Reglur um skil á nefndargögnum við lok nefndarstarfs

Mikilvægt er að nefndarstarfi ljúki með formlegum hætti, m.a. vegna skyldu stjórnvalda skv. Upplýsingalögum nr. 140/2012 til þess að veita upplýsingar um opinbera starfsemi. Formlega skipuð nefnd eða starfshópur þarf að gera grein fyrir niðurstöðum nefndarstarfs með formlegum hætti. Þá skiptir og máli fyrir lok nefndarstarfs og uppgjör að gögn séu tiltæk. Formaður nefndar ber ábyrgð á að nefndargögnum sé skilað.

Skil á nefndargögnum verkefnisnefnda, starfshópa og fastanefnda sem ekki hafa sérstakt skrifstofuhald

Nefndargögnum skal skila til skjalasafns ráðuneytisins. Ganga skal frá gögnum á eftirfarandi hátt:

• Fundarboð, dagskrá - raðað í tímaröð.
• Fundargerðir - raðað í tímaröð / gerðabók.
• Bréfaskipti. Bréf til nefndarinnar/starfshópsins og afrit útsendra bréfa.
• Bréfum er hægt að raða eftir tímaröð eða í efnisröð.
• Vinnugögn sem varpa ljósi á nefndarstörf, t.d. athugasemdir, tillögur, teikningar og handrit að álitsgerð - raðað eftir efni.
• Álitsgerð eða skýrsla - eitt eintak.
• Sérálit - eitt eintak.

Skil á nefndagögnum fastanefnda með sérstakt skrifstofuhald

Nefndargögnum skal skila til Þjóðskjalasafns Íslands samkvæmt lögum safnsins. Eftirfarandi gögnum ber að skila:

• Fundarboð, dagskrá - raðað í tímaröð.
• Fundargerðir - raðað í tímaröð / gerðabók.
• Bréfaskipti. Bréf til nefndarinnar og afrit bréfa frá nefndinni. Bréfum er hægt að raða eftir tímaröð, bréfalykli eða í efnisröð.
• Bókhaldsgögn - raðað í tímaröð.
• Vinnugögn sem varpa ljósi á nefndarstörf, t.d. athugasemdir, tillögur, teikningar og handrit að álitsgerð - raðað eftir efni.
• Álitsgerð - eitt eintak.
• Undirnefndir. Skjölum undirnefnda skal raða eins og að framan greinir.