Á síðasta eina og hálfa áratug hefur átt sér stað ör réttarþróun í stjórnsýslunni.

Embætti Umboðsmanns Alþingis var sett á fót 1. janúar 1988 til að hafa eftirlit með stjórnsýslunni og stjórnsýslulögin voru sett 1994 til að lögleiða ríkjandi hugmyndir um góða stjórnsýsluhætti. Stjórnsýslunni er mikilvægt að fá skýrar leiðbeiningar, enda gilda um hana sérreglur einkum þegar hún hefur vald til að kveða á um rétt og skyldu manna. Þá er litið svo á að stjórnvöld séu að taka stjórnvaldsákvarðanir um atriði sem öll atvinnufyrirtæki þurfa að taka í sínum rekstri, s.s. við ráðningar í störf. Samgönguráðuneytið hefur lagt áherslu á að vanda til stjórnsýsluframkvæmdar sinnar, sem endurspeglast meðal annars í skýrum reglum sem settar hafa verið fram í handbók til starfsmanna.

Nýlega komu út tvö álit Umboðsmanns Alþingis í málum er varða stjórnsýsluhætti í samgönguráðuneytinu við ráðningar í störf.

Í öðru þeirra var ráðuneytið brýnt á því að lagaskylda stendur til að benda sérhverjum umsækjanda á réttinn til að óska rökstuðnings fyrir ákvörðun en ráðuneytið hefur þegar tekið upp þau vinnubrögð. Þá var í sama áliti kveðið á um að stjórnvöldum beri að skrá upplýsingar um málsatvik sem því eru veitt munnlega ef þær hafa verulega þýðingu fyrir úrlausn máls. Hér mun átt við upplýsingar sem stjórnvald aflar um umsækjanda með viðtölum við meðmælendur og mat þeirra sem að ráðningu standa á hæfi umsækjanda. Ráðuneytið telur að mjög vandasamt sé að fylgja þessum fyrirmælum með hliðsjón af þeim trúnaði sem nauðsynlegt er að ríki við öflun slíkra upplýsinga og mat á þeim.

Í síðara álitinu komst Umboðsmaður að þeirri niðurstöðu að skilyrði til undanþágu samkvæmt 2. gr. reglna nr. 464/1996 um auglýsingar á lausum störfum ríkisstofnana hafi ekki legið fyrir þegar gerður var bráðabirgðasamningur um deildarsérfræðingsstöðu hjá ráðuneytinu í maí 2003 og beinir þeim tilmælum til ráðuneytisins að framvegis verði tekið mið af sjónarmiðum sem rakin eru í álitinu. Samgönguráðuneytið fellst á það.

Málavextir í þessu máli voru þeir að vegna vinnu við framkvæmd EES samningsins eru öll ráðuneytin með fulltrúa staðsetta í sendiráði Íslands í Brussel. Fulltrúarnir fara tímabundið til þessara starfa og þeir þurfa að hafa reynslu úr ráðuneyti og yfirsýn yfir verkefni þeirra. Fulltrúi samgönguráðuneytisins á árinu 2002 og fram á mitt ár 2003 var sérfræðingur þess í fjarskiptamálum, en annar hafði verið ráðinn tímabundið í ráðuneytið til að leysa hann af. Ráðningatími afleysingastarfsmannsins var að renna út og hann að hverfa til annarra starfa og ráðuneytið hafði óskað eftir því munnlega við fulltrúann í Brussel að hann kæmi aftur til starfa í ráðuneytinu frá 1. júlí 2003. Formleg tilmæli þessa efnis voru gerð með bréfi dags. 30. apríl 2003. Á sama tíma stóð ráðuneytið frammi fyrir því að endurmanna í stöðuna í Brussel. Ráðningatími aðstoðarmanns ráðherra til fjögurra ára var í þann veginn að renna út, en ráðuneytinu þótti sem fengur yrði að því að njóta starfskrafta hans og að yfirgripsmikil þekking hans á málefnum ráðuneytisins nýttist sérlega vel í því starfi. Því var gerður ráðningasamningur við hann til bráðabirgða í lok maímánaðar 2003 miðað við að hann hæfi störf 1. ágúst sama ár. Þá þegar lá ljóst fyrir að starfið yrði auglýst laust til umsóknar nokkru síðar. Fjarskiptasérfræðingurinn sagði starfi sínu lausu 5. ágúst sama ár. Þá voru lausar tvær stöður í ráðuneytinu, þ.e. á ráðherraskrifstofu og á skrifstofu fjarskipta og öryggismála. Sú fyrrnefnda var auglýst laus til umsóknar 14. ágúst 2003 en sú síðarnefnda þann 13. sama mánaðar. Í báðar stöðurnar var ráðið á grundvelli umsókna samkvæmt nefndum auglýsingum.

Það var ráðning í deildarsérfræðingsstöðuna á skrifstofu ráðherra, sem var tilefni til kvörtunar þeirrar sem álit Umboðsmanns snýst um. Umboðsmaður telur í áliti sínu að þær forsendur sem koma fram í rökstuðningi ráðuneytisins fyrir vali í stöðuna verða að teljast málefnalegar, enda sé það almennt hlutverk viðkomandi stjórnvalds að ákveða á hvaða málefnalegu sjónarmiðum slík ákvörðun eigi að byggjast. Með öðrum orðum eru ekki bornar brigður á hæfi þess starfsmanns sem ráðinn var til að gegna stöðunni.

Álitið hefur einnig að geyma túlkun Umboðsmanns á réttarstöðu aðstoðarmanna ráðherra sem verður að teljast hafa almennt fordæmisgildi fyrir stjórnsýsluna. Í settum lögum er aðeins eitt ákvæði um þessi störf en Umboðsmaður bendir á að aðstoðarmenn njóti sérstöðu meðal starfa hjá ríkinu að því leyti að ráðherra sé heimilt að byggja ráðningu þeirra alfarið á pólitískum eða persónulegum forsendum og því er litið svo á að ekki þurfi að auglýsa störf þeirra áður en til ráðningar kemur. Þá kemur fram sú skýringarregla að hafi aðstoðarmaður ekki verið ríkisstarfsmaður áður en hann tók við því starfi sé ekki unnt að gera breytingar á verksviði hans þannig að hann taki við starfi í ráðuneyti án þess að fylgja reglum um auglýsingar. Þetta var raunar skilningur ráðuneytisins og ástæða þess að staðan var auglýst laus til umsóknar 14. ágúst.

Ragnhildur Hjaltadóttir, ráðuneytisstjóri

Unnur Gunnarsdóttir, skrifstofustjóri ráðherraskrifstofu