Sandgerðisbær - Fundarstjórn forseta bæjarstjórnar, afbrigði frá dagskrá samkvæmt fundarboði

Heiðar Ásgeirsson                                          9. ágúst 2001                             FEL01060030/1001

Holtsgötu 44

245 SANDGERÐI

Ráðuneytið vísar til erindis yðar, dags. 12. júní sl., þar sem óskað er álits ráðuneytisins á hvort málsmeðferð og ákvörðun bæjarstjórnar Sandgerðisbæjar um leigu húsnæðis grunnskóla til varnarmálaskrifstofu utanríkisráðuneytisins standist ákvæði samþykktar um stjórn og fundarsköp Sandgerðisbæjar. Um er að ræða ákvörðun sem tekin var á fundi sem haldinn var 6. júní sl. og er í fundargerð að finna svohljóðandi bókun:

"Bæjarstjóri getur þess að þrátt fyrir byggingarframkvæmdir við skólann hefði varnarmálaskrifstofa og utanríkisráðuneytið falast eftir aðstöðu í skólanum fyrir varnaræfingu ársins. Bæjarstjóri hefur að höfðu samráði við skólastjóra og húsvörð samþykkt notkun skólans, enda er ákvörðunin í samræmi við fyrri ákvörðun bæjarstjórnar, en henni var breytt þar sem bæjarstjórn taldi að ekki væri hægt að koma umræddri aðstöðu fyrir vegna byggingaráforma við stækkun grunnskólans. Sími, alræsting og húsvarsla verða greidd sérstaklega en húsaleiga verður kr. 240.000,-. Bæjarstjórn staðfestir niðurstöðu bæjarstjóra, með sex atkvæðum en Heiðar greiddi atkvæði á móti."

Gerð er athugasemd við það í erindinu að málið var ekki á dagskrá umrædds fundar samkvæmt fundarboði og einnig hafi bæjarstjóri ekki haft heimild til að taka ákvörðun í málinu að bæjarstjórn forspurðri.

Með bréfi, dags. 2. júlí sl. óskaði ráðuneytið eftir umsögn bæjarstjórnar Sandgerðisbæjar um málið. Umsögn barst með bréfi bæjarstjóra, dags. 13. júlí sl. Í umsögninni kemur fram að engar athugasemdir voru gerðar við að umrætt mál væri tekið á dagskrá fundarins og sé málsmeðferð í fullu samræmi við viðteknar venjur í bæjarstjórn Sandgerðisbæjar. Telur meiri hluti bæjarstjórnar eðlilegt að málið væri tekið til samþykktar bæjarstjórnar þar sem forsendur fyrri ákvörðunar bæjarstjórnar hafi breyst, en bæjarstjóri hafi fullt umboð til að fjalla um og vinna að öllum málum bæjarfélagsins og hafi hann fullan stuðning bæjarfulltrúa til þeirra verka. Hafi það verið niðurstaða skólayfirvalda að leiga húsnæðisins gæti orðið að veruleika þrátt fyrir að byggingarframkvæmdir við stækkun skólans væru hafnar.

Álit ráðuneytisins

Ekki er ágreiningur um staðreyndir máls þessa. Liggur fyrir að bæjarstjórn Sandgerðisbæjar hafði áður samþykkt að leigja húsnæði grunnskólans undir varnaræfingu sem fram fór í júnímánuði sl. Þar sem vafi var talinn leika á að unnt yrði að leigja húsnæðið vegna byggingarframkvæmda hafði bæjarstjórn verið tilkynnt að ekki gæti orðið af leigunni. Þær forsendur voru síðan endurmetnar og ákvað bæjarstjóri að ganga til samninga við varnarmálaskrifstofu utanríkisráðuneytisins um leigufjárhæð og aðra skilmála.

Það sem aðila greinir á um er hvort farið hafi verið að samþykktum um stjórn og fundarsköp Sandgerðisbæjar á bæjarstjórnarfundi 6. júní sl. Hefur einkum verið vísað til 11. gr., sem fjallar um form og efni fundarboðs, og 2. mgr. 20. gr., sem fjallar um afbrigði frá dagskrá. Ljóst er að tillaga bæjarstjóra um leigu húsnæðis grunnskólans var ekki á dagskrá fundarins samkvæmt fundarboði. Það var hins vegar tekið til umræðu undir 2. lið dagskrár, sem bar heitið "Varnarmálaskrifstofa, bréf dags. 30.04.2001". Það bréf hafði að geyma upplýsingar um íslenska starfsmenn sem starfa hjá varnarmálaskrifstofu og var máli þessu því óviðkomandi. Var ákvörðun bæjarstjóra síðan rædd og samþykkt við atkvæðagreiðslu með sex atkvæðum gegn einu.

Samkvæmt 2. mgr. 20. gr. samþykktar um stjórn og fundarsköp Sandgerðisbæjar er það skilyrði þess að mál verði tekið á dagskrá sem ekki er getið í fundarboði að 2/3 viðstaddra bæjarfulltrúa samþykki slíkt afbrigði. Tekið skal fram að því hefur ekki verið haldið fram af hálfu meiri hluta bæjarstjórnar að leigusamningurinn hafi einvörðungu verið lagður fram til kynningar, enda liggur fyrir að atkvæðagreiðsla fór fram til að staðfesta gildi hans.Engin tillaga var heldur gerð á fundinum um að mál þetta yrði tekið á dagskrá með afbrigðum. Telur meiri hluti bæjarstjórnar hins vegar að þessi málsmeðferð sé í fullu samræmi við viðteknar venjur í bæjarstjórn en bendir jafnframt á að engin athugasemd hafi komið fram við að fyrrgreindur háttur yrði hafður á afgreiðslu málsins.

Á þetta sjónarmið meiri hluta bæjarstjórnar verður ekki fallist. Ákvæði 2. mgr. 20. gr. samþykktarinnar er afdráttarlaust og er fundarstjóra því óheimilt að taka mál til umræðu sem ekki er í fundarboði nema að fyrst sé borin upp tillaga um afbrigði frá auglýstri dagskrá. Þurfa 2/3 viðstaddra bæjarstjórnarmanna að samþykkja slíka tillögu. Gildir einu þótt enginn viðstaddra geri athugasemd við fundarstjórn hvað þetta varðar. Telur ráðuneytið því nauðsynlegt að finna að málsmeðferð forseta bæjarstjórnar í umræddu máli og minna á að ávallt skal fara að ákvæðum samþykktar um stjórn og fundarsköp Sandgerðisbæjar að því er varðar afbrigði frá dagskrá.

Þar sem engin krafa hefur komið fram um að ákvörðun bæjarstjórnar verði ógilt telur ráðuneytið ekki tilefni til frekari umfjöllunar um þetta mál.

Niðurstaða

Ráðuneytið telur aðfinnsluvert að forseta bæjarstjórnar Sandgerðisbæjar láðist á bæjarstjórnarfundi þann 6. júní sl. að bera upp tillögu um afbrigði frá dagskrá áður en tekin var til umræðu og atkvæðagreiðslu ákvörðun bæjarstjóra um að leigja varnarmálaskrifstofu utanríkisráðuneytisins húsnæði grunnskóla vegna varnaræfingar.

F. h. r.

Húnbogi Þorsteinsson (sign.)

Guðjón Bragason (sign.)