Sjálfsagt hefur mörgum svelgst á morgunkaffinu þegar þeir lásu fyrirsögn fréttar á vef Ríkisútvarpsins fyrr í mánuðinum: „Kaupa nýjan sendiherrabústað fyrir 616 milljónir“. Af fyrirsögninni mátti ráða að verið væri að verja skattfé í híbýli undir sendiherra fyrir hálfan milljarð á tímum samdráttar í þjóðfélaginu. Lesa þarf sjálfa fréttina til að sjá að verið er að selja eldri og stærri fasteign sem þarfnast viðhalds og kaupa aðra ódýrari, nýrri og hentugri – segja má að við séum að selja gamlan jeppa fyrir sparneytinn rafbíl á lægra verði. Þótt fyrirsögnin sé þannig að sönnu villandi gefur hún okkur um leið tilefni til að árétta þá ráðdeild sem ríkir í utanríkisþjónustunni.

Útgjöldin hafa dregist saman

Utanríkisþjónustan eins og annar opinber rekstur hefur haft að leiðarljósi aukna hagkvæmni án þess að það komi niður á möguleikum til þess að sinna lögbundnum verkefnum. Á þessu tímabili hefur utanríkisþjónustan verið í fararbroddi ráðuneyta þegar kemur að aðhaldi og ráðdeild í rekstri. Ef útgjöld síðastliðins árs eru borin saman við útgjöld ráðuneytisins eins þau voru árið 2007 er utanríkisráðuneytið annað tveggja ráðuneyta þar sem útgjöld hafa dregist saman að raungildi frá því sem var fyrir síðasta efnahagshrun.

Á sama tíma hefur utanríkisþjónustan tekist á hendur aukin verkefni, að verulegu leyti með því að forgangsraða og með aðhaldi á öðrum sviðum. Þannig hefur mun meiri áhersla verið lögð t.a.m. á varnarmál og þróunarsamvinnu.

Þá hefur fjöldi og staðsetning sendiskrifstofa verið endurmetinn. Frá hruni hefur sjö sendiskrifstofum verið lokað en þrjá nýjar opnaðar. Sendiherrum hefur fækkað úr 42 þegar mest var og voru 36 frá í árslok 2019. Enginn hefur verið skipaður sendiherra í minni tíð sem utanríkisráðherra. Nýsamþykkt lög um utanríkisþjónustuna þýða að mörg ár eiga eftir að líða þar til nýir verða æviráðnir eins og áður tíðkaðist, hins vegar hefur sveigjanleikinn verið aukinn með heimild til að setja fólk tímabundið í embætti sendiherra meðan það gegnir starfi forstöðumanns sendiskrifstofu. Loks hefur fólki sem sent er héðan til starfa í sendiskrifstofum erlendis hefur fækkað um fimmtung á árunum 2008-2018 og starfsfólki á aðalskrifstofu ráðuneytisins fækkað um 30 frá því sem mest var við lok aðildarviðræðna við ESB.

Húsnæði í samræmi við þarfir

Sendiherrabústaðurinn í Washington er ekki eina dæmið um aðgerðir í húsnæðismálum sem ráðist hefur verið í til þess að auka hagkvæmni í rekstri. Þessi mál eru í sífelldri skoðun og útgangspunkturinn er að húsnæði sé í samræmi við þarfir á hverjum tíma. Húsnæði hefur víðar verið selt fyrir annað ódýrara eða samið um hagstæðari leigu. Ávallt er leitast við að samnýta húsnæði með öðrum Norðurlandaþjóðum ef þess er kostur. Þá eru húsnæðimál aðalskrifstofu ráðuneytisins til skoðunar og er stefnt að því að koma því þannig fyrir að ráðuneytið og Íslandsstofa geti deilt húsnæði og þannig stutt við áform um aukna samvinnu og hagkvæmni.

Og enn um Íslandsstofu. Lögin sem sett voru 2019 með það að markmiði að auka samstarf hennar og ráðuneytisin um markaðs- og kynningarmál erlendis í þágu íslensks atvinnulífs hafa í för með sér samlegð sem bæði eflir þjónustu og eykur skilvirkni. Þá er sameining Þróunarsamvinnustofnunar og aðalskrifstofu utanríkisráðuneytisins frá 2016 að fullu komin til framkvæmda en markmiðið var að ná fram betri nýtingu á mannauði, þekkingu og fjármunum.

Ráðdeildin ríkir

Of langt mál yrði að gera grein fyrir öllu sem gert hefur verið til þess að auka skilvirkni og hagkvæmni utanríkisþjónustunnar á undanförnum árum en 150 aðgerðir sem kynnar voru í skýrslunni „Utanríkisþjónusta til framtíðar“  og miðuðu að því að ná fram hagræðingu og bættum rekstri ráðuneytisins hafa nú allar verið innleiddar.

Mikilvægt er að áfram verði hugað að því að skipulag og framkvæmd utanríkisþjónustunnar endurspegli ráðdeild í rekstri, sé í samræmi við áherslur og hagsmuni Íslands á hverjum tíma og búi yfir sveigjanleika til þess að bregðast við óvæntum atburðum. Þannig þjónum við hagsmunum bæði atvinnulífs og borgaranna sem allra best.

Greinin birtist í Morgunblaðinu 31. mars 2021