Ferðakostnaður vegna ferðalaga á vegum ríkisins

Heilir dagar á ferðalagi erlendis teljast til greiddra daga. Ferðadagur telst hluti af ferð og er greiddur. Bæði brottfarardagur og komudagur teljast ferðadagar.

• Dæmi: Ef flogið er til útlanda á mánudegi og heim á miðvikudegi þá  greiðast dagpeningar vegna þriggja daga og tveggja gistinátta.

Til greiddra daga teljast ferðadagar og eru þeir að hámarki tveir í hverri ferð, þ.e. brottfarardagur og komudagur. Til dæmis má nefna að þegar ferðast er frá Norður Ameríku með flugi sem hefst að kvöldi og lýkur að morgni þá telst brottfarardagur sem ferðadagur. Þannig er ekki greitt fyrir aukadag þrátt fyrir að lent sé að morgni næsta dags.

Þegar ekki þarf að greiða kostnað við gistingu, t.d. vegna þess að starfsmaður er um borð í flugvél, þá skulu ekki greiddir dagpeningar vegna gistingar.

Meginregla við greiðslu dagpeninga að þeim er ætlað að standa undir útlögðum kostnaði.

• Dæmi: Þegar ferðast er til Bandaríkjanna á mánudegi og aftur heim á miðvikudegi þá greiðast dagpeningar vegna þriggja daga og tveggja gistinátta.

Meginregla við útreikning dagpeninga er að þeim er ætlað að standa undir kostnaði starfsmanns sem hlýst af fjarveru frá heimili vegna vinnu. Því er reiknaður fjöldi gistinátta sem þarf að greiða fyrir og fjöldi daga sem þarf að greiða fyrir uppihald.

Fjöldi SDR eininga fer einnig eftir því hversu kostnaðarsamt svæðið er sem dvalið er á.

Að lokum fer fjárhæðin í krónum eftir SDR gengi útgreiðsludags dagpeninga. SDR gengi er skráð og birt hjá Seðlabanka Íslands.

• Sett hefur verið upp reiknivél á síðu ferðakostnaðarnefndar.

Kostnaður við gistingu og uppihald er breytilegur á milli borga og er reynt að koma til móts við það með flokkun svæða í flokka 1-4. Þessi flokkun getur tekið  breytingum og er flokkun svæða til endurskoðunar hjá ferðakostnaðarnefnd.

Gengisskráninguna má nálgast t.d. á vefsíðu Seðlabanka Íslands 

SDR er skammstöfun á reiknieiningu sem Alþjóðagjaldeyrissjóðurinn notar og er reiknað út frá gengiskörfu gjaldmiðla sem helst eru notaðir í milliríkjaviðskiptum.

Ferðakostnaður innanlands er reiknaður út frá verðkönnun. Kannað er verð á algengum gististöðum, jafnmörgum á höfuðborgarsvæðinu og utan þess og fundið meðaltal.

Almennt er ferðakostnaði innanlands breytt tvisvar sinnum á ári, að vori og að hausti, til þess að endurspegla árstíðarsveiflu í kostnaði gistingar.

Fæðiskostnaður er uppreiknaður miðað við breytingar á viðeigandi vísitölu sem útgefin er af Hagstofu Íslands.

Þó er meginreglan við ferðakostnað innanlands sú að greitt sé eftir útlögðum kostnaði í samráði við vinnuveitanda.

Meginreglan er að dagpeningar standi undir útlögðum kostnaði. Því er heimilt að færa frádrátt á móti dagpeningum séu skilyrði uppfyllt. Að hámarki má færa frádrátt sem nemur dagpeningum samkvæmt ákvörðum ferðakostnaðarnefndar ríkisins.

• Sjá nánar um skattalega meðferð á vefsíðu Skattsins

Almennt er dagpeningum ætlað að standa undir öllum venjulegum ferðakostnaði öðrum en fargjöldum, þar með talið kostnaði til og frá flugvelli.

Heimilt er, í sérstökum aðstæðum, að greiða hærri dagpeninga en sem nemur ákvörðun ferðakostnaðarnefndar hverju sinni. Þó ber að halda eftir og standa skil á staðgreiðslu af mismun.

• Sjá nánar um skattalega meðferð á vefsíðu Skattsins

Akstursgjaldi er ekki ætlað að standa undir kostnaði við vegna ferða milli heimilis og vinnustaðar. 

• Sjá nánar reglugerð um bifreiðamál ríkisins og á vefsíðu Skattsins

Akstursgjaldinu er ætlað að meta bæði rekstrarkostnað og fyrningu ökutækja niður á ekinn kílómeter. Stuðst er við meðalkostnað bifreiða til fyrningar og miðað er við að akstur á ári sé 15.000 km. Rekstrarkostnaður er uppreiknaður miðað við viðeigandi vísitölu.

Ekki er gerður greinamunur á því hvort ekið sé á rafmagnsbifreið eða bifreið sem gengur fyrir jarðefnaeldsneyti. Með vaxandi rafbílaeign hér á landi gæti það þó breyst og forsendur útreikninga tekið mið af því.

Ekki er gert ráð fyrir því að ríkisstarfsmenn sæki sér vildarpunkta eða önnur fríðindi vegna ferðalaga á vegum ríkisins.

Um vildarkjör og önnur fríðindi er fjallað í 9. grein reglna um greiðslu ferðakostnaðar vegna ferðalaga á vegum ríkisins. Þar segir: „Fríðindi og hvers kyns vildarkjör sem aflað er við greiðslu á farmiða skulu eingöngu koma þeim ríkisaðila sem greiðir farmiðann til góða.“

Sé fyrirhuguð ferð lengri en 14 dagar er almennt möguleiki á því að velja hagkvæmari kost með tilliti til gistingar, uppihalds og ferðalaga innan borga. Því má ætla að kostnaður á dag við lengri ferðir sé lægri en vegna styttri ferða. Ef fyrirhuguð ferð er áætluð lengri en 14 dagar þá greiðast frá 8. degi ferðar dagpeningar vegna þjálfunar, náms eða eftirlitsstarfa, sbr. auglýsingu nr. 2/2014.

Þó er heimilt að greiða óskerta dagpeninga séu skilyrði fyrir hagkvæmari uppihaldi ekki til staðar.