Súðavíkurhreppur - Umfjöllun um hlutafélag. Oddviti fulltrúi sveitarfélagsins í stjórn félagsins

Valsteinn Heiðar Guðbrandsson                         19. febrúar 1997                                                97010088

Árnesi                                                                                                                                                  16-4803

420 Súðavík

             Vísað er til erindis yðar til ráðuneytisins, dagsett 30. desember 1996, þar sem óskað er eftir leiðbeiningum vegna máls sem kom upp á fundi hreppsnefndar Súðavíkurhrepps þann 29. desember 1996.

             Óskað var eftir frekari upplýsingum frá Súðavíkurhreppi með bréfi, dagsettu 10. janúar 1997. Umbeðin gögn bárust ráðuneytinu með bréfi, dagsettu 30. janúar 1997.

Málavextir.

             Framangreindur fundur hreppsnefndar Súðavíkurhrepps var boðaður með símbréfi með tæplega eins sólarhrings fyrirvara. Um einn dagskrárlið var að ræða: “Frosti hf. - vegna erindis Andra Árnasonar hrl. til stjórnar félagsins.” Þetta hafi verið í annað skipti sem þessi fyrirsögn var notuð á dagskrárlið vegna þessa máls, en málið varðar vanskil hlutafélagsins Togs á kaupverði hlutabréfa í Frosta hf. Súðavíkurhreppur á 42% hlutafjár í Frosta hf. Þegar til fundarins var boðað með svo stuttum fyrirvara leituðuð þér og Sigurjón Samúelsson upplýsinga um hvað til stæði á þessum fundi og fengust þær upplýsingar frá sveitarstjóra að Andri Árnason hrl. myndi gera þeim grein fyrir því á fundinum. Áður hafi komið fram að funda þyrfti um þetta mál fyrir áramót, en skýrt hafi komið fram að ekki væri mögulegt að afgreiða málið fyrir áramót. Á þeim forsendum gerðuð þér og Sigurjón Samúelsson ekki athugasemdir við boðun fundarins. Á þessum fundi hreppsnefndar voru hins vegar greidd atkvæði um viðskiptasamkomulag vegna málsins og samþykktu þrír hreppsnefndarmenn samkomulagið, einn var á móti og einn sat hjá.

             Þá gerið þér athugasemdir við frágang og afgreiðslu fundargerðar framangreinds fundar. Engum texta hafi verið dreift á fundinum (afriti af viðskiptasamkomulaginu) og hann ekki ritaður í gerðabók. Meirihluti hreppsnefndar (þrír hreppsnefndarmenn og fimm) hafi ákveðið að fela sveitarstjóra að líma samkomulagið, sem var á þremur blaðsíðum, inn í gerðabókina síðar. Teljið þér að með því hafi verið brotin 53. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986.

             Að lokum er óskað eftir leiðbeiningum um hvort oddviti hreppsnefndar hafi verið vanhæfur í máli þessu, þar sem hann er stjórnarmaður í Frosta hf.

Niðurstaða ráðuneytisins.

Um boðun fundar hreppsnefndar 29. desember 1996 o.fl.

             Í 17. gr. samþykktar um stjórn og fundarsköp Súðavíkurhrepps nr. 545/1996 er fjallað um boðun aukafunda hreppsnefndar. Ákvæðið hljóðar svo:

             “Sveitarstjóri skal boða hreppsnefndarmenn símleiðis til aukafundar í hreppsnefnd a.m.k. einum sólarhring fyrir fund. Hreppsnefndarmönnum skal kynnt dagskrá fundarins. Heimilt er þó að boða aukafund með styttri fyrirvara er aðkallandi mál bíður afgreiðslu, enda sé hann boðaður með dagskrá.”

             Samkvæmt framangreindu er gert ráð fyrir að hreppsnefndarmönnum sé kynnt dagskrá aukafunda. Tilgangurinn með því er að tryggja að hreppsnefndarmenn geti undirbúið sig undir fundi með eðlilegum fyrirvara. Það er matsatriði hversu nákvæmlega þarf að kynna hreppsnefndarmönnum einstök gögn varðandi þau mál sem eru á dagskrá aukafunda. Er þar um að ræða mat sveitarstjóra annars vegar og hreppsnefndarmanna hins vegar. Ef hreppsnefndarmaður telur að þær upplýsingar sem veittar eru um tiltekinn dagskrárlið séu ekki nægilegar til að hann geti undirbúið sig, verður að telja sveitarstjóra skylt að upplýsa viðkomandi hreppsnefndarmann frekar ef eftir því er leitað, að svo miklu leyti sem sveitarstjórinn hefur þær upplýsingar.

             Hvað varðar fyrrgreindan hreppsnefndarfund að öðru leyti skal á það bent að samkvæmt 1. mgr. 38. gr. samþykktarinnar hefur hreppsnefndarmaður málfrelsi, tillögurétt og atkvæðisrétt á fundum hreppsnefndar. Jafnframt segir m.a. í 31. gr. samþykktarinnar að mál sé afgreitt í hreppsnefnd með því að samþykkja það eða fella það, vísa því frá hreppsnefnd eða vísa því til afgreiðslu nefndar, ráðs eða stjórnar eða sveitarstjóra. Ennfremur er hreppsnefnd heimilt að fresta afgreiðslu máls.

             Með hliðsjón af framangreindu telur ráðuneytið að þegar tiltekið mál er á dagskrá hreppsnefndarfundar geti hvaða hreppsnefndarmaður sem er gert tillögu varðandi málið, m.a. um að samþykkja það, og er það þá hreppsnefndarmanna að greiða atkvæði um málið. Niðurstaða þeirrar atkvæðagreiðslu ákveður hvernig afgreiðslu málið hlýtur.

Um ritun fundargerða.

             Í 34. gr. samþykktar um stjórn og fundarsköp Súðavíkurhrepps nr. 545/1996 er að finna ákvæði um fundargerðir hreppsnefndar. Er ákvæðið sett m.a. á grundvelli 53. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986. Í 34. gr. samþykktarinnar segir svo m.a.:

             “ ... Í fundargerð skal getið hvar og hvenær fundur er haldinn og hverjir sitji fundinn. Skrá skal þau mál sem tekin eru fyrir, dagsetningu þeirra, aðila máls og meginefni og hvaða afgreiðslu þau fá. Sé mál ekki afgreitt samhljóða skal greina í fundargerð hvernig atkvæði hafa skipst....

             Mál sem tekin eru fyrir á lokuðum fundi sbr. 3. mgr. 20. gr. samþykktar þessarar skal skrá sem trúnaðarmál.

             Hreppsnefndarmaður á rétt á að fá bókaða stutta athugasemd um afstöðu sína til máls, sem til meðferðar er í hreppsnefnd.

             Oddviti skal hafa eftirlit með því, að fundargerðir séu skipulega og rétt færðar.

             Í lok fundar skal fundargerð lesin upp og skulu allir viðstaddir hreppsnefndarmenn undirrita hana nema hreppsnefnd ákveði annað.

             Hreppsnefndarmaður sem gera vill athugasemd við eitthvert atriði í fundargerð getur undirritað fundargerðina með fyrirvara um það atriði. ...”

             Í framangreindu ákvæði er að finna fyrirmæli, sem sett eru af hreppsnefnd Súðavíkurhrepps og staðfest af félagsmálaráðuneytinu, um hvernig rita skuli fundargerð hreppsnefndar. Ljóst er að þeim fyrirmælum var ekki fylgt að öllu leyti er rituð var fundargerð hreppsnefndarfundar þann 29. desember 1996, sbr. aðallega 1. og 5. mgr. 34. gr. Ekki er t.d. í 1. mgr. 34. gr. gert ráð fyrir að einstök skjöl máls séu límd inn í fundargerðabók, heldur að gerð sé grein fyrir hvaða afgreiðslu málið hlýtur. Ráðuneytið telur að fyrrgreind 34. gr. samþykktarinnar sé skýr og að hreppsnefnd beri að fylgja henni við ritun fundargerða.

Um hæfi oddvita.

             Í 1. mgr. 45. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 segir svo m.a.: “Sveitarstjórnarmanni ber að víkja sæti við meðferð og afgreiðslu máls þegar það varðar hann eða nána venslamenn hans svo sérstaklega að almennt má ætla að viljaafstaða hans mótist að einhverju leyti þar af.”

             Um hæfi fulltrúa í hreppsnefnd Súðavíkurhrepps er jafnframt fjallað í 42. gr. samþykktar um stjórn og fundarsköp Súðavíkurhrepps nr. 545/1996.

             Tilgangur 45. gr. sveitarstjórnarlaga er að tryggja málefnalega umfjöllun í sveitarstjórn um þau erindi, sem henni berast, og að almenningur og þeir sem hlut eiga að máli geti treyst því að sveitarstjórn leysi úr málum á hlutlægan hátt. Í 1. mgr. 45. gr. er tekið fram að sveitarstjórnarmanni beri að víkja sæti þegar mál varðar hann eða nána venslamenn hans svo sérstaklega að almennt má ætla að viljaafstaða hans mótist að einhverju leyti þar af. Að mati ráðuneytisins kemur þetta ákvæði ekki í veg fyrir að hreppsnefndarmaður fjalli í hreppsnefnd um mál fyrirtækis þegar hann situr í stjórn eða varastjórn þess fyrirtækis sem fulltrúi sveitarfélagsins eða í krafti hlutafjáreignar þess. Sá hreppsnefndarmaður er því ekki vanhæfur til að fjalla um málið í hreppsnefnd.

F. h. r.

Húnbogi Þorsteinsson (sign.)

Sesselja Árnadóttir (sign.)

Ljósrit:  Hreppsnefnd Súðavíkurhrepps.