Vesturbyggð - Ýmis atriði í stjórnun sveitarfélagsins

Einar Pálsson bæjarfulltrúi                                                                        25. nóvember 1996                       96040100

Fagrahvammi                                                                                                                                                              1001

451 Patreksfjörður

           Vísað er til erindis yðar, Önnu Jensdóttur og Hilmars Össurarsonar, dagsett 9. apríl 1996, sem barst félagsmálaráðuneytinu þann 26. sama mánaðar, þar sem óskað er eftir úrskurði eða áliti ráðuneytisins um ýmis atriði varðandi stjórnun Vesturbyggðar.

           Erindið var sent til umsagnar “meirihluta” bæjarstjórnar Vesturbyggðar með bréfi, dagsettu 26. apríl 1996. Umsögn barst ráðuneytinu þann 19. júní 1996 með bréfi, dagsettu 7. sama mánaðar.

I.         Málavextir og málsástæður.

1.        Fjárhagsáætlun fyrir árið 1995.

           Í erindinu kemur fram að fjárhagsáætlun Vesturbyggðar fyrir árið 1995 hafi fyrst verið afgreidd þann 10. október 1995. Sótt hafi verið um frest til ráðuneytisins til 1. apríl 1995. Jafnframt er vitnað til 75. og 80. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986. Bæjarstjórn Vesturbyggðar hafi ekki gert neina sérstaka samþykkt til handa bæjarstjóra er heimili honum að greiða út fé úr bæjarsjóði meðan fjárhagsáætlun er ósamþykkt. Er því haldið fram að þar með hafi heimild skort til ýmissa útgjalda úr bæjarsjóði á árinu 1995 þar til fjárhagsáætlunin var samþykkt þann 10. október. Ennfremur er minnt á “að eitt af meginverkefnum bæjarstjórnar er að stjórna fjármálum bæjarins, stofnana hans og fyrirtækja eins og segir í 6. gr. bæjarmálasamþykktar Vesturbyggðar.”

           Haustið 1995 hafi ráðuneytið sent Vesturbyggð bréf og óskaði svara við því til hvaða ráðstafana bæjarstjórn hyggðist grípa vegna fjárhagsstöðu Vesturbyggðar. Í svarbréfi bæjarstjóra frá 31. október 1995 kemur m.a. fram að “samkvæmt samþykkt meirihluta bæjarstjórnar er gert ráð fyrir að tekjustofnar bæjarfélagsins verði nýttir að fullu. Þegar hefur verið gripið til hækkana á þjónustugjöldum Tónskóla og leikskóla. Aðgangseyrir að sundlaug hefur verið hækkaður.” Minnihlutafulltrúar í bæjarstjórninni “minnast þess ekki” að þessar ákvarðanir hafi verið teknar í bæjarstjórn eða í bæjarráði. Því hljóti að vakna spurningar um hvort um lögformlegan gjörning sé að ræða, þegar sendar eru út í nafni bæjarstjórnar Vesturbyggðar, ákvarðanir sem teknar eru á fundum meirihlutans í bæjarstjórn.

           Leitað er álits ráðuneytisins á því hvort bæjarstjóra Vesturbyggðar hafi skort heimild til greiðslu annarra útgjalda, en þeirra sem eru lögbundin eða voru sérstaklega samþykkt í bæjarstjórn, þar til fjárhagsáætlun var samþykkt í október 1995. Forráðamenn Vesturbyggðar eru “kærðir” fyrir seinagang við afgreiðslu fjárhagsáætlunar og ársreikninga og óskað eftir að ráðuneytið hlutist til um að farið verði að lögum og ákvæðum bæjarmálasamþykktar Vesturbyggðar við fjármálastjórn sveitarfélagsins. Jafnframt er þess óskað að ráðuneytið áminni forráðamenn Vesturbyggðar vegna þessara vinnubragða. Að auki er leitað álits ráðuneytisins á því hvort samþykktir sem sagðar eru samþykktar af meirihluta bæjarstjórnar en ekki teknar fyrir á fundum bæjarstjórnar geti talist lögformlegur gjörningur og hvaða gildi slíkar samþykktir hafi.

           Í umsögn meirihluta bæjarstjórnar Vesturbyggðar eru tilgreindar ýmsar ástæður fyrir töfum á afgreiðslu fjárhagsáætlunar sveitarfélagsins, svo sem nýir starfsmenn á skrifstofum sveitarfélagsins, slæm starfsaðstaða, skipt var um tölvubúnað, fjárhagserfiðleikar sveitarfélagsins, framkvæmd sameiningar sveitarfélaganna, óreiða á skrifstofuhaldi fyrir sameiningu o.fl. Allt þetta hafi leitt til þess að fjárhagsáætlun bæjarins kom seint fram á árinu 1995. Undan þeirri staðreynd verði ekki vikist, en það hafi verið viðhorf meirihluta bæjarstjórnar, “að fjárhagsáætlunin hafi ekki getað orðið fyrr á ferðinni, nema menn hefðu kosið að það yrði marklaust plagg.” Á það er bent að bæjarstjórn hafi unnið markvisst að því að koma þessum málum í það horf að slíkar áætlanir geti gengið fyrir sig með lögboðnum hætti í framtíðinni.

           Hvað varðar greiðslur utan fjárhagsáætlunar er tekið fram að ekki hafi verið um að ræða aðrar greiðslur en þær sem leiddi af samningum bæjarstjórnar, lögum eða samþykktum bæjarstjórnar. Bæjarstjórn hafi ekki gert athugasemdir við greiðslur úr bæjarsjóði á þessum tíma.

2.        Afgreiðsla ársreikninga 1994 án endurskoðunar löggilts endurskoðanda.

           Á bæjarstjórnarfundi þann 7. desember 1995 voru teknir til seinni umræðu ársreikningar Vesturbyggðar og fyrrverandi hreppa fyrir árið 1994. Upp kom ágreiningur um túlkun á áritun löggilts endurskoðanda á ársreikninga Patrekshrepps, Bíldudalshrepps, Barðastrandarhrepps og Rauðasandahrepps. Áritun löggilts endurskoðanda hafi verið svohljóðandi fyrir Patrekshrepp: “Árshlutauppgjör þetta tímabil 1. janúar til 10. júní árið 1994 fyrir Patrekshrepp höfum við gert eftir bókhaldinu, en það hefur að geyma fjármagnsyfirlit, rekstrar- og framkvæmdayfirlit, efnahagsreikning og skýringar nr. 1-38. Endurskoðun fyrir tímabilið er ekki lokið.” Samhljóða áritun hafi verið fyrir hina hreppana. Hins vegar hafi verið um fyrirvaralausa áritun að ræða varðandi ársreikning Vesturbyggðar. Í endurskoðuðum ársreikningi Vesturbyggðar var að finna fjármagnsyfirlit 11. júní - 31. desember 1994, raunbreytingu á peningalegri stöðu 11. júní - 31. desember og lykiltölur m.v. 11. júní - 31. desember 1994.

           Vitnað er í endurskoðunarskýrslu löggilts endurskoðanda en þar segir m.a.: “En til að bæjarfulltrúar og aðrir lesendur ársreikningsins geti áttað sig á umsvifum bæjarsjóðs á ársgrundvelli, höfum við tekið saman yfirlit, sem við köllum Vesturbyggð og hreppar, samantekt 1994. Þar er að finna fjármagnsyfirlit og rekstrar- og framkvæmdayfirlit fyrir allt árið, þar sem við höfum lagt saman rekstur allra hreppanna fyrri hluta ársins og Vesturbyggðar seinni hluta ársins.” Ekki sé hægt að líta á þessa umræddu samantekt sem ársreikning fyrir árið 1994. Samkvæmt þessu hafi óendurskoðaðir árshlutareikningar hreppanna fjögurra fyrri hluta ársins verið lagðir saman við endurskoðaðan ársreikning Vesturbyggðar seinni hluta ársins. Við umræður og afgreiðslu hafi einnig verið litið svo á að um fimm sjálfstæða ársreikninga hafi verið að ræða og hver og einn borinn sérstaklega upp.

           Með tilliti til 1. mgr. 84. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 sé vafamál hvort rétt hafi verið staðið að samþykkt á ársreikningi Patrekshrepps fyrir árið 1994.

           Ennfremur er tekið fram að við fyrri umræðu um reikningana þann 14. nóvember 1995 hafi þeir verið lagðir fram án áritunar skoðunarmanna og án endurskoðunarskýrslu þeirra. “Gerð var athugasemd við þetta og var þá gripið til þess ráðs að gera fundarhlé meðan skoðunarmenn voru leitaðir upp og fengnir til að árita reikningana. Voru reikningarnir síðan samþykktir til seinni umræðu.” Þann 29. nóvember var skýrsla skoðunarmanna fyrst tilbúin og dagsett.

           Að auki er það talið óviðunandi að ársreikningur bæjarfélagsins skuli annað árið í röð hafa verið afgreiddur á jólaföstunni.

           Leitað er álits ráðuneytisins á því hvort ársreikningur Patrekshrepps fyrir tímabilið 1. janúar - 10. júní 1994 hafi verið tilbúinn til afgreiðslu í bæjarstjórn. Jafnframt er óskað eftir að ráðuneytið svari því hvort ekki beri að ljúka endurskoðun fyrir Patrekshrepps umrædd tímabil. Einnig í framhaldi af því hvort bæjarstjórn Vesturbyggðar hafi mátt samþykkja hann á fundi sínum þann 7. desember 1995.

           Að lokum er farið fram á við ráðuneytið að það hlutist til um að bæjarstjórn Vesturbyggðar fari að lögum um fullnaðarafgreiðslu ársreikninga fyrir tilskilinn frest.

           Í umsögn meirihluta bæjarstjórnar er tekið fram að ársreikningur Vesturbyggðar fyrir árið 1994 sé í raun “samstöðureikningur sem unnin hafi verið upp úr árshlutauppgjörum Patrekshrepps, Bíldudalshrepps, Barðastrandahrepps og Rauðasandshrepps frá þeim hluta ársins 1994, sem hrepparnir voru sjálfstæðar rekstrareiningar, og vegna reksturs hins sameiginlega sveitarfélags, Vesturbyggðar, fyrir þann hluta ársins 1994 sem það sveitarfélag var reikið sjálfstætt.” Með áritun á ársreikning Vesturbyggðar sé endurskoðandi sveitarfélagsins ekki aðeins að staðfesta réttmæti ársreikninginn fyrir hið sameinaða sveitarfélag, heldur einnig réttmæti árshlutareiknings hvers framangreindra sveitarfélaga fyrir sig. Réttmæti samstæðureikningsins hvíli á slíkum vinnubrögðum. Bæjarstjórn Vesturbyggðar hafi afgreitt árshlutauppgjörin miðað við 1. janúar - 10. júní 1994, hver fyrir sig fyrir og samþykkt þau. Bæjarstjórnin hafi einnig samþykkt ársreikning Vesturbyggðar með sama hætti.

           Hvað varðar skýrslu skoðunarmanna er tekið fram að það sé ekki skylda samkvæmt sveitarstjórnarlögum að skoðunarmenn skili skoðunarskýrslu, þó það sé vissulega æskilegt. Þar sem skoðunarmenn hafi undirritað ársreikning Vesturbyggðar án fyrirvara þann 14. nóvember 1995 hafi bæjarstjórn mátt ætla að ekki yrði skilað skoðunarskýrslu. Sú skýrsla hafi hins vegar verið tekin fyrir á sama fundi og ársreikningar voru teknir til annarrar umræðu.

3.        Meint óheimil greiðsla úr bæjarsjóði.

           Á fyrsta fundi bæjarstjórnar Vesturbyggðar þann 16. júní 1994 var Ólafur Arnfjörð Guðmundsson ráðinn bæjarstjóri. Jafnframt var forseta bæjarstjórnar falið að ganga frá ráðningasamningi við hann og leggja fyrir bæjarstjórn. Svohljóðandi viðaukatillaga var einnig samþykkt: “Samkvæmt 2. mgr. 70. gr. sveitarstjórnarlaga þar til ráðningarsamningur hefur verið gerður.”

           Gerð voru drög að ráðningarsamningi við bæjarstjórann sem voru í aðalatriðum samhljóða fyrri samningi Ólafs við Patrekshrepps, þar á meðal um þriggja mánaða gagnkvæman uppsagnafrest. Ekki voru þau afgreidd af bæjarstjórn áður en nýr meirihluti bæjarstjórnar var myndaður. Eina samþykkt bæjarstjórnar um þetta mál er því fyrrgreind samþykkt frá 16. júní 1994.

           Ólafur Arnfjörð sagði starfi sínu lausu með bréfi, dagsettu 15. febrúar 1995, og hætti fyrirvaralaust. Hafði hann þá í raun verið frá störfum um einhvern tíma. Starfsmaður sem hættir fyrirvaralaust í starfi sínu eigi að missa rétt sinn til launa í uppsagnarfresti nema um annað semjist við atvinnurekandann. Ekkert slíkt samkomulag sé til í fundargerðum bæjarstjórnar eða bæjarráðs. Hins vegar sýni viðskiptareikningur Ólafs Arnfjörðs þann 7. desember 1995 að honum hafi verið greidd full laun út júlímánuð 1995, þ.e. í fimm og hálfan mánuð eftir að hann lét formlega af störfum. Hér virðist því vera um heimildarlausa greiðslu úr bæjarsjóði að ræða og ef svo er hljóti það að vera alfarið á ábyrgð núverandi bæjarstjóra. Margoft á árinu 1995 hafi fulltrúar minnihlutans farið fram á að gengið yrði frá starfslokasamningi við fyrrverandi bæjarstjóra en það hafi enn ekki verið gert.

           Óskað er eftir áliti ráðuneytisins á því hvort hér sé um óheimilar greiðslur úr bæjarsjóði að ræða eða ekki, með tilliti til 80. gr. sveitarstjórnarlaga og 9. gr. bæjarmálasamþykktar Vesturbyggðar.

           Í umsögn meirihluta bæjarstjórnar er tilgreint að orsök þessa vanda liggi í vinnubrögðum fyrri meirihluta bæjarstjórnar. “Hann skóp vandann með vanrækslu og ráðleysi sínu, en það kemur í hlut núverandi meirihluta að leysa þessi vandræði.” Ágreiningslaust sé að rætur þessara vandamála eru að aldrei var gengið endanlega frá samningi um starfskjör fyrrverandi bæjarstjóra og af því hefur skapast visst óvissuástand, sem ekki hefur enn verið leyst úr. Þar sem ekki hafi enn verið skorið úr um hvaða samningur hafi í raun verið gildur og bæjarstjórn á eftir að taka málið endanlega fyrir, sé ekki ástæða til að fella dóma um það hvort um óheimilar greiðslur úr bæjarsjóði hafi verið að ræða eða ekki.

           Að lokum er tekið fram að núverandi forseta bæjarstjórnar hafi verið falið að ganga frá samkomulagi vegna viðskiptaskuldar fyrrverandi bæjarstjóra við bæjarfélagið. Náist samkomulag um þau mál, verði það lagt fyrir bæjarstjórn.

4.        21. bæjarstjórnarfundur, 7. desember 1995 - umræður fyrir luktum dyrum um álitsgerð félagsmálaráðuneytisins.

           Í fundarboði 21. fundar bæjarstjórnar, sem haldinn var þann 7. desember 1995, var tekið fram að fyrsti dagskrárliður yrði lokaður. Þetta telja bréfritarar stangast á við 3. mgr. 48. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 og að allir fundir bæjarstjórnar séu opnir þar til bæjarstjórn ákveði annað með atkvæðagreiðslu á viðkomandi fundi og þá eingöngu ef um er að ræða viðkvæm einkamál manna eða viðskiptamál, sem æskilegt er vegna hagsmuna bæjarins, að rædd verði fyrir luktum dyrum, sbr. 20. gr. bæjarmálasamþykktar Vesturbyggðar. Fyrsti dagskráliður fundarins var “Álitsgerð félagsmálaráðuneytisins frá 9. nóvember 1995 vegna ársreikninga Patrekshrepps fyrir árið 1993.” Í upphafi umrædds fundar hafi verið gerð athugasemd við auglýsingu á lokaðri dagskrá. Forseti bæjarstjórnar hafi þá komið með tillögu um að fyrsti dagskráliður yrði allur lokaður. Fram kom breytingatillaga um að einungis skyldi loka fundi varðandi II. kafla úrskurðarins, um skýrlsu löggilts endurskoðanda og skýrslu skoðunarmanna, þar sem um trúnaðarmál væri að ræða, en annað í úrskurði ráðuneytisins yrði rætt á opnum fundi. Sú tillaga var felld af meirihluta bæjarstjórnar. Ekki sé hægt að fallast á að atriði í úrskurðinu, sem varða m.a. þátt fyrrverandi sveitarstjórnarmanna í Patrekshreppi, um fjármála- og bókhaldsóreiðu og um þátt núverandi forráðamanna Vesturbyggðar og seinagang af hálfu þeirra að skila umbeðnum gögnum o.fl., flokkist sem trúnaðarmál, viðkvæm einkamál eða viðskiptamál, sem æskilegt sé vegna hagsmuna bæjarins að rædd verði fyrir luktum dyrum. Hér hafi verið um opinberan úrskurð að ræða sem almenningur hafi aðgang að hjá félagsmálaráðuneytinu.

           Því er kærð sú ákvörðun meirihluta bæjarstjórnar Vesturbyggðar að loka bæjarstjórnarfundi þann 7. desember 1995 þegar 1. dagskráliður var ræddur. Er þess jafnframt farið á leit við ráðuneytið að það leggi fyrir bæjarstjórn Vesturbyggðar að boða til nýs fundar um sama málefni og að hann verði opinn almenningi.

           Í umsögn meirihluta bæjarstjórnar er vitnað til 48. gr. sveitarstjórnarlaga. Ákvæðið hafi hvorki að geyma leiðbeiningarreglur um hvaða mál komi þar helst til álita né ákvæði um hvernig slík ákvörðun skuli bera að. Nærtækast sé að ætla og eðli málsins samkvæmt að slík ákvörðun sé tekin á viðkomandi fundi á grundvelli tillögu þar að lútandi, sem sæti venjulegri meðferð sem dagskrártillaga og samþykki meirihluta bæjarstjórnarmanna.

           Ekki verði annað séð en að “fullkomlega löglega” hafi verið að þessari ákvörðun staðið, þar sem í fundarboði bæjarstjórnar fyrir 21. fund bæjarstjórnar var boðað að fjallað yrði um 1. mál á dagskrá fyrir luktum dyrum. Þá beri fundargerð sama fundar með sér að í upphafi fundarins hafi verið gerð sérstök samþykkt um þessa málsmeðferð. Það hafi verið gert “af hreinni tillitssemi við íbúa sveitarfélagsins að tilkynna þeim fyrirfram þá ætlun bæjarstjórnar að fjallað yrði um þennan dagskrárlið fyrir luktum dyrum.”

           Ástæða þess að lagt var til að fundi yrði lokað meðan málið var til umræðu var að fyrirsjáanlegt hafi verið “að umræður myndu snúast um persónur og ráðningasamninga einstakra starfsmanna sveitarfélgagsins. Taldi meirihluti bæjarstjórnar það eðlilegt til að gera fundarmönnum kleift að ræða óþvingað um einstök starfsmannamál en slíkt hefði ekki verið unnt á opnum fundi í svo litlu samfélagi, þar sem allir þekkja alla.” Ennfremur hafi verið talið líklegt að þar bæri einnig á góma mál þar sem hugsanlega væri um refsivert athæfi fyrrverandi starfsmanns sveitarfélagsins að ræða, “mál sem varðað gæti æru hans og starfsmöguleika um alla framtíð. Af þessum sökum taldi meirihluti bæjarstjórnar að rétt væri að loka fundi.”

5.        25. bæjarstjórnarfundur (aukafundur), 1. mars 1996 - umræður fyrir luktum dyrum um starfsmannamál.

           Þann 31. október 1995 var öllum starfsmönnum bæjarfélagsins, þ.m.t. bæjarstjóra, sagt upp yfirvinnusamningum sem og ýmsum hlunnindum. Tók uppsögnin því gildi 31. janúar 1996. Jafnframt var starfsmönnum sent annað bréf þar sem leitað var eftir nýjum samningum og tilkynnt að stefnt yrði að því að þeim samningum yrði lokið í síðasta lagi í byrjun janúar 1996. Að sögn bæjarstjóra hafi fjórum starfsmönnum endanlega sagt upp störfum.

           Þegar erindi þetta var sent ráðuneytinu með bréfi, dagsettu 9. apríl 1996, hafi engir nýir ráðningarsamningar verið kynntir hvorki í bæjarráði né bæjarstjórn. Bæjarfulltrúar hafi hins vegar lesið um það í dagblöðum að t.d. laun bæjarstjórans hafi lækkað um tugi þúsunda á mánuði. Í 64. gr. bæjarmálasamþykktar Vesturbyggðar sé kveðið á um að ráðningarsamningur við bæjarstjóra skuli staðfestur af bæjarstjórn og eigi það einnig við um allar breytingar á honum, bæði til lækkunar eða hækkunar á launum.

           Í samræmi við 15. og 36. gr. bæjarmálasamþykktar hafi með bréfi dagsettu 7. febrúar 1996 verið farið fram á að ákveðin málefni yrðu tekin á dagskrá næsta bæjarstjórnarfundar þann 13. febrúar. Þar á meðal var ósk um að starfsmannamálin yrðu rædd á fundinum. Við þessu hafi bæjarstjóri ekki orðið eins og sjá má á fundarboði og fundargerð 24. fundar, á þeim forsendum að starfsmannamál ættu ekki heima inn á bæjarstjórnarfundum. Á umræddum fundi hafi minnihluti bæjarstjórnar reynt að koma málefninu inn á dagskrá en án árangurs. Gerðu þeir því skv. 12. gr. bæjarmálasamþykktar kröfu um aukafund í bæjarstjórn um málið. Lögð hafi verið áhersla á að fundurinn yrði opinn. Jafnframt óskuðu þeir eftir að fá ýmis gögn í hendurnar t.d. um það hvað þessar breytingar hefðu í för með sér og hvernig samningar hafi verið fyrir og eftir þessar aðgerðir.

           Umræddur aukafundur hafi síðan verið haldinn 1. mars 1996. Strax í upphafi hans kom forseti bæjarstjórnar með tillögu þess efnis að fundurinn yrði lokaður og að fundargerð yrði skráð í einkamálabók. Tillagan var samþykkt með 6 atkvæðum meirihlutans gegn 3 atkvæðum minnihlutans. Eftir að þetta lá fyrir lögðu fulltrúar í minnihluta fram bókun þar sem m.a. kemur fram að þeir telji meirihluta bæjarstjórnar enn einu sinni misnota 48. gr. sveitarstjórnarlaga og 20. gr. bæjarmálasamþykktar Vesturbyggðar um lokun funda. Með því að skrá fundargerðina í einkamálabók sé í raun verið að binda alla umræðu á fundinum trúnaði, “umræðu sem hugsanlega hefði snúist að miklu leyti um almenna gagnrýni á þá aðferðafræði sem beitt var við endurráðningu starfsmanna, erfiðleika minnihlutans við að fá upplýsingar um málið, hvers vegna ekki var farið að lögum hvað varðar tilkynningar og samráð vegna hópuppsagna, hvort rétt hafi verið staðið að uppsögnum á þjónustufullrúum o.fl.” Umræða um þessi mál hefði því verið trúnaðarmál, sem enginn bæjarfulltrúi hefði mátt tjá sig um opinberlega. Af ofangreindum orsökum töldu fulltrúar minnihlutans ekki tilgang með áframhaldandi setu á þessum fundi og yfirgáfu þeir fundarsalinn.

           Bréfritarar telja að ekki sé unnt að fallast á að almenn umræða um starfsmannamál falli undir ákvæði 48. gr. sveitarstjórnarlaga og 20. gr. bæjarmálasamþykktar Vesturbyggðar. Þaðan af síður sé unnt að fallast á að slík umræða sé öll skráð í einkamálabók.

           Kærður er því umræddur bæjarstjórnarfundur þann 1. mars 1996 og er þess farið á leit við ráðuneytið að það leggi fyrir bæjarstjórn Vesturbyggðar að boða til nýs fundar um sama málefni, að hann verði opinn almenningi og að fundargerð verði skráð í almenna fundargerðarbók bæjarstjórnar.

           Í umsögn meirihluta bæjarstjórnar er tekið fram að fulltrúar minnihlutans hafi krafist þess skriflega að aukafundur þessi yrði haldinn vegna uppsagna starfsmanna, snjómokstursmála og staðsetningar þyrlu í Vesturbyggð. Mál er vörðuðu snjómokstur og staðsetningu þyrlu í Vesturbyggð hafi verið tekin fyrir á fundi þann 13. febrúar 1996 samkvæmt samkomulagi við þá bæjarfulltrúa sem óskað höfðu eftir fundinum. Síðan hafi verið boðað til sérstaks fundar um

starfsmannamálin þann 1. mars sl. Um ástæður tillögu um lokun fundarins megi í flestum efnum vísa til kaflans hér á undan. Búast hafi mátt við að persónutengd sérmál einstakra starfsmanna og fyrrverandi starfsmanna sveitarfélagsins yrðu til umræðu. Hætt hafi verið við að öll umræðan yrði þvinguð og ómarkviss ef fundað hefði verið um málið fyrir opnum dyrum.

           Með vísan í 48. gr. sveitarstjórnarlaga og 20. gr. bæjarmálasamþykktar bar forseti bæjarstjórnar því upp fyrrgreinda tillögu um lokun fundarins. Þegar til átti að taka gáfu umræðurnar ekki tilefni til að fundargerð væri í einstökum atriðum færð í einkamálabók, m.a. vegna brotthlaups þeirra bæjarfulltrúa sem krafist höfðu fundarins. Þess í stað hafi fundargerðin í heild sinni verið rituð í fundargerðabók bæjarstjórnar.

           Bent er einnig á “hvort ekki beri að áminna þá bæjarfulltrúa, sem hurfu af fundi þessum án þess að boða forföll og skutu sér þannig undan að taka þátt í meðferð og afgreiðslu boðaðra dagskrármála, fyrir brot á skyldum sínum sem bæjarfulltrúar, sbr. 1. mgr. 40. gr. sveitarstjórnarlaga.”

6.        26. bæjarráðsfundur haldinn 6. febrúar 1996 - boðun varamanns.

           Á fundi bæjarstjórnar þann 9. júní 1995 fór fram kosning í bæjarráð til eins árs. Kosningu hlutu Jón Guðmundsson (A), Bjarni Hákonarson (D) og Magnús Björnsson (B). Varamenn voru kosnir Kristín Jóh. Björnsdóttir (A), Ólafur Örn Ólafsson (D) og Anna Jensdóttir (B). Á fundi bæjarstjórnar þann 12. desember 1995 var Magnúsi Björnssyni veitt lausn í eitt ár frá setu bæði í bæjarstjórn og bæjarráði. Aðalmaður í bæjarráð í stað hans var kosinn 13. febrúar 1996.

           Bæjarráðsfundur var boðaður þann 6. febrúar 1996 og var þá varamaður Magnúsar, Anna Jensdóttir fjarverandi. Var þá varamaður Bjarna Hákonarsonar, Ólafur Örn Ólafsson boðaður í staðinn. Ótvírætt verði að teljast að Anna Jensdóttir hafi verið varamaður Magnúsar og á sama hátt var Ólafur Örn varamaður Bjarna og ekki annarra. Í því sambandi er m.a. vitnað til 55. gr. sveitarstjórnarlaga og 49. gr. bæjarmálasamþykktar.

           Óskað er álits ráðuneytisins á því hvor rétt hafi verið að boða varamann Sjálfstæðisflokksins á bæjarráðsfund þann 6. febrúar 1996, þegar bæði aðal- og varamaður Framsóknarflokksins voru forfallaðir.

           Í umsögn meirihluta bæjarstjórnar er tiltekið að til fundar bæjarráðs þann 6. febrúar 1996 hafi verið boðað “með lögmætum hætti”. “Hins vegar hafði það tafist hjá fulltrúum Framsóknarflokksins að skipa nýjan fulltrúa í bæjarráðið í stað Magnúsar Björnssonar, sem óskað hafði lausnar úr bæjarstjórn í eitt ár.”

           Þar sem varafulltrúi Magnúsar í bæjarráði hafi verið erlendis og næsti maður á lista Framsóknarflokksins treysti sér ekki til að mæta vegna þess að hann hafði sannanlega ekki atkvæðisrétt, “þótti í augnablikinu það liggja beinast við að boða næsta kjörna bæjarráðsvaramann á fundinn, og þann eina sem þá var eftir úr varamannahópnum, Ólafur Örn Ólafsson, fulltrúa sjálfstæðismanna.” Við nánari skoðun laga og bæjarmálasamþykktar sé bæjarstjórn það hins vegar nú ljóst að hér hafi ekki verið rétt staðið að málum. Það sé hins vegar skoðun bæjarstjórnar að fundurinn hafi ekki verið ólögmætur þar sem 2/3 bæjarráðsmanna voru mættir á fundinn og rétt boðaðir.

7.        27. bæjarráðsfundur haldinn 20. febrúar 1996 - fundarstjórn.

           27. fundur bæjarráðs Vesturbyggðar var haldinn 20. febrúar 1996. Formaður ráðsins var fjarverandi svo og varaformaðurinn. Varamenn þeirra mættu í þeirra stað. Einnig voru mættir áheyrnarfulltrúarnir Gísli Ólafsson bæjarstjóri og Einar Pálsson auk fundarritara, Hauks M. Sigurðarsonar. Í upphafi fundargerðar segir: “Gísli Ólafsson setti fund sem aldursforseti í fjarveru formanns og varaformanns, gengið var til boðaðrar dagskrár.” Stjórnaði Gísli síðan fundinum.

           Með vísan til 49. og 52. gr. bæjarmálasamþykktar Vesturbyggðar telja bréfritarar að það geti skipt verulegu máli hver stjórnar fundum bæjarráðs hverju sinni. Óeðlilegt hljóti því að teljast að einhver annar en kjörinn bæjarráðsmaður eða varamaður hans stjórni fundum bæjarráðs í fjarveru formanns og varaformanns. Elsti kjörni bæjarráðsfulltrúinn á fundinum var Kristín Jóh. Björnsdóttir og hefði því verið eðlilegra að hún stýrði umræddum fundi en ekki áheyrnarfulltrúinn Gísli Ólafsson. Leitað er álits ráðuneytisins á því hvort áherynarfulltrúa í bæjarráði sé heimilt að stjórna bæjarráðsfundi.

           Í umsögn meirihluta bæjarstjórnar segir að skv. 42. gr. bæjarmálasamþykktarinnar sé bæjarstjóri annað og meira en áheyrnarfulltrúi, þar sem hann hefur málfrelsi og tillögurétt á fundum bæjarráðs. Þá segir einnig í bæjarmálasamþykktinni að kjósa megi bæjarstjóra sem formann bæjarráðs. Staða bæjarstjóra sé því ótvíræð í bæjarráði. Jafnframt er vitnað til 5. mgr. 18. gr. samþykktarinnar.

           Að lokum er tekið fram að á fundinn hafi hvorki mætt formaður né varaformaður bæjarráðs. Ekki hafi verið samþykkt að kjósa annan fundarstjóra í stað aldursforseta. Það hafi því ekki verið um annað að ræða en að aldursforseti, sem var í þessu tilfelli bæjarstjóri, myndi stjórna fundi og voru ekki gerðar við það athugasemdir á fundinum.

8.        Ákvörðun fasteignagjalda og gjaldskrá félagsmálaráðs.

           Á fundi bæjarráðs 29. desember 1995 voru m.a. teknar fyrir og ákveðnar álagningarreglur fasteigna- og þjónustugjalda í Vesturbyggð 1996 og gjaldskrá félagsmálaráðs Vesturbyggðar. Ekki hafi verið fjallað sérstaklega um þessar breytingar á tekjustofnum bæjarfélagsins í bæjarstjórn, en fundargerð umrædds bæjarráðsfundar var hins vegar borin upp á bæjarstjórnarfundi þann 9. janúar 1996. Í erindinu er í framhaldi af þessu vitnað til 3. mgr. 56. gr. sveitarstjórnarlaga, 2. mgr. 6. gr. bæjarmálasamþykktar Vesturbyggðar úrskurðar félagsmálaráðuneytisins frá 19. desember 1991. Tekið er fram að í bæjarstjórn Vesturbyggðar hafi sú skoðun verið almenn að þó bæjarfulltrúi samþykki fundargerðir nefnda eða ráða á vegum bæjarins, sé hann ekki þar með að samþykkja allar tillögur sem þær hafa að geyma. Það hljóti að teljast “í hæsta máta óeðlilegt og jafnframt óvönduð vinnubrögð að tekin sé ákvörðun um stórfellda hækkun á tekjustofnum bæjarfélagsins með þessum hætti.” Einungis tveir bæjarfulltrúar hafi í raun samþykkt hækkanirnar, þ.e. á bæjarráðsfundinum 29. desember 1995. Rétt sé að slíkar ákvarðanir, sem varða verulega fjárhag bæjarfélagsins, verði teknar fyrir sem sérstakur dagskrárliður í bæjarstjórn, þannig að allir bæjarfulltrúar geti tjáð sig um málið og jafnframt tekið þátt í atkvæðagreiðslu um það. Hljóti það að tryggja vandaðri málsmeðferð en ella.

           Leitað er álits ráðuneytisins á því hvort ekki þurfi að taka sérstaklega fyrir í bæjarstjórn Vesturbyggðar umræddar hækkanir á tekjustofnum bæjarsjóðs eða hvort nægjanlegt sé að einungis tveir bæjarráðsfulltrúar geti tekið þær ákvarðanir. Einnig er leitað álits ráðuneytisins á því hvort bæjarfulltrúi sé sjálfkrafa að samþykkja allar tillögur og ályktanir sem fundargerðir hafa að geyma með því að samþykkja fundargerðir nefnda og ráða bæjarins.

           Í umsögn meirihluta bæjarstjórnar segir að bæjarráð hafi gert samþykkt um breytingar á þjónustugjöldum, álagningarhlutföllum fasteignagjalda, gjaldskrám o.fl. samkvæmt heimild í 53. gr. bæjarmálasamþykktarinnar. Umrædd fundargerð hafi verið borin upp í heild sinni á bæjarstjórnarfundi og samþykkt samhljóða.

           Það sé álit meirihluta bæjarstjórnar að hér sé ekki um hliðstætt mál að ræða og félagsmálaráðuneytið úrskurðaði um þann 19. desember 1991, þar sem þar var um að ræða ráðgefandi nefnd, en ekki bæjarráð, enda hafi bæjarráð tekið tillögur félagsmálaráðs um gjaldskrárbreytingar, framfærslukvarða og fleira fyrir á umræddum fundi.

           Að lokum er í umsögninni tekið fram að ekki hafi komið fram ágeiningur um afgreiðslu þessara mála á umræddum bæjarráðsfundi, en hann sátu 3 kjörnir fulltrúar, bæjarstjóri, forseti bæjarstjórnar og áheyrnafulltrúi.

9.        Ráðningar starfsmanna sveitarfélagsins án samþykkis bæjarráðs eða bæjarstjórnar.

           Vitnað er til ákvæða bæjarmálasamþykktar Vesturbyggðar um ráðningu starfsmanna, þ.e. 15., 66. og 67. gr. Tekið er fram að bæjarstjórn og/eða bæjarráð hafi fjallað um ráðningu tveggja bæjarstjóra, hafnarstjóra, bæjarritara, byggingarfulltrúa, leikskólastjóra og tveggja þjónustufulltrúa. Allar aðrar ráðningar hafi hins vegar eingöngu verið samkvæmt einhliða ákvörðun bæjarstjóra. Sem dæmi eru nefndar ráðningar starfmanna á skrifstofu bæjarins, s.s. launafulltrúa bæjarins og þjónustufulltrúa á Bíldudal. Þessi störf hafi verið auglýst en hvorki bæjarstjórn né bæjarráð hafi fengið upplýsingar um hverjir sóttu um, menntun þeirra og starfsreynslu og ekki hafi verið fjallað um þessar ráðningar í bæjarstjórn eða bæjarráði.

           Þess er farið á leit við ráðuneytið að það “úrskurði um gildi mannaráðninga sem ekki eru samkvæmt bæjarmálasamþykkt Vesturbyggðar.”

           Meirihluti bæjarstjórnar tekur fram í umsögn sinni að í samþykkt bæjarráðs frá 30. október 1995, sem samþykkt var 12. desember 1995 í bæjarstjórn, hafi bæjarstjóra/hafnarstjóra verið falin endurskoðun starfsmannamála sveitarfélagsins. Í ráðningarsamningi bæjarstjóra sé og hafi verið ákvæði þess efnis að bæjarstjóri sé framkvæmdastjóri og æðsti yfirmaður starfsliðs bæjarfélagsins. Sú venja og túlkun á 65.-67. gr. bæjarmálasamþykktarinnar hafi verið viðhöfð um margra ára skeið að bæjarstjóri fari með ráðningar starfsmanna annarra en forstöðumanna stofnana og deilda.

           Með hliðsjón af ráðningarsamningi bæjarstjóra og með vísan til viðtekinnar túlkunar á 65.-67. gr. bæjarmálasamþykktarinnar, hafi ráðningar starfsmanna verið taldar í verkahring bæjarstjóra. Bent er í þessu sambandi á samþykkt bæjarráðs frá 30. október 1995, þar sem bæjarstjóra er falin útfærsla og framkvæmd á endurskoðun ráðningarsamninga og fækkun starfsmanna. Það sé því mat meirihluta bæjarstjórnar að bæjarstjóri þurfi ekki að leggja ráðningar forstöðumanna frekar en annarra starfmanna fyrir bæjarstjórnarfund til samþykktar, þ.e. vegna þeirrar endurskoðunar sem átt hefur sér stað á starfsmannamálum bæjarins að undanförnu.

10.     Uppsögn þjónustufulltrúa á Barðaströnd og Rauðasandi og gildi yfirlýsinga sameiningarnefndar.

           Í samningi sameiningarnefndar sveitarfélaga í Vestur-Barðastrandasýslu, sem dreift var inn á hvert heimili á svæðinu fyrir sveitarstjórnarkosningarnar 1994, segir í kaflanum um yfirstjórn og málaflokka: “Á Barðaströnd og Rauðasandi verði staðsettir þjónustufulltrúar. Þjónustufulltrúarnir tækju á móti erindum til bæjarstjórnar og framkvæmdu m.a. skráningu vegna atvinnumiðlunar...” Í samræmi við þetta voru störf þjónustufulltrúa á Barðaströnd og Rauðasandi auglýst í júlí 1994. Fjallað var um umsóknirnar á tveimur bæjarráðsfundum 28. júlí og 16. ágúst 1994 og ákveðið að ganga frá ráðningu á næsta bæjarstjórnarfundi. Á bæjarstjórnarfundi 8. september 1994 var síðan gengið frá ráðningu þeirra.

           Í starfslýsingu sem er hluti af ráðningarsamningi þjónustufulltrúans segir m.a.: “Þjónustufulltrúi skal sjá um þau mál önnur sem bæjarstjóri eða bæjarstjórn fela honum hverju sinni.” Einnig segir að næsti yfirmaður sé bæjarstjóri. Af þessu leiði að hér sé um starfsmann að ræða sem falli undir 66. gr. bæjarmálasamþykktar. Því geti einungis bæjarstjórn veitt þjónustufulltrúunum lausn frá störfum og enginn annar.

           Á bæjarráðsfundi 30. október 1995 var samþykkt með tveimur atkvæðum að “fækka starfsmönnum bæjarfélagsins eins og mögulegt er hjá hinum ýmsu stofnunum Vesturbyggðar. Bæjarstjóra og hafnarstjóra, eftir því sem við á, verði falin útfærsla og framkvæmd samþykktar bæjarráðs varðandi áðurnefnd starfmannamál í samþykkt þessari.” Fundargerð þessa fundar var tekin á dagskrá bæjarstjórnarfundar 12. desember 1995.

           Með bréfi dagsettu 31. október 1995 var þjónustufulltrúunum sagt upp störfum fyrir Vesturbyggð eins og nær öllum öðrum starfsmönnum bæjarfélagsins, en án þess að eiga kost á endurráðningu. Eðlilegt hljóti að teljast að uppsögn þjónustufulltrúa sé tekin fyrir í bæjarstjórn eins og ráðning þeirra, sérstaklega þegar horft er til þess að ráðning þeirra var hluti að þeim loforðum sem íbúunum voru gefin fyrir sameiningu sveitarfélaganna í Vestur-Barðastrandarsýslu.

           Leitað er álits ráðuneytisins á því hvort bæjarráði hafi verið heimilt að segja þjónustufulltrúunum upp störfum án samþykkis bæjarstjórnar. Ennfremur hvort uppsagnir þeirra og annarra starfsmanna séu heimilar á grundvelli samþykktar bæjarráðs eins og hún er orðuð. Einnig hvort ekki verði að bera nýja ráðningasamninga upp í bæjarstjórn eða bæjarráði til samþykktar. Jafnframt er leitað álits ráðuneytisins á því hvaða gildi samningur sá sem gerður var af sameningarnefnd sveitarfélaga í Vestur-Barðastrandasýslu hafi í dag, sérstaklega þegar haft er í huga að staðsetning þjónustufulltrúa í dreifbýlinu hefur sennilega verið ein aðalforsendan fyrir samþykkt sameiningarinnar í Rauðasandshreppi og Barðastrandarhreppi.

           Í umsögn meirihluta bæjarstjórnar er vísað til svars við 9. lið. Einnig er vísað til umræðu á bæjarstjórnarfundi þann 12. desember 1995. Þar staðfesti bæjarstjórn ráðstafanir og skilning sinn á framkvæmd bæjarstjóra á samþykkt bæjarráðs frá 30. október 1995 hvað varðar uppsagnir þjónustufulltrúa á Barðaströnd og Rauðasandi. Á umræddum bæjarstjórnarfundi hafi Einar Pálsson borið upp tillögu um að afturkalla uppsögn bæjarráðs á störfum þjónustufulltrúa. Var þessi tillaga var í bæjarstjórn með 6 atkvæðum gegn 3.

           Ennfremur er vísað til samnings sameiningarnefndarinnar, en þar komi ekki fram að þjónustufulltrúar skuli staðsettir á umræddum stöðum. Slíkt komi eingöngu fram í greinargerð sameiningarnefndarinnar.

11.     Uppsagnir yfirvinnusamninga og hópuppsagnir.

           Þann 31. október 1995 var öllum starfsmönnum bæjarfélagsins sagt upp yfirvinnusamningum sem og ýmsum hlunnindum. Störfum samkvæmt þessu átti því að ljúka 31. janúar 1996. Jafnframt var starfsmönnum sent annað bréf þar sem leitað var eftir nýjum samningum við það og tekið fram að stefnt yrði að því að þeim samningum yrði lokið í síðasta lagi í byrjun janúar 1996. Fjórum starfsmönnum var endanlega sagt upp störfum fyrir bæjarfélagið, tveimur í áhaldahúsum bæjarins og síðan báðum þjónustufulltrúunum á Barðaströnd og á Rauðasandi.

           Erindi þetta er sent ráðuneytinu í apríl 1996 og á þeim tíma hafi engir nýir ráðningarsamningar verið kynntir hvorki í bæjarráði né bæjarstjórn. Hljóti það að vera “í hæsta máta óeðlilegt” að upplýsa ekki bæjarfulltrúa um stöðu starfsmannamála eftir svo umfangsmiklar breytingar og hér virðast hafa verið gerðar.

           Vísað er í ákvæði 2. og 6. gr. laga um hópuppsagnir nr. 95/1992 m.a. varðandi tilkynningar um uppsagnir til vinnumálaskrifstofu félagsmálaráðuneytisins og viðkomandi verkalýðsfélags. Engar slíkar tilkynningar hafi borist vinnumálaskrifstofu félagsmálaráðuneytisins, Verkalýðsfélagi Patreksfjarðar né Félagi opinberra starfsmanna á Vestfjörðum. Í gögnum bæjarfélagsins hafi ekki heldur fundist bréf eða tilkynningar um þessar uppsagnir.

           Óskað er eftir úrskurði ráðuneytisins um hvort löglega hafi verið staðið að hópuppsögnum starfsmanna Vesturbyggðar fyrr í vetur og ennfremur hvort heimilt hafi verið að segja upp yfirvinnusamningum.

           Í umsögn meirihluta bæjarstjórnar er tekið fram að haft hafi verið “náið samráð við starfsmenn Sambands íslenskra sveitarfélaga um framkvæmd umræddra uppsagna.” Hvað varði tilvitnun í 6. gr. laga um hópuppsagnir þá líti bæjarstjórn svo á að ekki sé þörf á að tilkynna uppsagnir 3,6 stöðugilda til umræddra aðila og sé það einnig álit þeirra starfsmanna Sambands íslenskra sveitarfélaga, sem leitað var ráða hjá.

           Hvað varðar uppsagnir yfirvinnusamninga er bent á að bæjarstjórn hafi samþykkt með 6 atkvæðum (3 sátu hjá) að segja upp umræddum yfirvinnusamningum. Það sé og álit sérfróðra manna að heimilt sé að segja yfirvinnusamningum upp, svo fremi sem staðið sé að því með löglegum hætti. Við framkvæmd uppsagnanna hafi sem fyrr segir verið haft náið samráð við starfsmenn Sambands íslenskra sveitarfélaga og farið að ráðleggingum þeirra í einu og öllu. Það sé því mat bæjarstjórnar Vesturbyggðar að framkvæmd uppsagnanna hafi verið með eins vönduðum hætti og kostur var á.

12.     Auglýsing bæjarstjórnarfunda.

           Þegar bæjarstjórnarfundir hafa verið auglýstir hefur verið hengd upp auglýsing inn á gangi á bæjarskrifstofunni á Patreksfirði. Ekki sé hægt að segja með vissu með hvað góðum fyrirvara það sé gert. Samkvæmt upplýsingum fyrrverandi þjónstufulltrúa á Barðaströnd og á Rauðasandi hafi þeir aldrei verið beðnir að auglýsa fundina þar.

           Með vísan til 2. mgr. 50. gr. sveitarstjórnarlaga og 14. gr. bæjarmálasamþykktar Vesturbyggðar er þess farið á leit við ráðuneytið að það leggi fyrir bæjarstjórn Vesturbyggðar að auglýsa fundi bæjarstjórnar á viðeigandi hátt í öllu bæjarfélaginu og láti í ljós álit sitt á því hvað telst viðeigandi í því sambandi.

           Í umsögn meirihluta bæjarstjórnar er tekið fram að auglýsing bæjarstjórnarfunda hafi verið með þeim hætti að fundirnir hafi “alltaf verið auglýstir (fundarstaður, -tími, -dagskrá) við aðalskrifstofur bæjarins með minnst tveggja sólarhringa fyrirvara.” Héraðsbókasafn Vestur-Barðastrandasýslu sé staðsett í sömu byggingu og aðalskrifstofur bæjarins og hefur það sameiginlegan inngang með bæjarskrifstofunum. Í innganginum sé auglýsingatafla sem nýtt hafi verið “um áratuga skeið fyrir opinberar tilkynningar sem aðrar.” Það verði því ekki annað ályktað en að auglýsing fundanna sé á fjölförnum opinberum stað. Fundirnir hafi einnig verið auglýstir á skrifstofu hafnarinnar á Bíldudal.

           Jafnframt er tilgreint að ekki hafi borist athugasemdir frá íbúum vegna þessa auglýsingarmáta og engar samþykktir verið gerðar í bæjarstjórn um að annar háttur skyldi hafður á. Þá er á það minnt að þetta fyrirkomulag um auglýsingar á fundum sveitarstjórnar sé með sama hætti og verið hafi í tíð Einars Pálssonar sem forseta bæjarstjórnar.

13.     Óreglulegir fundir bæjarráðs og bæjarstjórnar.

           Í bæjarmálasamþykkt Vesturbyggðar segir í 12. gr. að bæjarstjórnarfundir skuli haldnir einu sinni í hverjum mánuði, annan þriðjudag hvers mánaðar. Ennfremur segir í 50. gr. að bæjarráð skuli að jafnaði halda fund tvisvar í mánuði 1. og 3. þriðjudag.

           Á árinu 1995 voru haldnir átta reglulegir bæjarstjórnarfundir og auk þess tveir aukafundir. Engir bæjarstjórnafundir voru haldnir í janúar, apríl, júlí og ágúst. Einungis þrír bæjarstjórnarfundir voru haldnir á réttum dögum samkvæmt bæjarmálasamþykkt, þ.e. í október, nóvember og desember.

           Á árinu 1995 voru haldnir sautján bæjarráðsfundir, en hefðu átt að vera tuttugu og fjórir. Einungis tveir fundir voru haldnir á réttum dögum samkvæmt bæjarmálasamþykkt, þ.e. í nóvember og desember.

           Af og til á síðasta ári hafi fulltrúar minnihlutans kvartað yfir þessum vinnubrögðum. Það sem af er þessu ári hafi bæjarstjórnarfundir verið haldnir á réttum dögum og þrír af fjórum bæjarráðsfundum hafa einnig verið á réttum tíma. Eitthvað virðist því málin vera að lagast. Einnig er nefnt að oft hafi það tekið nokkra mánuði að koma erindum einstakra minnihlutafulltrúa inn á dagskrá bæjarstjórnar/bæjarráðs á sama tíma og meirihluti bæjarstjórnar komi með dagsgömul erindi inn á fundi.

           Farið er fram á að ráðuneytið áminni forráðamenn Vesturbyggðar um að fara framvegis að 12. og 50. gr. bæjarmálasamþykktar Vesturbyggðar varðandi fundi bæjarstjórnar og bæjarráðs.

           Í umsögn meirihluta bæjarstjórnar segir að allt frá sameiningu sveitarfélaganna í júní 1994 hafi gengið erfiðlega að standa við samþykkt um stjórn og fundarsköp hvað varðar fundartíma. Það hafi m.a. verið gert “vegna nauðsynlegrar vinnu í fjármálum bæjarins.” Í flestum tilvikum sem ekki var hægt að halda fundi á samþykktum fundartíma bæjarstjórnar hafi verið haft samband við bæjarfulltrúa um breyttan fundartíma. Bæjarfulltrúum hafi því ávallt átt að vera ljóst “með sæmilegum fyrirvara” um breytingar á fundartímum. Frá október 1995 hafi fundir hafa verið haldnir á réttum tíma samkvæmt samþykktum um stjórn og fundarsköp.

14.     Afgreiðsla á fundargerðum nefnda.

           Í erindinu er vísað til 15. og 61. gr. bæjarmálasamþykktar Vesturbyggðar afgreiðslu bæjarstjórnar á fundargerðum nefnda o.fl. Síðan er tekið fram að bæjarfulltrúar hafi fengið afhentar flestar fundargerðir bæjarstjórnar fyrir árið 1995 í febrúar 1996.

           Jafnframt er tekið fram að á bæjarstjórnarfundi 12. desember 1995 hafi verið teknar fyrir fundargerðir bæjarráðs frá 24. júlí, 11. ágúst, 26. ágúst, 22. september, 7. október, 30. október, 9. nóvember og 5. desember 1995. Auk þess hafi verið teknar fyrir fundargerðir Lista- og menningarnefndar frá 3. apríl 1995, hafnarstjórnar frá 19. nóvember 1995, húsnæðisnefndar frá 20. nóvember 1995, heilbrigðisnefndar frá 10. maí 1995, skipulags og byggingarnefndar frá 3. ágúst og 19. október 1995, skólanefndar frá 13. júlí og 3. ágúst 1995, umhverfisnefndar frá 8. júní 1995 og atvinnumálanefndar frá 22. október 1995. Hafi margar af þessum fundargerðum verið ófullkomnar því inn í þær hafi víða vantað tillögur og ályktanir sem samþykktar höfðu verið. Á bæjarstjórnarfundi 13. febrúar 1996 voru teknar fyrir fundargerðir framkvæmdanefndar reynslusveitarfélaga frá 2. nóvember 1994, 6. janúar 1995, 15. ágúst 1995, 6. september 1995, 18. september 1995 og 21. október 1995.

           Leitað er álits ráðuneytisins á hvort eðlilegt geti talist að afgreiða fundargerðir nefnda og ráða bæjarins allt að 15 mánuðum síðar í bæjarstjórn. Ef ráðuneytið komist að því að svo sé ekki er óskað eftir að forráðamenn Vesturbyggðar verði áminntir vegna þessa seinagangs. Ennfremur er leitað álits ráðuneytisins á hvort fundargerðir bæjarráðs og nefnda séu trúnaðarmál þar til bæjarstjórn hefur samþykkt þær.

           Í umsögn meirihluta bæjarstjórnar segir að á seinni hluta síðasta árs hafi núverandi meirihluta tekist að vinna upp óafgreiddar fundargerðir og taka til afgreiðslu í bæjarstjórn. Frá þeim tíma hafi ekki orðið óeðlilegur dráttur á því að fundargerðir séu teknar fyrir. Enn er vísað til þess ástands sem ríkti eftir sameiningu sveitarfélagsins. Það hafi m.a. orðið til þess að tefja fyrir úrvinnslu fundargerða og frágangi fundargagna.

           Hvað varðar spurningu bréfritara um hvort fundargerðir séu trúnaðarmál eða ekki er á það bent að því hafi aldrei verið haldið fram að fundargerðir nefnda, ráða eða stjórna væru trúnaðarmál. Hins vegar sé það mat bæjarstjórnar Vesturbyggðar að eðlilegast sé og rétt að fundargerðir hljóti afgreiðslu bæjarstjórnar áður en þeim er dreift m.a. í fjölmiðla. Hins vegar sé einstökum fundarmönnum heimilt að tjá sig um efni fundanna svo fremi að ekki hafi verið um trúnaðarmál að ræða eins og ósjaldan gerist í félgagsmálaráði og skólanefnd.

15.     Framkvæmdaráð skólanefndar.

           Fyrir fundi í skólanefnd Vesturbyggðar þann 13. júlí 1995 lá m.a. “tillaga um framkvæmdaráð sem er ætlað það hlutverk að auka skilvirkni í starfi því sem skólanefnd ber að annast.” Í tillögunni sjálfri segir m.a.: “Skólanefnd samþykkir að kjósa framkvæmdaráð skólanefndar sem hafi það hlutverk að sinna öllum skylduverkefnum skólanefndar á milli skólanefndarfunda. Allar ákvarðanir framkvæmdarráðs skulu lagðar fyrir skólanefnd til staðfestingar...”

           Fundargerð þessi kom “fyrir sjónir” bæjarfulltrúa á bæjarstjórnafundi þann 12. desember 1995, þ.e. fimm mánuðum síðar.

           Einungis einn fundur í skólanefnd Vesturbyggðar hafi verið haldinn síðan 13. júlí 1995 (miðað við apríl 1996). Sá fundur var haldinn 3. ágúst 1995 vegna skólastjóraráðninga. Minnt er á að víða um land hafa skólanefndir unnið forvinnu og gefið umsagnir vegna yfirfærslu grunnskólans yfir til sveitarfélaga. Nokkrir fundir hafi verið í framkvæmdaráði skólanefndar en fundargerðir þeirra ekki komið til afgreiðslu í bæjarstjórn eða skólanefnd.

           Vitnað er í 57. gr. sveitarstjórnarlaga um kosningu sveitarstjórnar í nefndir og í 61. gr. laganna um að sveitarstjórn ákveði valdsvið nefnda, ráða og stjórna sem hún kýs nema slíkt sé ákveðið með lögum. Tilgreint er að bæjarstjórnin hafi hvorki samþykkt umrætt framkvæmdaráð né að það hafi það hlutverk að sinna öllum skylduverkum skólanefndar á milli skólanefndarfunda. Einnig hljóti það að teljast óeðlilegt að skólanefndarfundir falli niður í átta mánuði og eingöngu fundað í “framkvæmdaráði”, auk þess sem aðrir skólanefndarmenn og bæjarfulltrúar hafi “ekki hugmynd um hvað þar hefur verið fjallað um þessa mánuði.”

           Á fyrrnefndum fundi skólanefndar þann 13. júlí 1995 var gengið til kosninga um þrjá fulltrúa skólanefndar og þrjá til vara í “framkvæmdaráð”. Farið var fram á leynilega kosningu og féllu atkvæði þannig að einn fulltrúi fékk 5 atkvæði, annar 4 en tveir fengu jafnmörg atkvæði eða 2. Var þá varpað hlutkesti um þá. Með vísan til 3. mgr. 46. gr. sveitarstjórnarlaga, sbr. 63. gr. sömu laga, telja bréfritarar ljóst að ólöglega hafi verið staðið að kosningu í “framkvæmdaráð”. Kjósa hefði þurft aftur milli þeirra sem fengu jafnmörg atkvæði en ekki varpa hlutkesti strax.

           Allir þrír fulltrúar skólanefndar Vesturbyggðar í “framkvæmdaráðinu” eru aðilar sem kosnir voru inn í skólanefndina af núverandi meirihluta bæjarstjórnar. Því situr enginn fulltrúi minnihluta bæjarstjórnar í “ráðinu”, sem tekið hefur sér það hlutverk að sinna verkefnum skólanefndar. Með þessu hafi aðrir skólanefndarmenn í raun verið gerðir óvirkir.

           Leitað er álits ráðuneytisins á því hvort skólanefnd Vesturbyggðar sé heimilt að skipa framkvæmdaráð og fela því lögbundin verkefni skólanefndar án sérstakar samþykktar bæjarstjórnar. Einnig er kært hvernig staðið var að kosningu í umrætt framkvæmdaráð.

           Um þetta segir í umsögn meirihluta bæjarstjórnar að á skólanefndarfundi hafi verið boðaðir 7 kjörnir fulltrúar og 14 fulltrúar með seturétti. Ekki sé óeðlilegt, m.a. til að gera starfið markvissara, að skipað sé sérstakt framkvæmdaráð fyrir svo fjölmenna nefnd, sbr. bæjarráð. Skólanefnd hafi því gert þá samþykkt þann 13. júlí 1995 að skipa sérstakt framkvæmdaráð. Bæjarstjórn hafi staðfesti þessa samþykkt skólanefndar samhljóða þann 12. desember 1995. Það sé því mat bæjarstjórnar að framkvæmdaráðið sé rétt skipað.

           Eftir myndun hins nýja meirihluta í október 1994 hafi ekki verið gengist í að breyta valdahlutföllum í einstökum nefndum og skipta út formönnum þeirra. Þannig eru fulltrúar minnihlutans t.d. formenn hafnarstjórnar og atvinnumálanefndar. Það hafi verið stefna núverandi meirihluta “að hafa það að leiðarljósi að skipa ávallt hæfasta fólkið í nefndir, ráð og stjórnir, og önnur störf á vegum sveitarfélagsins hverju sinni. Það hefur því ekkert með pólitík að gera þó að þessu sinni hafi hæfasta fókið fundist úr röðum meirihlutans við skipun í framkvæmdaráðið svo sem fullyrt er í bréfi bréfritara.”

           Ennfremur er þess getið að atvinnumálanefnd og félagsmálaráð hafi skipt með sér verkum til að gera störf nefndanna markvissari (t.d. ferðamálahópur atvinnumálanefndar, barnaverndarhópur félagsmálaráðs). Við þá verkaskiptingu hafi pólitískar skoðanir einstakra fulltrúa ekki ráðið verkaskiptingunni þeirra í milli.

II.       Niðurstaða ráðuneytisins.

1.        Fjárhagsáætlun fyrir árið 1995.

           Í VIII. kafla sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 er fjallað um fjármál sveitarfélaga. Í 1. mgr. 75. gr. laganna segir svo:

           “Fyrir lok janúarmánaðar skal sveitarstjórn gera fjárhagsáætlun sveitarsjóðs, stofnana og fyrirtækja sveitarfélagsins fyrir yfirstandandi ár. Ráðuneyti getur veitt sveitarstjórnum lengri frest þegar brýnar ástæður eru fyrir hendi.”

           Ráðuneytið telur það verulega ámælisverð vinnubrögð af hálfu bæjarstjórnar Vesturbyggðar að afgreiða fjárhagsáætlun sveitarfélagsins fyrir árið 1995 fyrst í október það sama ár. Augljóst er að í slíkum tilvikum getur fjárhagsáætlun ekki þjónað því hlutverki að vera það stjórnunartæki sem sveitarstjórnarlög gera ráð fyrir.

           Af 80. gr. sveitarstjórnarlaga leiðir jafnframt að til útgjalda, sem ekki eru lögbundin, samningsbundin eða leiðir af fyrri samþykkt sveitarstjórnar, má ekki stofna nema til komi samþykki sveitarstjórnar. Ráðuneytið telur að ekki hafi verið sérstaklega sýnt fram á í máli þessu að greiðslur hafi farið úr bæjarsjóði Vesturbyggðar á árinu 1995 sem ekki voru samkvæmt lögum, samningum eða samþykktum bæjarstjórnar.

           Hvað varðar ráðstafanir vegna fjárhagsstöðu Vesturbyggðar skal eftirfarandi tekið fram: Samkvæmt 2. mgr. 7. gr. sveitarstjórnarlaga fer sveitarstjórn með yfirstjórn sveitarfélags. Því ber að leggja mál varðandi Vesturbyggð fyrir bæjarstjórn eða eftir atvikum bæjarráð eða nefnd, allt eftir fyrirfram gerðu umboði bæjarstjórnarinnar m.a. í samþykkt um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar. Ráðuneytið telur að ráðstafanir til úrbóta í fjárhagsvanda sveitarfélagsins verði almennt aðeins teknar af bæjarstjórn eða bæjarráði, sbr. fyrrgreinda samþykkt.

2.        Afgreiðsla ársreikninga 1994 án endurskoðunar löggilts endurskoðanda.

           Í 84.-87. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 er fjallað um endurskoðun ársreikninga sveitarfélaga. Í 1. mgr. 84. gr. sveitarstjórnarlaga segir að endurskoðun hjá sveitarfélagi, stofnunum þess og fyrirtækjum skuli unnin af tveimur skoðunarmönnum. Í sveitarfélögum, þar sem íbúar eru 500 eða fleiri, skal sveitarstjórn jafnframt fela löggiltum endurskoðanda eða endurskoðunarstofu að annast endurskoðun.

           Ennfremur segir í 1. mgr. 87. gr. laganna að skoðunarmenn skuli árita ársreikninginn og greina frá niðurstöðum endurskoðunarinnar. Þeir skulu gefa yfirlýsingu um að ársreikningurinn hafi verið endurskoðaður og að hann hafi verið saminn í samræmi við ákvæði laga, reglna og samþykkta. Ennfremur skulu þeir láta í ljós álit á ársreikningnum og greina frá niðurstöðum endurskoðunarinnar að öðru leyti.

           Um fullnaðarafgreiðslu ársreikninga sveitarsjóðs og fyrirtækja hans er síðan fjallað í 88. gr. sveitarstjórnarlaga og í b-lið 52. gr. laganna segir að sveitarstjórn skuli hafa tvær umræður með a.m.k. einnar viku millibili um ársreikninga sveitarfélagsins og fyrirtækja þess. Ákvæði 52. gr. var sett til að tryggja vandaðri málsmeðferð um þá málaflokka sem þar eru greindir.

           Ráðuneytið telur að til þess að markmið 52. og 88. gr. sveitarstjórnarlaga nái fram að ganga, verði niðurstöður skoðunarmanna vegna ársreikninga að liggja fyrir áður en ársreikningurinn er tekinn til fyrri umræðu í sveitarstjórninni.

           Í athugasemdum með 88. gr. frumvarps til sveitarstjórnarlaga (sem urðu lög nr. 8/1986) segir svo m.a. um fullnaðarafgreiðslu ársreikninga:

           “Í raun eru sveitarstjórnir ekki að greiða atkvæði um reikninga sveitarfélagsins enda mun fátítt að sú atkvæðagreiðsla fari nema á einn veg, jafnvel þótt aðrir fulltrúar hafi haldið um stjórnvölinn, þegar þau útgjöld sköpuðust, sem reikningar greina frá og myndast hafi nýr meiri hluti í sveitarstjórn, sem var útgjöldunum andvígur.

           Séu ekki uppi grunsemdir um villur í reikningshaldi, ætti sveitarstjórnin fyrst og fremst að fjalla um “endurskoðunarskýrslu” enda þótt formlega séu það reikningarnir sem koma til atkvæðagreiðslu venju samkvæmt.”

           Ráðuneytið telur að þessi ummæli í athugasemdum með 88. gr. frumvarpsins styrki enn frekar það að niðurstöður skoðunarmanna ársreikninga verði að liggja fyrir þegar sveitarstjórn tekur ársreikninginn til fyrri umræðu. Ráðuneytið telur jafnframt að niðurstöður skoðunarmanna geti legið fyrir í formi fyrirvaralausrar áritunar á ársreikning eða í formi áritunar með tilteknum fyrirvörum eða ábendingum. Skoðunarmönnum er samkvæmt lögunum hins vegar ekki skylt að senda frá sér sérstaka endurskoðunarskýrslu.

           Ljóst er af gögnum málsins að skýrsla skoðunarmanna ársreikninga Vesturbyggðar lá ekki fyrir þegar ársreikningarnir voru teknir til umræðu í bæjarstjórninni þann 14. nóvember 1995. Hins vegar lá fyrir fyrirvaralaus áritun skoðunarmannanna og verður því að telja að skilyrði laganna til að ársreikningur verði tekinn til umfjöllunar hafi verið uppfyllt.

           Ráðuneytið telur jafnframt í ljósi þeirra skýringa sem fram koma í umsögn meirihluta bæjarstjórnar, að ekki sé ástæða til að gera athugasemdir við aðra þætti tengda afgreiðslu ársreikninga fyrir árið 1994, nema hvað varðar þann tíma sem málið var tekið fyrir.

           Ljóst er af 1. mgr. 88. gr. sveitarstjórnarlaga að sveitarstjórn ber að ljúka fullnaðarafgreiðslu ársreikninga sveitarsjóðs og fyrirtækja hans eigi síðar en í júlímánuði. Það verða því að teljast verulega ámælisverð vinnubrögð að taka ársreikninga sveitarfélags til fyrri umræðu í nóvember.

3.        Meint óheimil greiðsla úr bæjarsjóði.

           Samkvæmt 69. og 72. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 og 1. tölulið 6. gr. og 64. gr. samþykktar um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar nr. 575/1994 er ljóst að það er bæjarstjórn Vesturbyggðar sem ræður bæjarstjóra og gerir við hann ráðningarsamning. Af því leiðir jafnframt að bæjarstjórn skal fjalla um slit ráðningarsamnings og starfslok bæjarstjóra.

           Í 80. gr. sveitarstjórnarlaga segir að til útgjalda, sem ekki eru lögbundin, samningsbundin eða leiðir af fyrri samþykkt sveitarstjórnar, megi ekki stofna nema til komi samþykki sveitarstjórnar.

           Þrátt fyrir að ekki hafi verið gerður formlegur samningur við bæjarstjórann eftir sveitarstjórnarkosningar 1994 voru inntar af hendi greiðslur til hans í samræmi við fyrirliggjandi drög að samningi, en þau byggðust á fyrri samningi sama einstaklings við Patrekshrepp. Verða þær greiðslur almennt taldar samræmast 80. gr. sveitarstjórnarlaga, enda hafði bæjarstjórn formlega samþykkt að ráða hann til starfa. Þær greiðslur sem inntar voru af hendi til Ólafs Arnfjörð eftir starfslok hans voru í raun grundvallaðar á sömu gögnum, en ekki hefur verið gengið frá starfslokasamningi við hann frekar en ráðningarsamningi.

           Ráðuneytið telur ljóst að rót þess vanda sem hér er til umfjöllunar er að ekki var í bæjarstjórn Vesturbyggðar gengið formlega frá ráðningarsamningi við Ólaf Arnfjörð Guðmundsson. Ýmsir þættir bættust síðan við varðandi brotthvarf hans úr starfi og hefur uppgjör við hann vegna viðskiptareiknings og starfsloka dregist úr hófi fram. Í þessu máli öllu er mikill seinagangur og tekur ráðuneytið enga afstöðu til þess hvaða einstaklingum um er að kenna, en ljóst er að báðir aðilar eiga þar einhverja sök, þ.e. Ólafur Arnfjörð Guðmundsson og bæjarstjórn Vesturbyggðar.

4.        21. bæjarstjórnarfundur, 7. desember 1995 - umræður fyrir luktum dyrum um álitsgerð félagsmálaráðuneytisins.

           Ákvæði um lokun bæjarstjórnarfunda er að finna í 3. mgr. 48. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986, en þar segir svo: “Sveitarstjórnarfundir skulu haldnir fyrir opnum dyrum en sveitarstjórn getur ákveðið að einstök mál skuli rædd fyrir luktum dyrum.”

           Á grundvelli fyrrgreinds ákvæðis var 20. gr. samþykktar um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar nr. 575/1994 sett, en þar segir í 2.-4. mgr.:

           “Bæjarstjórnarfundi skal að jafnaði halda í heyranda hljóði og almenningi heimilaður aðgangur að þeim, eftir því sem húsrúm leyfir. Bæjarstjórn getur ákveðið, að einstök mál verði rædd fyrir luktum dyrum s.s. viðkvæm einkamál manna eða viðskiptamál, sem æskilegt er vegna hagsmuna bæjarins, að rædd verði fyrir luktum dyrum. Jafnframt getur bæjarstjórn ákveðið, að bæjarstjórnarfundur, þar sem eingöngu er fjallað um slík mál, verði haldinn fyrir luktum dyrum. Tillaga um að mál skuli rædd fyrir luktum dyrum skal afgreidd umræðulaust í bæjarstjórn.Óheimilt er að skýra frá því, sem fram kemur við umræður á lokuðum fundi í bæjarstjórn.”

           Samkvæmt framangreindu er meginreglan sú að sveitarstjórnarfundir skulu haldnir fyrir opnum dyrum, en löggjafinn hefur lagt það í vald sveitarstjórna að ákveða hvort einstök mál skuli rædd fyrir luktum dyrum. Í 20. gr. fyrrgreindrar samþykktar er að finna dæmi um í hvaða tilvikum ástæða getur verið til að fjalla um mál fyrir luktum dyrum í bæjarstjórn Vesturbyggðar.

           Í gögnum málsins kemur fram að í fundarboði vegna fundar bæjarstjórnar þann 7. desember 1995 hafi verið tilgreint að fundi yrði lokað við umræður og afgreiðslu á 1. lið dagskrárinnar, þ.e. um álitsgerð félagsmálaráðuneytisins.

           Af framangreindum ákvæðum laga og samþykktar um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar er ljóst að það er í valdi einfalds meirihluta bæjarstjórnar að ákveða að mál verði rædd fyrir luktum dyrum. Ráðuneytið telur hins vegar að heimilt sé að tilgreina í fundarboði að fram muni koma tillaga um að loka fundi bæjarstjórnar við afgreiðslu tiltekins/tiltekinna mála. Hvað varðar umrætt fundarboð telur ráðuneytið að bæjarstjóra hafi verið heimilt að tilgreina að lögð yrði fram tillaga um að fundi yrði lokað, en ekki að setja innan sviga án frekari skýringa að fundi yrði lokað.

           Að mati ráðuneytisins er þessi ágalli þó eigi slíkur að hann valdi því að afgreiðsla málsins á bæjarstjórnarfundi þann 7. desember 1995 hafi af þeirri ástæðu verið ógild.

           Jafnframt er rétt að taka fram að ráðuneytið telur ekki ástæðu til að gera athugasemdir við það mat meirihluta bæjarstjórnar að inn í málið hafi blandast einkamál fyrrverandi bæjarstjóra, sem rétt hafi verið að ræða fyrir luktum dyrum. Breytir það engu um þá niðurstöðu að álitsgerð félagsmálaráðuneytisins frá 9. nóvember 1995 er opinbert skjal sem almenningur hefur aðgang að.

5.        25. bæjarstjórnarfundur (aukafundur), 1. mars 1996 - umræður fyrir luktum dyrum um starfsmannamál.

           Varðandi reglur um lokun bæjarstjórnarfunda er vísað til umfjöllunar hér að framan.

           Í ljósi þeirra ákvæða telur ráðuneytið ekki ástæðu til að almenn umræða í bæjarstjórn um starfsmannamál eða starfsmannastefnu Vesturbyggðar fari fram fyrir luktum dyrum. Hins vegar verður að telja að bæjarstjórn sé heimilt að ákveða að fjalla um mál einstakra starfsmanna fyrir luktum dyrum.

           Með vísan til þess telur ráðuneytið ekki tilefni til að leggja fyrir bæjarstjórn að boða til nýs fundar um starfsmannamál. Hins vegar vill ráðuneytið benda bréfriturum á að þeir geti óskað eftir því við bæjarstjóra að slík mál verði tekin á dagskrá bæjarstjórnarfundar, sbr. 3. tölulið 2. mgr. 15. gr. samþykktar um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar nr. 575/1994, og tilgreint í þeirri beiðni nánar hvort óskað er eftir almennri umræðu eða umræðu um mál einstakra starfsmanna.

           Hvað varðar útgöngu þriggja bæjarstjórnarmanna af fundi skal eftirfarandi tekið fram: Samkvæmt 1. mgr. 40. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 ber sveitarstjórnarmanni skylda til að sækja alla fundi sveitarstjórnar nema lögmæt forföll hamli. Samskonar ákvæði er í 1. mgr. 25. gr. og 37. gr. samþykktar um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar, en þar er tiltekið að lögmæt forföll geti t.d. verið önnur brýnni skyldustörf eða veikindi.

           Ráðuneytið telur því að þegar sveitarstjórnarmaður gengur af fundi sveitarstjórnar áður en dagskrá hans er lokið án lögmætra forfalla, þá brjóti hann þá skyldu sína sem fram kemur í framangreindum ákvæðum sveitarstjórnarlaga og samþykktar um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar.

6.        26. bæjarráðsfundur haldinn 6. febrúar 1996 - boðun varamanns.

           Í 1. málslið 4. mgr. 55. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 segir m.a.: “Í sveitarstjórnum, sem skipaðar eru sjö eða níu fulltrúum skal byggðarráð skipað þremur aðalmönnum úr hópi aðalfulltrúa í sveitarstjórn ...” Í 1. mgr. 49. gr., sbr. 5. tölulið A 62. gr. samþykktar um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar nr. 575/1994, kemur fram að bæjarstjórn kýs til eins árs, í júní ár hvert, þrjá aðalfulltrúa úr bæjarstjórn sem aðalmenn og jafnmarga til vara.

           Í samræmi við framangreint hefur bæjarstjórn Vesturbyggðar kosið til eins árs tiltekna aðalfulltrúa í bæjarstjórn sem aðal- og varamenn í bæjarráð. Með hliðsjón af því er ljóst, að óheimilt er að boða til fundar í bæjarráði aðra en þá sem ótvírætt umboð hafa frá bæjarstjórn. Ekki er því heimilt að boða varamann eins flokks á fund í stað aðal- eða varamanns annars flokks sem er forfallaður.

7.        27. bæjarráðsfundur haldinn 20. febrúar 1996 - fundarstjórn.

           Samkvæmt 5. mgr. 18. gr., sbr. 58. gr., samþykktar um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar nr. 575/1994 stýrir aldursforseti fundi ef formaður og varaformaður bæjarráðs eru fjarverandi, nema bæjarráð ákveði að kjósa sérstakan fundarstjóra.

           Ráðuneytið telur að tilvísun til aldursforseta eigi við um hina kjörnu fulltrúa, en ekki áheyrnarfulltrúa og bæjarstjóra, enda er talin ástæða til að taka sérstaklega fram í 1. mgr. 52. gr. samþykktarinnar að heimilt sé að kjósa bæjarstjóra formann bæjarráðs. Breytir það engu um niðurstöðu þessa að bæjarstjóri hefur málfrelsi og tillögurétt á bæjarráðsfundum, sbr. 2. mgr. 49. gr. samþykktarinnar.

           Aldursforseti kjörinna fulltrúa stýrir því fundi bæjarráðs ef formaður og varaformaður eru fjarverandi, nema bæjarráð ákveði að kjósa fundarstjóra sérstaklega. Hins vegar telur ráðuneytið að þessi ágalli sé ekki til þess fallinn að valda ógildi fundarins, enda voru engar athugasemdir gerðar við þetta fyrirkomulag fundarstjórnar á fundinum sjálfum.

8.        Ákvörðun fasteignagjalda og gjaldskrá félagsmálaráðs.

           Í 2. mgr. 53. gr. samþykktar um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar nr. 575/1994 er ákvæði, sem sett er á grundvelli 3. mgr. 56. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986, og segir þar m.a.:

           “Bæjarráð gerir tillögur til bæjarstjórnar um afgreiðslu einstakra mála, sem það fær til meðferðar. Bæjarráði er þó heimil fullnaðarafgreiðsla mála, sem ekki varða verulega fjárhag bæjarsjóðs eða stofnana hans, enda sé ekki ágreiningur milli bæjarráðsmanna eða við bæjarstjóra um slíka afgreiðslu. ...”

           Ráðuneytið telur að almennt feli samþykkt sveitarstjórnar á fundargerðum nefnda sveitarfélagsins, sbr. 1. mgr. 65. gr. sveitarstjórnarlaga, ekki í sér að einstakir sveitarstjórnarmenn hafi fallist efnislega á allar afgreiðslur viðkomandi nefndar. Hins vegar geta í fundargerðum verið tillögur nefnda til sveitarstjórnar um afgreiðslu einstakra mála. Í slíkum tilvikum ber að taka þær tillögur til sérstakrar afgreiðslu í sveitarstjórn.

           Ráðuneytið telur ennfremur rétt í ljósi 3. mgr. 56. gr. og 3. mgr. 65. gr. sveitarstjórnarlaga að ákvarðanir um fasteigna- og þjónustugjöld og aðrar gjaldskrárbreytingar eigi að taka fyrir á sveitarstjórnarfundi sem sérstakur dagskrárliður. Hins vegar telur ráðuneytið með vísan til 1. mgr. 27. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 ekki vera tilefni til að gera kröfu um að mál það sem hér liggur fyrir verði tekið á dagskrá bæjarstjórn Vesturbyggðar á nýjan leik, þar sem hátt á fjórða mánuð leið frá afgreiðslu umræddrar fundargerðar í bæjarstjórn þar til athugasemd barst frá bæjarfulltrúum við þennan afgreiðslumáta í bréfi til ráðuneytisins.

9.        Ráðningar starfsmanna sveitarfélagsins án samþykkis bæjarráðs eða bæjarstjórnar.

           Í 72. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 er svohljóðandi ákvæði:

           “Sveitarstjórn ræður starfsmenn í helstu stjórnarstöður hjá sveitarfélagi og stofnunum þess og veitir þeim lausn frá starfi.

           Um ráðningu annarra starfsmanna fer eftir ákvæðum í samþykkt um stjórn sveitarfélags. Séu þar eigi sérstök ákvæði þessa efnis gefur sveitarstjórn eða byggðarráð almenn fyrirmæli til stjórnenda sveitarfélagsins og stofnana þess um hvernig staðið skuli að ráðningu starfsmanna.”

           Á grundvelli þessa eru ákvæði 66. og 67. gr. samþykktar um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar nr. 575/1994 sett. Í 66. gr. segir: “Bæjarstjórn ræður fasta starfsmenn í helstu stjórnunarstöður s.s. yfirmenn stofnana og deild bæjarins og veitir þeim lausn frá störfum.” Síðan segir í 67. gr.: “Bæjarráð ræður aðra fasta starfsmenn en þá sem greinir í 66. gr. nema á annan veg sé mælt í reglugerð eða reglum sem bæjarstjórn hefur sett.”

           Að mati ráðuneytisins eru framangreind ákvæði skýr hvað varðar hlutverk bæjarstjórnar og bæjarráðs Vesturbyggðar við ráðningar starfsmanna sveitarfélagsins. Bæjarstjórn eða bæjarráði ber því að fjalla um ráðningar þeirra starfsmanna sem greinir í ákvæðunum.

           Ekki kemur fram í gögnum málsins að bæjarstjórn hafi sett reglur samkvæmt 67. gr. Á meðan svo er ekki ber bæjarráði að fjalla um ráðningar þeirra starfsmanna sem greinir í 67. gr. og breyta þar engu um hugsanlegar venjur sem ekki virðist vera samstaða um.

10.     Uppsögn þjónustufulltrúa á Barðaströnd og Rauðasandi og gildi yfirlýsinga sameiningarnefndar.

           Sjá umfjöllun hér að framan um reglur um ráðningu starfsmanna hjá Vesturbyggð.

           Í ljósi þess telur ráðuneytið að rétt hefði verið að taka uppsagnir starfsmanna hjá sveitarfélaginu fyrir í bæjarráði eða eftir atvikum bæjarstjórn, og þá ekki sem almenna ályktun heldur sem nánar tilgreind mál, m.a. hvaða starfsmönnum ætti að segja upp. Sérstaklega gildir þetta þar sem það var bæjarstjórn sem réði þjónustufulltrúana til starfa og einnig með hliðsjón af ummælum í greinargerð með samningi sameiningarnefndarinnar.

           Hvað varðar gildi samnings um sameiningu sveitarfélaganna fjögurra skal eftirfarandi tekið fram: Samkvæmt 2. mgr. 7. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 fer sveitarstjórn með stjórn sveitarfélagsins á hverjum tíma. Slíka samninga um sameiningu sveitarfélaga ber því fyrst og fremst að líta á sem viljayfirlýsingu þeirra sem stóðu að sameiningunni, en ekki samning sem er ófrávíkjanlegur og óbreytanlegur að öllu leyti fyrir sveitarstjórnir í framtíðinni.

11.     Uppsagnir yfirvinnusamninga og hópuppsagnir.

           Í 6. gr. laga um hópuppsagnir nr. 95/1992 er svohljóðandi ákvæði:

           “Leiði ráðgerður samdráttur eða aðrar ráðgerðar breytingar í fyrirtæki til uppsagnar fjögurra eða fleiri starfsmanna er atvinnurekanda skylt að tilkynna uppsagnir til vinnumálaskrifstofu félagsmálaráðuneytisins og viðkomandi verkalýðsfélags með tveggja mánaða fyrirvara.”

           Ráðuneytið telur ljóst af orðalagi ákvæðisins að miða ber við fjölda þeirra starfsmanna sem sagt er upp en ekki fjölda stöðugilda. Ef það hefði verið vilji löggjafans að miða við fjölda stöðugilda hefði það verið skýrt tekið fram í ákvæðinu. Ekki er heldur að finna neinar vísbendingar í frumvarpi til laga um hópuppsagnir um að ætlunin hafi verið að miða við stöðugildi.

           Ljóst er því að ekki var farið eftir fyrirmælum 6. gr. laga um hópuppsagnir er fjórum starfsmönnum Vesturbyggðar var sagt upp störfum þann 31. október 1995.

           Hvað varðar heimildir til að segja upp yfirvinnusamningum þá hefur félagsmálaráðuneytið ekki úrskurðarvald í slíkum málum, sbr. orðalag 1. mgr. 119. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986, heldur einungis dómstólar.

12.     Auglýsing bæjarstjórnarfunda.

           Í 2. mgr. 50. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 segir: “Kunngert skal íbúum sveitarfélags með auglýsingu hvar og hvenær sveitarstjórn heldur fundi.” Í 2. mgr. 14. gr. samþykktar um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar nr. 575/1994 segir ennfremur að bæjarbúum skuli kunngert með auglýsingu hvar og hvenær bæjarstjórnarfundir eru haldnir.

           Ákvæði 2. mgr. 50. gr. sveitarstjórnarlaga og 2. mgr. 14. gr. samþykktarinnar fela í sér, að auglýsa ber fundi bæjarstjórnar Vesturbyggðar opinberlega í sveitarfélaginu á sama hátt og venja er þar um opinberar tilkynningar. Í þeirri auglýsingu skal koma fram fundarstaður, fundartími og fundarefni. Ekki verður t.d. talið að nægilegt sé að auglýsa reglulega fundi bæjarstjórnar í upphafi kjörtímabils, því með þeim hætti hafa íbúar sveitarfélagsins ekki upplýsingar um fundarefni og fundarstað, ef fundurinn er ekki ætíð haldinn á sama stað.

           Vesturbyggð varð til sem sveitarfélag í júní 1994 og því hefur ekki skapast mikil hefð í þessum málum sem hægt er að taka mið af. Ráðuneytið telur að bæjarstjórn Vesturbyggðar beri í ljósi ágreinings um hvernig standa eigi að auglýsingu bæjarstjórnarfunda, að taka málið á dagskrá fundar síns og taka afstöðu til þess með hvaða hætti auglýsa eigi fundina. Við þá umfjöllun ber að hafa til hliðsjónar að slík auglýsing verði líkleg til að ná til sem flestra íbúa sveitarfélagsins.

13.     Óreglulegir fundir bæjarráðs og bæjarstjórnar.

           Ráðuneytið telur ljóst af gögnum málsins að veruleg óregla var á fundartíma bæjarráðs og bæjarstjórnar Vesturbyggðar, sérstaklega á árinu 1995. Síðan virðast hlutirnir hafa lagast að mestu leyti.

           Af því tilefni telur ráðuneytið rétt að minna bæjarstjórn Vesturbyggðar á að gæta þess að fylgt verði ákvæðum samþykktar um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar nr. 575/1994 varðandi fundartíma bæjarráðs og bæjarstjórnar.

14.     Afgreiðsla á fundargerðum nefnda.

           Samkvæmt 1. mgr. 65. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 skulu fundargerðir nefnda, ráða og stjórna lagðar fyrir byggðarráð og fullskipaða sveitarstjórn eftir því hver háttur er hafður á fullnaðarafgreiðslu í viðkomandi málaflokki. Í samræmi við ákvæði þetta var 1. mgr. 61. gr. samþykktar um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar nr. 575/1994 sett, en þar segir svo: “Fundargerðir nefnda, ráða og stjórna bæjarins skulu að jafnaði teknar á dagskrá bæjarráðs og bæjarstjórnar og skal það gert svo fljótt sem unnt er að afloknum nefndarfundi.” (Undirstrikun ráðuneytisins.)

           Í ljósi framangreindra ákvæða er ljóst að það verður á engan hátt talið eðlilegt að draga svo afgreiðslu á fundargerðum nefnda sem raunin er á samkvæmt gögnum málsins. Telur ráðuneytið slík vinnubrögð ámælisverð. Þó virðist af hálfu bæjaryfirvalda hafa verið bætt nokkuð úr ágöllunum. Samt sem áður telur ráðuneytið rétt að skora á bæjarstjórn Vesturbyggðar að sjá til þess að fylgt verði ákvæðum 1. mgr. 65. gr. laganna og 1. mgr. 61. gr. samþykktarinnar um afgreiðslu fundargerða nefnda.

           Hvað varðar spurningu bréfritara um hvort fundargerðir nefnda séu trúnaðarmál þar til bæjarstjórn hefur samþykkt þær skal tekið fram, að í sveitarstjórnarlögum eða samþykkt um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar er ekki að finna bein fyrirmæli um slíkt. Því verður að meta í hverju tilfelli eftir eðli málsins hvort um trúnaðarmál er að ræða eða ekki. Jafnframt er á það minnt að ýmsar samþykktir nefnda öðlast ekki gildi fyrr en bæjarráð eða bæjarstjórn hefur staðfest þær.

15.     Framkvæmdaráð skólanefndar.

           Í 1. mgr. 13. gr. laga um grunnskóla nr. 66/1995 er kveðið á um að skólanefnd skuli kosin af hlutaðeigandi sveitarstjórn eða sveitarstjórnum í upphafi hvers kjörtímabils. Sveitarstjórn ákveður hve margir kjörnir fulltrúar sitja í sveitarstjórn. Í 4.-7. mgr. 13. gr. laganna er fjallað um hverjir eigi rétt til setu á skólanefndarfundum með málfrelsi og tillögurétti, en það eru fulltrúar kennara, skólastjóra og foreldra. Er hér um að ræða rétt þessara aðila til að sitja á skólanefndarfundum, en ekki skyldu þeirra. Nánar er hins vegar kveðið á um verkefni skólanefnda m.a. í 12. gr. grunnskólalaga.

           Samkvæmt 15. tölulið B 62. gr. samþykktar um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar nr. 575/1994 kýs bæjarstjórn sjö aðalmenn og jafnmarga til vara í skólanefnd. Fer skólanefndin með málefni grunnskóla, leikskóla og tónlistarskóla.

           Ekki er í grunnskólalögum gert ráð fyrir að kosið sé sérstakt framkvæmdaráð skólanefndar. Í ljósi þess telur ráðuneytið að skólanefnd Vesturbyggðar geti ekki með einfaldri samþykkt ákveðið að koma á fót framkvæmdaráði skólanefndar sem fari með lögbundin verkefni skólanefndar milli funda nefndarinnar. Hins vegar kemur til skoðunar hvort bæjarstjórn sé heimilt að gera samþykkt um slíkt fyrirkomulag.

           Ráðuneytið telur að sömu rök geti engan veginn átt við um skipan framkvæmdaráðs skólanefndar og um bæjarráð. Sá grundvallarmunur er þar á að um bæjarráð er fjallað sérstaklega í sveitarstjórnarlögum og samþykkt um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar.

           Þau rök sem ráðuneytið telur helst koma til greina varðandi ákvörðun um að skipa slíkt framkvæmdaráð varða aðallega skilvirkni viðkomandi málaflokks. Er þar fyrst og fremst um að ræða að unnt sé að afgreiða mál með eðlilegum hraða svo að t.d. ekki safnist mikill fjöldi almennra afgreiðslumála fyrir á milli funda sem haldnir eru reglulega. Ráðuneytið telur það ekki næg rök til að skipa framkvæmdaráð að bæjaryfirvöld telji skólanefnd vera fjölmenna. Bæjarstjórn Vesturbyggðar hefur sjálf ákveðið að kjósa sjö aðalmenn og jafnmarga til vara í skólanefnd og auk þess eiga þar seturétt fulltrúar kennara, skólastjóra og foreldra.

           Ef ákveðið er að skipa slíkt framkvæmdaráð ber bæjarstjórn að setja skýran ramma um starfsemi þess, en telja verður að eftir sem áður sé ákvarðanataka almennt í höndum skólanefndar, sbr. grunnskólalög. Jafnframt þarf að sjá til þess að fundir séu reglulega haldnir í skólanefnd, þannig að hún verði ekki í raun gerð óvirk með því t.d. að halda einn til tvo fundi á ári einungis til að staðfesta fyrri ákvarðanir framkvæmdaráðsins. Tryggja verður því tilgang grunnskólalaganna með því að veita áðurgreindum aðilum seturétt.

           Að auki vill ráðuneytið taka fram að það telst með öllu óeðlilegt að skólanefnd Vesturbyggðar haldi einungis einn fund á tímabilinu ágúst 1995 til apríl 1996, sérstaklega með hliðsjón af flutningi grunnskólans frá ríki til sveitarfélaga.

           Með hliðsjón af öllu framangreindu telur ráðuneytið rétt að bæjarstjórn Vesturbyggðar taki skipun framkvæmdaráðs skólanefndar til endurskoðunar.

           Hvað varðar formreglur um kosningu í framkvæmdaráðið er eftirfarandi tekið fram: Um slíkar kosningar gilda ákvæði 1.mgr. 48. gr. samþykktar um stjórn Vesturbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar. Um leynilegar bundnar hlutfallskosningar eru ennfremur ákvæði í 16. gr. sveitarstjórnarlaga. Samkvæmt 4. tölulið 2. mgr. 16. gr. skal varpa hlutkesti ef atkvæðatölur eru jafnháar. Með vísan til þess verður því talið að fylgt hafi verið reglum um leynilegar bundnar hlutfallskosningar við kosningu skólanefndar í framkvæmdaráð.

           Afgreiðsla máls þessa hefur dregist vegna umfangs málsins og anna í ráðuneytinu.

F. h. r.

Húnbogi Þorsteinsson (sign.)

Sesselja Árnadóttir (sign.)

Samrit:  Anna Jensdóttir og Hilmar Össurarson.

Ljósrit:  Meirihluti bæjarstjórnar Vesturbyggðar.