Bolungarvíkurkaupstaður - Réttur bæjarfulltrúa til aðgangs að trúnaðarskjölum nefnda og ráða
Bolungarvíkurkaupstaður 12. maí 1997 97050003
Ólafur Kristjánsson bæjarstjóri 1001
Aðalstræti 12
415 Bolungarvík
Vísað er til erindis yðar, dags. 30. apríl 1997, þar sem óskað er eftir áliti félagsmálaráðuneytisins um rétt bæjarfulltrúa til aðgangs að trúnaðarskjölum nefnda og ráða.
Í upphafi er rétt að geta þeirra lagaákvæða er máli skipta við skoðun þessara mála.
Í 41. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 segir m.a. að sveitarstjórnarmenn hafi “aðgang að bókum og skjölum sveitarfélagsins og óhindraðan aðgang að stofnunum þess og starfsemi.” Hér er um víðtækan rétt sveitarstjórnarmanna að ræða sem tryggja á það að sveitarstjórnarmaður geti innt af hendi þá umsjónarskyldu með rekstri sveitarfélagsins sem hann var kjörinn til að sinna.
Í 1. mgr. 5. gr. laga nr. 121/1989 um skráningu og meðferð persónuupplýsinga segir m.a. svo: “Án sérstakrar heimildar í öðrum lögum er eigi heimilt að skýra frá upplýsingum þeim sem nefndar eru í 1. mgr. 4. gr. ...” Samkvæmt þessu er því um að ræða þagnarskyldu, nema ákvæði annarra laga heimili aðgang.
Í 62. gr. laga nr. 40/1991 um félagsþjónustu sveitarfélaga segir svo m.a.: “Fulltrúar í félagsmálanefndum og starfsmenn skulu varðveita málsgögn, er varða persónulega hagi einstaklinga, með tryggilegum hætti þannig að óviðkomandi fái þar ekki aðgang.”
Í 5. gr. laga um vernd barna og ungmenna nr. 58/1992, sbr. lög nr. 22/1995, segir svo:
“Starfsmenn barnaverndarstofu, barnaverndarnefndarmenn, barnaverndarráðsmenn, fulltrúar þessara aðila og annað starfslið á vegum þeirra hljóta þá vernd sem opinberum starfsmönnum er tryggð og bera skyldur samkvæmt því. Ber þeim að sýna börnum og ungmennum, er þeir fjalla um mál þeirra, alla nærgætni og mega ekki skýra óviðkomandi mönnum frá því sem þeir verða vísir í starfa sínum um einkamál manna og heimilisháttu.”
Ekki er nánar skilgreint í lögum nr. 40/1991 eða nr. 58/1992 hverjir eru “óviðkomandi”, en ljóst er þó að þeir sem aðgang hafa að þeim gögnum samkvæmt sérstakri heimild í lögum teljast ekki vera “óviðkomandi”.
Í þessu sambandi ber að hafa í huga ákvæði 42. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 sem hljóðar svo: “Sveitarstjórnarmenn skulu gæta þagnarskyldu um það sem þeir verða áskynja í starfi sínu og leynt á að fara skv. lögum, eðli máls eða skv. sérstakri ákvörðun sem samþykkt er með a.m.k. 2/3 hlutum atkvæða í sveitarstjórn eða nefnd.” (Undirstrikanir ráðuneytisins.)
Ráðuneytið telur því ljóst, með hliðsjón af öllum framangreindum lagaákvæðum, að sveitarstjórnarmenn hafi óhindraðan aðgang að gögnum nefnda og ráða í sínu sveitarfélagi. Sveitarstjórnarmaður er kjörinn til þess að fara með stjórn sveitarfélagsins, sbr. 2. mgr. 7. gr. og 14. gr. sveitarstjórnarlaga, og ber því ákveðna ábyrgð á stofnunum þess og starfsemi. Líta verður því á 41. gr. sveitarstjórnarlaga sem sérstaka lagaheimild um aðgang sveitarstjórnarmanna að gögnum, sem gengur framar almennum ákvæðum annarra laga. Hins vegar er rétt að ítreka að sveitarstjórnarmaður ber, eins og áður segir, ríka þagnarskyldu þegar um er að ræða mál sem leynt skulu fara samkvæmt lögum, eðli máls eða samkvæmt sérstakri ákvörðun. Honum er því óheimilt að nýta sér upplýsingar sem hann hefur aðgang að í öðrum tilgangi en þeim að fylgjast sjálfur með starfsemi sveitarfélagsins, m.a. fjárreiðum þess.
Þrátt fyrir framangreint er rétt að taka fram að í ljósi tilgangs m.a. 62. gr. laga um félagsþjónustu sveitarfélaga og 5. gr. laga um vernd barna og ungmenna geta verið fyrir hendi gögn í máli sem rétt er að sveitarstjórnarmaður hafi ekki aðgang að, svo sem gögn um verulega einkahagi einstaklings, t.d. læknisvottorð, sálfræðigreining o.þ.h. Þó er nefndum, ráðum og starfsmönnum þeirra skylt að upplýsa sveitarstjórnarmann þannig um mál að honum sé unnt að gera sér grein fyrir umfangi þess og áhrifum t.d. á fjárhag sveitarfélagsins.
F. h. r.
Sigríður Lillý Baldursdóttir (sign.)
Sesselja Árnadóttir (sign.)