84/1999 Úrskurður frá 29. október 1999 í málinu nr. A-84/1999

Hinn 29. október 1999 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í málinu nr. A-84/1999:

Með bréfi, dagsettu 19. júlí sl., kærði [A], til heimilis að [...], synjun Svæðisskrifstofu málefna fatlaðra á Reykjanesi, dags. 29. júní sl., um að veita honum aðgang að upplýsingum, sem lágu að baki umsögn fyrrverandi forstöðuþroskaþjálfa sambýlisins [B] um hann, en þær upplýsingar taldi kærandi, að leitt hefðu til þess, að hann hætti störfum á sambýlinu. Jafnframt kærði hann synjun svæðisskrifstofunnar um að veita honum aðgang að dagbókarfærslum og öðrum skriflegum gögnum, sem vörðuðu hann sjálfan.

Með bréfi, dagsettu 26. júlí sl., var kæran kynnt svæðisskrifstofunni og hún beðin um að upplýsa hvort til væru í hennar vörslum eða sambýlisins gögn, hvort sem um væri að ræða skjöl eða annars konar gögn, t.d. á tölvutæku formi, sem vörðuðu kæranda og hann hefði ekki þegar fengið í hendur. Jafnframt var skrifstofunni veittur frestur til að gera athugasemdir við kæruna og koma að frekari rökstuðningi fyrir ákvörðun sinni til kl. 12.00 hinn 5. ágúst sl. Jafnframt var þess óskað skrifstofan léti úrskurðarnefnd í té sem trúnaðarmál afriti af þeim gögnum, sem kæran laut að, ef einhver væru, innan sama frests.

Með bréfi til úrskurðarnefndar, dagsettu 4. ágúst sl., greindi svæðisskrifstofan svo frá, að hún hefði upplýst kæranda um allt það sem lyti að umræddu máli. Með símbréfi úrskurðarnefndar til svæðisskrifstofunnar, dagsettu 12. ágúst sl., var þess ítrekað farið á leit, að kannað yrði hvort til væru önnur gögn í málinu, en kæranda hefðu þegar verið afhent. Jafnframt var þess óskað að upplýst yrði hvort dagbækur stofnunarinnar eða aðrar skrár, sem haldnar kynnu að vera, s.s. fundargerðir, geymdu einhverjar upplýsingar viðvíkjandi máli kæranda.

Í bréfi svæðisskrifstofunnar til úrskurðarnefndar, dagsettu 13. ágúst sl., var upplýst að allar dagbækur og önnur þau gögn, sem til staðar væru á skrifstofunni og á sambýlinu [B], hefðu verið yfirfarin. Við þá athugun hefðu engin gögn komið í ljós, er veittu frekari upplýsingar um málið.

Með bréfi nefndarinnar til kæranda, dagsettu 17. ágúst sl., voru kæranda send framangreind svör skrifstofunnar og honum tilkynnt, að úrskurðarnefnd myndi fella kærumál hans niður, nema hann gæti bent á tiltekin skjöl eða önnur gögn, sem hefðu að geyma upplýsingar um hann og hann hefði rökstudda vissu eða grun um að væru í vörslum svæðisskrifstofunnar og sambýlisins [B].

Í bréfi til nefndarinnar, dagsettu 21. ágúst 1999, færði kærandi rök fyrir því að ástæða væri til að ætla að upplýsingar um hann hefðu verið færðar í fundargerðabók á sambýlinu [B] í ágústmánuði 1998. Jafnframt færði hann rök fyrir því að ástæða væri til að ætla að athugasemdir um störf hans hefðu verið færðar í dagbækur sama sambýlis á tímabilinu frá 15. maí til 31. ágúst s.á. Á þessum grundvelli fór kærandi fram á að úrskurðarnefnd héldi meðferð málsins áfram.

Á fundi úrskurðarnefndar hinn 1. september sl. féllst úrskurðarnefnd á að röksemdir kæranda gæfu tilefni til að halda meðferð málsins áfram. Með bréfi til svæðisskrifstofunnar, dagsettu 3. s.m., var fyrir hana lagt að afhenda nefndinni tilvitnuð gögn í síðastgreindu erindi kæranda eigi síðar en 15. september sl. Með bréfi svæðisskrifstofunnar, dagsettu 13. september sl., voru nefndinni látin í té ljósrit úr dagbókum sambýlisins [B] á nefndu tímabili. Af hálfu úrskurðarnefndar var jafnframt aflað upplýsinga um að engar fundargerðir hefðu verið haldnar á nefndu tímabili eða fyrir þetta tímabil.

Með bréfi úrskurðarnefndar, dagsettu 7. október sl., var leitað eftir afstöðu svæðisskrifstofunnar til þess, hvort veita bæri kæranda aðgang að tiltekinni orðsendingu til starfsmanna sambýlisins [B], er varðaði kæranda og færð hafði verið í framangreinda dagbók, á grundvelli 9. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996. Afstaða skrifstofunnar óskaðist kynnt nefndinni eigi síðar en 18. október sl.

Með bréfi til úrskurðarnefndar, dagsettu 18. október sl., var nefndinni tilkynnt sú afstaða svæðisskrifstofunnar að ekki bæri að veita kæranda aðgang að umræddu skjali á grundvelli 9. gr. upplýsingalaga.
Eiríkur Tómassonar vék sæti við úrskurð máls þessa. Sæti hans tók Steinunn Guðbjartsdóttir varamaður.

Atvik máls þessa eru í stuttu máli þau að með bréfum til svæðisskrifstofu um málefni fatlaðra á Reykjanesi, dagsettum 4. febrúar sl., 27. maí sl. og 16. júní sl., var af hálfu kæranda farið fram á að fá aðgang að gögnum, er veittu upplýsingar sem lægju að baki umsögn fyrrverandi forstöðuþroskaþjálfa sambýlisins [B], dagsettri 19. ágúst 1998. Efni umsagnarinnar var rökstuðningur fyrir ákvörðun forstöðuþroskaþjálfans um að bjóða kæranda ekki fastráðningu við sambýlið. Þar sagði m.a. orðrétt: "Þessar ástæður eru: Þú hefur ekki náð tökum á að setja íbúum mörk í samskiptum þínum við þá."

Af hálfu úrskurðarnefndar hefur farið fram ítarleg könnun á því, hvort einhver gögn liggi fyrir, er hafi að geyma umbeðnar upplýsingar, sbr. kæruefnislýsingu hér að framan. Könnun úrskurðarnefndar hefur leitt í ljós að einungis ein færsla í dagbók sambýlisins [B] hefur að geyma upplýsingar, er varðað geta mál kæranda. Þær er að finna í tilkynningu til starfsmanna þar sem fjallað er um samskipti þeirra við íbúa á sambýlinu í tilefni af ákveðnu atviki. Af öðrum atvikum málsins má ráða að starfsmaður sá, sem þar er sérstaklega vísað til, sé kærandi.

Í bréfi svæðisskrifstofunnar til úrskurðarnefndar, dagsettu 18. október sl., kom fram að alvanalegt sé í starfsemi sambýla að skrifað sé í dagbók með slíkum hætti og m.a. ítrekaðar umræður af starfsmannafundum. Þannig legði forstöðuþroskaþjálfi starfsfólki línurnar í faglegu starfi. Í umræddri dagbókarfærslu kæmi fram ábending eða ítrekun til allra starfsmanna sambýlisins en hún hefði ekki verið ætluð ákveðnum starfsmanni.

Aðilar máls þessa hafa fært frekari rök fyrir kærunni annars vegar og hinni kærðu ákvörðun hins vegar. Með vísun til 31. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 verður ekki gerð grein fyrir þessum röksemdum í úrskurði þessum, en úrskurðarnefnd hefur haft þær til hliðsjónar við úrlausn málsins.

Orðsendingu þeirri, er mál þetta snýst um, var beint til kæranda sem og annarra starfsmanna sambýlisins [B]. Hún varðar hegðan nafngreinds íbúa þar og umgengni starfsmanna við hann, þ. á m. að ummæli í hans áheyrn um vinnubrögð annarra starfsmanna teljist óviðeigandi. Orðsendingin sem slík varðar því ekki ein og sér mál, sem fellur undir gildissvið stjórnsýslulaga, sbr. 2. mgr. 1. gr. laga nr. 37/1993. Að því virtu ber með vísan til fyrri málsl. 2. mgr. 2. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 að leysa úr rétti kæranda til aðgangs að orðsendingunni á grundvelli 9. gr. þeirra laga.

Samkvæmt 1. mgr. 9. gr. upplýsingalaga er stjórnvöldum skylt, sé þess óskað, að veita aðila sjálfum aðgang að skjölum og öðrum gögnum, sem varða tiltekið mál, ef þau hafa að geyma upplýsingar um hann sjálfan. Samkvæmt 3. mgr. sömu greinar er þó heimilt að takmarka aðgang aðila að gögnum, ef þau hafa jafnframt að geyma upplýsingar um einkamálefni annarra, enda vegi þeir hagsmunir, sem mæla með því að upplýsingunum sé haldið leyndum, þyngra en hagsmunir þess sem fer fram á aðgang að gögnunum. Í athugasemdum við frumvarp það, er varð að upplýsingalögum, var síðastgreint ákvæði m.a. skýrt svo: "Aðgangur að gögnum verður því aðeins takmarkaður ef talin er hætta á því að einkahagsmunir skaðist ef aðila yrði veittur aðgangur að upplýsingunum. Stjórnvald getur því ekki synjað aðila um aðgang að gögnum á grundvelli hugleiðinga um að aðgangur að tiltekinni tegund upplýsinga sé almennt til þess fallinn að valda einhverju tjóni, heldur verður að leggja mat á aðstæður í hverju máli fyrir sig."

Upplýsingar þær sem fram koma í umræddri orðsendingu kunna að hluta að vera undanþegnar aðgangi almennings með tilliti til einkahagsmuna þeirra, sem þar er getið. Í máli þessu liggur hins vegar fyrir að kærandi var starfsmaður á sambýlinu og var sem slíkum kunnugt um aðstæður þar, auk þess sem orðsendingunni var m.a. beint til hans. Verður því ekki talið að aðgangur kæranda að þessum upplýsingum sé til þess fallinn að valda einkahagsmunum þeirra, sem þar er getið, tjóni. Að því virtu þykir bera að veita kæranda aðgang að umræddri orðsendingu.

Svæðisskrifstofu málefna fatlaðra á Reykjanesi ber að veita kæranda, [A], aðgang að orðsendingu sem birt var starfsmönnum sambýlisins [B] í dagbók þess.

Valtýr Sigurðsson, formaður
Elín Hirst
Steinunn Guðbjartsdóttir