Grunngerð rafrænna viðskipta

Burðarlag og öryggi

Öryggi í rafrænum viðskiptum byggir á því að hægt sé að koma rafrænum skjölum á milli útgefanda og viðtakanda án þess að innihald þeirra spillist eða komist í hendur viðkomandi meðan á flutningi stendur.

Í nútíma viðskiptum verður að gera ráð fyrir því að útgefandi og viðtakandi hafi ekki stjórn á því hvernig og hvaða leið skjölin fara í fjarskiptanetum. Því ganga flestar aðferðir út frá því að tryggja öryggi milli útgefanda og viðtakanda óháð flutningsaðferð og undirliggjandi flutningsleið.

Öryggi skeytasendinga frá útgefanda og viðtakanda er tryggt í burðarlaginu þar sem útgefandi og viðtakandi hafa sjaldnast fulla stjórn á flutningslaginu. Hér verður gengið út frá því að burðarlag í rafrænum viðskiptum sé sá hugbúnaður sem viðskiptakerfi nota til að senda og taka við rafrænum skjölum á öruggan hátt. Aðferðir til að tryggja öryggi í burðarlaginu byggja á tæknilegri útfærslu á því hvernig tekið er við skeytum, þau send og varðveitt ásamt samkomulagi milli aðila um hvernig útfærslunni skuli háttað.

Ritnefnd: Arnaldur F. Axfjörð (Admon) Formaður, Eygló Pétursdóttir (Síminn), Karólína Guðmundsdóttir (Span), Laufey Erla Jóhannesdóttir (Síminn), Ólafur Páll Einarsson (Síminn), Styrmir Kristjánsson (Skýrr) og Tryggvi M. Þórðarson (Hugbúnaður)

Tengill: Burðarlag og öryggi (PDF)

Vistun

Rafrænn reikningur, eins og hefðbundinn reikningur, á uppruna sinn að rekja til samkomulags viðskiptaaðila um viðskiptalegar forsendur. Samkomulagið getur verið formlegt eða óformlegt, skriflegt eða munnlegt. Á grunni þessa samkomulags er reikningur síðan gefinn út af seljanda sem krafa á hendur kaupanda um endurgreiðslu vegna veittrar þjónustu og/eða afhentrar vöru.

Þörfin fyrir vistun reiknings og/eða gagna honum tengdum er til staðar allt frá undirbúningi að myndun reikningsins til eyðingar hans. Í 8. grein laga um bókhald 1994 nr. 145 29. desember segir að: Sérhver færsla í bókhaldi skal byggð á áreiðanlegum og fullnægjandi gögnum sem rekja má til viðskiptanna. Ytri sem innri gögn skulu fela í sér upplýsingar sem nægja til réttmætrar skráningar í bókhaldið.

Skylda viðskiptaaðila til vistunar gagna sem tengjast reikningi nær því lengra en vistun reikningsins sjálfs og ber að hafa í huga við vistun hans.

Ritnefnd: Albert Ólafsson (Ríkisendurskoðun), Kjartan Pálsson (Landsbankinn), Ólafur Harðarson (Síminn), Rúnar Már Sverrisson (Logar/FUT) Formaður og Tryggvi Þórðarson (Hugbúnaður)

Tengill: Vistun rafræns reiknings (PDF)

Samtengingar við kerfi

Mótteknir NES reikningar bókast beint í viðskiptakerfi samkvæmt tilvísunarstýringum sem skráðar eru í viðkomandi kerfi. Sendir reikningar eru á löggildu stöðluðu NES formi. Rafræni NES reikningurinn hefur öll þau gildi (e. attributes) sem pappírsreikningurinn hefur. Rafræni reikningurinn er því ekki skjal sem hefur líf sitt sem pappír eins og skannaðir reikningar. Sjálfvirkar bókunarvélar geta unnið úr upplýsingum úr XML reikningum fyrir bókanir á mjög skilvirkan máta. Helstu kostir bókunarvéla eru snarleg minnkun á innsláttarvillum, hraðvirkari úrvinnsla og betri samhæfing á bókunarstrengjum til kostnaðargreiningar.

Ritnefnd: Jón Heiðar Þorsteinsson (Kaupþing), Karólína B. Guðmundsdóttir (Span) Formaður, Ólína Laxdal (Skýrr) og Þorkell Pétursson (Fjársýsla ríkisins)

Tengill: Samtenging NES reiknings við viðskiptakerfi (PDF)

Lagaleg álitamál

Í lögum nr. 145/1994 um bókhald er greinargóð almenn lýsing á því sem bókhald verður að uppfylla ásamt skilgreiningum á hugtökum og ábyrgðarhluta. Þar kemur og fram að ráðherra sé heimilt að setja nánari ákvæði um framkvæmd laganna, svo sem um bókhaldsskyldu, undanþágu frá færslu tvíhliða bókhalds, skipulagi bókhalds, bókhaldsgögn og notkun tölva við færslu bókhalds og geymslu gagna.

Reglugerð nr. 598/1999 er sett samkvæmt þeim lögum og fjallar um rafrænt bókhald, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur sem gera skal til rafrænna bókhaldskerfa.

Ritnefnd: Albert Ólafsson (Ríkisendurskoðun), Bragi Freyr Kristbjörnsson (Ríkisskattstjóri) Formaður, Hörður Helgi Helgason (LM Lögmenn) og Tryggvi Þórðarson (Hugbúnaður)

Tengill: Lagalegt umhverfi (PDF)

EDIFACT staðlar

Um 20 ára skeið hafa verið í notkun hér á landi svokallaðir EDIFACT staðlar. Þetta eru raunstaðlar, sem ICEPRO hefur tekið saman og aðlagað að íslenskum aðstæðum. Staðlar þessir eru til þess að gera fyrirtækjum kleift að skipta við hvert annað rafænt.

Reikningar, pantanir, vörulistar, tollskýrslur, greiðslur og fleiri rafræn skjöl berast á milli fyrirtækja með svokölluðum EDI skeytum, sem fylgja EDIFACT stöðlunum. EDI stendur fyrir "Electronic Data Interchange" og hefur verið þýtt sem "skjalaskipti milli tölva" eða SMT.

Notkun skeytanna er gríðarleg og ljóst að hérlendis skipta EDIFACT skeyti milljónum árlega. Vitað er að stærstu birgjar og verslanir senda og taka við tugþúsundum skeyta í hverjum mánuði. Fjöldi EDI skeyta á ári er um tvær milljónir vegna tollafgreiðslu. EDI/SMT leyfishafar tollsins eru nálægt 500.

Lýsingu EDI skeyta og tæknilegar útfærslur má sjá í "Bláu bókinni" svokölluðu, en hana má finna hér SMASALA22.pdf

Á liðnum árum hefur ICEPRO aðlagað fjölda EDIFACT skeyta að íslenskum aðstæðum. Þau eru: