Prótokolmál

Prótokolskrifstofa utanríkisráðuneytisins annast réttindi og skyldur erlendra sendiskrifstofa á Íslandi. Þær eru núna sautján talsins eftir að stjórnvöld í Grænlandi opnuðu sendiskrifstofu í Reykjavík í október 2018. Stig sendiskrifstofu Póllands var hækkað í lok árs 2017 þegar pólsk stjórnvöld skipuðu sendiherra með aðsetur í Reykjavík en um nokkra ára skeið hafði sendifulltrúi stjórnað sendiráðinu.

Mikil vinna felst í að annast regluleg samskipti við erlendu sendiskrifstofurnar og þau rúmlega 115 erlendu sendiráð gagnvart Íslandi sem staðsett eru í erlendum höfuðborgum, einkanlega í höfuðborgum Norðurlandanna. Þessi samskipti varða öll þau ríki sem Ísland er í stjórnmálasambandi við, þó einkum hin formlegu samskipti erlendra sendiráða við utanríkisráðuneytið og ýmis framkvæmdaatriði sem lúta að friðhelgisréttindum og úrlendisrétti erlendra sendiráða samkvæmt Vínarsamningnum um stjórnmálasamband frá 1961. Allir sendiráðsstarfsmenn í sendiráðum gagnvart Íslandi eru skráðir í ritið Diplomatic and Consular List sem prótokolskrifstofa gefur reglulega út. Í því eru hagnýtar upplýsingar um erlend sendiráð gagnvart Íslandi. Sinna þarf ýmis konar fyrirgreiðslu vegna búsetu erlendra sendiráðsmanna á Íslandi, þ.m.t. að útvega dvalarleyfi á Íslandi, atvinnuleyfi maka diplómata og gefa út diplómataskírteini. Ýmis konar starf hlýst af réttindum sendiráðsstarfsmanna, eins og skattaundanþágum á vörum samkvæmt reglum.

Prótokolskrifstofan annast framkvæmdaatriði í samvinnu við forsetaskrifstofu vegna afhendinga trúnaðarbréfa erlendra sendiherra, sem afhenda forseta Íslands trúnaðarbréf. Skrifstofan skipuleggur einnig dagskrá fyrir nýja sendiherra þegar þeir koma til að afhenda trúnaðarbréf og í kveðjuheimsóknir.

Skrifstofan er einnig til ráðgjafar um val ræðismanna erlendra ríkja á Íslandi og annast viðurkenningu íslenskra stjórnvalda á skipun kjörræðismanna á Íslandi. Skrifstofan annast regluleg samskipti við kjörræðismenn 56 ríkja á Íslandi og félag þeirra. Kjörræðismenn erlendra ríkja eru skráðir í handbókina Diplomatic and Consular List sem og nánari upplýsingar um þá. Grundvöllur starfs kjörræðismanna er Vínarsamningurinn um ræðissamband frá 1963.