Mál nr. 14/2024. Ákvörðun kærunefndar útboðsmála, aðgangur að gögnum.

Ákvörðun kærunefndar útboðsmála 20. september 2024
í máli nr. 14/2024:
Hópbílar ehf.
gegn
Hafnarfjarðarbæ og
Teiti Jónassyni ehf.

Lykilorð
Aðgangur að gögnum.

Útdráttur
HFJ lagði fyrir kærunefnd útboðsmála fylgigögn með tilboði TJ ehf. sem vörðuðu tiltekin gæðakerfi félagsins auk minnisblaðs um gæðakerfi þess en tiltók að þau væru trúnaðarmál. H ehf. krafðist aðgangs að þeim gögnum. Kærunefnd útboðsmála taldi að gögnin væru almenns eðlis og innihéldu ekki viðkvæmar viðskiptaupplýsingar, en hvorki HFJ né TJ ehf. hefðu fært sérstök rök fyrir því að svo væri. Þá var einnig litið til þess að í ljósi kæruefnis málsins væri rétt að aflétta trúnaði yfir þessum gögnum.

Með kæru móttekinni hjá kærunefnd útboðsmála 30. apríl 2024 kærðu Hópbílar ehf. (hér eftir „kærandi“) þá ákvörðun Hafnarfjarðarbæjar (hér eftir „varnaraðili“) að velja tilboð Teits Jónassonar ehf. í útboði nr. U241801 auðkennt „Útboð á akstri. Sérhæfð akstursþjónusta í Hafnarfirði 2024-2028“.

Kröfugerð kæranda er svohljóðandi: „Kært er útboð nr. U241801 „Sérhæfð akstursþjónusta í Hafnarfirði 2024-2028“ varðandi þær ákvarðanir Bæjarsjóðs Hafnarfjarðar að meta tilboð Teits Jónassonar ehf. gilt og taka tilboði þess félags. Einnig er þess krafist að kærunefnd úrskurði að varnaraðila verði gert að greiða málskostnað.“

Varnaraðili krefst þess í greinargerð sinni 14. maí 2024 að sjálfkrafa stöðvun samningsgerðar verði aflétt þegar í stað. Þá krefst varnaraðili þess aðallega að kærunni verði vísað frá kærunefnd útboðsmála en til vara að kærunefnd hafni öllum kröfum kæranda. Loks krefst varnaraðili þess að kæranda verði gert að greiða málskostnað sem renni í ríkissjóð, sbr. 3. mgr. 111. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup. Teitur Jónasson ehf. krefst þess í greinargerð sinni 13. maí 2024 að kröfu kæranda verði hafnað og að stöðvun samningsgerðar verði aflétt á meðan málið er til meðferðar hjá kærunefnd útboðsmála.

Með ákvörðun kærunefndar útboðsmála 12. júní 2024 var fallist á kröfu varnaraðila um að sjálfkrafa stöðvun samningsgerðar yrði aflétt.

Kærandi lagði fram frekari athugasemdir 12. júlí 2024, og þá lögðu varnaraðili og Teitur Jónasson ehf. einnig fram frekari athugasemdir 27. ágúst 2024.

Samkvæmt grein 0.7.5 í útboðsgögnum var m.a. gerð krafa um að bjóðendur hefðu virk gæðastjórnunarkerfi, virkt umhverfisstjórnunarkerfi og virkt öryggisstjórnunarkerfi samkvæmt viðeigandi ISO stöðlum eða sambærilegum stöðlum. Ekki var gerð krafa um að þessi gæðakerfi væru vottuð en samkvæmt valforsendum í grein 0.9.10 gátu bjóðendur hins vegar fengið mest 6 stig fyrir vottuð gæðakerfi, þ.e. 4 stig fyrir eina vottun og eitt stig fyrir hvora vottun til viðbótar. Skyldu bjóðendur láta greinargerðir um þessi kerfi fylgja með tilboðum sínum. Í kæru málsins er því haldið fram að Teitur Jónasson ehf. hafi ekki uppfyllt þetta skilyrði og fyrirtækið hefði ekki yfir að ráða virku gæðastjórnunarkerfi, virku umhverfisstjórnunarkerfi né virku öryggisstjórnunarkerfi. Því höfnuðu bæði varnaraðili og Teitur Jónasson ehf. í athugasemdum sínum og kváðu báðir aðilar að Teitur Jónasson ehf. hefði sannanlega lagt fram gögn með tilboði sínu til stuðnings því að gæðakerfin væru virk og byggð á viðeigandi ISO stöðlum. Þá vísaði varnaraðili til minnisblaðs Strendings verkfræðistofu ehf., dags. 17. apríl 2024, sem hefði farið yfir og metið fylgigögn tilboða með tilliti til krafna um gæðastjórnunar-, umhverfisstjórnunar- og öryggisstjórnunarkerfa í grein 0.7.5. Þar hefði komið fram að fylgigögnin með tilboði Teits Jónassonar ehf. hefðu uppfyllt umrædda kröfu. Með greinargerð varnaraðila í málinu 14. maí 2024 til kærunefndar útboðsmála fylgdu umrædd skjöl um gæðastjórnunar-, umhverfisstjórnunar- og öryggisstjórnunarmál Teits Jónassonar ehf., auk minnisblað Strendings verkfræðistofu ehf. en öll þessi skjöl voru merkt sem trúnaðarmál.

Í athugasemdum kæranda í málinu, dags. 12. júlí 2024, var tekið fram að ríkir hagsmunir stæðu til þess að honum verði veittur aðgangur að þessum gögnum þó að fallast mætti á að strikað verði yfir viðkvæmar upplýsingar sem eðlilegt sé að trúnaður ríki um. Enda varði málið hvort Teitur Jónasson ehf. hafi uppfyllt skilyrði greinar 0.7.5 í útboðsgögnum, og geri það kæranda erfiðara um vik að svara athugasemdum annarra aðila þar sem hann geti með engu móti metið fullyrðingar þeirra aðila um að skilyrði greinarinnar séu uppfyllt. Kærunefnd útboðsmála óskaði eftir frekari skýringu frá kæranda 21. ágúst 2024 og hvort hann krefðist þess að fá aðgang að þessum gögnum. Í svari kæranda 23. ágúst 2024 kom fram að hann krefðist þess að fá aðgang að þessum gögnum.

Kærunefnd útboðsmála óskaði í kjölfarið eftir afstöðu varnaraðila og Teits Jónassonar ehf. vegna kröfu kæranda um aðgang að umræddum gögnum. Athugasemdir þeirra bárust 27. ágúst 2024 og leggjast báðir aðilar gegn því að trúnaði verði aflétt. Teitur Jónasson ehf. bendir á að gögnin varði viðskiptahagsmuni fyrirtækisins. Varnaraðili vísar til þess að um sé að ræða viðkvæm viðskipta- og trúnaðargögn úr rekstri Teits Jónassonar ehf. sem geti varðað samkeppnislega hagsmuni fyrirtækisins. Sanngjarnt og eðlilegt sé því að leynt verði farið með þessar upplýsingar, sbr. einnig ákvæði 9. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.

Niðurstaða

Þau gögn sem kærandi gerir kröfu um að fá aðgang að voru afhent kærunefnd útboðsmála með greinargerð varnaraðila 14. maí 2024 og var þess óskað að um þau ríkti trúnaður, eins og heimilt er samkvæmt 2. mgr. 9. gr. starfsreglna kærunefndar útboðsmála. Teljast gögn þessi til málsgagna í því stjórnsýslumáli sem rekið er fyrir kærunefnd á milli málsaðila, en um meðferð kærumála fyrir nefndinni gilda stjórnsýslulög nr. 37/1993, sbr. 7. mgr. 108. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup.

Samkvæmt 15. gr. stjórnsýslulaga á aðili máls rétt á aðgangi að skjölum og öðrum gögnum er mál varða. Hefur óheftur aðgangur að gögnum máls verið talinn nauðsynlegur til að tryggja að réttur aðila til að koma að skýringum og leiðrétta fyrirliggjandi gögn nýtist að fullu. Gerðar eru undantekningar frá þessari grunnreglu í 16. og 17. gr. laganna, en að mati nefndarinnar er ljóst að einungis 17. gr. laganna getur komið til álita um þau gögn sem kærandi krefst aðgangs að. Samkvæmt þeirri grein er stjórnvaldi heimilt að takmarka aðgang aðila að gögnum ef hagsmunir hans af því að notfæra sér vitneskju úr þeim þykja eiga að víkja fyrir mun ríkari almanna- eða einkahagsmunum. Við mat á þessum skilyrðum ákvæðisins verður meðal annars að horfa til þess að ákvæði 17. gr. laganna er undantekning frá þeirri meginreglu að málsaðili eigi rétt á því að kynna sér málsgögn auk þess sem líta ber til þeirra hagsmuna sem reglum um opinber innkaup er ætlað að þjóna, þ. á m. hvort afhending upplýsinga getur raskað jafnræði fyrirtækja við opinber innkaup.

Þau gögn sem kærandi krefst aðgangs að eru í fyrsta lagi greinargerð Teits Jónassonar ehf. um gæðastjórnunarkerfi fyrirtækisins, í öðru lagi greinargerð sama fyrirtækis um umhverfismál þess og í þriðja lagi öryggishandbók þess, auk minnisblaðs Strendings verkfræðiþjónustu ehf. sem tekið var saman vegna mats á því hvort greinargerðir Teits Jónassonar ehf. uppfylltu kröfur greinar 0.7.5 í útboðsgögnum um virk gæðakerfi.

Líkt og að framan greinir var gerð krafa um það í grein 0.7.5 í útboðsgögnum að bjóðendur legðu fram greinargerðir sem innihéldu lýsingu á gæðastjórnunarkerfi, umhverfisstjórnunarkerfi og öryggisstjórnunarkerfi sem bjóðandi ynni samkvæmt. Samkvæmt valforsendum í grein 0.9.10 gátu bjóðendur fengið mest 6 stig fyrir ISO vottuð gæðakerfi, þ.e. 4 stig fyrir eina vottun og eitt stig til viðbótar fyrir hverja vottun til viðbótar. Teitur Jónasson ehf. fékk 0 stig fyrir þennan hluta í valforsendum, en fyrir liggur að þessi gæðakerfi fyrirtækisins eru ekki ISO vottuð. Fyrirtækið heldur því hins vegar fram, og hið sama gerir varnaraðili, að þrátt fyrir að þau séu ekki ISO vottuð þá séu þau virk, líkt og gerð er krafa um grein 0.7.5 í útboðsgögnum.

Kærunefnd útboðsmála hefur kynnt sér þau fylgigögn sem fylgdu með tilboði Teits Jónassonar ehf. og varnaraðili lagði fram með greinargerð sinni 14. maí 2024. Í þeim kemur meðal annars fram, að því er varðar gæðastjórnunarkerfi og umhverfisstjórnunarkerfi Teits Jónassonar ehf., að stefnt sé að þau verði ISO vottuð á árinu 2024. Í ljósi kröfu útboðsgagna um að bjóðendur myndu skila inn greinargerðum um þessi gæðakerfi sín þykir kærunefnd útboðsmála ekki óvarlegt að leggja til grundvallar að allir bjóðendur í hinu kærða útboði hafi lagt fram slíkar greinargerðir, og að í þeim komi fram að allir bjóðendur vinni samkvæmt gæðakerfum sem eru ýmist byggð á viðeigandi ISO stöðlum eða sambærilegum stöðlum. Í umræddum fylgigögnum kemur ekkert fram um tilboð Teits Jónassonar ehf., hvorki um einingaverð eða aðrar fjárhæðir sem fyrirtækið bauð í hinu kærða útboði. Þá verður að telja að þau skjöl sem hér um teflir séu almenns eðlis og feli þannig ekki í sér viðkvæmar viðskiptaupplýsingar sem rétt þykir að skuli leynt fara. Í þessum efnum þykir einnig mega líta til þess að hvorki Teitur Jónasson ehf. né varnaraðili leiddu sérstakar líkur að því að þessi gögn eða einstakir hlutar þeirra innihéldu slíkar upplýsingar í sér. Jafnframt er það mat kærunefndar útboðsmála að eðlilegt sé með hliðsjón af kæruefninu að veita kæranda tækifæri til að tjá sig um gögnin. Minnisblað Strendings verkfræðiþjónustu ehf. inniheldur síðan aðeins samantekt á greinargerðum Teits Jónassonar ehf. um framangreind gæðakerfi og felur því jafnframt ekki í sér upplýsingar sem rétt þykir að trúnaður ríki um. Í ljósi framangreindrar meginreglu 15. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 telur kærunefnd útboðsmála því rétt að aflétta trúnaði yfir þeim skjölum sem kærandi krefst aðgangs að.

Samkvæmt framansögðu verður fallist á að aflétta trúnaði yfir þeim fylgigögnum sem fylgdu með greinargerð varnaraðila til kærunefndar útboðsmála 14. maí 2024 eins og fram kemur í ákvörðunarorði.

Ákvörðunarorð

Kæranda, Hópbílum ehf., er veittur aðgangur að eftirfarandi fylgigögnum með greinargerð varnaraðila, Hafnarfjarðarbæ, frá 14. maí 2024:

1. Gæðastjórnun Teits Jónassonar ehf.
2. Minnisblað Strendings verkfræðistofu
3. Umhverfismál Teits Jónassonar ehf.
4. Öryggishandbók Teits Jónassonar ehf.

Reykjavík, 20. september 2024

Reimar Pétursson

Kristín Haraldsdóttir

Auður Finnbogadóttir