin hefði verið afgreidd á grundvelli IV. kafla stjórnsýslu­laga en hin síðari á grundvelli upplýsingalaga.
 
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál beindi annarri fyrirspurn til […] 16. janúar 2025 þar sem óskað var eftir nánari upplýsingum um hvaða gögn hefðu verið afhent til umrædds aðila auk þess sem beiðni um afrit af samþykki frásagnaraðila var áréttuð. […] svaraði fyrir­spurninni 17. sama mánaðar og afhenti nefndinni umbeðnar upplýsingar og gögn.
 
Óþarft er að rekja frekar það sem fram kemur í gögnum málsins með vísan til 31. gr. stjórnsýslu­laga, nr. 37/1993. Úrskurðarnefndin hefur haft hliðsjón af öllum gögnum málsins við meðferð þess.
 

Niðurstaða

1.

Í máli þessu er deilt um rétt kæranda til aðgangs að frásögnum og greinargerðum fjögurra starfs­manna […]. Gögnin urðu til í tengslum við rannsókn sálfræði- og ráðgjafar­stof­unn­ar Lífs og sálar á kvörtun kæranda um einelti af hálfu fyrrum yfirmanns hennar. Af fyrirliggjandi gögn­um verður ráðið að kærandi hafi fengið önnur gögn málsins afhent, þar með talið skýrslu Lífs og sálar og frásagnir sex einstaklinga.
 
Í kæru er þess einnig krafist að kæranda verði veittur aðgangur að skrá yfir framlögð skjöl. Í um­sögn […] er rakið að slíkt skjal sé ekki til að öðru leyti en því sem fram komi í inn­gangi skýrslu Lífs og sálar. Nefndin hefur ekki forsendur til að rengja þá full­yrð­ingu […]. Verð­ur því að leggja til grund­vallar að umrætt skjal sé ekki fyrirliggjandi hjá […] í skilningi upplýsingalaga, nr. 140/2012. Þegar svo háttar til að gögn eru ekki fyrir­liggj­andi er ekki um að ræða ákvörð­un um að synja um aðgang að gögnum sem kær­anleg er til nefnd­ar­innar á grundvelli 1. mgr. 20. gr. upplýsingalaga. Verður ákvörðun […] því stað­fest hvað varðar þetta skjal.
 

2.

Í 1. mgr. 14. gr. upplýsingalaga segir að sé þess óskað sé skylt að veita aðila sjálfum aðgang að fyrir­liggjandi gögnum ef þau hafa að geyma upplýsingar um hann sjálfan. Ákvæði 1. mgr. 14. gr. upp­lýsingalaga hefur verið skýrt svo að undir greinina falli ekki einvörðungu þau tilvik þegar mað­ur óskar eftir aðgangi að gögnum með upplýsingum um sig sjálfan, heldur taki hún einnig til þess þegar upplýsingarnar varða hann með þeim hætti að hann hafi sérstaka hagsmuni af því, um­fram aðra, að fá aðgang að gögnunum.
 
Úrskurðarnefndin hefur kynnt sér efni umbeðinna gagna. Í þeim er meðal annars fjallað um sam­skipti kæranda við samstarfsmenn á fyrri vinnustað hennar. Gögnin urðu sem fyrr segir til í tengsl­um við rannsókn Lífs og sálar á kvörtun kæranda um einelti. Með hliðsjón af þessu telur úrskurð­ar­nefndin ljóst að umrædd gögn geymi upplýsingar um kæranda í skilningi 1. mgr. 14. gr. upp­lýs­inga­laga. Fer því um rétt hennar til aðgangs að gögnunum eftir III. kafla laganna.
 
Fyrir liggur í málinu að fyrrum yfirmaður kæranda setti fram beiðni um aðgang að gögnum við með­ferð eineltiskvörtunarinnar og afhenti […] honum hluta þeirra gagna sem deilt er um aðgang að í þessu máli, nánar tiltekið frásagnir tveggja einstaklinga sem mættu í viðtal hjá Lífi og sál. Þá verður ráðið af gögnum málsins að […] hafi farið með beiðni fyrrum yfir­manns kæranda eftir stjórn­sýslu­lögum, nr. 37/1993, og að fyrrgreindir einstaklingar hafi ekki gert at­hugasemdir við að gögnin yrðu afhent á grundvelli þeirra laga.
 
Samkvæmt 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga gilda þau lög þegar stjórn­völd taka ákvarðanir um rétt eða skyldu manna. Upplýsingaréttur aðila máls samkvæmt 15. gr. stjórnsýslulaga er víðtækari en sá réttur sem veittur er með ákvæðum upplýsingalaga. Úrskurðarnefndin áréttar í því samhengi að það er ekki hlutverk hennar að skera úr um hvort öðrum hafi, með réttu eða röngu, verið afhent gögn á grundvelli stjórnsýslulaga. Þar sem réttur kæranda til umræddra gagna bygg­ist á upplýs­inga­lögum en ekki stjórnsýslulögum verður því að leysa sjálfstætt úr því hvort kærandi eigi rétt til að­gangs að gögnunum eftir III. kafla upplýsingalaga.
 
Að endingu og að gefnu tilefni þykir úrskurðarnefnd um upplýsingamál rétt að benda á að sam­kvæmt 2. mgr. 5. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, nr. 90/2018, takmarka lög­in ekki þann rétt til aðgangs að gögnum sem mælt er fyrir um í upplýsingalögum og stjórnsýslu­lög­um.
 

3.

Synjun […] byggist á 3. mgr. 14. gr. upplýsingalaga. Í ákvæðinu segir að heimilt sé að takmarka aðgang aðila að gögnum ef þau hafa jafnframt að geyma upplýsingar um einkamálefni annarra, enda vegi þeir hagsmunir sem mæla með því að upp­lýs­ingunum sé haldið leyndum þyngra en hagsmunir þess sem fer fram á aðgang að gögnum. Hefur […] vísað til þess að um­beðin gögn hafi að geyma upplýsingar um einkamálefni viðkomandi einstaklinga.
 
Í athugasemdum við 3. mgr. 14. gr. í frumvarpi til upplýsingalaga kemur fram að í aðstæðum líkt og þeim sem uppi eru í máli þessu sé líklegt að reyni á andstæða hagsmuni, annars vegar þess sem upp­lýs­inga óskar og hins vegar annarra þeirra sem hlut eiga að máli og kunna að eiga réttmæta hags­muni af því að tilteknum atriðum er þá varða sé haldið leyndum. Kjarni reglunnar í 3. mgr. felist í því að vega skuli og meta þessa gagnstæðu hagsmuni, en síðarnefndu hagsmunirnir séu að megin­stefnu hinir sömu og liggi að baki 9. gr. upplýsingalaga. Þá segir í athugasemdunum:
 

Aðgangur að gögnum verður því aðeins takmarkaður ef talin er hætta á því að einka­hags­munir skaðist ef aðila yrði veittur aðgangur að upplýsingunum. Aðila verður því ekki synjað um aðgang að gögnum á grundvelli hugleiðinga um að aðgangur að til­tek­inni tegund upp­lýs­inga sé almennt til þess fallinn að valda einhverju tjóni, heldur verður að leggja mat á að­stæður í hverju máli fyrir sig. Regla 3. mgr. byggist á því að við hags­muna­matið sé ljóst hverjir verndarhagsmunirnir eru. Oft verður því að leita álits þess sem á andstæðra hags­muna að gæta, en yfirlýsing hans um að hann vilji ekki að upp­lýsingarnar séu veittar er þó ein og sér ekki nægjanleg ástæða til að synja beiðni um upp­lýsingar.

 
Svo sem fyrr segir gerðu tveir einstaklingar, sem gögn þessa máls varða, ekki athugasemdir við það, við með­ferð eineltiskvörtunarinnar, að frásagnir þeirra yrðu afhentar tilteknum aðila á grund­velli stjórnsýslulaga. Fyrr­greind­ir einstaklingar komu síðar á framfæri þeirri afstöðu sinni, bæði við […] og úr­skurðarnefnd um upplýsingamál, að þeir legðust gegn afhendingu gagnanna til kæranda á grund­velli upplýsingalaga. Jafnframt hafa aðrir ein­stak­lingar sem umbeðin gögn varða lagst gegn afhendingu þeirra til kæranda. Að þessu og öðru framan­greindu gættu verður að líta svo á að samþykki fyrir afhendingu umbeðinna gagna liggi ekki fyrir.
 
Líkt og kemur fram í fyrrgreindum athugasemdum er afstaða umræddra einstaklinga ekki ein og sér nægjanleg ástæða til að synja kæranda um aðgang að gögnunum. Aðgangur kæranda að gögn­un­um verður því aðeins takmarkaður ef einkahagsmunir annarra, af því að gögnin fari leynt, vega þyngra en hagsmunir kæranda af því að geta kynnt sér efni þeirra.
 
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur kynnt sér efni umbeðinna gagna. Gögnin hafa að geyma frá­sagnir og greinargerðir fyrrum samstarfsmanna kæranda í tilefni af eineltiskvörtun hennar. Í þessum gögnum er að finna ítarlegar lýsingar umræddra starfsmanna á persónulegri upplifun af sam­skiptum við kæranda og aðra starfsmenn, einstökum atvikum, sem og persónulegum skoðun­um. Að mati úrskurðarnefndar um upplýsingamál verður að telja að gögnin hafi að geyma við­kvæm­ar upplýsingar um einkamálefni starfsmannanna. Kærandi hefur þó án vafa hagsmuni af því að kynna sér þær upplýsingar sem með þessum hætti var aflað og lúta meðal annars að henni. Eins og atvikum í máli þessu er háttað og með hliðsjón af þeim upplýsingum sem koma fram í um­beðnum gögnum er það á hinn bóginn mat úrskurðarnefndarinnar að hagsmunir þeirra starfs­manna sem um ræðir af því að ekki sé heimilaður aðgangur að umræddum gögnum vegi, eins og sakir standa, þyngra en hagsmunir kæranda af því að fá aðgang að þeim, sbr. 3. mgr. 14. gr. upp­lýs­ingalaga. Með hliðsjón af efni gagnanna telur úrskurðarnefndin enn fremur að ekki komi til álita að leggja fyrir […] að veita aðgang að þeim að hluta, sbr. 3. mgr. 5. gr. og 5. mgr. 14. gr. upplýsingalaga. Að þessu og öðru framangreindu gættu verður ákvörðun […] staðfest.
 
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál þykir rétt að benda á að í hinni kærði ákvörðun var kæranda ekki leiðbeint um kæruheimild til úrskurðarnefndar um upplýsingamál. Var ákvörðunin að þessu leyti ekki í samræmi við 19. gr. upplýsingalaga. Úrskurðarnefndin beinir því til […] að gæta framvegis að þessu atriði.
 

Úrskurðarorð

Ákvörðun […], dags. 15. janúar 2024, um að synja beiðni kæranda, […], er staðfest.
 
 
 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Hafsteinn Þór Hauksson
Sigríður Árnadóttir